Sekvenční pracovní postup pro podepisování
Autoři podpisu dokument přijímají a podepisují v pořadí, v jakém byly do pole Komu: zadány jejich e-mailové adresy. Jakmile proces podepisování dokončí poslední podepisující, všechny strany dostanou e-mail Podepsáno a vyplněno s přiloženým podepsaným dokumentem PDF.
Paralelní pracovní postup podepisování
Kliknutím na možnost Dokončit v libovolném pořadí spustíte paralelní pracovní postup.
Všichni příjemci dostanou dokument ve stejnou dobu a mohou ho podepsat v libovolném pořadí. Jakmile proces podepisování dokončí poslední podepisující, všechny strany dostanou e-mail Podepsáno a vyplněno s přiloženým podepsaným dokumentem PDF.
Hybridní pracovní postup
„Hybridní“ pracovní postup je instance sekvenčního pořadí účasti, ve které jeden nebo více kroků zahrnuje dva nebo více příjemců, kteří k dokumentu získají přístup současně. Sekvenční proces může pokračovat k dalšímu kroku podepisování až poté, co všichni autoři podpisů nebo schvalovatelé tohoto „paralelního“ kroku splní svůj úkol.
Na výše uvedeném obrázku naleznete například tříkrokový cyklus podepisování:
- Krok 1 je Poh@jupiter.dom. Po odeslání dohody k podpisu obdrží oznámení pouze uživatel fclarke. Jakmile fclarke dokument podepíše, pokračujeme k dalšímu kroku.
- Krok 2 je hybridní krok. Vidíte, že všichni tři příjemci mají stejné číslo (2), což znamená, že služba Adobe Acrobat Sign odešle upozornění všem těmto příjemcům současně. Mohou dokument podepsat v libovolném pořadí, ale cyklus podpisu se posune do dalšího kroku až poté, co všichni splní svůj úkol.
- Krok 3 je další jednotlivý příjemce. Jakmile příjemce „kroku 3“ provede schválení, bude dohoda dokončena, kompletně zpracována a všechny strany obdrží upozornění s kopií dohody jako soubor ve formátu PDF.
Chcete-li vytvořit hybridní skupinu, zadejte e-mailové adresy jednotlivých stran tak, jako by se jednalo o jednotlivé příjemce a poté klikněte a přetáhněte pole příjemce na pole jiného příjemce v hybridní skupině. Na obrazovce se zobrazí zpráva, že vytváříte paralelní skupinu. Hybridní skupinu můžete rovněž vytvořit ruční změnou pořadových čísel na stejnou hodnotu.
Skupiny příjemců jsou užitečné v případě, že potřebujete podpis od týmu nebo organizace, ale nikoli od určitých jednotlivců v této skupině. Každý člen skupiny má oprávnění k podpisu nebo ke schválení jménem celé skupiny.
Na výše uvedeném obrázku naleznete například tříkrokový cyklus podepisování:
- Krok 1 (dave@nope.dom) je podepisující a ihned po odeslání dohody obdrží upozornění, že je vyžadován jeho podpis. Jakmile Dave aplikuje svůj podpis, posune se dohoda do kroku 2.
- Krok 2 je skupina příjemců schvalovatelů s názvem „Zákonné spolupodepisující osoby“. Do skupiny byly zařazeny čtyři osoby. Jakmile některý z uvedených příjemců dokument schválí, přejde dohoda do třetího kroku.
- Krok 3 je jednotlivý podepisující. Po dokončení tohoto závěrečného podpisu bude dohoda kompletně zpracována a všechny strany obdrží upozornění s kopií dohody jako soubor ve formátu PDF.
Chcete-li vytvořit skupinu příjemců, klikněte v pravé horní části pole příjemce na odkaz Přidat skupinu příjemců. Vytvoří se kontejner, ve kterém budete požádáni o zadání názvu skupiny a potenciálních příjemců. Lze použít dva typy skupin příjemců:
- Ad hoc skupiny příjemců jsou zadány ručně odesílatelem a použijí se pouze pro dohodu, ve které jsou definovány. Ad hoc skupiny příjemců:
- Musí být povoleny správcem než budou uživateli k dispozici.
- Umožňují odesílateli podle potřeby definovat počet příjemců ve skupině
- Umožňují odesílateli pojmenovat skupinu.
- Nelze jej uložit pro opakované použití.
- Opakovaně použitelné skupiny příjemců mohou být vytvořeny uživateli a uloženy jako osobní skupiny nebo sdíleny s jejich skupinou nebo účtem. Opakovaně použitelné skupiny příjemců:
- Jsou povoleny všem uživatelům v jejich adresáři v uživatelském profilu.
- Musí být definovány před použitím.
- Musí mít odpovídající rozsah, aby k nim uživatel měl přístup.
- Nelze upravovat podle hodnoty názvu nebo e-mailu.
Všichni členové skupiny příjemců obdrží závěrečnou kopii podepsané dohody ve formátu PDF, i když se procesu přímo neúčastnili.
