Příručka služby Adobe Acrobat Sign
Co je nového
Začínáme
Správa
- Přehled konzole Admin Console
-
Správa uživatelů
- Přidání uživatelů
- Vytváření uživatelů zaměřených na funkce
- Kontrola uživatelů s chybami zřizování
- Změna jména/e-mailové adresy
- Úprava členství uživatele ve skupině
- Povýšení uživatele do role správce
- Typy identit uživatelů a jednotné přihlašování
- Přepnutí identity uživatele
- Ověření uživatelů pomocí služby MS Azure
- Ověření uživatelů pomocí služby Google Federation
- Profily produktů
- Prostředí pro přihlášení
-
Nastavení účtu/skupiny
- Přehled nastavení
-
Globální nastavení
- Nové prostředí příjemce
- Pracovní postupy pro podepisování sám sebou
- Hromadné odeslání
- Webové formuláře
- Pracovní postupy služby Power Automate
- Dokumenty knihovny
- Shromažďování údajů o formulářích s dohodami
- Omezená viditelnost dokumentu
- Připojení kopie podepsané dohody ve formátu PDF
- Přidání odkazu do e-mailu
- Přidání obrázku do e-mailu
- Soubory připojené k e-mailu budou pojmenovány jako
- Připojení sestav auditů k dokumentům
- Sloučení více dokumentů do jednoho
- Stažení jednotlivých dokumentů
- Nahrání podepsaného dokumentu
- Nastavení časového pásma
- Uživatelé ve více skupinách (UMG)
- Oprávnění správce skupiny
- Nahrazení příjemce
- Sestava auditu
- Zápatí transakce
- Zákazník ve zdravotnictví
- Nastavení účtu
-
Preference podpisu
- Dobře formátované podpisy
- Vlastní podmínky používání a právo požadovat podpis
- Procházení příjemců mezi poli formuláře
- Restart pracovního postupu dohody
- Odmítnutí podepsat
- Umožnění podepisujícím vytisknout a umístit vlastnoruční podpis
- Vyžádání, aby podepisující k vytvoření svého podpisu použili mobilní zařízení
- Vyžádání IP adresy od podepisujících
- Digitální podpisy
- Elektronické pečeti
- Digitální identita
-
Nastavení sestav
- Nastavení zabezpečení
-
Nastavení odeslání
- Vyžádání jména příjemce při odesílání
- Uzamknutí hodnot jména známých uživatelů
- Povolené role příjemce
- Povolení elektronických osvědčujících
- Skupiny příjemců
- Kopie
- Přístup příjemce k dohodě
- Slučování polí
- Změny dohod
- Soukromé zprávy
- Povolené typy podpisů
- Připomenutí
- Odeslání oznámení o dohodě
- Možnosti identifikace podepisujícího
- Ochrana obsahu
- Pořadí podepisování
- Liquid Mode
- Nastavení pro biofarmacii
- Nastavení služby Notarize
- Integrace plateb
- Nastavení protokolu SAML
- Správa dat
- Nastavení časového razítka
- Externí archiv
- Jazyky účtů
- Nastavení e-mailů
- Přechod z domény echosign.com na adobesign.com
- Konfigurace možností pro příjemce
-
Pokyny pro regulační požadavky
- Dostupnost
- HIPAA
- GDPR
- Část 11 pro titul 21 CFR a příloha 11 pravidel EudraLex
- Zákazníci ve zdravotnictví
- Podpora IVES
- Ukládání dohod do trezoru
- Hlediska EU/Spojeného království
- Nárokování domény
- Odkazy na nahlášení zneužití
Odesílání, podepisování a správa dohod
-
Možnosti příjemce
- Zrušení e-mailového připomenutí
-
Možnosti na stránce elektronického podpisu
- Přehled stránky elektronického podpisu
- Otevření pro čtení dohody bez polí
- Odmítnutí podepsání dohody
- Delegování podpisového oprávnění
- Stažení PDF dohody
- Zobrazení historie dohody
- Zobrazení zpráv dohody
- Přechod z elektronického na vlastnoruční podpis
- Přechod z vlastnoručního na elektronický podpis
- Navigace v polích formuláře
- Vymazání dat z polí formuláře
- Zvětšení a navigace na stránce elektronického podpisu
- Změna jazyka použitého v nástrojích a informacích dohody
- Přehled právních upozornění
- Úprava předvoleb souborů cookie aplikace Acrobat Sign
- Odesílání dohod
- Podepisování dohod
-
Správa dohod
- Přehled stránky Správa
- Delegování dohod
- Nahrazení příjemců
- Omezení viditelnosti dokumentu
- Zrušení dohody
- Vytváření nových připomenutí
- Kontrola připomenutí
- Zrušení připomenutí
- Přístup k postupům modulu Power Automate
-
Další akce...
- Jak vyhledávání funguje
- Zobrazení dohody
- Vytvoření šablony z dohody
- Skrytí/zobrazení dohod v zobrazení
- Nahrání podepsané dohody
- Úpravy souborů a polí odeslané dohody
- Úprava způsobu ověření příjemce
- Přidání nebo změna data vypršení platnosti
- Přidání poznámky do dohody
- Sdílení jednotlivé dohody
- Zrušení sdílení dohody
- Stažení jednotlivé dohody
- Stažení jednotlivých souborů dohody
- Stažení sestavy auditu dohody
- Stažení obsahu pole dohody
- Sestava auditu
- Tvorba sestav a export dat
Rozšířené možnosti a pracovní postupy dohod
-
Webové formuláře
- Tvorba webového formuláře
- Úprava webového formuláře
- Zakázání/povolení webového formuláře
- Skrytí/zobrazení webového formuláře
- Vyhledání adresy URL nebo kódu skriptu
- Předvyplnění polí webového formuláře pomocí parametrů URL
- Uložení webového formuláře pro pozdější dokončení
- Změna velikosti webového formuláře
- Opakovaně použitelné šablony
- Převod vlastnictví webových formulářů a šablon knihovny
-
Pracovní postupy služby Power Automate
- Přehled integrace modulu Power Automate a zahrnutých oprávnění
- Povolení integrace modulu Power Automate
- Kontextové akce na stránce Správa
- Sledování využívání modulu Power Automate
- Vytvoření nového postupu (příklady)
- Aktivační události používané pro postupy
- Import postupů z prostředí mimo službu Acrobat Sign
- Správa postupů
- Úpravy postupů
- Sdílení postupů
- Zakázání nebo povolení postupů
- Odstranění postupů
-
Užitečné šablony
- Pouze správce
- Archivace dohody
- Archivace dohod webových formulářů
- Extrahování dat dohody
- Oznámení o dohodě
- Vygenerování dohody
- Vlastní pracovní postupy odeslání
- Sdílení uživatelů a dohod
Integrace s jinými produkty
- Služba Adobe Sign pro Salesforce
-
Služba Acrobat Sign pro Microsoft
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft 365
- Služba Acrobat Sign pro Outlook
- Služba Acrobat Sign pro Word/PowerPoint
- Služba Acrobat Sign pro Teams
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft PowerApps a Power Automate
- Konektor Acrobat Sign pro Microsoft Search
- Služba Acrobat Sign pro Microsoft Dynamics
- Služba Adobe Sign pro Microsoft SharePoint
- Další integrace
- Integrace spravované partnery
- Jak získat integrační klíč
Vývojář služby Acrobat Sign
- Rozhraní API REST
- Webhooky
Podpora a řešení problémů
Přehled
Nové prostředí pro vytváření v aplikaci Adobe Acrobat Sign je navrženo tak, aby zlepšilo celkový proces vytváření dokumentů uživatelem.
- Bylo výrazně vylepšeno umisťování polí díky možnosti umístit více polí stejného typu, aniž by bylo nutné je jednotlivě přetahovat.
- Vlastnosti pole (velikost, barva a styl) jsou po konfiguraci trvalé, takže podstatně klesl počet úkonů vyžadovaných při konfiguraci jednotlivých polí.
- Byla zjednodušena úprava výchozích hodnot polí, takže nyní stačí kliknout do pole a zadat hodnotu.
- Vlastnosti polí jsou uvedeny na levém panelu, aby byly dostupné možnosti lépe zjistitelné.
Dostupnost
- U nových webových účtů aplikace Acrobat a bezplatných uživatelů aplikace Acrobat je toto prostředí povoleno automaticky.
- U účtů na úrovni Enterprise v řešení Acrobat Sign lze nové funkce pro vytváření povolit v nabídce Nastavení účtu > Globální nastavení
Přestože je nové prostředí v současnosti dobře použitelné pro většinu transakcí odesílaných prostřednictvím systému Acrobat Sign, přesto se stále ještě vyvíjí. Prostředí bude v nadcházejících vydáních vylepšeno.
Existuje několik omezení, kterých by si uživatelé měli být vědomi. Jedná se hlavně o skutečnost, že prostředí je dostupné pouze při odesílání dohody (oproti sestavování šablon) a jsou k dispozici pouze nejběžnější typy polí. Níže je uveden úplnější seznam omezení.
Příjemci a přiřazení polí
Seznam příjemců se nachází v horní části levého panelu a zobrazuje barevně kódované tečky odpovídající barvám polí přiřazených příslušným příjemcům. Rámeček kolem vybraného příjemce je barevně kódován, když je příjemce vybrán pro umístění pole.
Výběr příjemce informuje systém Acrobat Sign o přiřazení všech umístěných polí tomuto příjemci, čímž umožňuje rychle umístit všechna pole pro příjemce.
Změna přiřazení pole
Přiřazení pole lze změnit pro libovolné umístěné pole, a to tak, že na něj dvakrát kliknete (zobrazíte nabídku možností pole), přesunete ukazatel myši na možnost Změnit příjemce a vyberete nového příjemce.
Barevně kódovaný vztah je také viditelný v možnostech nabídky výběru příjemce.
Umístění polí
Chcete-li umístit pole do struktury formuláře, vyberte typ pole na levém panelu a poté klikněte do formuláře na místo, kam chcete pole vložit.
- Tímto kliknutím označíte bod, na který bude umístěn levý horní roh pole.
- Každým kliknutím do prostoru formuláře umístíte nové pole.
- Každé pole replikuje výšku pole a velikost písma, barvu a styl předchozího pole jakéhokoli typu, včetně podpisů, zaškrtávacích políček a přepínací tlačítka (které si zachovají svou výšku). Tento typ dědičnosti vlastností pole umožňuje nakonfigurovat první pole, které umístíte, a poté vyplnit zbytek formuláře bez individuálního přizpůsobování jednotlivých polí.
Přesunutí pole
Pole můžete přemístit tak, že na něj přesunete ukazatel myši a poté stisknete a podržíte její levé tlačítko. (Ukazatel se změní na čtyřsměrnou šipku.) Držte stisknuté tlačítko myši a přesuňte pole na požadované místo. Po uvolnění tlačítka myši zůstane pole na novém místě.
Úprava velikosti pole
Chcete-li upravit velikost pole, vyberte jej a přesuňte ukazatel myši na libovolný okraj pole. Tím zobrazíte šipku pro změnu velikosti. Klikněte na okraj pole a přetáhněte jej tak, abyste dosáhli požadované velikosti pole. Po uvolnění tlačítka myši bude velikost pole nastavena.
Klonování a propojování polí pro automatické vyplňování opakujících se polí
Předpokládejme, že máte sadu dokumentů, které několikrát požadují stejné informace (např. jméno, adresu atd.). V takovém případě můžete pole klonovat a propojit, takže když příjemce zadá své údaje do jednoho pole, automaticky se vyplní do všech ostatních propojených klonů.
Postup vytvoření klonovaných a propojených polí:
- Dvojitým kliknutím na pole otevřete nabídku možností.
- Vyberte tři tečky.
- Vyberte možnost Klonovat a propojit pole.
Při kontrole klonovaného pole se zobrazí nabídka možností, ve které najdete další ovládací prvky pro správu klonovaných polí.
- Kliknutím na ikonu klonu (je zvýrazněna na níže uvedeném obrázku) přidejte třetí klon (případně i další).
- Kliknutím na šipku Předchozí nebo Další přejdete na další (předchozí) klonované pole v sérii.
- Nabídka vyvolaná kliknutím na tři tečky obsahuje možnost pro odstranění všech instancí klonovaného pole (včetně originálu).
Opakování pole na každé stránce
K dispozici je možnost pro opakování pole na přesně stejných souřadnicích x/y na každé stránce sady dokumentů.
- Tato pole nejsou klonována a propojena, mají jedinečné názvy a mohou přijímat jedinečné hodnoty.
- Jednotlivá pole lze odstranit, pokud je vyžadujete pouze na některých (ale nikoli všech) stránkách.
Vkládání výchozích hodnot
Pole, která přijímají text, umožňují vkládat výchozí hodnoty.
Chcete-li vložit výchozí řetězec, dvakrát klikněte do pole, čímž se stane vstupním polem.
Zadejte výchozí hodnotu a uložte ji kliknutím mimo pole.
Vytvoření výchozí hodnoty pouze pro čtení
Chcete-li, aby bylo pole určeno pouze pro čtení, vložte výchozí hodnotu a klikněte mimo pole. Zcela u pravého okraje pole se zobrazí ikona zámku.
Při výchozím nastavení není pole uzamčeno, aby s ním účastník mohl pracovat.
Pokud kliknete na ikonu zámku, změní se na informaci, že pole je uzamčeno a pro příjemce je pouze pro čtení.
Možnosti a vlastnosti polí
Dvojitým kliknutím na pole (nebo kliknutím pravým tlačítkem myši) otevřete nabídku možností pro pole, na které jste klikli.
Tato krátká nabídka nabízí rychlý přístup k možnostem (specifickým pro dané pole), které jsou nejčastěji používány při navrhování formuláře.
Ve spodní části nabídky se nachází možnost Přizpůsobit pole. Tato možnost otevře vlastnosti pole na levém panelu.
- Vlastnosti můžete otevřít také trojitým kliknutím na pole.
Všechny možnosti v nabídce možností se vyskytují také ve vlastnostech na levém panelu (kromě možnosti Přizpůsobit pole).
Všechna pole mají vlastnost nazývanou Název typu pole.
Tato vlastnost je název pole a jedná se o řetězec použitý v horní části sloupců, když jsou exportována data na úrovni polí do zprávy.
Při výchozím nastavení je hodnotou obecný název typu pole se zvyšujícím se číslem.
Poskytnutí smysluplného názvu pole je mimořádně užitečné, pokud někdy hodláte vyjmout data ze zprávy.
Změna typu pole
Typ pole lze změnit pro libovolné umístěné pole, a to tak, že na něj dvakrát kliknete (zobrazíte nabídku pole), přesunete ukazatel myši na možnost Změnit typ pole a vyberete nový typ.
Dostupná pole
Vyhledávání textu v dokumentu
Vyhledávání textu nahraných dokumentů je možné provést stisknutím kláves Ctrl/Cmd + F.
Otevře se dialogové okno vyhledávání, které umožňuje zadat textový řetězec pro vyhledání textu v nahraných dokumentech.
- Prohledává se pouze text nahraného dokumentu. Obsah pole nelze prohledat.
- Dokumenty vytvořené z obrázků neposkytují žádné dohledatelné výsledky.
- Řetězce, které odpovídají hledané hodnotě, jsou zvýrazněny a vpravo od vyhledávacího pole se zobrazí číselná hodnota udávající jejich počet.
- Šipka vlevo nebo šipka vpravo umožňuje zobrazení přeskočit na předchozí nebo další výskyt nalezených hodnot.
Jak povolit nebo zakázat funkci pro skupinu či účet
Účty Pro a účty na úrovni pro malé firmy a týmy mají při výchozím nastavení možnost povolenu.
Správci na podnikové a firemní úrovni mohou zpřístupnit prostředí uživatelům na úrovni účtu nebo skupiny (nastavení na úrovni skupiny mají vyšší prioritu než nastavení na úrovni účtu).
Chcete-li tuto funkci povolit, přejděte do části Nastavení účtu > Globální nastavení > Nové prostředí pro vytváření.
Přepínání mezi prostředími uživatelem
Uživatelé (se zapnutou funkcí) mohou přepínat mezi novým a klasickým prostředím.
- V klasickém prostředí se odkaz pro přepínání nachází v horní části pravého panelu (nad seznamem příjemců).
- V novém prostředí pro vytváření se odkaz pro přepínání nachází v dolní části levého panelu (pod tlačítky Uložit/Zpět/Odeslat).
Uživatelé mohou přepínat mezi prostředími, ale musí předem uložit změny, jinak dojde k jejich ztrátě.
- Pokud se uživatelé pokusí přepnout před uložením, zobrazí se varování s doporučením, aby své aktualizace uložili.
- Přepínání z klasického prostředí se deaktivuje, pokud byly do formuláře přidány jakékoli typy polí, které nejsou v novém prostředí podporovány.
Omezení
Funkce je v současné době ve vývoji a očekává se, že níže uvedené položky budou vyřešeny, čímž bude nové prostředí uvedeno během následujících verzí do souladu s klasickým prostředím.
Nové prostředí pro vytváření v současné době nepodporuje funkce a vlastnosti, jako jsou:
- Sestavování šablon
- Pole přiřazená každému
- Skupiny příjemců
- Elektronické pečeti
- Notářské pracovní postupy
- Podepsání sám sebou
- Webové formuláře
- Hromadné odeslání
- Šablonách knihovny
- Textové značky
- Podmíněná pole
- Počítaná pole
- Ověřování regulárních výrazů
- Pouze dva styly
- Typy polí:
- Razítka
- Titul
- Společnost
- Obrázky
- Přiložené soubory
- Razítka spoluúčasti
- Čísla transakcí
- Platební pole