Chcete-li vytvořit šablonu knihovny, přejděte na kartu Domovská stránka a poté vyberte možnost Vytvořit opakovaně použitelnou šablonu
Naposledy aktualizováno
14. 11. 2024
Přehled
Šablony v knihovně uživatelům umožňují vytvářet opakovaně použitelné interaktivní dokumenty. Tyto dokumenty mohou mít podobu jednoduchého pole pro podpis (například dohody o mlčenlivosti) nebo vysoce komplexních formulářů (například daňové/náborové dokumenty).
Všude, kde používáte k definování dohody stejný soubor, můžete vytvořit šablonu, která urychluje doručení dokumentu podepisujícímu, zajišťuje konzistenci konečné podepsané smlouvy a pasivně zajišťuje, že váš tým bude vždy používat aktuální verzi dokumentu.
Šablony lze definovat dvěma způsoby: jako vrstvy formulářových polí a dokumenty.
- Vrstvy formulářových polí nejsou nic jiného než pole aplikovaná na nahraný soubor. Jsou ideální pro společnosti, které dynamicky vytvářejí smlouvy s uživatelským obsahem, ale ve standardizovaném formátu. Stačí nahrát soubor a pomocí několika kliknutí použít vrstvu polí a umístit všechna pole.
- Dokumenty zahrnují kromě polí také základní soubor. Nejvhodnější jsou často používané dokumenty bez dynamického obsahu, jako jsou daňové formuláře, přihlášky a dohody o mlčenlivosti.
Poznámka:
Vlastníkem objektu je uživatel, který šablonu vytvořil.
Upravovat šablonu nebo měnit úroveň oprávnění může pouze uživatel, který šablonu vytvořil, pokud šablona není sdílena s jeho skupinou nebo organizací.
- Je-li šablona sdílena s organizací, pak ji mohou správci na úrovni účtu upravovat v oddíle Sdílené knihovny ve své nabídce správy.
- Je-li šablona sdílena se skupinou, pak ji mohou správci pro tuto skupinu upravovat v oddíle Sdílené knihovny ve své nabídce správy.
- Správci na úrovni účtu mají rovněž přístup ke všem dokumentům sdíleným se skupinami.
Vlastnictví šablony mohou na jiného uživatele převést kromě původního tvůrce šablony i správci na úrovni účtu nebo správce na úrovni skupiny.
Vytvoření šablony knihovny
-
-
Načte se konfigurační stránka Vytvořit šablonu knihovny.
Do pole Název šablony zadejte název šablony.
Pokud výslovně nezadáte název šablony, doplní se do tohoto pole název prvního přidaného dokumentu.
-
Přetáhněte soubory do části Soubory nebo v pravém horním rohu pole Soubory vyberte odkaz Přidat soubory a vyhledejte soubory ve svém systému.
V případě potřeby lze přiložit více souborů a vytvořit jednu větší šablonu.
-
Konfigurace typu šablony:
- Opakovaně použitelný dokument – Tato možnost uloží kompletní dokument, obsah a pole formuláře
- Vrstva opakovaně použitelných formulářových polí – Tato možnost uloží pouze vrstvu polí formuláře, kterou lze použít v jiném dokumentu (jiný obsah se stejným rozvržením)
- Oba – Dostupné budou oba typy šablon
Poznámka:Úpravou vlastností šablony můžete typ šablony kdykoli změnit.
-
Nakonfigurujte položku Kdo smí použít tuto šablonu.
Toto nastavení udělí přístup k šabloně podle odesílajícího uživatele:
- Pouze já – tato možnost zpřístupní šablonu pouze odesílajícímu uživateli.
- Vybrané skupiny (pouze pro podniky) – podnikové účty mají možnost přiřadit šablonu k více skupinám. Pokud tato možnost není k dispozici, požádejte správce o povolení této možnosti.
- Všichni uživatelé v mé skupině – Nastavením šablony na úrovni skupiny vytvoříte logické propojení mezi šablonou a skupinou, jejímž členem je odesílající uživatel. K šabloně budou mít přístup všichni členové této skupiny.
- Přesunutím uživatele, který šablonu odeslal, do jiné skupiny nedojde k přerušení tohoto propojení mezi šablonou a skupinou.
- Šablona je zpřístupněna správci na úrovni účtu a správci na úrovni skupiny dané uživatelské skupiny, a to v nabídce Sdílené knihovny.
- Pokud u šablony změníte propojení Skupiny, předchozí skupina k ní ztratí přístup, ale dohody odeslané dříve pomocí této šablony ovlivněny nebudou.
- U účtů, které mají zapnutou funkci Uživatelé ve více skupinách, se zobrazí rozevírací pole pro výběr skupiny, ke které se má šablona při odeslání vztahovat.
- Všichni uživatelé v mé organizaci – Šablonu mohou používat všichni uživatelé účtu.
- Šablona je zpřístupněna pro úpravy správci na úrovni účtu v nabídce Sdílené knihovny.
Poznámka:Uživatel-vlastník šablony může šablonu kdykoli odstranit.
Šablonu může upravit uživatel-vlastník a správci skupiny nebo účtu.
Ostatní uživatelé mohou se šablonou manipulovat po její aplikaci na dohodu výběrem možnosti Náhled a přidání polí podpisu v průběhu procesu odesílání. Dojde k úpravě vlastností šablony pro příslušnou dohodu, ale nedojde ke změně kořenové šablony.
-
Výběrem možnosti Náhled a přidání polí odešlete šablonu do prostředí pro vytváření.
-
Otevře se prostředí vytváření přetažením. Přetáhněte pole z pravé lišty na požadovaná místa v dokumentu.
Poznámka:Všechna umístěná pole se ve výchozím nastavení přiřadí prvnímu příjemci. Zobrazením rozevíracího seznamu Příjemci a změnou vybraného příjemce můžete změnit, komu budou umístěná pole přiřazena.
-
Po dokončení šablonu uložte.
