Stručný návod pro Workday

Tento dokument poskytuje správcům Workday kroky, které jsou třeba k vlastnímu nastavení firemních procesů Workday, aby zahrnovaly službu Adobe Sign pro případy, kdy je nutné získat podpis. Jde o konfigurační příručku, nikoli o ucelenou školicí příručku k systému Workday.

Pro používání služby Adobe Sign v rámci systému Workday je nutné, abyste rozuměli či porozuměli tomu, jak vytvářet a měnit položky Workday, jako jsou: rámec firemního procesu, nastavení nájemce a konfigurace, výkaznictví a integrace Studio Workday. 

Přístup do služby Adobe Sign v rámci systému Workday

Funkce elektronického podpisu služby Adobe Sign se v rámci firemního procesu (BPF) zobrazuje jako „krok Zkontrolovat dokument“ a jako úloha Rozeslat dokumenty.

Krok Zkontrolovat dokumenty

Služba Adobe Sign pro Workday je k dispozici prostřednictvím kroku Review Document (Zkontrolovat dokument), který lze přidat k více než 400 firemním procesům v rámci systému Workday. Mezi ně patří mimo jiné „Offer (Nabídka)“, „Distribute Documents and Tasks“ (Rozeslat dokumenty nebo úkoly) a „Propose Compensation“ (Navrhnout kompenzaci).

Přečtěte si ucelenou dokumentaci komunity Workday o kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) zde: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Definujte funkční krok Zkontrolovat dokument:

1. Vložte krok Review Document (Zkontrolovat dokument)
2. Specifikujte Skupiny (role), které mohou jednat v rámci kroku Zkontrolovat dokument.
   
   

Konfigurujte krok Zkontrolovat dokument:

1. Specifikujte eSignature Integration type (Typ integrace e-podpisu) jako eSign by Adobe (E-podepsat společností Adobe)
2. Přidejte do řady do podpisové mřížky
   • Podpisová mřížka určuje pořadí, v němž bude dokument směrován k podpisu. Každá řada smí obsahovat jednu nebo více rolí a každá řada reprezentuje jeden krok v podpisovém procesu
   • Každý člen role v konkrétním kroku je uvědomen o tom, že podpis čeká na vyřízení
   • Jakmile se podepíše jedna osoba z dané role, je tato řada vyřízena a dokument je přesunut do další řady
   • Jakmile podepíší všechny řady, je krok Zkontrolovat dokument dokončen
3. Určete dokument, který má být podepsán. Jde-li o Offer BP (Firemní proces Nabídka), můžete použít dokument z kroku Generate Document (Generovat dokument). V ostatních případech vyberte již existující dokument nebo zprávu.
   • Krok 3 zopakujte pro tolik dokumentů, kolik potřebujete

4. (volitelné) Přidejte volbu „přesměrování uživatele“ k zachycení akcí „odmítnout podpis“. Když uživatelé odmítnou, systém Workday přesměruje dokumenty do nakonfigurované bezpečnostní skupiny ke kontrole. 

V nabídce souvisejících akcí kroku Zkontrolovat dokumenty vyberte možnost Firemní proces > Zachovat přesměrování. Poté vyberte:

• Odeslat zpět: Umožňuje členům bezpečnostní skupiny odeslat krok zpět k předchozímu kroku ve firemním procesu. Firemní proces se od tohoto kroku zahájí znovu.
• Přejít na další krok: Umožní členům bezpečnostní skupiny, aby posunuli krok dopředu na další krok ve firemním procesu.
• Bezpečnostní skupiny: Vyberte bezpečnostní skupiny, kterým budou přesměrovávány kroky v průběhu firemního procesu. Bezpečnostní skupiny, které se zobrazí u této výzvy, jsou vybrány v zásadách bezpečnosti firemního procesu v sekci Přesměrovat.

Poznámky ke kroku Firemní proces

Rámec firemních procesů je velmi účinným nástrojem a svojí složitostí přesahuje možnosti tohoto dokumentu. Upozorníme však na několik důležitých věcí:

• Každý firemní proces musí mít krok dokončení
  • Ideálně je na konci firemního procesu
• Nastavení kroku dokončení se nevyskytuje v nabídce souvisejících akcí ikony pro hledání
  • Lze ho provést pouze při „zobrazování“ firemního procesu, nikoli při jeho upravování
• Každý krok firemního procesu probíhá sekvenčně
  • Pořadí kroku máte možnost změnit tak, že změníte hodnotu pořadí
  • Chcete-li vložit krok mezi položku „c“ a „d“, určete novou položku jako „ca“

Příklad: Offer (Nabídka)

Offer BP (Nabídka BP) je podprocesem Job Application Dynamic BP (Dynamického firemního procesu žádost o práci), který je nutné konfigurovat pro provedení Nabídky BP. Je spuštěn, když se stav Job Application (Žádost o práci) změní na „Offer (Nabídka)“ nebo „Make Offer (Udělat nabídku)“.

V tomto příkladu využívá krok Zkontrolovat dokument krok Dynamický dokument jak pro Severní Ameriku, tak pro Japonsko.

Tento firemní proces (BP) dělá následující:

• Iniciátor BP bude požádán, aby navrhl uchazeči odměnu (krok b).
• Použijte podmínku kroku, abyste vyzkoušeli, zda stávající země NENÍ Japonsko
  • Pokud není, proveďte krok „ba“, který používá dokument v anglickém jazyce
  • Pokud je, proveďte krok „bb“, který používá dokument v japonštině
• Krok „bc“ je krok Zkontrolovat dokument
  • Tady dochází k definování podpisového procesu
• Krok „d“ je rozhodovací bod pro vytvoření nabídky
  • Jde o krok dokončení a jeho provedení se vyžaduje

Generovaný Dynamický dokument v kroku „ba“ se jmenuje Offer Letter (Nabídkový dopis) a obsahuje jediný textový blok nazvaný Rapid Offer (Rychlá nabídka). Máte možnost přidat více textových bloků, jako jsou hlavička, pozdrav, odměna, sklad, uzavření, podmínky atd., podle potřeby.

Dynamický nabídkový dopis níže byl vytvořen v rich text editoru Workday.

Položky zvýrazněné šedou jsou objekty Workday, které odkazují ke kontextovým datům.

Položky v {{závorkách}} jsou Textové tagy Adobe.

V rámci kroku Review Document (Zkontrolovat dokument) je reference na dynamický dokument již z předchozího kroku a vymezuje sekvenční podpisový proces napříč dvěma podpisovými skupinami.

Níže uvedené chování směruje dynamicky generovaný dokument nejprve náborovému manažerovi (Manager), poté kandidátovi (Candidate).

Příklad: Distribute Documents (Rozeslat dokumenty)

Úlohu Hromadného rozeslání dokumentů nebo úloh (představena v systému Workday 30) lze použít pro odeslání jednoho dokumentu velké skupině (<20 tis.) jednotlivých podepisujících. Každý dokument je omezen na jeden podpis. Vytvoření rozeslání se provádí pomocí akce „Vytvořit rozeslání dokumentů nebo úloh“ z panelu vyhledávání.

Příklad: Odešlete formulář možnosti vlastnického podílu na majetku pro zaměstnance všem manažerům se službou Global Modern Services. V případě potřeby lze funkci dále filtrovat na jednotlivé manažery.

Průběh rozeslání můžete sledovat také ve zprávě Zobrazit rozeslání dokumentů nebo úloh.

Příklad: Výkaznictví

Systém Workday má bohatou výkaznickou infrastrukturu. Chcete-li se podívat na podrobnosti o procesu Adobe Sign, prozkoumejte prvky Review Document Event (Událost zkontrolovat dokument).

Níže je zobrazena jednoduchá vlastní zpráva, kterou lze spustit napříč všemi firemními procesy a která zjistí transakce Adobe Sign a jejich stav.

Následující zpráva byla vygenerována na základě prozkoumání firemních procesů Offer (Nabídka), Onboarding (Příjem) a Propose Compensation (Návrh odměny) v rámci implementačního nájemce.

Vidíte:

• Dokumenty odeslané k podpisu
• Související krok BP
• Další osobu čekající na podpis

Podepsané dokumenty

Podpisový cyklus Workday potlačí veškerá e-mailová oznámení od služby Adobe Sign. Uživatelé jsou informováni o nevyřízených akcích ve svých e-mailových schránkách Workday.

Jakmile je dokument kompletně podepsán všemi podpisovými skupinami, je jeho podepsaná kopie e-mailem rozeslána všem členům podpisové skupiny.

Toto chování lze potlačit, pokud je třeba (kontaktujte svého manažera pro úspěch Adobe Sign nebo Tým podpory Adobe Sign).

V rámci systému Workday se k podepsaným dokumentům získává přístup prostřednictvím záznamu o celém procesu.

• Dokumenty pracovníků se nacházejí na profilu pracovníka
• Dokumenty uchazečů (nabídkové dopisy) se nacházejí na profilu uchazeče

Níže je zobrazen podepsaný nabídkový dopis pro uchazeče Chris Foxx. 

Podpora

Podpora Workday

Společnost Workday je majitelem integrace a je prvním kontaktním místem pro případ otázek týkajících se rozsahu integrace, nároků na funkce nebo problémů v každodenním fungování integrace.

Komunita Workday má několik dobrých článků zabývajících se řešením integrace a generováním dokumentů:

Řešení problémů s integrací e-podpisů

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Krok Zkontrolovat dokumenty
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generování dynamických dokumentů

https://community.workday.com/node/176443

Nabídka tipů pro konfiguraci generování dokumentů

https://community.workday.com/node/183242

Podpora Adobe Sign

Adobe Sign je integračním partnerem, kterého je třeba kontaktovat, pokud se při integraci nedaří získat podpisy nebo pokud selže upozornění na chybějící podpisy.

Zákazníci služby Adobe Sign kontaktují pro podporu svého manažera pro úspěch zákazníků (CSM). Případně je také možné se obrátit na technickou podporu Adobe na telefonním čísle: 1-866-318-4100. Vyčkejte na seznam produktů a zadejte: 4, a dále 2 (na vyzvání).

Přidávání textových tagů Adobe do dokumentů

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf