Adobe Acrobat Sign Startvejledning

Definer modtagerne og rækkefølgen, i hvilken de får adgang til at interagere med dokumentet.

• Konfiguration af aftaler med flere underskrivere er den samme proces som en enkelt underskriver, bare med flere modtagere. Tilføj hver og konfigurer dem efter behov.
• Det er tilladt at tilføje den samme e-mail i aftalen flere gange (f.eks. hvis nogen har handlinger på forskellige stadier af processen).
  

I Modtager-sektionen beder den øverste knap dig om at vælge den grundlæggende signaturrækkefølge:

• Udfyld i rækkefølge vælges (som vist ovenfor), kan der ses en sekventiel underskrivelsesproces fra ét underskrivelsestrin til det andet, og modtagere nummereres for at indikere den eksakte deltagelsesrækkefølge
  • Hybride signaturflows starter som et sekventielt workflows (udfyld i rækkefølge)
• Når Udfyld i vilkårlig rækkefølge er aktiveret, kan parallel underskrivelse finde sted, og modtagere nummereres ikke for at indikere, at der ikke er nogen specifik deltagelsesrækkefølge.

Til højre for knappen til signaturrækkefølge er der to links:

• Tilføj mig – klik på dette link for at inkludere dig selv som den næste modtager i deltagelsesrækkefølgen
• Tilføj modtagergruppe – klik på dette link for at oprette en gruppe af modtagere, hvor én skal deltage på vegne af hele gruppen. Opret eksempelvis en gruppe for HR-teamet, hvor kun én person fra HR faktisk behøver at underskrive aftalen.

Hver modtager oprettes med fem elementer:

A. Deltagelsesrækkefølge – Når Udfyld i rækkefølge er valgt, giver deltagelsesrækkefølgen en klar indikation af, hvornår hver modtager vil interagere med aftalen.

B. Rolle – hvordan karakteriseres modtageren bedst?

C. Mailadresse – dette er modtageren mailadresse og bruges til al mailkommunikation med modtageren, inkl. anmodningen om at underskrive.

D. Godkendelsesmetoder – hvordan skal modtageren godkendes? Vil du bruge godkendelse med dobbeltfaktor?

E. Privat besked (valgfrit) – afsenderen kan inkludere individuelle instruktioner til hver modtager, der vises, når modtageren får vist aftalen.

Linket Vis CC under modtagerlisten viser et felt, hvor du kan angive CC-mailadresser, som skal kunne se aftalen, uden at de kan underskrive/godkende. 

Et "hybrid" workflow er en forekomst af den sekventielle deltagelsesrækkefølge, hvor en eller flere af trinnene involverer to eller flere modtagere, der får adgang til dokumentet på samme tid. Alle underskrivere/godkendere af det "parallelle" trin vil skulle fuldføre deres part, før den sekventielle proces skifter til det næste trin.

Modtagergrupper er nyttige, når du skal "sign off" fra et team eller en organisation, men ikke fra en specifik person i den gruppe. Ethvert medlem i gruppen har tilladelse til at underskrive eller godkende på vegne af hele gruppen. 

Beskedsektionen indeholder to felter, der kan forbedre din succes væsentligt.

I feltet Aftalenavn kan du angive enhver streng, der identificerer aftalen. Denne streng udfyldes i emnefeltet i modtagernes mail (fremhævet med gult nedenfor), men også som navneværdien på siden Administrer. Hvis du vælger et entydigt og meningsfuldt navn, er det nemmere for dine modtagere at identificere din mail, og det kan forbedre din mulighed for at søge efter aftalen om nødvendigt.

Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer (fremhævet med grønt nedenfor). Denne besked vises på mailen Underskriv, der sendes til alle modtagere (modsat Privat besked, som kun vises for den modtager, den er konfigureret til).

Beskedskabeloner

Enterprise-kunder vil have adgang til beskedskabeloner, som konfigureres af din administrator. Beskedskabeloner er direkte knyttet til funktionen Modtagers sprog i sektionerne Indstillinger, så når du vælger "Spansk" på sproglisten, bliver alle dine spanske skabeloner tilgængelige.  

I indstillingssektionen kar du bedre kontrol over aftalen, efter den er sendt:

• Beskyt med adgangskode – kræv, at modtagere skal angive en adgangskode for at åbne og se den underskrevne PDF-fil. Denne adgangskode defineres af afsenderen og kommunikeres uden for båndet. Acrobat Sign gemmer ikke denne adgangskode, så glem den ikke.
• Deadline for udfyldelse – angiv antallet af dage, hvorefter aftalen udløber og ikke længere kan udfyldes.
• Indstil påmindelse – indstil hyppigheden (daglig eller ugentlig) af påmindelser, der sendes, indtil aftalen fuldføres. Kun de aktuelle modtagere får besked.
• Modtageres sprog – Vælg hvilket sprog, der skal bruges i e-mails til modtagere og ved underskrivelsen.
  • Denne indstilling definerer også de synlige beskedskabeloner, hvis din konto er konfigureret til at bruge dem.

Filsektionen er hvor du vedhæfter dokumenterne til transaktionen.

Acrobat Sign kombinerer alle dokumenter til én samlet PDF-aftale for hele underskrivelsesprocessen og vil opbygge PDF'en i den rækkefølge, dokumenterne er opført. Dokumenter kan flyttes ved at man klikker og trækker et dokument til en ny placering på listen.

Filer kan vedhæftes fra Acrobat Sign-biblioteket, Google Docs, Box.net, Dropbox, OneDrive, uploades lokalt ved filsøgning, eller du kan trække og slippe en fil til feltet Filer.

De tilladte filtyper er: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Vis og tilføj signaturfelter

Lige under fillisten finder du afkrydsningsfeltet Vis og tilføj signaturfelter. Her kan du åbne de dokumenter, du uploader, og placere formularfelter på dem. 

Du bør som minimum placere signaturfelterne, men der er mange andre felter, du kan bruge til at oprette komplekse formularer.

Afsendelse af et dokument til blot én modtager er en af de mest udbredte aftaleworkflows og en god måde at lære den grundlæggende proces på. Alt, du behøver, er:

• Modtagerens mailadresse
  • Denne mail skal være anderledes end den mail, du logger på med (du kan ikke sende til dig selv)
• Et dokument eller en fil, som du har underskrevet

Afsendelse til flere modtagere

Afsendelse af en aftale til flere modtagere følger eksakt samme trin med to primære forskelle:

• Du skal inkludere hver modtager på sin egen linje af sektionen Modtagere i den rækkefølge, de skal underskrive i.
• Når du placerer felter, skal du angive, hvilken modtager der skal have adgang til feltet ved at dobbeltklikke på det og indstille værdien Modtager.

1. Der sendes en mail til modtagerens indbakke.

○ Emnelinjen vil starte med: signatur anmodet om på {The document name}

2. Aftalen åbnes ved at klikke på knappen Gennemgå og underskriv

3. Aftalen åbnes i et nyt browservindue

Andre indstillinger på siden omfatter:

A. Indstillinger – denne liste indeholder de indstillinger, som modtageren har baseret på denne rolle

○ Læs aftale – åbner aftalen i et nyt skrivebeskyttet format

○ Deleger underskrivelse til en anden – indstillingen lader modtageren delegere sin godkendelse til en anden person. For eksempel – en kollega eller en chef

○ Afvis at underskrive – denne handling afslutter aftalen

○ Udskriv, underskriv og upload – lader underskriveren konvertere workflowet fra en elektronisk signatur til en fysisk signatur. Underskriveren uploader derefter det underskrevne dokument.

○ Ryd dokumentdata – disse indstillinger rydder alt feltindhold

○ Vis historik – åbner den aktuelle revisionsrapport til visning 

○ Hent PDF – downloader den aktuelle version af aftalen i PDF-format

B. Besked – taleboblen viser beskederne igen

C. Tæller af krævede felter – denne tæller viser antallet af krævede felter på det dokument, der stadig ikke er blevet udfyldt. Ved at klikke på dette felt navigeres underskriveren til de krævede (ikke valgfrie) felter, der er tilgængelige for dem

D. Fanen Næste felt – denne gule pil kan hjælpe med at finde de næste felter, hvis du ruller gennem et stort dokument. Denne fane bladrer gennem alle felter, ikke kun de påkrævede.

Dette dokument har kun ét signaturfelt, og det er påkrævet (som angivet med den røde asterisk). For dokumenter med flere udfyldelige felter kan du bladre gennem dem.

4. For at sætte en underskrift skal du dobbeltklikke på feltet for at åbne underskriftspanelet.

5. Skriv dit navn i underskriftspanelets øverste felt.

Du kan færdiggøre din underskrift på en af fire måder:

○ Skrifttype (standard) – Acrobat Sign anvender en håndskriftslignende skrifttype for det navn, du angiver.

○ Fysisk tegnet – brug en mus, pen eller anden pegeenhed til fysisk at tegne din signatur. Brug af fingere på en tablet giver et glimrende resultat.

○ Billede – Hvis du har et billede af din underskrift, kan du uploade det.

○ Mobil – Muligheden Mobil lader dig sende underskriftspanelet fra din pc til en mobilenhed, så du kan bruge enhed, der er nemmere at tegne din underskrift på fysisk.

6. Klik på Anvend for at placere din signatur i signaturfeltet og vende tilbage til dokumentet.

7. Når alle de nødvendige felter er udfyldt, skal du klikke på Klik for at underskrive nederst i vinduet (du kan ikke undgå at se det).

For at oprette en ny rapport skal du gå til siden Rapporter ved at klikke på fanen Rapporter og derefter klikke på linket Opret en ny rapport.

Siden Opret en ny rapport vises:

Rapportparametre

Når en rapport konfigureres, kan der indstilles flere parametre for at tilpasse resultaterne. Alle de parametre, der er beskrevet nedenfor, er tilgængelige. 

Oprettelsesdato

Oprettelsesdatoen er den tidsramme, som rapporten skal dække. Dette kan være én af fire forudvalgte tidsrammer (denne uge, sidste uge, denne måned, sidste måned), eller angiv et brugerdefineret datoområde.

Brugere og grupper

Dette parameter lader dig køre rapporten på specifikke brugere eller grupper. Én eller flere kan vælges for hver af dem, eller du kan køre rapporten mod alle brugere på kontoen.

Dokumenter og workflows

Specifikke dokumenter kan inkluderes i rapporten med denne indstilling. De dokumenter, der er vist i dette felt, er biblioteksdokumenter, der bruges i hele kontoen. Individuelle engangsdokumenter vises ikke her. 

Dokumentnavn

Dette parameter bruges til at inkludere eller ekskludere dokumenter, der indeholder eller ikke indeholder en given variabel. Du kan vælge at inkludere den angivne streng eller ej.

Send i massevis

Ved at aktivere dette parameter inkluderes Send i massevis-aftaler i resultatrapporten.

Ydelsesmål

Du kan indstille grænser for ydelse med visningen Ydelsesmål. De målinger, der afspejler ydelsen, vises i resultatrapporten.

Benchmark

Benchmarkparametret er som standard deaktiveret for rapporter. Klik på linket Rapportindstillinger for at aktivere det.

Benchmarking giver en udvidet metode til at holde styr på aftalers status og underskrivelser. 

Grafaftaler efter

Hver aktiveret indstilling (efter dato, afsender, gruppe, formular, workflow og signaturtype) giver en forskellig type graf på rapporten.

Og så videre

Parametrene i denne sektion er til at ændre grafikken på resultatrapporten. Ændring af disse fra standardparametrene kan fremskynde rapportprocessen.

Når du klikker på Kør rapport, genereres rapporten baseret på dine parametre. Der er flere handlinger, du kan udføre med din rapport.

Opdater rapport med aktuelle data

At klikke på dette link svarer til at opdatere siden. Den nye rapport vil inkludere nylige transaktioner og aktivitet.

Gem rapport

Hvis du gemmer rapporten, kan du køre den igen i fremtiden.

Del rapport

Deling lader dig sende rapportresultaterne til en anden. Du skal blot angive deres mailadresse og en besked.

Planlæg rapport

Indstilling af en tidsplan for denne rapport vil køre den med de samme parametre med den hyppighed, de definerer.

Eksportér rapportdata

Hvis du klikker på dette link, bliver du spurgt, om du vil åbne eller gemme en .CSV-fil. CSV-filer kan åbnes i Excel, og alle transaktionsoplysninger for aftalerne i rapporten kategoriseres i de forskellige kolonner.

Printervenlig version

Klik på dette link for at åbne en printervenlig version af rapporten.

Der er adgang til oprettelsesmiljøet ved at:

• Sende et nyt dokument og aktivere indstillingen Vis og tilføj signaturfelter på siden Send

• Redigere et kladdedokument på siden Administrer

• Oprette en ny skabelon eller webformular fra Hjem-siden

• Redigering af et eksisterende biblioteksdokument eller webformular fra siden Administrer

○ Du kan kun redigere skabeloner, du har uploadet. I nedenstående billede kan du se, at den anden skabelon deles af en anden bruger og derfor ikke kan redigeres.

Når oprettelsesmiljøet er startet, bør du bruge et øjeblik på at identificere de fem primære områder:

A. Formularfeltskabelon – denne indstilling vises kun, hvis du har oprettet mindst én formularfeltbiblioteksskabelon.

B. Feltlayout og justering – dette viser værktøjslinjen med formularfeltets størrelse/justering

C. Vælg modtager (rolle) – denne liste viser aftalens modtagere

D. Formularfeltfaner – du kan vælge felter fra disse faner, som du vil føje til dit dokument

E. Tilbage / Nulstil / Gem skabelon / Gem fremskridt:

►Tilbage - med knappen Tilbage kan brugeren navigere tilbage til Send-siden for at redigere aftalens navn og besked, modtagernes mailadresser og de filer, der er vedhæftet aftalen

► Nulstil fjerner alle ændringer, der er foretaget af skabelonen, siden den sidst blev indlæst eller gemt

►Gem som skabelon – når dette er markeret, gemmes skabelonen som et separat biblioteksobjekt, når aftalen sendes. Ved at klikke på Send bliver brugeren bedt om at angive et navn til den nye skabelon

►Gem fremskridt – ved at klikke på dette link gemmes skabelonens aktuelle tilstand

Formularfeltskabelon

Hvis du har oprettet en formularfeltskabelon til dit dokument, kan du vælge og anvende den skabelon ved hjælp af dette sæt værktøjer.

Rullelisten viser de formularfeltskabeloner, der er tilgængelige, og du kan vælge, hvilken siden skabelonen skal startes på. Der kan anvendes flere skabeloner.

Feltlayout og -justering

Dette menupunkt viser værktøjerne til justering og tilpasning af størrelsen på felter i forhold til hinanden. Du kan ctrl-klik på flere felter eller holde shift-tasten nede og vælge et område med musen for at justere dem som en gruppe.

De seks ikoner til venstre justerer felterne i forhold til toppen, den vandrette midterlinje, bunden, venstre side, den lodrette midterlinje og højre side (set fra venstre til højre). 

De næste tre ikoner fastgør alle felter til den samme bredde, højde eller begge. 

Justering og størrelsestilpasning er baseret på det første felt, du vælger.

Vælg modtager (rolle)

Det vigtigste element ved formularoprettelse er formentlig at associere de forskellige modtagere med de felter, de skal udfylde. Ved at vælge modtageren fra listen Modtagere først vil efterfølgende felter, du placerer på formularen, automatisk være relateret til den modtager. Skift modtageren, og nye felter, der placeres, vil være relateret til den nye modtager.

Når et felt er på et dokument, kan du ændre den modtager, som feltet er tildelt til, ved at dobbeltklikke på feltet for at åbne feltmenuen og derefter ændre modtagerlisten.

Menuer for formularfelt

Alle felter, der er tilgængelige i Acrobat Sign kan findes i menuerne i vinduets højre side. Disse felter er kategoriseret efter brug og felttype, og de fleste kan ændres til den højde og bredde, som din formular kræver.

Gem som skabelon

Efter du har føjet de nye formularfelter til din aftale, kan du gemme en kopi i dit bibliotek, før du sender aftalen til underskrivelse.

Klik på afkrydsningsfeltet Gem som skabelon nederst til højre i oprettelsesvinduet, før du klikker på knappen Send, for at føje den ændrede aftale til dit bibliotek.

Først gemmes dokumentet i dit bibliotek.

Derefter sendes din aftale til underskrivelse.

Zoom, nulstil og gem/send

De resterende indstillinger lader dig zoome ind og ud af dit dokument, nulstille eller slette alle de felter, du har placeret, eller gemme/sende dokumentet i dets nuværende tilstand.

Gem som skabelon gemmer formularen som en ny biblioteksskabelon, når aftalen sendes. Afsenderen vil have mulighed for at navngive skabelonen, når Send-knappen er valgt.

Du bør som udgangspunkt gemme dit fremskridt ofte. Men hvis du navigerer væk fra oprettelsesmiljøet, gemmes dokumentet automatisk. Du kan få adgang til det senere fra siden Administrer i sektionen Klasse.

1. Klik på fanen Hjem. Klik derefter på Opret en genanvendelig skabelon

Siden Opret en biblioteksskabelon vises.

2. I feltet Skabelonnavn skal du angive et navn til din skabelon. Dette kan ændres senere om nødvendigt.

3. Klik på Gennemse for at gå til den fil på dit lokale system, der skal bruges til at oprette din genanvendelige skabelon. Hvis du opretter et genanvendeligt dokument, bruges denne fil og dens indhold. Hvis du opretter et genanvendeligt formularfeltlag, inkluderes filens indhold ikke i skabelonen.

4. Vælg den relevante skabelonmulighed Opret som genanvendeligt dokument, Opret som et genanvendeligt formular feltlag eller begge.

5. Vælg den relevante tilladelsesmulighed til deling af skabelonen.

6. Klik på knappen Vis eller tilføj felter. Oprettelsesoplevelsen vises. 

7. Placer de påkrævede felter, der er til de tilsigtede deltagere, ved at trække dem fra formularfelternes faner og slippe dem på dokumentet

8. Klik på Gem, når du er færdig med at tilføje felter

Skabelonen vises nu under sektionen Skabeloner på din Administrer-side. Hvis du har delt skabelonen med brugere i din gruppe eller i din organisation ved at give tilladelse, vises skabelonen nu også i sektionen Skabeloner på deres Administrer-sider, og de kan bruge den til at sende så ofte som muligt. 

Afhængigt af dine forretningskrav skal flere modtagere muligvis udføre en handling på en aftale. Du har måske brug for, at to personer underskriver en aftale, og en anden godkender eller delegerer den til en ekstra underskriver. Ved afsendelse til flere modtagere har du også flere muligheder for, hvordan aftalen bør sendes: sekventielt, parallelt eller hybrid. 

Denne proces er, hvad navnet antyder. Dette bruges til situationer, hvor kun du skal underskrive et dokument og sende det til én eller flere personer. Hvis du f.eks. skal sende en underskreven W-9-aftale eller NDA eller begge til én eller flere personer. Du kan sende det underskrevne dokument til dig selv, så længe du ikke bruger den samme mailadresse, som du brugte til login. Dette skyldes, at der gemmes en kopi af det underskrevne dokument, som du har adgang til på fanen Administrer. Bemærk, at funktionen "Udfyld og underskriv" kun findes på Hjem-siden.

1. Klik på Udfyld og underskriv et dokument på siden Hjem. 

3. Angiv et Aftalenavn

4. Træk og slip den fil, du vil underskrive, eller klik på linket Tilføj filer, og find/vedhæft dokumentet fra dit lokale system eller et netværksdrev

5. Klik på Næste.

6. Siden Udfyld og underskriv indlæses.

                Placer indhold (tekst, afkrydsninger, signatur) som ønsket.

7. Når du er færdig, skal du klikke på OK

8. Siden efter underskrivelses vises med muligheder for at sende dokumentet, downloade en kopi, vise dokumentet på siden Administrer eller underskrive et andet dokument

Denne Send i massevis-proces lader dig sende et dokument til hundredvis af personer på én gang. Hver underskriver underskriver sin egen kopi af dokumentet, og disse individuelle aftaler returneres til dig. Denne proces kan bruges til at indsamle NDA'er, HR-dokumenter eller tilladelsesskemaer. Linket til Send i massevis kan findes på Hjem-siden.

Send i massevis-modtagere kan angive ved enten at føje mailadresserne til feltet "Til:" eller ved at uploade en .CSV-fil med modtagerens oplysninger inkluderet. .CSV-processen lader dig forudfylde data for hver underskriver, så du har mulighed for at tilpasse feltoplysningerne for hver person. Du kan f.eks. tilpasse beskeden i de "Underskriv..."-mails, der sendes til hver underskriver.

Webformularer er hostede dokumenter, der kan underskrives af alle, der har adgang til dem. De er ideelle til tilmeldingsark, afkald eller andre dokument, som mange personer skal have adgang til og underskrive online.

Webformularer kan genereres i to forskellige formularer: som JavaScript eller en URL. JavaScript-muligheden leverer koden, der skal bruges til at integrere webformularen i dit websted. URL-muligheden leverer en webadresse, der er hostet af Acrobat Sign, som afsendere kan bruge til at få dokumentet underskrevet. Linket til Opret webformularer findes på siden Hjem.

Selvom oplevelsen af underskrivelse med webformularer er den samme som en almindelig transaktion via Acrobat Sign, kan webformularer kun underskrives af én underskriver og medunderskrives af hvem som helst, du angiver. 

Brug det intuitive dashboard i Acrobat Sign Manager til at få adgang til dine dokumenter fra din mobilenhed for at sende og underskrive aftaler. Det nye dashboard virker godt med iOS 9 og iPad Pro. Den forbedrede afsendelsesoplevelse forenkler den måde, du sender dokumenter til underskrivelse på. 

Download appen her.

Acrobat Sign Manager til Android er oversat til 19 sprog for at matche Acrobat Mobile.

Download appen her.