El componente de correo electrónico de Adobe Sign para Salesforce está diseñado para funcionar con cuentas de Gmail para empresas que utilicen el navegador Chrome.

Información general

Un administrador de Salesforce debe configurar primero el componente en el lado de Salesforce. Completado este paso, los usuarios finales solo tienen que habilitar la extensión del navegador, autenticarse en Salesforce y hacer clic en un mensaje de correo electrónico.

El componente Adobe Sign para Salesforce permite a un usuario hacer clic en cualquier mensaje de correo electrónico dentro de su cliente de correo y generar una lista de acuerdos relacionados según las direcciones de correo incluidas en el mensaje.

También permite enviar nuevos acuerdos o recordatorios, o incluso cancelar un acuerdo directamente desde el cliente de correo electrónico.


Habilitación de la extensión del navegador Chrome

La extensión Salesforce solo puede agregarse al navegador Chrome, por lo que su funcionalidad depende del uso de este navegador.

 

1. Abra el navegador Chrome y vaya a: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

  • Se abrirá la página de la extensión.

 

2. Haga clic en el botón AÑADIR A CHROME en la parte superior derecha de la ventana.

  • Aparecerá una ventana emergente para verificar la operación.
Click add to Chrome

 

3. Haga clic en Añadir extensión.

  • La ventana emergente muestra ahora la comprobación de que la extensión se ha instalado.
Add Extension
Extension verification

4. En el navegador Chrome, abra su cuenta de usuario de Gmail.

  • En el lado derecho puede ver el panel de la aplicación. En la parte superior hay una flecha que permite contraer o mostrar el panel de la aplicación.

 

5. Haga clic en el botón Iniciar sesión en Salesforce.

  • Se abre una ventana emergente que le pide autenticarse en Salesforce. 
Installed app

 

6. Inicie sesión utilizando sus credenciales de Salesforce.

  • La ventana de autenticación pide confirmación de que quiere conceder acceso a Gmail para Salesforce.
Authentication

 

7. Haga clic en Continuar.

  • El panel le indica que seleccione un usuario de Gmail que vincular a Salesforce.
Give Access
8. Seleccione un usuario (normalmente, el que se muestra es el correcto).
  • Si selecciona Utilizar otra cuenta, se le pedirá que se autentique en la nueva cuenta de Gmail antes de continuar.
  • El usuario de Gmail elegido queda relacionado de forma lógica con el usuario de Salesforce con el que se ha autenticado.
  • Se muestra una nueva ventana verificación que ilustra el acceso que está concediendo a Salesforce.  
Pick a user

 

9.  Haga clic en Permitir.

  • El panel le pide que verifique que desea vincular la cuenta de Gmail a la cuenta de Salesforce.  
Grant access to Salesforce

10. Haga clic en Vincular cuenta.

  • La ventana emergente se actualiza para señalar la correcta vinculación de las cuentas.
Link Account

 

11. Haga clic en Ir a Salesforce para que la ventana emergente desaparezca y regresar a Gmail.

Verification of linked account

El panel Salesforce a la izquierda muestra ahora el botón Enviar nuevo acuerdo, así como una lista de acuerdos relacionados con cualquier mensaje de correo electrónico que tenga seleccionado. 


Gestión de acuerdos en la ventana de la aplicación

Con el complemento habilitado, puede hacer clic en cualquier correo electrónico y revisar los acuerdos relacionados con los participantes de la conversación.

Nota:

El componente Adobe Sign incluye acuerdos de todas las direcciones de correo electrónico identificadas en el mensaje. Esto incluye a todos los destinatarios del mensaje, incluidos aquellos en copia CC.

Si hace clic en el icono de flecha de la parte superior derecha de la ventana, se abre el panel del complemento y se muestran los acuerdos.

Enabled App-rebranded

 

En la parte superior del panel se indica el número de acuerdos encontrados (en relación con las identidades de correo electrónico adjuntas al mensaje). P. ej., Acuerdos (7).

Hasta cinco acuerdos se muestran de forma predeterminada. Si hay más disponibles, bajo la lista aparece un vínculo Ver todo. Al hacer clic en Ver todo se habilita una ventana cuyo contenido se puede desplazar para revisar la lista completa de acuerdos.

Listed pair-rebranded

La lista de acuerdos se organiza en función del estado de los mismos. El orden de clasificación es:

  • Envío previo / Borrador
  • Enviado para firmar / Enviado para aprobar / Esperando firma/aprobación del contrafirmante
  • Aprobado / Firmado
  • Cancelado / Rechazado / Caducado

Dentro de las secciones, los acuerdos se ordenan por su Fecha de envío, apareciendo arriba lo más recientes.

Al hacer clic en el nombre del acuerdo, se abre una nueva pestaña de Salesforce y se presenta el acuerdo completo.


Acciones disponibles

El panel del complemento no sirve solo para mostrar una lista de acuerdos. Su interfaz de menús le permite crear nuevos acuerdos e iniciar las tareas más comunes.

El botón Enviar nuevo acuerdo destaca bastante, pero justo a la derecha del nombre del acuerdo hay una flecha que abre el menú de lista con acciones adicionales.

Full Menu List-rebranded

Precaución:

No aparecen preguntas como “¿Está seguro?”. Las acciones seleccionadas en el menú de lista se ejecutan inmediatamente.

En esta lista solo aparecen los elementos de menú aplicables a la situación. Por ejemplo, en un acuerdo en estado Borrador solo se verán las opciones Editar y Eliminar.

Limited menu options-rebranded

Enviar nuevo acuerdo

Como cabría esperar, el botón Enviar nuevo acuerdo abre Salesforce en una nueva pestaña y da comienzo a un nuevo acuerdo.  La dirección del remitente del mensaje se importa automáticamente en la plantilla de acuerdo.

Configure y envíe el acuerdo como haría normalmente.

Opción de menú: Editar

Hacer clic en la opción Editar del menú de lista abre una nueva pestaña y abre el acuerdo en Salesforce.

Opción de menú: Eliminar

La opción Eliminar del menú de lista lleva a cabo dos tareas:

  • Cancela el acuerdo en Adobe Sign.
  • Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.

Opción de menú: Firmar

La opción Firmar solo está disponible cuando es su turno para firmar el acuerdo.

Hacer clic en Firmar abre el acuerdo para que pueda revisarlo y aplicar su firma.

Opción de menú: Recordar

Hacer clic en Recordar en el menú de lista envía automáticamente un recordatorio al firmante actual.

Opción de menú: Cancelar

La opción Cancelar del menú de lista cancela la transacción en Adobe Sign y Salesforce.

A diferencia de Eliminar, el registro de Salesforce permanece en la lista de acuerdos de Salesforce con el estado “Cancelado”.

Opción de menú: Ver

La opción Ver abre una nueva ventana donde ver el estado actual del acuerdo.

 

Todas las opciones de menú que no lo trasladan a una ventana de Salesforce informan de la correcta realización de la acción en la parte superior de la lista de acuerdos.

Menu Success message-rebranded

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