Información general
Se puede adjuntar una copia del acuerdo firmado en PDF a la notificación final por correo electrónico que se envía a los participantes del acuerdo una vez completado el proceso de firma.
Quién recibe el PDF firmado se basa en la configuración definida en el grupo desde el que se envía el acuerdo y la distribución solo puede limitarse a destinatarios internos, destinatarios externos, destinatarios internos y externos o a nadie.
El PDF entregado se adjunta directamente al correo electrónico y se valida con el certificado de firma CDS de Adobe Acrobat Sign para garantizar que el documento sea una copia certificada del original firmado legalmente en el servidor de Acrobat Sign.
Los administradores deben tener en cuenta la naturaleza del contenido recopilado en sus documentos, además de evaluar los beneficios y riesgos de entregar una copia adjunta de ese documento en formato de correo electrónico. Si las copias no se entregan a los destinatarios, debe establecerse un sistema para facilitar copias del documento firmado a los firmantes externos.
Adjuntar una copia en PDF del documento firmado es un requisito para habilitar la funcionalidad de adjuntar un informe de auditoría o un archivo CSV de los datos recopilados en el documento.
Prácticas recomendadas
Los administradores deberán comprender la naturaleza de los acuerdos que se envían y si la comodidad de entregar el documento firmado a los firmantes supera cualquier riesgo que pueda conllevar adjuntar el PDF.
Objetivamente, es más seguro suprimir el envío por correo electrónico del PDF firmado. Esto debe sopesarse con los requisitos de entrega del documento firmado a los firmantes (si los hay). Si se prescinde del envío automatizado, los administradores deben desarrollar un proceso de recepción y envío para entregar los documentos firmados a sus firmantes cuando se soliciten.
En función del volumen y de la confidencialidad de los distintos acuerdos, puede ser práctico constituir diferentes grupos para suministrar acuerdos confidenciales con opciones de seguridad más estrictas.
Configuración
Disponibilidad:
La opción para adjuntar un PDF al correo electrónico final está disponible para planes de licencia de equipo y empresa.
Ámbito de configuración:
La funcionalidad puede ser activada tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración global > Adjuntar una copia en PDF del documento firmado en los correos electrónicos enviados a
Los controles permiten limitar la audiencia de entrega:
- Todos los destinatarios: todas las partes involucradas en el proceso del acuerdo recibirán una copia del documento.
- Destinatarios internos: solo los participantes que sean internos de su cuenta de Acrobat Sign recibirán el documento.
- Tenga en cuenta que los destinatarios internos tienen acceso directo para descargar una copia del acuerdo original en la página Administrar de su cuenta de Acrobat Sign.
- Destinatarios externos: solo los participantes externos a su cuenta de Acrobat Sign recibirán el documento.
- Tenga en cuenta que los destinatarios externos no suelen tener acceso directo al acuerdo en el sistema de Acrobat Sign. Los destinatarios externos que quieran una copia del documento deben ponerse en contacto con su organización para solicitarla.
- Nadie: el PDF no se adjunta en el correo electrónico final.
