En la biblioteca de documentos de Box, realice una de las acciones siguientes:
- Haga clic con el botón derecho en un archivo no PDF que desee convertir a PDF y seleccione Integraciones > Crear PDF con Adobe Acrobat.
Adobe Acrobat para Box es un paquete integrado de servicios de PDF que permite hacer lo siguiente:
Adobe Acrobat para Box es compatible con todos los navegadores modernos, como Chrome, Firefox, Safari y Microsoft Edge.
A partir del 1 de octubre de 2021, las herramientas de Acrobat dejarán de ser compatibles con los navegadores Internet Explorer y Microsoft Edge heredados.
Abra y visualice archivos PDF en línea con el previsualizador basado en web de alta calidad de Adobe. Para abrir un archivo PDF, realice una de las acciones siguientes:
Si aparece un cuadro de diálogo donde se solicita que conceda acceso, haga clic en Permitir acceso a Box.
El archivo PDF se muestra en la ventana de vista previa de Adobe Acrobat. Desde el menú superior, puede agregar anotaciones, buscar palabras, descargar, imprimir y editar archivos PDF para organizar las páginas, combinar archivos, exportar archivos PDF a otros formatos, enviar documentos para firmar y convertir archivos a PDF.
A. Deshacer o rehacer cambios B. Agregar anotaciones: agregue comentarios al texto y notas adhesivas, o utilice las herramientas resaltar y dibujo C. Borrar dibujo D. Buscar en el documento E. Descargar PDF, imprimir PDF, obtener ayuda, iniciar sesión o cerrar sesión F. Editar para organizar páginas, combinar archivos, exportar a PDF, enviar documentos para firmar y convertir archivos PDF
Puede convertir documentos de Microsoft Office y otros formatos de archivo compatibles en archivos PDF de Adobe de alta calidad que conserven las fuentes, el formato y los diseños.
El complemento permite convertir a PDF los siguientes tipos de archivo más habituales:
Formatos de origen para la conversión a PDF | Extensiones de nombre de archivo admitidas |
---|---|
Microsoft Word | .doc, .docx |
Microsoft Excel | .xls, .xlsx |
Microsoft PowerPoint | .ppt, .pptx |
Formatos de archivo de imagen | .bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .png, .tif, .tiff |
Formato de texto enriquecido | .rtf |
Archivo de texto | .txt, .text |
Adobe Illustrator | .ai |
Adobe InDesign | .indd |
Adobe Photoshop | .psd |
Formato de formulario de Rellenar y firmar | .form |
Pasos para convertir un archivo a PDF:
En la biblioteca de documentos de Box, realice una de las acciones siguientes:
A. Lista de aplicaciones recomendadas B. Crear PDF con Adobe Acrobat
Es posible que se le pida que inicie sesión en Adobe Acrobat. Inicie sesión con su Adobe ID y contraseña.
Si ha abierto un archivo PDF en la ventana de previsualización de Adobe Acrobat, haga clic en Editar > Convertir a PDF y se mostrará el explorador de archivos de Box. Seleccione el archivo que desea convertir en PDF y haga clic en el icono de marca de verificación.
El archivo se convierte a PDF y se guarda en su biblioteca de Box. Además, se muestra una vista previa del archivo.
Si selecciona un archivo para convertirlo desde una carpeta compartida de la biblioteca de documentos de Box, se guarda una copia del archivo PDF convertido en la misma carpeta. Si no dispone de los permisos necesarios para la carpeta compartida, el archivo PDF convertido se guarda en la carpeta principal de su biblioteca de documentos de Box.
La extensión permite convertir a PDF los siguientes tipos de archivo más habituales:
Formatos de origen para la conversión a PDF | Extensiones de nombre de archivo admitidas |
---|---|
Microsoft Word | .doc, .docx |
Microsoft Excel | .xls, .xlsx |
Microsoft PowerPoint | .ppt, .pptx |
Formatos de archivo de imagen | .bmp, .gif, .jpeg, .jpg, .png, .tif, .tiff |
Formato de texto enriquecido | .rtf |
Archivo de texto | .txt, .text |
Adobe Illustrator | .ai |
Adobe InDesign | .indd |
Adobe Photoshop | .psd |
Formato de formulario de Rellenar y firmar | .form |
Pasos para combinar archivos en un PDF:
En la biblioteca de documentos de Box, seleccione un archivo que desee combinar, haga clic con el botón derecho y realice una de las acciones siguientes:
En la ventana de vista previa de Adobe Acrobat, haga clic en Editar > Iniciar sesión. Introduzca su Adobe ID y contraseña cuando se le indique.
Seleccione Editar > Combinar archivos en la barra de herramientas.
Se muestra una vista previa de los archivos. Utilice las opciones que aparecen debajo del botón Combinar para organizar los archivos en la vista de cuadrícula o en la vista de lista. También puede utilizar el botón + o - de la esquina inferior derecha de la ventana para aumentar o reducir la previsualización de la miniatura. Para añadir más archivos, haga clic en el botón Insertar archivos.
Seleccione archivos en la ventana del explorador de archivos de Box y haga clic en el icono de marca de verificación.
Para eliminar archivos, seleccione los archivos que desee y haga clic en el icono de eliminar. Introduzca el nombre del nuevo archivo y haga clic en Guardar.
(Opcional) Si el archivo tiene varias páginas, los números de páginas aparecen en la parte inferior del archivo. Pase el ratón por encima del archivo y haga clic en el botón de la flecha para expandirlo. Utilice la función de arrastrar y soltar para cambiar el orden de páginas que desea mostrar en el documento PDF combinado.
Los archivos se combinan en un PDF y el resultado se guarda en la biblioteca de documentos de Box. Además, se muestra una vista previa del archivo.
Si selecciona un archivo para combinar desde una carpeta compartida de la biblioteca de documentos de Box, el archivo combinado se guarda en la misma carpeta. Si no dispone de los permisos necesarios para la carpeta compartida, el archivo combinado se guarda en la carpeta principal de su biblioteca de documentos de Box.
Es posible convertir archivos PDF a distintos formatos de documento.
Adobe Acrobat realiza OCR en los archivos PDF que contienen imágenes, ilustraciones vectoriales, texto oculto o una combinación de estos elementos. Por ejemplo, realiza un OCR en los archivos PDF creados a partir de documentos digitalizados. Adobe Acrobat también realiza OCR en el texto que no se puede interpretar porque el texto se ha codificado incorrectamente en la aplicación original.
OCR es la conversión de imágenes de texto (texto digitalizado) en caracteres editables, lo que permite buscar, corregir y copiar el texto.
La extensión permite exportar a los siguientes tipos de archivo desde el formato PDF:
Formatos de origen para la exportación de PDF |
Extensiones de nombre de archivo admitidas |
---|---|
Microsoft Word |
.doc, .docx |
Microsoft Excel |
.xlsx |
Microsoft PowerPoint |
.pptx |
Formato de texto enriquecido |
.rtf |
Imagen |
.jpg, .tiff, .png |
Pasos para exportar un PDF:
En la biblioteca de documentos de Box, seleccione el archivo PDF que desea exportar, haga clic con el botón derecho y realice una de las acciones siguientes:
En la ventana de vista previa de Adobe Acrobat, haga clic en Editar > Iniciar sesión. Introduzca su Adobe ID y contraseña cuando se le indique.
Seleccione Editar > Exportar PDF en la barra de herramientas.
Se muestra la página Exportar PDF. Haga lo siguiente:
Haga clic en Exportar a [ formato seleccionado].
(Por ejemplo, en la captura de pantalla del paso 4, el nombre del botón se muestra como Exportar a Documento de Microsoft Word (*.docx)).
El archivo PDF seleccionado se exporta al formato elegido con el mismo nombre. El documento exportado se guarda automáticamente en la misma carpeta de la biblioteca de documentos de Box.
Si selecciona un archivo PDF para exportar desde una carpeta compartida, el archivo PDF exportado se guarda en la misma carpeta compartida de la biblioteca de documentos de Box. Si no dispone de los permisos necesarios para la carpeta compartida, el archivo PDF exportado se guarda en la carpeta principal de su biblioteca de documentos de Box.
Puede organizar los documentos PDF existentes mediante la eliminación, reordenación o rotación de sus páginas.
Pasos para organizar las páginas en un PDF:
En la biblioteca de documentos de Box, seleccione el archivo PDF que desea organizar, haga clic con el botón derecho y realice una de las acciones siguientes:
En la ventana de vista previa de Adobe Acrobat, haga clic en Editar > Iniciar sesión. Introduzca su Adobe ID y contraseña cuando se le indique.
Seleccione Editar > Organizar páginas en la barra de herramientas.
Se muestra la ventana Organizar páginas. Muestra las miniaturas de página del PDF seleccionado.
Para eliminar páginas, haga lo siguiente:
Para girar páginas, haga lo siguiente:
Para reordenar las páginas, arrastre la miniatura de página a la nueva ubicación. Las páginas se volverán a numerar.
Para guardar los cambios en el archivo, haga clic en Guardar. Escriba el nombre del archivo y haga clic en Guardar. El archivo se guarda en la misma carpeta de la biblioteca de documentos de Box.
Si selecciona un archivo para organizar desde una carpeta compartida de la biblioteca de documentos de Box, el archivo PDF organizado se guarda en la misma carpeta. Si no dispone de los permisos necesarios para la carpeta compartida, el archivo PDF organizado se guarda en la carpeta principal de su biblioteca de documentos de Box.
Puede conseguir que otros firmen los documentos mediante la integración de Adobe Acrobat en Box, que se basa en servicios en la nube proporcionados por Adobe Acrobat Sign. Permite a los firmantes firmar acuerdos rápidamente desde cualquier lugar utilizando un navegador web o un dispositivo móvil. Los firmantes no están obligados a suscribirse ni a comprar ningún producto de Adobe para firmar los acuerdos.
Además de PDF, puede enviar archivos de Microsoft Office, varios archivos de imagen y archivos de texto para su firma. Los tipos de archivo compatibles son: DOC, DOCX, RTF, XLS, XLSX, PPT, PPTX, TXT, TIFF, TIF, BMP, GIF, JPG, JPEG y PNG.
Nota: Realice todos los cambios antes de firmar. El acuerdo firmado está certificado por Acrobat Sign.
Pasos para obtener documentos firmados por otros usuarios:
Inicie sesión en su cuenta de Box.com.
Seleccione un archivo y realice una de las acciones siguientes:
A. Lista de aplicaciones recomendadas B. Enviar con Acrobat Sign
En el cuadro de diálogo de permisos, haga clic en Permitir acceso a Box.
Si se le solicita, inicie sesión con su Adobe ID. Si no puede iniciar sesión u obtiene un error, es posible que esté utilizando un Acrobat Sign ID establecido. Si utiliza un Acrobat Sign ID establecido, debe registrarse para obtener un nuevo Adobe ID utilizando la misma dirección de correo electrónico. Siga los pasos que se indican en la sección Convertir su Acrobat Sign ID establecido en Adobe ID.
Después de registrarlo, la base de datos de Adobe vinculará correctamente su Adobe ID a su Acrobat Sign ID y le permitirá autenticarse en su cuenta de usuario existente.
En la página de destino de Enviar para firmar, haga lo siguiente:
Dependiendo del tipo de usuario, el usuario tendrá disponibles algunas o todas las opciones en la página de aterrizaje de Enviar para firmar.
Haga clic en Enviar.
Una copia del acuerdo enviado se almacena junto con el historial de auditoría en la biblioteca de documentos de Box y se muestra un cuadro de diálogo de confirmación.
En Box, el flujo de actividad muestra el estado actual de sus acuerdos. Al abrir un documento PDF enviado para firmar, la actividad en el panel derecho muestra el estado del acuerdo, como Enviado para firmar, la finalización del documento por parte del destinatario y más.
A. Acuerdo enviado para firmar B. Estado que muestra la finalización del acuerdo
Acrobat Sign para Box admite contraseñas como método de autenticación de segundo factor para los firmantes.
Configure la opción de contraseña, haga clic en el icono Correo electrónico a la derecha de la dirección de correo electrónico del destinatario y seleccione Contraseña en el menú emergente.
Se le solicitará que introduzca un valor alfanumérico entre 3 y 32 caracteres.
Los firmantes no podrán ver el documento hasta que la contraseña se introduzca correctamente
Existen una serie de aspectos que tener en cuenta al utilizar la autenticación por contraseña:
Los archivos PDF firmados se bloquean de forma predeterminada para evitar manipulaciones con el contenido del PDF.
Además, un emisor puede aplicar una contraseña que evite que el PDF se vea cuando esté abierto.
Esta contraseña es un sistema alfanumérico de valores de 3 a 32 caracteres establecido cuando se crea el acuerdo:
De manera similar a las contraseñas de la autenticación, la contraseña no se almacena en los registros del acuerdo y no puede recuperarse si se pierde. La contraseña fuerza una autenticación al abrirse el PDF. El contenido del PDF no puede verse hasta que la contraseña se especifique correctamente. Una vez que la contraseña se aplique correctamente, el contenido del PDF se puede leer. Las medidas básicas de seguridad contra la modificación del PDF siguen activadas y evitan alteraciones en el contenido.
Al enviar un acuerdo, se puede establecer un recordatorio para todo el acuerdo.
Esto significa que a cada uno de los destinatarios se le asignará un recordatorio cuando sea su turno de firmar el documento. Solo se notifica al destinatario actual con un recordatorio del acuerdo.
Cuando un acuerdo con un recordatorio se envía inicialmente, también se envía un correo electrónico de Firme al primer destinatario. Este evento inicia el temporizador para el primer recordatorio.
Si el recordatorio está configurado para enviarse cada tercer día (por ejemplo), el primer recordatorio se activará exactamente 72 horas después de que el correo electrónico Firme se haya enviado.
Cuando el destinatario termina su acción con el acuerdo, el reloj del recordatorio del destinatario se finaliza.
En caso de que haya varios destinatarios, el siguiente destinatario en el flujo recibirá un correo electrónico de Firme inmediatamente después de que el destinatario anterior haya completado la acción. El reloj de recordatorio se inicia para el nuevo destinatario en función de la hora de envío del correo electrónico Firme (no según la marca de la hora inicial).
Este proceso pasa por todos los destinatarios del acuerdo hasta que este se ejecute por completo.
De forma predeterminada, el PDF firmado se enviará de vuelta a la carpeta original en la que el documento original inició el proceso. Al enviar el acuerdo, el remitente tiene la opción de cambiar esta opción predeterminada para que se envíe a cualquier otra carpeta de Box.
Nota: Redirigir un documento solo se aplicará a ese acuerdo. Este cambio no alterará el comportamiento establecido para los documentos futuros o anteriores.
Para cambiar la carpeta de destino del acuerdo, haga lo siguiente:
2. En el explorador de carpetas de Box, elija la carpeta que desee y haga clic en el icono de marca de verificación para seleccionarla.
La página tras el envío se actualizará para reflejar la nueva ruta. Puede cambiar la ruta de nuevo si es necesario.
Una vez que cierre la página tras el envío, no podrá editar más la ruta de retorno del PDF firmado.
El firmante recibirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo para firmar el acuerdo. Los firmantes no están obligados a suscribirse ni a comprar ningún producto de Adobe para firmar los acuerdos. Pueden firmar acuerdos mediante un navegador web, un dispositivo móvil o una aplicación de escritorio de Acrobat/Acrobat Reader. Para firmar el acuerdo, haga clic en Revisar y firmar.
Al enviar un acuerdo para firmar, una copia del mismo se almacena, junto con el historial de auditoría, en la biblioteca de documentos de Box. Según el estado del acuerdo, un sufijo (in-progress-Acrobat Sign), (completed-Acrobat Sign), (failed-Acrobat Sign) o (expired-Acrobat Sign) se añade al nombre del acuerdo.
Para realizar un seguimiento de todos los acuerdos enviados para firmar, haga lo siguiente:
En el cuadro de diálogo de confirmación de acuerdos enviados, haga clic en Seguimiento del acuerdo. La página del acuerdo se muestra en una nueva pestaña del explorador.
Si tiene un Acrobat Sign ID establecido, debe registrarse para obtener un nuevo Adobe ID utilizando la misma dirección de correo electrónico. Después de registrarlo, la base de datos de Adobe vinculará correctamente su Adobe ID a su Acrobat Sign ID y le permitirá autenticarse en su cuenta de usuario existente. Para registrarse con el fin de obtener un nuevo Adobe ID utilizando el Acrobat Sign ID establecido, haga lo siguiente:
No se pierde ningún dato al registrarse para obtener un nuevo Adobe ID utilizando su Acrobat Sign ID establecido.
En la página de inicio de sesión de Adobe Acrobat, haga clic en Crear una cuenta.
Utilice su Acrobat Sign ID existente, rellene los datos solicitados y, a continuación, haga clic en Crear cuenta.
Confirme su dirección de correo electrónico introduciendo el código de seis dígitos que se le ha enviado.
Una vez que se confirme su Adobe ID, se mostrará la página Enviar para firmar.
Utilice las funciones de comentarios de Document Cloud para escribir notas para usted mismo mientras ve o lee documentos. Puede agregar comentarios a sus archivos PDF utilizando comentarios al texto, notas adhesivas, resaltado de texto o la herramienta de dibujo. Para añadir comentarios, haga lo siguiente:
Desde la biblioteca de documentos de Box, seleccione el archivo PDF que desea comentar, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Abrir con > Adobe Acrobat (web).
En la barra de herramientas, seleccione la herramienta de anotación que desee y haga clic en la posición donde desee colocar la nota. Podrá utilizar los siguientes tipos de comentarios:
Al utilizar la anotación Agregar texto, el mismo texto se publica como comentario y aparece en el panel de comentarios.
A. Agregar comentario al texto B. Añadir nota adhesiva C. Resaltar texto D. Usar la herramienta de dibujo libre
Cuando se selecciona un fragmento de texto de un archivo PDF, aparecerán las siguientes herramientas adicionales para los comentarios:
A. Resaltar texto B. Tachar texto C. Subrayar texto D. Copiar texto
Para anotaciones como Comentario de texto, Resaltar texto, Herramienta de dibujo, Tachar texto y Subrayar texto, los comentarios se agregan inmediatamente al documento. Para una anotación de nota adhesiva, el panel de comentarios se muestra a la derecha. Escriba el comentario y haga clic en Publicar.
Document Cloud guarda automáticamente el archivo PDF cada 30 segundos. Para guardar el PDF inmediatamente, haga clic en Guardar en la barra de herramientas.
Si comenta un archivo PDF en una carpeta compartida de la biblioteca de documentos de Box, el archivo se guarda en la misma carpeta, no en la carpeta de inicio.
Para cambiar el color de los comentarios, haga lo siguiente:
Seleccione el comentario. Se abre una ventana emergente.
Del mismo modo, puede elegir y cambiar el grosor de línea de la anotación de la herramienta de dibujo y ajustar el tamaño de fuente de la anotación Agregar texto.
Haga clic en el color para abrir el panel de color.
Seleccione el color que desee y haga clic en Guardar.
Para editar un comentario, haga lo siguiente:
Para eliminar comentarios, seleccione el comentario y realice una de las acciones siguientes:
Para borrar comentarios de dibujo, haga lo siguiente:
Si tiene un Acrobat Sign ID establecido, debe registrarse para obtener un nuevo Adobe ID utilizando la misma dirección de correo electrónico. Después de registrarlo, la base de datos de Adobe vinculará correctamente su Adobe ID a su Acrobat Sign ID y le permitirá autenticarse en su cuenta de usuario existente. Para obtener más información, consulte Conversión de su Acrobat Sign ID establecido en Adobe ID.
Configure el navegador añadiendo las entradas de la web de Adobe y Google a los sitios de confianza.
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Safari
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El estado del acuerdo no se actualiza si se traslada a una carpeta en la que el usuario tiene uno de los permisos siguientes:
Debe habilitar en Admin Console la configuración para el flujo de actividad.
En Box, haga clic en Admin Console en el panel izquierdo.
Haga clic en Aplicaciones.
Haga clic en el conmutador para habilitar el flujo de actividad de Box.
En Admin Console de Box, haga lo siguiente para seleccionar Adobe Acrobat como aplicación predeterminada para los archivos PDF:
En Box, haga clic en Admin Console en el panel izquierdo.
Haga clic en Aplicaciones en el panel izquierdo. En la sección Editores predeterminados, seleccione Adobe Acrobat como aplicación predeterminada para archivos PDF.
No se permiten los formatos de nombre de archivo que se indican a continuación:
Adobe Acrobat para Box no funciona para archivos compartidos si el usuario tiene cualquiera de las siguientes funciones.
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