Seleccione la herramienta Enviar en bloque como se explicó anteriormente. Aparecerá la página Enviar en bloque para cargar archivos.
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Enviar en bloque le permite cargar un formulario y utilizarlo como plantilla para crear y enviar cientos de formularios. de acuerdos únicos, cada uno dedicado a un firmante externo.
Cada acuerdo está aislado de los demás y contiene su propio informe de auditoría. Cada destinatario desconoce a todos los demás.
El remitente tiene acceso a los acuerdos a través de la pestaña Documentos o a través de la plantilla Enviar en bloque que contiene un informe Acuerdos que realiza el seguimiento del estado general de los acuerdos secundarios creados a partir de la plantilla. Además, el remitente puede exportar los datos de nivel de campo de todos los acuerdos completados en formato CSV utilizando la acción Descargar datos del campo de formulario.
Enviar en bloque se puede encontrar de la siguiente manera:
- Seleccione el elemento del menú Firma electrónica en la barra de navegación superior y, a continuación, Enviar en bloque en la lista desplegable de funciones.
- Seleccione Herramientas y elija Enviar en bloque del carrusel de herramientas.
Pasos para enviar en bloque
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Añadir un archivo:
Cargue (buscándolos o bien arrastrándolos y soltándolos) los archivos principales que esté utilizando para crear su plantilla de acuerdo.
El selector situado a la derecha del botón Seleccionar un archivo permite elegir el origen en el que se encuentra el archivo. El valor predeterminado es su sistema local.
Una vez seleccionado un archivo, se carga la página de configuración.
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Agregar participantes:
1. Enumere los participantes necesarios.
- La acción Firmar se asigna de forma predeterminada.
- La acción Firmar permite al participante introducir datos de campo y firmar el acuerdo.
- Se admiten hasta 50 participantes.
- Cada participante que aparece en la lista recibe su propio acuerdo.
2. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios seguidas de comas o copie y pegue una lista de direcciones de correo electrónico en el campo Correo electrónico.
3. Configure la autenticación para cada participante haciendo clic en el icono de llave situado a la derecha del participante.
- Correo electrónico es el método de autenticación predeterminado para confirmar la identidad de cada participante y es suficiente para obtener una firma legal en la mayoría de los casos.
- Se puede agregar la autenticación mediante contraseña para aumentar la seguridad. Cuando esté configurado, el participante debe introducir la contraseña para poder interactuar con el acuerdo.
- Debe compartir esta contraseña con los participantes fuera de banda.
3. (Opcional) Añadirse a usted mismo o añadir con copia a las partes.
- Haga clic en Añadirme para agregarse como contrafirmante.
- Haga clic en Añadir cc para agregar las personas que desea que se copien cuando se envíe y complete el acuerdo.
- La acción Firmar se asigna de forma predeterminada.
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(Opcional) Agregue archivos adicionales si es necesario.
El archivo inicial seleccionado para iniciar la plantilla de acuerdo ya está adjunto.
Cargue los archivos adicionales que necesite.
- Pueden cargarse varios archivos.
- Todos los archivos cargados se concatenan en un archivo para el acuerdo final.
- El orden en que se muestran los archivos dicta el aspecto que tendrá el acuerdo final.
- Puede hacer clic y arrastrar los archivos para ordenarlos.
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Editar la configuración del acuerdo (opcional):
De forma predeterminada, los acuerdos no requieren una contraseña para ver el acuerdo completado, ni tienen recordatorios configurados para los participantes
- Seleccione Añadir contraseña de acceso si requiere que los destinatarios introduzcan una contraseña para abrir y ver el archivo PDF firmado.
- Seleccione Establecer recordatorio para especificar la frecuencia con la que se enviarán los recordatorios hasta que el acuerdo se complete.
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Haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha de la ventana.
El documento ya está listo para agregar campos que quiera que rellenen o firmen los firmantes.
Nota:Si ha agregado varios documentos, los documentos se convierten en archivos PDF y se combinan en un solo archivo. El archivo combinado se abre para que pueda añadir los campos apropiados.
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Prepare el acuerdo y añada campos:
Ahora puede agregar los campos necesarios al acuerdo. Recuerde que se debe colocar un campo Firma para cada firmante (incluidos los contrafirmantes internos).
Existen dos métodos para aplicar campos:
1. La creación simple se carga de forma predeterminada en la mayoría de los casos. Creación simple:
- Se limita a los tipos de campos más comunes:
- Entrada de texto (todos los campos de texto se marcan como obligatorios)
- Firma
- Nombre del firmante (impreso)
- Correo electrónico del firmante
- Fecha de firma (solo lectura; suministrado por el sistema)
- Casilla de verificación
- Coloca los campos en cualquier lugar donde haga clic en el documento.
- Permite cambiar el tamaño de los campos haciendo clic en la esquina inferior derecha del campo (triángulo azul) y arrastrando el campo al tamaño.
2. La creación avanzada se puede activar seleccionando el conmutador en la esquina superior derecha. Creación avanzada:
- Permite el acceso a todos los tipos de campo (resaltado en amarillo)
- Admite detección de campos de formulario (resaltado en verde)
- Admite campos de prerrellenado (resaltados en rosa)
- Admite asignación de campos (resaltada en púrpura y rosa)
- Admite validación de campos
- Admite campos calculados
- Admite campos condicionales
- Permite el control de la fuente/apariencia del texto del campo
- Coloca los campos arrastrándolos desde el menú situado a la derecha del documento.
- Permite cambiar el tamaño de los campos haciendo clic en la esquina inferior derecha del campo (triángulo azul) y arrastrando el campo al tamaño.
Nota:Puede cambiar entre el modo Simple y Avanzado seleccionando el conmutador Edición avanzada (activado||desactivado) en la esquina superior derecha.
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Confirmación
Se muestra un mensaje de confirmación para verificar que el acuerdo se ha enviado correctamente.
Existen tres opciones para avanzar desde la página posterior al envío:
- Administrar acuerdos: abre la página de envíos en bloque con todos sus acuerdos: realizar un seguimiento del estado, acceder a pistas de auditoría, enviar recordatorio
- Enviar otro documento en bloque: prepare otro documento para enviarlo a muchas personas
- Haga clic en Cerrar para volver a la página de inicio en línea de Acrobat
Administración de los envíos en bloque
Los envíos en bloque se pueden administrar desde la pestaña Documentos.
- Vaya a la pestaña Documentos.
- Seleccione Envíos en bloque en la lista de Sus documentos situada a la izquierda de la ventana.
- Haga clic una vez en el envío en bloque al que desea acceder y abra el menú contextual en el lado derecho de la ventana. El menú contextual del lado derecho contiene cinco secciones distintas:
- Metadatos (cuadrado rojo): en la parte superior del menú se encuentran los metadatos de la plantilla de envío en bloque,
- Imagen de la primera página del envío en bloque
- Título del envío en bloque
- Fecha en la que se mandó el envío en bloque a los participantes
- Valor de correo electrónico del ID de usuario que creó el envío en bloque
- El estado actual de todo el envío en bloque
- El mensaje proporcionado en el correo electrónico inicial
- Cualquier parte de CC (enumerada por valor de correo electrónico)
- Menú Acciones: (cuadrado azul) esta sección contiene todas las acciones que puede realizar en relación con el envío en bloque (plantilla principal). Puede que tenga que hacer clic en el vínculo Ver más situado en la parte inferior derecha de la sección para ver todos los valores:
- Abrir envío en bloque: abre el documento de plantilla de envío en bloque solo para su visualización. No hay ningún campo disponible.
- Recordatorios: añada un recordatorio para usted o para todos los demás que aún tengan que firmar.
- Cancelar: cancelar envío en bloque.
- Descargar PDF: se descarga todo el PDF (en blanco).
- Descargar datos de campo del formulario: se descarga un archivo CSV del contenido de nivel de campo para todos los acuerdos secundarios generados a partir de este envío en bloque principal que se han completado.
- Descargar archivos individuales: proporciona la opción de descargar los archivos PDF individuales si se han utilizado varios archivos para crear el formulario web.
- Ocultar/Mostrar envío en bloque: ocultar/mostrar la opción envío en bloque simplemente elimina (o añade) la opción envío en bloque desde la vista de página normal Administrar.
- Compartir: comparte el envío en bloque junto con su estado con el correo electrónico del usuario que facilite. Los formularios web compartidos se pueden ver en la página Administrar, pero no permiten la edición.
- Se envía por correo electrónico una copia en PDF del envío en bloque (sin campos agregados) al destinatario del uso compartido.
- Ver informe de actividad
- Ver el estado actual de todos los acuerdos secundarios creados por la plantilla principal del envío en bloque.
- Añadir notas: permite al usuario crear notas personales para el envío en bloque.
- Resumen/filtro de acuerdos (cuadrado verde): la sección Acuerdos muestra hasta cinco valores que reflejan el número de acuerdos secundarios de cada estado. Si ningún acuerdo secundario tiene un estado determinado, no se muestra el estado, por lo que puede ver menos de cinco elementos de línea. Al hacer clic en cualquier estado, se genera una lista de filtros de esos acuerdos secundarios:
- Todo: muestra todos los acuerdos (secundarios) que se han generado desde el envío en bloque (plantilla principal).
- En curso: indica que el acuerdo secundario está esperando a que el participante complete su firma.
- Cancelado: indica que el remitente ha cancelado explícitamente el acuerdo secundario o que el participante ha rechazado firmar.
- Finalizado: los acuerdos completados han obtenido correctamente todas las firmas de todos los participantes en el acuerdo.
- Esperándole a usted: indica que se está esperando que el remitente firme el acuerdo.
- Actividad para la plantilla principal del envío en bloque (cuadrado naranja): el vínculo Actividad > situado en la parte inferior del panel contextual abre una lista cronológica de las acciones de habilitación realizadas en el envío en bloque (principal) (p. ej.: los eventos de Creación, Completados).
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