E-mailová komponenta služby Adobe Sign for Salesforce je kompatibilní s webovou aplikací Microsoft Outlook (OWA), Outlook 2016, Outlook for Mac 2016 a také s účty Gmail for Business při využití prohlížeče Chrome.

Přehled

Tuto komponentu musí nejprve na straně služby Salesforce nakonfigurovat správce této služby. Po provedení této konfigurace koncoví uživatelé pouze povolí e-mailový doplněk, přihlásí se do služby Salesforce a kliknou na e-mail.

Tento doplněk aplikace Adobe Sign for Salesforce umožňuje uživateli kliknutím na libovolný e-mail v e-mailovém klientu zobrazit seznam souvisejících dohod založený na e-mailových adresách uvedených ve vybraném e-mailu.

Uživatelé také mohou odesílat nové dohody, odesílat připomenutí a dokonce i zrušit dohodu přímo z e-mailového klientu.


Povolení e-mailového klienta pro aplikaci Outlook

Každý uživatel musí ve svém e-mailovém klientu povolit doplněk pro službu Salesforce. V případě používání e-mailových klientů pro stolní počítače i webových e-mailových klientů je nutné doplněk povolit v prostředí obou těchto klientů.

1. Přihlaste se do účtu Outlook 365 a vyberte možnost Pošta

2. Klikněte na ikonu ozubeného kolečka v pravém horním rohu obrazovky

3. Výběrem možnosti Spravovat integrace načtěte stránku Doplňky pro Outlook

Manage Integrations

 

4. V poli pro hledání nacházejícím se vlevo zcela nahoře zadejte text Salesforce a klikněte na ikonu hledání

5. Kliknutím na tlačítko Zapnout vpravo od možnosti Salesforce Lightning for Outlook tuto integraci zapněte

  • Po provedení tohoto kroku by se pod integrací měla zobrazit zpráva Úspěšně přidáno
365 Plugin

 

6. Zavřete stránku Doplňky

7. Klikněte na libovolný e-mail a v horní části těla e-mailu se zobrazí malá ikona služby Salesforce

Outlook Email-marked

 

8. Kliknutím na ikonu Salesforce otevřete panel doplňku obsahující tlačítko Přihlásit do služby Salesforce

OWA Authentication

 

9. Klikněte na tlačítko Přihlásit do služby Salesforce

  • Zobrazí se ověřovací vyskakovací okno s výzvou k zadání přihlašovacích údajů do služby Salesforce

10. Zadejte své přihlašovací údaje do služby Salesforce a klikněte na možnost Přihlásit

OWA Credentials

 

11. V místním okně se zobrazí žádost o potvrzení. Dokončete integraci kliknutím na možnost Potvrdit.

OWA Confirmation

Po nakonfigurování můžete panel Salesforce otevřít kliknutím na ikonu Salesforce v horní části těla e-mailu.

1. Otevřete aplikaci Outlook pro stolní počítače

2. Kliknutím na ikonu Obchod otevřete stránku Doplňky pro Outlook

Add in store

 

3. V poli pro hledání nacházejícím se vlevo zcela nahoře zadejte text Salesforce a klikněte na ikonu hledání

4. Kliknutím na tlačítko Zapnout vpravo od možnosti Salesforce Lightning for Outlook tuto integraci zapněte

  • Po provedení tohoto kroku by se pod integrací měla zobrazit zpráva Úspěšně přidáno
  • Na pásu karet se přidá nová ikona Zobrazit doplňku pro službu Salesforce
desktop Plugin

 

5. Zavřete stránku Doplňky

6. Na pásu karet aplikace Outlook klikněte na ikonu Zobrazit služby Salesforce

MS Desktop Log in button

 

7. Klikněte na tlačítko Přihlásit do služby Salesforce.

  • Zobrazí se vyskakovací okno pro zadání přihlašovacích údajů do služby Salesforce
MS Desk Credentials

8. Přihlaste se do služby Salesforce

  • V místním okně se zobrazí žádost o potvrzení

9. Dokončete integraci kliknutím na možnost Potvrdit

desktop Confirmation

Po nakonfigurování můžete panel Salesforce otevřít kliknutím na ikonu Zobrazit služby Salesforce na pásu karet aplikace Outlook.


Správa dohod v okně doplňku Outlook

Po povolení doplňku stačí kliknout na libovolný e-mail a zobrazí se dohody související s účastníky uvedenými ve vláknu tohoto e-mailu.

Poznámka:

Doplněk zobrazuje dohody pro všechny e-mailové adresy uvedené v e-mailu. Patří sem i všechny strany, kterým byl e-mail odeslán nebo které byly uvedeny na kopiích.

Kliknutím na ikonu Salesforce (buď v horní části těla e-mailu, nebo na pásu karet aplikace Outlook) otevřete panel doplňku a zobrazíte si dohody.

Panel SFDC aplikace Outlook

 

V horní části panelu se zobrazuje počet nalezených dohod. např. Dohody (6)

Ve výchozím nastavení se zobrazí seznam obsahující až pět dohod, ale pokud je k dispozici dohod více, zobrazí se ve spodní části seznamu odkaz Zobrazit vše.  Kliknutím na odkaz Zobrazit vše si můžete rozbalit rolovací okno obsahující kompletní seznam dohod.

Odkaz Zobrazit vše

Seznam smluv je seřazen podle stavu dohody. Pořadí řazení je následující:

  • Před odesláním / Předběžná verze
  • Odeslané k podpisu / Odeslané ke schválení / Čekání na druhého podepisujícího / Schválení
  • Schváleno / Podepsáno
  • Zrušeno / Odmítnuto / Platnost skončila

V rámci jednotlivých oddílů jsou dohody seřazeny podle data odeslání a naposledy odeslané dohody jsou uvedeny nahoře.

Kliknutím na název dohody otevřete novou kartu ve službě Salesforce, ve které se zobrazí celá dohoda.


Dostupné akce

Panel doplňku neslouží pouze k zobrazení seznamu smluv. Pomocí rozhraní založeného na nabídkách můžete vytvářet nové dohody a spouštět nejčastější úlohy.

Tlačítko Odeslat novou dohodu je dostatečně nápadné, ale ihned vpravo od názvu dohody se nachází šipka, pomocí které můžete otevřít seznam nabídek pro další akce.

Seznam nabídek obsahuje pouze použitelné položky nabídek. Například u dohody se stavem Předběžná verze se zobrazí pouze možnosti Upravit a Odstranit.

Pozor:

Nenarazíte zde na žádná zdržení typu „Opravdu chcete pokračovat?“ . Akce vybrané v seznamu nabídek se provedou okamžitě.

Položky Nabídky Outlook

Odeslat novou dohodu

Jak lze očekávat, tlačítko Odeslat novou dohodu otevře v nové kartě službu Salesforce a zahájí vytváření nové dohody.  Do šablony dohody se automaticky importuje adresa odesílatele e-mailu.

Běžným postupem dohodu nakonfigurujte.

Možnost nabídky: Upravit

Kliknutím na možnost Upravit v seznamu nabídek vytvoříte novou kartu, ve které se ve službě Salesforce otevře dohoda.

Možnost nabídky: Odstranit

Možnost Odstranit seznamu nabídek slouží ke dvěma účelům:

  • Zrušení dohody ve službě Adobe Sign
  • Odstranění záznamu dohody ze služby Salesforce

Možnost nabídky: Podepsat

Možnost Podepsat je dostupná pouze tehdy, když máte dohodu podepsat.

Kliknutím na možnost Podepsat si dohodu otevřete pro přečtení a pro připojení podpisu.

Možnost nabídky: Připomenout

Kliknutím na možnost Připomenout v seznamu nabídek okamžitě odešlete připomínku aktuálnímu podepisujícímu.

Možnost nabídky: Zrušit

Možnost Zrušit seznamu nabídek zruší transakci jak ve službě Adobe Sign, tak ve službě Salesforce.

Na rozdíl od použití možnosti Odstranit, zůstane v tomto případě záznam služby Salesforce v seznamu smluv Salesforce se stavem „Zrušeno“

Možnost nabídky: Zobrazit

Možnost Zobrazit otevře nové okno se zobrazením aktuálního stavu dohody.

Poznámka:

Všechny možnosti nabídky, pomocí kterých nepřejdete do okna služby Salesforce, oznamují v horní části seznamu smluv úspěšné provedení akce

Potvrzení akce Outlook


Povolení e-mailového klienta pro aplikaci Gmail

Rozšíření pro službu Salesforce lze přidat pouze do prohlížeče Chrome, takže níže uvedené funkce se vztahují na používání tohoto prohlížeče.

  1. Otevřete prohlížeč Chrome a přejděte na stránku: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • Otevře se stránka s rozšířením
  2. V pravém horním rohu okna klikněte na tlačítko PŘIDAT DO CHROMU

    • Zobrazí se vyskakovací okno s výzvou k potvrzení přidání
    click_add_to_chrome
  3. Klikněte na možnost Přidat rozšíření

    • vyskakovací okno se aktualizuje a zobrazí potvrzení instalace rozšíření
    add_extension
    extension_verification
  4. V prohlížeči Chrome otevřete svůj uživatelský účet služby Gmail.

    • Na pravé straně vidíte panel aplikací. V horní části se nachází šipka umožňující panel aplikací sbalit či rozbalit
  5. Klikněte na tlačítko Přihlásit do služby Salesforce

    • Zobrazí se vyskakovací okno s žádostí o přihlášení do služby Salesforce. 
    installed_app
  6. Pomocí přihlašovacích údajů se přihlaste do služby Salesforce.

    • Okno s ověřením zobrazí dotaz, jestli skutečně chcete povolit přístup do služby Gmail službě Salesforce.
    Authentication
  7. Klikněte na možnost Pokračovat

    • Panel se aktualizuje a vyzve vás k výběru uživatele služby Gmail, se kterým bude služba Salesforce propojena.
    give_access
  8. Vyberte uživatele (většinou je zobrazený uživatel tím správným uživatelem)

    • Vyberete-li možnost Použít jiný účet, zobrazí se výzva k přihlášení do nového účtu služby Gmail
    • Vybraný uživatel služby Gmail logicky souvisí s dříve přihlášeným uživatelem služby Salesforce.
    • Vyskakovací okno se aktualizuje a zobrazí další žádost o potvrzení přístupu udělovaného službě Salesforce.  
    pick_a_user
  9. Klikněte na možnost Povolit

    • Panel se aktualizuje a zobrazí dotaz ověřující, jestli chcete propojit účet Gmail s účtem Salesforce.  
    grant_access_to_salesforce
  10. Klikněte na možnost Propojit účet

    • Vyskakovací okno se aktualizuje a zobrazí oznámení o úspěšném propojení účtů.
    link_account
  11. Klikněte na možnost Přejít do služby Salesforce, vyskakovací okno zmizí a vy se vrátíte do služby Gmail.

    verification_of_linkedaccount

    Vlevo na panelu Salesforce se nyní zobrazuje tlačítko Odeslat novou dohodu a seznam smluv souvisejících s libovolným vybraným e-mailem. 


Správa dohod v okně prohlížeče Chrome

Po povolení doplňku stačí kliknout na libovolný e-mail a zobrazí se dohody související s účastníky uvedenými ve vláknu tohoto e-mailu.

Poznámka:

Komponenta služby Adobe Sign zobrazí dohody pro všechny e-mailové adresy uvedené v e-mailu. Patří sem i všechny strany, kterým byl e-mail odeslán nebo které byly uvedeny na kopiích.

Kliknutím na ikonu šipky v pravém horním rohu okna můžete otevřít panel doplňku a zobrazit si dohody

Povolená aplikace

V horní části panelu se zobrazuje počet nalezených smluv (na základě identit e-mailových adres připojených k e-mailu). např. Dohody (7)

Ve výchozím nastavení se zobrazí seznam obsahující až pět dohod, ale pokud je k dispozici dohod více, zobrazí se ve spodní části seznamu odkaz Zobrazit vše.  Kliknutím na odkaz Zobrazit vše si můžete rozbalit rolovací okno obsahující kompletní seznam dohod.

Uvedený pár

Seznam smluv je seřazen podle stavu dohody. Pořadí řazení je následující:

  • Před odesláním / Předběžná verze
  • Odeslané k podpisu / Odeslané ke schválení / Čekání na druhého podepisujícího / Schválení
  • Schváleno / Podepsáno
  • Zrušeno / Odmítnuto / Platnost skončila

V rámci jednotlivých oddílů jsou dohody seřazeny podle data odeslání a naposledy odeslané smlouvy jsou uvedeny nahoře.

Kliknutím na název dohody otevřete novou kartu ve službě Salesforce, ve které se zobrazí celá dohoda.


Dostupné akce

Panel doplňku neslouží pouze k zobrazení seznamu smluv. Pomocí rozhraní založeného na nabídkách můžete vytvářet nové dohody a spouštět nejčastější úlohy.

Tlačítko Odeslat novou dohodu je dostatečně nápadné, ale ihned vpravo od názvu dohody se nachází šipka, pomocí které můžete otevřít seznam nabídek pro další akce.

Kompletní seznam nabídek

Pozor:

Nenarazíte zde na žádná zdržení typu „Opravdu chcete pokračovat?“ . Akce vybrané v seznamu nabídek se provedou okamžitě.

Seznam nabídek obsahuje pouze použitelné položky nabídek. Například u dohody se stavem Předběžná verze se zobrazí pouze možnosti Upravit a Odstranit.

Omezený seznam nabídek

Odeslat novou dohodu

Jak lze očekávat, tlačítko Odeslat novou dohodu otevře v nové kartě službu Salesforce a zahájí vytváření nové dohody.  Do šablony dohody se automaticky importuje adresa odesílatele e-mailu.

Běžným postupem dohodu nakonfigurujte a odešlete.

Možnost nabídky: Upravit

Kliknutím na možnost Upravit v seznamu nabídek otevřete novou kartu, ve které se ve službě Salesforce otevře dohoda.

Možnost nabídky: Odstranit

Možnost Odstranit seznamu nabídek slouží ke dvěma účelům:

  • Zrušení dohody ve službě Adobe Sign
  • Odstranění záznamu dohody ze služby Salesforce

Možnost nabídky: Podepsat

Možnost Podepsat je dostupná pouze tehdy, když máte dohodu podepsat.

Kliknutím na možnost Podepsat si dohodu otevřete pro přečtení a podepsání.

Možnost nabídky: Připomenout

Kliknutím na možnost Připomenout v seznamu nabídek okamžitě odešlete připomínku aktuálnímu podepisujícímu.

Možnost nabídky: Zrušit

Možnost Zrušit seznamu nabídek zruší transakci jak ve službě Adobe Sign, tak ve službě Salesforce.

Na rozdíl od použití možnosti Odstranit, zůstane v tomto případě záznam služby Salesforce v seznamu dohod Salesforce se stavem „Zrušeno“

Možnost nabídky: Zobrazit

Možnost Zobrazit otevře nové okno se zobrazením aktuálního stavu dohody.

 

Všechny možnosti nabídky, pomocí kterých nepřejdete do okna služby Salesforce, oznamují v horní části seznamu dohod úspěšné provedení akce

Nabídka zprávy o úspěchu