Adobe Acrobat Sign Lexicon

Dokumenter/filer/vedhæftede filer vs. aftaler vs. transaktioner

Dokumenter/filer/vedhæftede filer er alle individuelle filer, der uploades til Acrobat Sign-systemet. Byggematerialerne til aftalen.
Aftaler er de kundeorienterede objekter, som Acrobat Sign opretter fra de uploadede filer, og som modtagere udfylder eller underskriver. "Aftale" er det udtryk, der bruges til at definere både objektet under processen med at indhente signaturer og den endelige PDF, der genereres.
Transaktioner omfatter aftalen og al tilhørende logning og dokumentation, der genereres til/af aftalen undervejs. (fx: Revisionsrapporter, godkendelsesresultater, .csv-sider med data på feltniveau)

Funktionspræfikser

Efterhånden som funktioner udvikler sig, vil præfikser blive anvendt for at angive, hvor funktionen befinder sig i udgivelsen/afslutningen af livscyklussen.

Ny – noget helt nyt.
Moderne – noget opdateret, der kan have mulighed for at skifte mellem de moderne og klassiske oplevelser.
- Moderne versioner af ting kan have Nye funktioner. F.eks. har den moderne version af den brugerdefinerede workflowdesigner nye funktioner
Klassisk – den ældre version af noget, der opdateres, bruges typisk, når der er mulighed for at skifte mellem aktive versioner.
Original – den ældre version af noget, når muligheden for at skifte er fjernet for nyoprettede konti.

Intern vs. ekstern

Udtrykket "intern" beskriver gruppen af bruger-id'er inden for et fælles konto-id. Disse bruger-id'er er interne på kontoen, og indstillinger, der gælder for interne brugere, gælder kun for disse bruger-id'er.

Alle andre mailadresser er "eksterne".

Bemærk:

Mange virksomheder har flere konti.

Brugere fra samme virksomhed (som deler det samme domæne i deres mailadresse), men ikke inden for samme konto-id, er eksterne i forhold til hinanden

Administratorer på kontoniveau kan få en komplet liste over interne mailadresser ved at navigere til Konto > Brugere og klikke på ikonet Eksportér brugerliste.

En CSV-fil downloades til dit lokale system. Denne CSV opregner brugerne på kontoen, inklusive deres aktuelle status.

Objekter og objekt-id'er

Objekter

Inden for Adobe Signs omfang er et "objekt" en diskret forstået gruppe af attributter/egenskaber.

Typer af objekter er:

Kontoen som helhed
Grupper
Brugere
Aftaler

Hvor alle objekter af samme type har den samme liste over egenskaber, vil værdierne, der tilskrives disse egenskaber, ofte være forskellige og skal i nogle tilfælde være det.

For eksempel har alle Brugere en mailadresse-egenskab, og hver brugers mailværdi skal være unik.

Når "objekter" bruges i dokumentation, er forståelsen, at hele typen af objekter indgår. (f.eks. kan brugere oprettes med en CSV-fil)

Objekt Id'er

Alle objekter har unikke identifikationsnumre for at skelne mellem objekter af samme type. Hver bruger har et unikt bruger-id. Hver aftale har et unikt aftale-id.

Objekter bruger ofte objekt-id'er som nøgleegenskaben til at etablere relationer med andre objekter. På denne måde kan objekter opretholde løbende relationer, selvom andre attributter ændrer sig.

For eksempel kan et bruger-id oprette flere aftale-id'er, og den relation fortsætter, selvom brugeren ændrer andre egenskaber, såsom brugerens navn og mailadresse.

Når det bruges i dokumentation, identificerer et objekt-id én unik instans fra en type objekter. (f.eks. ændrer mailadressen på et bruger-id ikke ejerskabet af aftalerne om bruger-id'et).

Forhold mellem overordnet og underordnet (skabelon)

Idéen om et forhold mellem overordnet og underordnet illustreres bedst med en skabelon, der bruges til at generere flere kopier af sig selv uden at forbruge skabelonen. Fordi den overordnede er direkte relateret til den underordnede aftale, som den genererer, kan det overordnede objekt rapportere om den relative status for alle underordnede aftaler.

Adobe Acrobat Sign har tre eksempler på dette princip:

Biblioteksskabeloner – når biblioteksskabeloner er knyttet til en aftale, spores aftaleforholdet som et underordnet skabelondokument. (Bemærk, at dette kun er sandt, hvis kun én skabelon er knyttet til aftalen.) Biblioteksskabeloner kan rapportere om de aftaler, der har brugt skabelonen fra siden Administrer
Webformularer – Webformularer opretter en overordnet skabelon, der kopieres, når en bruger forsøger at indsende formularen til underskrift. Den overordnede Webformular spores på siden Administrer og kan rapportere om eventuelle igangværende eller afsluttede aftaler.
Send i massevis – processen Send i massevis giver brugeren mulighed for at uploade og konfigurere ét sæt filer og en CSV-liste over mailadresser. Dette opretter en overordnet skabelon, der kopierer sig selv og sender en diskret aftale til hver mail inkluderet i CSV-listen. Det overordnede objekt spores på siden Administrer og kan bruges til at rapportere om den relative status for de affødte underordnede aftaler.

Egenskabs-/indstillingsarv

Adobe Acrobat Sign er bygget på en objektorienteret model, der gør det muligt at oprette "underordnede" objekter fra "overordnede" objekter. Når et underordnet objekt oprettes, arver det alle egenskaber (attributter og indstillinger) for det overordnede (skabelon) objekt.

Vedvarende arv dikterer, at hvis det overordnede objekt ændrer en egenskabsværdi, flyder denne ændring ned til alle underordnede objekter, som arver denne ændring i overensstemmelse hermed.

Ved at bryde arvelinket kan et underordnet objekt tilpasses for at lette et specifikt resultat.

Et godt eksempel på dette i Adobe Acrobat Sign er Account:Group-relationen. Som standard arver alle nye grupper de indstillingsværdier, der er defineret på kontoniveau. Grupper har dog mulighed for at bryde nedarvningslinket fra kontoniveauet og tilpasse gruppeindstillingerne til et specifikt resultat (f.eks. strammere signaturkrav, specifikke aftalestandarder).

I Adobe Acrobat Sign flyder arv fra overordnet > underordnet gennem objekterne: Program > Serviceniveau > Konto > Gruppe > Bruger

Programmet er basisobjektet og indeholder alle mulige muligheder for tjenesten.
Serviceniveau er det serviceniveau, en kunde køber. På dette niveau er de forskellige funktioner aktiveret for at adskille en Enterprise-konto fra en Individual-konto (eksempelvis).
Konto-niveauet arver alle indstillinger fra Serviceniveauet og giver brugeradministratorerne mulighed for at tilpasse kontoen til deres specifikke brug. Dette er det højeste myndighedsniveau, som kundeadministratorer kan konfigurere.
Gruppe-niveauet arver alle Konto-niveauindstillinger og giver mulighed for yderligere tilpasning af gruppen. Ændring af indstillingsværdier på gruppeniveau tilsidesætter indstillingerne på kontoniveau og udbreder gruppeindstillingerne nedad til eventuelle underordnede objekter relateret til gruppen.
Både Bruger- og Aftale-objektet arver deres egenskaber fra den Gruppe, de er i. Hvis en bruger ændrer den gruppe, de er relateret til, vil brugeren kun se de værdier, der er arvet fra den nye gruppe, og eventuelle oprettede aftaler vil kun overtage de tilgængelige værdier i den nye gruppe.

På grund af egenskabsarv anbefales det generelt, at administratorer konfigurerer deres kontoniveauindstillinger til at være de mest alvorlige værdier, som deres arbejdsprocesser vil tolerere, og derefter løsner restriktioner efter behov på gruppeniveau.

Underskriver (roller) vs. modtager vs. deltager

Underskriver (eller Godkender, Acceptor osv.) - En eksplicit defineret rolle for en modtager

Alle modtagere har en rolle.

Modtager – enhver mail, der bruges til at inkludere nogen i aftalens "signaturcyklus". Personer, der kan interagere med aftalen, mens den er i gang

Modtagere er en undergruppe af Deltagere.

Deltager – enhver mail (individuel), der er inkluderet i transaktionen. Dette består af afsenderen, alle modtagere og alle cc-parter.

Engangsbrug for afventende brugere

Når en aftale oprettes i Acrobat Sign, forsøger programmet at identificere, om nogen af modtagerne har et eksisterende bruger-id, som aftalen kan relateres til.

Hvis der findes et bruger-id, og det bruger-id er på en konto, som den afsendende konto har tillid til, så er aftale-id'et direkte relateret til bruger-id'et, og aftalen er synlig på brugerens Administrer-side.

Hvis mailen ikke findes i systemet, eller hvis det afsendende konto-id ikke er betroet af bruger-id'ets konto, så opretter Acrobat Sign et unikt engangsbruger-id specifikt til at spore modtagerens aktiviteter for det pågældende aftale-id. Engangsbruger-id'er findes kun, så længe aftalen er i gang. Når aftalen er afsluttet, og alle de logbare hændelser er registreret, er engangsbruger-id'et ikke længere nyttigt og bliver slettet fra systemet.

Afsluttet tilstand

En afsluttet tilstand opnås, når aftalen ikke har flere handlinger, som modtagere kan udføre for at fuldføre den. Der er tre afsluttede tilstande:

Fuldført – opnås, når aftalen fuldfører alle processer med alle modtagere.
Forladt – en forladt aftale er blevet stoppet af en eksplicit handling. Denne handling kan komme fra flere kilder:
- Annulleret af afsenderen
- Afvist af modtageren
- Mislykket pga. godkendelsesfejl hos modtagere
- Mislykket pga. systemfejl
Udløbet – aftaler, der når deres udløbsdato pga. inaktivitet inden for den definerede tidsperiode.

Adobe Acrobat Sign Lexicon (terminologi, jargon, hvad har du...)