Signaturcyklusser – klassisk grænseflade

Underskriverne modtager og underskriver dokumentet i den rækkefølge, deres mailadresser blev angivet i feltet Til:. Når den sidste underskriver fuldfører underskrivelsesprocessen, modtager alle parter en mail om, at dokumentet er underskrevet og arkiveret, og med de underskrevne PDF-filer vedhæftet.

Parallelt arbejdsforløb for underskrivelse

Klik på Udfyld i enhver rækkefølge for at starte et parallelt workflow.

Alle modtagerne modtager dokumentet samtidig og kan underskrive i en hvilken som helst rækkefølge. Når den sidste underskriver har fuldført underskrivelsesprocessen, modtager alle parter en mail om, at dokumentet er underskrevet og arkiveret, og med de underskrevne PDF-filer vedhæftet.

Hybrid workflow

Se videoen

Et "hybrid" arbejdsforløb er en forekomst af den sekventielle deltagelsesrækkefølge, hvor en eller flere af trinnene involverer to eller flere modtagere, der får adgang til dokumentet på samme tid. Alle underskrivere/godkendere af det "parallelle" trin vil skulle fuldføre deres part, før den sekventielle proces skifter til det næste trin.

I ovenstående billede har vi f.eks. en signaturcyklus med tre trin:

• Trin 1 er Poh@jupiter.dom. Når aftalen sendes til underskrivelse, får kun fclarke besked. Når fclarke underskriver dokumentet, fortsætter vi til næste trin.
• Trin 2 er det hybride trin. Du kan se, at alle tre modtagere får samme nummer (2), og dette betyder, at Adobe Acrobat Sign giver disse modtagere besked samtidigt. De kan sætte deres signaturer i enhver rækkefølge, men de skal alle fuldføre deres del, før signaturcyklussen går videre til det næste trin.
• Trin 3 er en anden individuel modtager. Når modtageren i "Trin 3" sætter sin godkendelse, fuldføres og udføres aftalen, og alle parter får besked med en kopi af aftalen i PDF-format.

For at oprette en hybrid gruppe skal du angive hver parts mailadresse, som var de individuelle modtagere, og derefter klikke og trække modtagerfeltet over til en anden i hybridgruppen. Du vil se en besked på skærmen om, at du er ved at oprette en parallel gruppe. Manuel ændring af indekstallene til den samme værdi vil også oprette den hybride gruppe.

Modtagergrupper

Modtagergrupper er nyttige, når du skal "sign off" fra et team eller en organisation, men ikke fra en specifik person i den gruppe. Ethvert medlem i gruppen har tilladelse til at underskrive eller godkende på vegne af hele gruppen. 

På billedet ovenfor kan du f.eks. se en signaturcyklus i tre trin:

• Trin 1 (michael@nope.dom) er en underskriver og får besked om, at deres signatur kræves, så snart aftalen sendes. Når Michael sætter sin signatur, overgår aftalen til trin 2.
• Trin 2 er en modtagergruppe for godkender med navnet "Juridiske medunderskrivere". Fire personer er blevet indlemmet i gruppen. Når en af de identificerede modtagere giver sin godkendelse, går aftalen videre til tredje trin.
• Trin 3 er en individuel underskriver. Når denne endelige signatur er fuldført, udføres aftalen til fulde, og alle parter får besked og modtager en kopi af aftalen i PDF-format.

For at oprette en Modtagergruppe skal du vælge linket Tilføj modtagergruppe øverst til højre i modtagerfeltet. Dette skaber beholderen, hvor du bliver bedt om at indtaste gruppenavnet og de potentielle modtagere. Der kan bruges to typer modtagergrupper:

• Ad hoc-modtagergrupper angives manuelt af afsenderen og bruges kun til den aftale, de er defineret i. Ad hoc-modtagergrupper:
  • Skal være aktiveret af en administrator, før de er tilgængelige for brugeren.
  • Tillad afsenderen at definere så mange modtagere i gruppen som nødvendigt
  • Tillad afsenderen at navngive gruppen.
  • Den kan ikke gemmes til genbrug.
• Genanvendelige modtagergrupper kan oprettes af brugere og gemmes som personlige grupper eller deles med deres gruppe eller konto. Genanvendelige modtagergrupper:
  • Er aktiveret for alle brugere under deres adressebog i brugerprofilen.
  • Skal defineres, før de kan bruges.
  • Skal have et passende omfang, så brugeren kan få adgang til dem.
  • Det kan ikke redigeres i form af navn eller mailværdier.

Alle medlemmer i modtagergruppen modtager den endelige PDF-kopi af den underskrevne aftale, også selvom de ikke specifikt deltager.