Konfigurieren der Adobe Acrobat Sign-Umgebung

Überblick

Beim Konfigurieren deines Acrobat Sign-Kontos ist zu beachten, dass die Einstellungen auf vorhersehbare Weise übernommen werden. Alle Objekte, die dem übergeordneten Objekt nachgelagert sind, übernehmen standardmäßig die Einstellung des übergeordneten Objekts, sofern dies nicht explizit geändert wird.

Das Konto ist die höchste Ebene in der kundenseitigen Vererbungsstruktur. Alle Gruppen übernehmen ihre Standardeinstellungswerte von der Kontoebene. Lege beim Konfigurieren der Kontoeinstellungen eine der folgenden Voreinstellungen für dein Konto fest:

• Definiere die gängigsten Werte, die von deinen Gruppen verwendet werden, und sorge so für eine schnellere und weniger komplexe Konfiguration deiner Gruppen.
• Definiere die sichersten Einstellungen, die für deine Prozesse erforderlich sind. Dadurch verringerst du das Risiko, dass unsichere Werte angewendet werden, wenn die Gruppe nicht vollständig konfiguriert ist.

Gruppen übernehmen ihre Standardeinstellungen von den Kontowerten, bis diese auf Gruppenebene bearbeitet und überschrieben werden. Nutzende und Vereinbarungen übernehmen ihre Standardwerte von der Gruppe, mit der sie verknüpft sind. In den meisten Fällen ist die detaillierte Konfiguration dieser Einstellungen für Nutzende und Vereinbarungen nicht möglich. Die Definitionen auf Gruppenebene sind demzufolge die Grundlage für die erfolgreiche Verwendung von Acrobat Sign. Auf Gruppenebene wird Folgendes definiert:

• Die Standardsignierparameter für die Nutzenden, die der Gruppe (als Hauptgruppe) zugewiesen sind
• Die Standardwerte, die auf der Seite Senden definiert werden, wenn diese geöffnet wird
• Die Vorlagen und Workflows, die Nutzenden zur Verfügung stehen

Nutzende in mehreren Gruppen

Konten, für die die Option Nutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist, haben die Möglichkeit, Nutzenden das Wechseln zwischen Gruppen zu ermöglichen, sodass durch Einstellungen auf Gruppenebene die Standardwerte für bestimmte Dokumentanforderungen festgelegt werden können. Wenn Compliance-Anforderungen zu erfüllen sind, solltest du überlegen, wie einzelne Gruppen definiert werden können, um sicherzustellen, dass deine Vereinbarungen die Compliance-Anforderungen mit einem Minimum an Konfiguration durch deine Nutzenden erfüllen.

Nutzende übernehmen ihre Standardeinstellungswerte von ihrer Hauptgruppe. Diese Einstellungen sind in erster Linie:

• Einstellungen für Signaturen. Beispiel:
  • Die Berechtigung zum Signieren von Dokumenten
  • Workflows zum Selbstsignieren
  • Voraussetzungen für die Authentifizierung bei Acrobat Sign vor dem Anwenden einer Signatur
• Zugriffssteuerungen. Beispiel:
  • Kennwortstärke
  • Einschränkungen für die Anmeldeauthentifizierung über den IP-Bereich
  • Die Berechtigung zum Senden von Vereinbarungen
  • Zugriff auf die Erstellung von Vorlagen, Webformularen und per Massenversand versendeten Vereinbarungen
  • Kontofreigabe

Vereinbarungen übernehmen ihre Werte ebenfalls von der Gruppe, in der sie erstellt werden. Zu diesen Einstellungen gehören:

• Standardwerte für Vereinbarungen. Beispiel:
  • Erinnerungen und Ablaufdaten
  • Nachrichtenvorlagen
  • Authentifizierungsmethoden
• Anforderungen an Signaturen. Beispiel:
  • Elektronische und digitale Signaturen
  • Erfassen von Gründen für das Signieren der Vereinbarung bzw. für die Ablehnung der Vereinbarung
  • Zulässige Signaturtypen (eingegeben, gezeichnet, Bild)
• E-Mail-Eigenschaften. Beispiel:
  • Lokalisierungsoptionen
  • Anhängen des Audit-Berichts
  • Branding-Grafiken
• Transaktionssicherheit. Beispiel:
  • Authentifizierter Zugriff auf den Audit-Bericht
  • Dokumentkennwortstärke
    
  • Ablauf des Dokumentlinks

Zugriff auf konfigurierbare Einstellungen

Der Zugriff auf die konfigurierbaren Steuerelemente hängt vom erworbenen Servicepaket ab:

Konfigurieren der Einstellungen auf Kontoebene

Wie bereits erwähnt, werden die Einstellungen auf Kontoebene standardmäßig für alle Gruppen übernommen. Lege daher eine Strategie fest, wie später erstellte Gruppen diese Werte übernehmen sollen.

Die Konfiguration der Einstellungen auf Kontoebene kann nur von Administrierenden auf Kontoebene vorgenommen werden. Wenn du als Konto-Admin angemeldet bist, siehst du Folgendes:

• Die Registerkarte „Konto“ befindet sich in der oberen Navigationsleiste. Durch Auswahl der Registerkarte Konto wird das Administrationsmenü geöffnet.
• Bei geöffnetem Administrationsmenü ist die Menü-Registerkarte „Kontoeinstellungen“ verfügbar (und geöffnet).
• Die Untermenüelemente „Globale Einstellungen“ und „Kontoeinrichtung“.

Die konfigurierbaren Einstellungen befinden sich in der Regel im Menü Kontoeinstellungen. Die anderen verfügbaren Registerkarten beziehen sich in der Regel auf die Verwaltung spezifischer Objekte (Nutzende, Gruppen, Workflows usw.).

Konfiguration von Einstellungen auf Gruppenebene

Die Konfiguration auf Gruppenebene kann von Konto-Admins oder Nutzenden mit Berechtigungen als Gruppen-Admins vorgenommen werden. Administrierende auf Gruppenebene sind nur berechtigt, ihre eigenen Gruppen zu konfigurieren. Sie haben keinen Zugriff auf die Einstellungen auf Kontoebene und auf andere Gruppen, denen sie zwar angehören, für die ihnen aber nicht explizit Administrationsrechte erteilt wurden.

Um auf die Einstellungen auf Gruppenebene zuzugreifen, müssen Administrierende zu der entsprechenden Gruppe navigieren, die Gruppeneinstellungen öffnen (wenn mehrere Gruppen verfügbar sind) und dann die Überschreibungsoption für die Untermenüseite aktivieren, die konfiguriert wird.

Wenn du als Gruppen-Admin angemeldet bist, siehst du Folgendes:

• Die Registerkarte Gruppe in der oberen Navigationsleiste. Durch Auswahl der Registerkarte Gruppe wird das Administrationsmenü geöffnet.
• Bei geöffnetem Administrationsmenü ist die Menü-Registerkarte Gruppe verfügbar.
• Wenn die Registerkarte Gruppe geöffnet ist, werden die Untermenüelemente Gruppeneinstellungen und Gruppeneinrichtung angezeigt.
  • Die Gruppeneinstellungen passen sich an die Kontoeinstellungen auf Kontoebene an.
  • Die Gruppeneinrichtung passt sich an die Kontoeinrichtung auf Kontoebene an.
    • Das Untermenü Kontoeinrichtung enthält jedoch nicht die gleichen Einstellungen wie die Kontoebene.
  • Nutzende in Gruppe passt sich an die Oberfläche für Nutzende auf Kontoebene an.

Für Administrierende auf Gruppenebene, die nur eine Gruppe verwalten, wird die Menü-Registerkarte Gruppe: <Gruppenname> automatisch geöffnet und die zur Konfiguration verfügbaren Untermenüs werden angezeigt.

So greifst du auf die Einstellungen auf Gruppenebene zu:

1. Wähle in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Gruppe aus.
2. Wähle eine beliebige Untermenü-Registerkarte aus, um die gesicherte Einstellungsseite anzuzeigen.
3. Aktiviere die Überschreibung, damit du auf einzelne Einstellungen zugreifen und diese bearbeiten kannst.
   • Ohne Überschreibung, um das Bearbeiten der Einstellungen zu aktivieren, sind die Gruppen-Admin-Berechtigungen meist auf Kontoebene gesperrt.

Administrierende, die mehr als eine Gruppe verwalten

Administrierende mit der Berechtigung zum Verwalten von mehr als einer Gruppe müssen als zusätzlichen Schritt noch die gewünschte Gruppe auswählen, bevor die Einstellungen auf Gruppenebene angezeigt werden.

So konfigurierst du die Einstellungen für eine Gruppe, wenn mehrere Gruppen zulässig sind:

1. Wähle in der oberen Navigationsleiste die Registerkarte Konto/Gruppe aus. Dadurch wird das Administrationsmenü geöffnet.
2. Wähle in der linken Optionsleiste das Menü Gruppen aus. Hier werden alle Gruppen angezeigt, die zur Administration zur Verfügung stehen.
3. Wähle die Gruppe aus, die bearbeitet werden soll. Dadurch werden die verfügbaren Aktionen angezeigt.
4. Wähle die Option Gruppeneinstellungen aus. Dadurch wird das Untermenü geöffnet, in dem die Gruppeneinstellungen aufgelistet sind.
5. Wähle die zu bearbeitende Untermenüseite aus.
6. Aktiviere die Überschreibung, damit du auf einzelne Einstellungen zugreifen und diese bearbeiten kannst.

Einstellungen, die auf Kontoebene, aber nicht auf Gruppenebene verfügbar sind

Die meisten Einstellungen können auf Gruppenebene konfiguriert werden. Unten findest du eine Liste der Ausnahmen, sortiert nach der Reihenfolge, in der sie in der Bedienoberfläche vorkommen, in folgendem Format:

Untermenü-Registerkarte

• Einstellungskategorie
  • Individuelle Einstellung

Wenn eine Untermenü-Registerkarte oder eine Einstellungskategorie ohne individuelle Einstellungen aufgeführt wird, ist die gesamte Untermenü-Registerkarte oder die Kategorie nicht verfügbar.

Globale Einstellungen

• Bibliotheksdokumente
  • Nutzenden erlauben, Bibliotheksdokumente für Konto freizugeben
• Nutzende in mehreren Gruppen
• Berechtigungen für Gruppenadministrierende

Kontoeinrichtung

• Firmen-URL anpassen
• Firmenname hinzufügen
• Firmenname für Nutzende im Konto festlegen

Elektronische Siegel

Berichteinstellungen

Sicherheitseinstellungen

• Einstellungen für einmaliges Anmelden
• Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
• Richtlinien für Anmeldekennwort
• Dauer der Internet-Sitzung
• Zulässige IP-Adressen
• Art der PDF-Verschlüsselung
• API
• Zugriffsebene für Nutzenden- und Gruppeninformationen
• Kontofreigabe
• Erweiterte Kontofreigabeberechtigungen
• Ablauf des Dokumentlinks

Sendeeinstellungen

• Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
  • Führe die empfangenden Parteien nach der Signatur auf die standardmäßige Bestätigungsseite von Acrobat Sign.

Einstellungen für die Beglaubigung

SAML-Einstellungen

SAML-Fehler

Überblick

Beim Konfigurieren deines Acrobat Sign-Kontos ist zu beachten, dass die Einstellungen auf vorhersehbare Weise übernommen werden. Alle Objekte, die dem übergeordneten Objekt nachgelagert sind, übernehmen standardmäßig die Einstellung des übergeordneten Objekts, sofern dies nicht explizit geändert wird.

Das Konto ist die höchste Ebene in der kundenseitigen Vererbungsstruktur. Alle Gruppen übernehmen ihre Standardeinstellungswerte von der Kontoebene. Lege beim Konfigurieren der Kontoeinstellungen eine der folgenden Voreinstellungen für dein Konto fest:

• Definiere die gängigsten Werte, die von deinen Gruppen verwendet werden, und sorge so für eine schnellere und weniger komplexe Konfiguration deiner Gruppen.
• Definiere die sichersten Einstellungen, die für deine Prozesse erforderlich sind. Dadurch verringerst du das Risiko, dass unsichere Werte angewendet werden, wenn die Gruppe nicht vollständig konfiguriert ist.

Gruppen übernehmen ihre Standardeinstellungen von den Kontowerten, bis diese auf Gruppenebene bearbeitet und überschrieben werden. Nutzende und Vereinbarungen übernehmen ihre Standardwerte von der Gruppe, mit der sie verknüpft sind. In den meisten Fällen ist die detaillierte Konfiguration dieser Einstellungen für Nutzende und Vereinbarungen nicht möglich. Die Definitionen auf Gruppenebene sind demzufolge die Grundlage für die erfolgreiche Verwendung von Acrobat Sign. Auf Gruppenebene wird Folgendes definiert:

• Die Standardsignierparameter für die Nutzenden, die der Gruppe (als Hauptgruppe) zugewiesen sind
• Die Standardwerte, die auf der Seite Senden definiert werden, wenn diese geöffnet wird
• Die Vorlagen und Workflows, die Nutzenden beim Erstellen neuer Vereinbarungen zur Verfügung stehen

Nutzende in mehreren Gruppen

Konten, für die die Option Nutzende in mehreren Gruppen aktiviert ist, haben die Möglichkeit, Nutzenden das Wechseln zwischen Gruppen zu ermöglichen, sodass durch Einstellungen auf Gruppenebene die Standardwerte für bestimmte Dokumentanforderungen festgelegt werden können. Wenn Compliance-Anforderungen zu erfüllen sind, solltest du überlegen, wie einzelne Gruppen definiert werden können, um sicherzustellen, dass deine Vereinbarungen die Compliance-Anforderungen mit einem Minimum an Konfiguration durch deine Nutzenden erfüllen.

Nutzende übernehmen ihre Standardeinstellungswerte von ihrer Hauptgruppe. Diese Einstellungen sind in erster Linie:

• Einstellungen für Signaturen. Beispiel:
  • Die Berechtigung zum Signieren von Dokumenten
  • Workflows zum Selbstsignieren
  • Voraussetzungen für die Authentifizierung bei Acrobat Sign vor dem Anwenden einer Signatur
• Zugriffssteuerungen. Beispiel:
  • Kennwortstärke
  • Einschränkungen für die Anmeldeauthentifizierung über den IP-Bereich
  • Die Berechtigung zum Senden von Vereinbarungen
  • Zugriff auf die Erstellung von Vorlagen, Webformularen und per Massenversand versendeten Vereinbarungen
  • Kontofreigabe

Vereinbarungen übernehmen ihre Werte auch von der Gruppe, in der sie erstellt werden. Zu diesen Einstellungen gehören:

• Standardwerte für Vereinbarungen. Beispiel:
  • Erinnerungen und Ablaufdaten
  • Nachrichtenvorlagen
  • Authentifizierungsmethoden
• Anforderungen an Signaturen. Beispiel:
  • Elektronische und digitale Signaturen
  • Erfassen von Gründen für das Signieren der Vereinbarung bzw. für die Ablehnung der Vereinbarung
  • Zulässige Signaturtypen (eingegeben, gezeichnet, Bild)
• E-Mail-Eigenschaften. Beispiel:
  • Lokalisierungsoptionen
  • Anhängen des Audit-Berichts
  • Branding-Grafiken
• Transaktionssicherheit. Beispiel:
  • Authentifizierter Zugriff auf den Audit-Bericht
  • Dokumentkennwortstärke
    
  • Ablauf des Dokumentlinks