Enviar acuerdos masivos con Enviar en bloque

Con Enviar en bloque, puede enviar copias únicas del mismo documento a muchas personas a la vez y cada persona firmará su propia copia individualmente. También puede seguir y administrar cada acuerdo individual.

Pasos para enviar en bloque:

  1. Inicie sesión en Acrobat Online en https://documentcloud.adobe.com con su Adobe ID y contraseña o con su cuenta de las redes sociales (Facebook o Google).

  2. Haga clic en la tarjeta de herramientas Enviar en bloque del carrusel Herramientas o haga clic en el menú Firmar de la barra de navegación superior y seleccione Enviar en bloque en el menú desplegable:

    Opciones de la herramienta Enviar en bloque

  3. Agregar participantes:

    1. Enumere los participantes necesarios.

    • La acción Firmar se asigna de forma predeterminada.
    • La acción Firmar permite al participante introducir datos de campo y firmar el acuerdo.
    • Se admiten hasta 50 participantes.
    • Cada participante que aparece en la lista recibe su propio acuerdo.    

    2. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios seguidas de comas o copie y pegue una lista de direcciones de correo electrónico en el campo Correo electrónico.

    3. Configure la autenticación para cada participante haciendo clic en el icono de llave situado a la derecha del participante.

    • Correo electrónico es el método de autenticación predeterminado para confirmar la identidad de cada participante y es suficiente para obtener una firma legal en la mayoría de los casos.
    • Se puede agregar la autenticación mediante contraseña para aumentar la seguridad. Cuando esté configurado, el participante debe introducir la contraseña para poder interactuar con el acuerdo.
    • Debe compartir esta contraseña con los participantes fuera de banda.

    3. (Opcional) Añadirse a usted mismo o añadir con copia a las partes.

    • Haga clic en Añadirme para agregarse como contrafirmante.
    • Haga clic en Añadir cc para agregar las personas que desea que se copien cuando se envíe y complete el acuerdo.  
    Participantes configurados

  4. Añadir archivos:

    Cargue (buscándolos o bien arrastrándolos y soltándolos) los archivos de base que esté utilizando para crear el acuerdo.

    • Pueden cargarse varios archivos.
    • Todos los archivos cargados se concatenan en un PDF.
    • El orden en que se muestran los archivos dicta el aspecto que tendrá el PDF final.
    • Puede hacer clic y arrastrar los archivos para ordenarlos.
  5. Añadir detalles del acuerdo:

    • Asigne un nombre al acuerdo.
    • Cambie el texto predeterminado en el campo Mensaje según corresponda.
  6. Editar la configuración del acuerdo (opcional):

    De forma predeterminada, los acuerdos no requieren una contraseña para ver el acuerdo completado, ni tienen recordatorios configurados para los participantes

    • Seleccione Añadir contraseña de acceso si requiere que los destinatarios introduzcan una contraseña para abrir y ver el archivo PDF firmado.
    • Seleccione Establecer recordatorio para especificar la frecuencia con la que se enviarán los recordatorios hasta que el acuerdo se complete.
    Enviar en bloque

  7. Haga clic en Siguiente en la esquina superior derecha de la ventana.

    El documento ya está listo para agregar campos que quiera que rellenen o firmen los firmantes.

    Configuración completada de la transacción Enviar en bloque

    Nota:

    Si ha agregado varios documentos, los documentos se convierten en archivos PDF y se combinan en un solo archivo. El archivo combinado se abre para que pueda añadir los campos apropiados.

  8. Prepare el acuerdo y añada campos:

    Ahora puede agregar los campos necesarios al acuerdo. Recuerde que se debe colocar un campo Firma para cada firmante (incluidos los contrafirmantes internos).

    Existen dos métodos para aplicar campos:

    1. La creación simple se carga de forma predeterminada en la mayoría de los casos. Creación simple:

    • Se limita a los tipos de campos más comunes:
    • Entrada de texto (todos los campos de texto se marcan como obligatorios)
    • Firma
    • Nombre del firmante (impreso)
    • Correo electrónico del firmante
    • Fecha de firma (solo lectura; suministrado por el sistema)
    • Casilla de verificación
    • Coloca los campos en cualquier lugar donde haga clic en el documento.
    • Permite cambiar el tamaño de los campos haciendo clic en la esquina inferior derecha del campo (triángulo azul) y arrastrando el campo al tamaño.
    Creación simple

     

    2. La creación avanzada se puede activar seleccionando el conmutador en la esquina superior derecha. Creación avanzada:

    Creación avanzada

    Nota:

    Puede cambiar entre el modo Simple y Avanzado seleccionando el conmutador Edición avanzada (activado||desactivado) en la esquina superior derecha.

  9. Seleccione Siguiente (en la esquina superior derecha) después de colocar todos los campos.

  10. Revisar y enviar

    Revise la información del acuerdo y Enviar si todo es correcto.

    Revisar y enviar

  11. Confirmación

    Se muestra un mensaje de confirmación para verificar que el acuerdo se ha enviado correctamente.  

    Existen tres opciones para avanzar desde la página posterior al envío:

    • Administrar acuerdos: abre la página de envíos en bloque con todos sus acuerdos: realizar un seguimiento del estado, acceder a pistas de auditoría, enviar recordatorio
    • Enviar otro documento en bloque: prepare otro documento para enviarlo a muchas personas
    • Haga clic en Cerrar para volver a la página de inicio en línea de Acrobat
    Enviar en bloque

Administrar los envíos en bloque

Los envíos en bloque se pueden administrar desde la pestaña Documentos.

  1. Vaya a la pestaña Documentos.
  2. Seleccione Envíos en bloque en la lista de Sus documentos situada a la izquierda de la ventana.
  3. Haga clic una vez en el envío en bloque al que desea acceder y abra el menú contextual en el lado derecho de la ventana. El menú contextual del lado derecho contiene cinco secciones distintas:
  • Metadatos (cuadrado rojo): en la parte superior del menú se encuentran los metadatos de la plantilla de envío en bloque,
  • Imagen de la primera página del envío en bloque
  • Título del envío en bloque
  • Fecha en la que se mandó el envío en bloque a los participantes
  • Valor de correo electrónico del ID de usuario que creó el envío en bloque
  • El estado actual de todo el envío en bloque
  • El mensaje proporcionado en el correo electrónico inicial
  • Cualquier parte de CC (enumerada por valor de correo electrónico)
Menú contextual Enviar en bloque

  • Menú Acciones: (cuadrado azul) esta sección contiene todas las acciones que puede realizar en relación con el envío en bloque (plantilla principal). Puede que tenga que hacer clic en el vínculo Ver más situado en la parte inferior derecha de la sección para ver todos los valores:
  • Abrir envío en bloque: abre el documento de plantilla de envío en bloque solo para su visualización. No hay ningún campo disponible.
  • Recordatorios: añada un recordatorio para usted o para todos los demás que aún tengan que firmar.
  • Cancelar: cancelar envío en bloque.
  • Descargar PDF: se descarga todo el PDF (en blanco).
  • Descargar datos de campo del formulario: se descarga un archivo CSV del contenido de nivel de campo para todos los acuerdos secundarios generados a partir de este envío en bloque principal que se han completado.
  • Descargar archivos individuales: proporciona la opción de descargar los archivos PDF individuales si se han utilizado varios archivos para crear el formulario web.
  • Ocultar/Mostrar envío en bloque: ocultar/mostrar la opción envío en bloque simplemente elimina (o añade) la opción envío en bloque desde la vista de página normal Administrar.
  • Compartir: comparte el envío en bloque junto con su estado con el correo electrónico del usuario que facilite. Los formularios web compartidos se pueden ver en la página Administrar, pero no permiten la edición.
  • Se envía por correo electrónico una copia en PDF del envío en bloque (sin campos agregados) al destinatario del uso compartido.
  • Ver informe de actividad
  • Ver el estado actual de todos los acuerdos secundarios creados por la plantilla principal del envío en bloque.
  • Añadir notas: permite al usuario crear notas personales para el envío en bloque.
  • Resumen/filtro de acuerdos (cuadrado verde): la sección Acuerdos muestra hasta cinco valores que reflejan el número de acuerdos secundarios de cada estado. Si ningún acuerdo secundario tiene un estado determinado, no se muestra el estado, por lo que puede ver menos de cinco elementos de línea. Al hacer clic en cualquier estado, se genera una lista de filtros de esos acuerdos secundarios:
  • Todo: muestra todos los acuerdos (secundarios) que se han generado desde el envío en bloque (plantilla principal).
  • En curso: indica que el acuerdo secundario está esperando a que el participante complete su firma.
  • Cancelado: indica que el remitente ha cancelado explícitamente el acuerdo secundario o que el participante ha rechazado firmar.
  • Finalizado: los acuerdos completados han obtenido correctamente todas las firmas de todos los participantes en el acuerdo.
  • Esperándole a usted: indica que se está esperando que el remitente firme el acuerdo.
  • Actividad para la plantilla principal del envío en bloque (cuadrado naranja): el vínculo Actividad > situado en la parte inferior del panel contextual abre una lista cronológica de las acciones de habilitación realizadas en el envío en bloque (principal) (p. ej.: los eventos de Creación, Completados).
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