Bei der Verwendung eines Dienstes wie Adobe Sign gibt es zahlreiche Dokumente zu Nutzungsbedingungen und dem Hinweis für Kunden. Sie dienen dazu, die Verbindung zwischen Anbieter und Benutzer in Bezug auf Einschränkungen, Verantwortungen und Erwartungen sowie bei elektronischen Signaturen auch eine Vereinbarung zur elektronischen Abwicklung von Geschäften zu definieren.

In den meisten Fällen reicht eine indirekte Zustimmung zu diesen Dokumenten aus. Zu diesem Zweck hebt Adobe Sign Verknüpfungen zu diesen Dokumenten hervor, wenn ein Empfänger im Signaturzyklus auf ein Dokument zugreift.

Einige Compliance-Anforderungen erfordern jedoch eine ausdrücklichere Zustimmung zu diesen Dokumenten. Um diese Anforderungen zu erfüllen, können Administratoren auf Kontoebene über die Einstellung Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kunden eine ausdrückliche Zustimmung zu jeder Dokumentart verlangen. 

Und so funktioniert's

In den meisten Anwendungsfällen werden dem Empfänger die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie von Adobe Sign vorgelegt, bevor er mit der Vereinbarung interagieren kann. Hierzu gibt es zwei nennenswerte Ausnahmen:

• Empfänger mit einem aktiven Benutzer im selben Konto wie der Absender.
• Empfänger, die auf die Vereinbarung zugreifen, während sie bei Adobe Sign angemeldet sind.  

Der Hinweis für Kunden wird dem Empfänger basierend auf der Kontokonfiguration vorgelegt. Wenn auch benutzerdefinierte Nutzungsbedingungen konfiguriert sind, werden diese mit dem Hinweis für Kunden angezeigt.

Bei der Standardeinstellung (indirekte Zustimmung) wird der Link zum Hinweis für Kunden angezeigt, sobald der Empfänger die Signatur fertigstellt. (Siehe Beispiel unten)

Bei Aktivierung der ausdrücklichen Zustimmung müssen Empfänger aktiv ein Kästchen anklicken, um zu bestätigen, dass sie den Nutzungsbedingungen und dem Hinweis für Kunden zustimmen.

Bei Aktivierung der erzwungenen Überprüfung müssen Empfänger jedes Dokument einzeln öffnen und dann aktiv das Kästchen anklicken, um den Bedingungen zuzustimmen.

Beim Audit-Bericht anmelden

Wenn die ausdrückliche Zustimmung aktiviert ist, wird im Audit-Bericht angezeigt, dass die Nutzungsbedingungen und der Hinweis für Kunden akzeptiert wurden.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Nutzungsbedingungen/Hinweis für Kunden (nur Enterprise-Abovarianten)

Kunden mit der Abovariante „Enterprise“ haben die Möglichkeit, ihre eigenen (zusätzlichen) Nutzungsbedingungen und/oder einen eigenen Hinweis für Kunden bereitzustellen. Diese Option wird derzeit nicht auf der Benutzeroberfläche angezeigt. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Stellen Sie die Nutzungsbedingungen/den Hinweis für Kunden über eine öffentliche URL zur Verfügung.
• Wenden Sie sich an das Support-Team und geben Sie die URL an.
  • Adobe muss den Inhalt des Dokuments überprüfen und genehmigen.
• Sobald der Inhalt genehmigt ist, wird die angegebene URL für Ihr Konto konfiguriert und der Link zeigt auf Ihre Seite.

Konfigurierbare Optionen

Wenn Gruppen anders als in der Kontoeinstellung angegeben konfiguriert werden müssen, können Sie sich an das Support-Team wenden, damit unterschiedliche Einstellungen auf Gruppenebene angewendet werden. Einstellungen auf Gruppenebene setzen Einstellungen auf Kontoebene außer Kraft.

Die Optionen für diese Funktion sind:

• Definieren Sie, wann der Hinweis für Kunden und die benutzerdefinierten Nutzungsbedingungen nach Empfängerrolle auf Konto- oder Gruppenebene angezeigt werden.
• Jede Empfängerrolle kann einzeln konfiguriert werden.

Beispiele für die jeweiligen Einstellungen

Aktivieren bzw. deaktivieren

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Signaturvorgaben > Zusätzliche Einstellungen.