eOriginal e-vaulting

Arkivering af Adobe Acrobat Sign-dokumenter via eOriginal-lagringstjenester

Administrer og beskyt dokumenter digitalt.

Adobe Acrobat Sign samarbejder med eOriginal for at hjælpe organisationer med at sikre overholdelse og opfylde lovmæssige krav ved at arkivere vigtige underskrevne dokumenter i en sikker, digital boks. Når et dokument underskrives, kan eOriginal lagre det sikkert i et fuldt digital miljø med de højeste niveauer for sikkerhed og overholdelse. Organisationer kan vælge at arkivere alle dokumenter på en bestemt konto, alle dokumenter, der er initieret af en bestemt gruppe (eller undergruppe af brugere), eller individuelle dokumenter.

Når et dokument oprettes, betragtes det originale dokument, som uploades til Acrobat Sign, som den autoritative udgave af kontrakten. Den autoritative kopi forbliver på Adobes servere i hele signaturcyklussen. Når signaturcyklussen er fuldført, arkiveres den autoritative kopi i eOriginal-boksen, og dokumentet bliver et juridisk instrument. En PDF-kopi af dokumentet forbliver i Acrobat Sign, men det vandmærkes som "Kopi af original" for at angive, at dokumentet, der er lagret af eOriginal, er den eneste autentiske version:

Sådan fungerer lagring

Når signaturcyklussen er gennemført, vil enhver transaktion, der er aktiveret til lagring, udløse eOriginal-lagringstjenesten for at påbegynde overførslen af den autoritative udgave. Dette er en asynkron kald og svar-proces, hvor lagertjenesten anmoder om oplysninger fra Acrobat Sign efter modtagelse af en meddelelse, og Acrobat Sign leverer det indhold, der blev anmodet om.

Disse sekventielle anmodninger sker næsten i realtid for at sikre, at den autoritative udgave gemmes med lagringstjenesten når signaturprocessen er afsluttet.

Når den endelige signatur er anvendt, sker følgende trin i den viste rækkefølge:

1. Revisionsrapporten opdateres med hændelsen "Dokument klar til at blive lagret"
   
   • Da revisionsrapporten skal være færdig, når en aftale når en slutfase, og lagringsprocessen kun sker, når underskrivningsprocessen er afsluttet, er det ikke muligt at opdatere revisionsrapporten for at angive en gennemført lagringsproces. Historikken for transaktionshændelser (der er lagret på Acrobat Sign-servere) angiver gennemførelsen af lagringsprocessen.
     
2. Dokumentet og alle relaterede billeder har vandmærke. 
   • Der gemmes kun en kopi af det endelige dokument uden vandmærke til en eventuel upload til eVaulting-udbyderen.
     
   • På dette tidspunkt er det kun eVaulting-udbyderen, der kan hente versionen uden vandmærke ved hjælp af en verificeret adgangstoken
3. Lagringstjenesten får via ping til lagringstilbagekald besked om, at dokumentet er klar til at blive lagret. 
   • Acrobat Sign sender en entydig identifikator for dokumentet kaldet Dokumentfunktionsnøgle til lagringstjenesten.
     
4. Lagringstjenesten anmoder om dokumentets revisionsspor for at oprette en profil for dokumentet.
5. Acrobat Sign sørger for revisionssporet
   
   • Revisionssporet indeholder den fulde oversigt over, hvad der skete under signaturprocessen, inkl. identiteten af underskriverne, dato og klokkeslæt for hver hændelse, IP-adressen og placeringsoplysninger (hvis de er tilgængelige).
     
6. Lagringstjenesten anmoder om dokumentet uden vandmærke.
7. Acrobat Sign giver dokumentet uden vandmærke til lagringstjenesten.
   
8. Lagringstjenesten bekræfter modtagelse af dokumenter og giver Acrobat Sign besked om, at lagringsprocessen er gennemført.
   
9. Kopien af den endelige kontakt uden vandmærke slettes fra Acrobat Sign-systemet.

På dette tidspunk lagrer Acrobat Sign kun en kopi af det endelige dokument med vandmærke. Miniaturebilleder (sådan som de vises i Acrobat Sign) har også et vandmærke for at sikre, at det kun er versionen uden vandmærke, der er i lagringstjenestens besiddelse.

Når dokumenter er lagret, opbevarer Adobe ikke længere nogen kopier af det endelige dokument uden vandmærke.

Sådan konfigurerer brugere en aftale til at blive lagret

Muligheden for at konfigurere en aftale til lagring eller ej er kun synlig for brugerne, efter at konfigurationen af tjenesten på kontoen er gennemført.

Brugere kan styre, om en aftale skal lagres, ved at markere eller fjerne markeringen i indstillingen Denne aftale skal lagres i afsnittet Aftaleindstillinger i grænsefladen for aftalens konfiguration (Indstillinger i den klassiske oplevelse).

Standardværdien for indstillingen Denne aftale skal lagres er defineret i tjenestens konfiguration. Acrobat Sign-support kan hjælpe med at ændre værdien, hvis det er nødvendigt.