El componente de correo electrónico de Adobe Sign para Salesforce es compatible con las cuentas de Microsoft Outlook Web App (OWA), Outlook 2016, Outlook para Mac 2016 y Gmail para empresas que utilizan el navegador Chrome.

Información general

Un administrador de Salesforce debe configurar primero el componente en el lado de Salesforce. A continuación, los usuarios finales solo tienen que habilitar el complemento de correo electrónico, autenticarse en Salesforce y hacer clic en un mensaje de correo electrónico.

El complemento Adobe Sign para Salesforce permite a un usuario hacer clic en cualquier mensaje de correo electrónico dentro de su cliente de correo y generar una lista de acuerdos relacionados según las direcciones de correo incluidas en el mensaje.

También permite enviar nuevos acuerdos o recordatorios, o incluso cancelar un acuerdo directamente desde el cliente de correo electrónico.


Habilitación del cliente de correo electrónico para Outlook

Cada usuario debe habilitar el complemento Salesforce en su cliente de correo. Si se utilizan clientes de correo tanto de escritorio como basados en web, es necesario configurar cada uno de ellos en su entorno respectivo.

1. Inicie sesión en su cuenta de Outlook 365 y seleccione la opción Correo.

2. Haga clic en el icono de engranaje situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

3. Seleccione la opción Administrar integraciones para cargar la página Complementos para Outlook.

Manage Integrations

 

4. En el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda, escriba Salesforce y haga clic en el icono de búsqueda.

5. A la derecha de la opción Salesforce Lightning para Outlook, haga clic en el botón para activar la integración.

  • Una vez hecho esto, debería ver Agregado correctamente debajo de la integración.
365 Plugin

 

6. Cierre la página Complementos.

7. Haga clic en cualquier mensaje de correo electrónico y, encima del cuerpo del mismo, verá un pequeño icono de Salesforce.

Outlook Email-marked

 

8. Haga clic en el icono de Salesforce para abrir el panel del complemento, donde aparece un botón Iniciar sesión en Salesforce.

OWA Authentication

 

9. Haga clic en el botón Iniciar sesión en Salesforce.

  • Aparecerá una autenticación emergente para solicitar sus credenciales de Salesforce.

10. Introduzca sus credenciales de autenticación de Salesforce y haga clic en Iniciar sesión.

OWA Credentials

 

11. La ventana emergente se convierte en una petición de confirmación. Haga clic en Confirmar para completar la integración.

OWA Confirmation

Terminada la configuración, puede abrir el panel Salesforce haciendo clic en el icono que aparece sobre el cuerpo de los mensajes de correo electrónico.

1. Abra la aplicación Outlook de escritorio.

2. Haga clic en el icono Tienda para abrir la página Complementos para Outlook.

Add in store

 

3. En el cuadro de búsqueda de la parte superior izquierda, escriba Salesforce y haga clic en el icono de búsqueda.

4. A la derecha de la opción Salesforce Lightning para Outlook, haga clic en el botón para activar la integración.

  • Una vez hecho esto, debería ver Agregado correctamente debajo de la integración.
  • Un nuevo icono Ver se ha añadido a la cinta para el complemento Salesforce.
desktop Plugin

 

5. Cierre la página Complementos.

6. Haga clic en el icono Ver de Salesforce en la cinta de Outlook.

MS Desktop Log in button

 

7. Haga clic en el botón Iniciar sesión en Salesforce.

  • Aparece una ventana emergente que solicita sus credenciales.
MS Desk Credentials

8. Autentíquese en Salesforce.

  • La ventana emergente se convierte en una petición de confirmación.

9. Haga clic en Confirmar para completar la integración.

desktop Confirmation

Terminada la configuración, puede abrir el panel Salesforce haciendo clic en el icono Ver de Salesforce en la cinta de Outlook.


Administración de acuerdos en la ventana del complemento de Outlook

Con el complemento habilitado, puede hacer clic en cualquier correo electrónico y revisar los acuerdos relacionados con los participantes de la conversación.

Nota:

El complemento incluye acuerdos de todas las direcciones de correo electrónico identificadas en el mensaje. Esto incluye a todos los destinatarios del mensaje, incluidos aquellos en copia CC.

Al hacer clic en el icono de Salesforce (en la parte superior del cuerpo del mensaje o en la cinta de Outlook), se abre el panel del complemento y se muestran los acuerdos.

Panel SFDC de Outlook

 

En la parte superior del panel se indica el número de acuerdos encontrados. P. ej., Acuerdos (6)

Hasta cinco acuerdos se muestran de forma predeterminada. Si hay más disponibles, bajo la lista aparece un vínculo Ver todo. Al hacer clic en Ver todo se habilita una ventana cuyo contenido se puede desplazar para revisar la lista completa de acuerdos.

Ver todo el vínculo

La lista de acuerdos se organiza en función del estado de los mismos. El orden de clasificación es:

  • Envío previo / Borrador
  • Enviado para firmar / Enviado para aprobar / Esperando firma/aprobación del contrafirmante
  • Aprobado / Firmado
  • Cancelado / Rechazado / Caducado

Dentro de las secciones, los acuerdos se ordenan por su Fecha de envío, apareciendo arriba lo más recientes.

Al hacer clic en el nombre del acuerdo, se abre una nueva pestaña de Salesforce y se presenta el acuerdo completo.


Acciones disponibles

El panel del complemento no sirve solo para mostrar una lista de acuerdos. Su interfaz de menús le permite crear nuevos acuerdos e iniciar las tareas más comunes.

El botón Enviar nuevo acuerdo destaca bastante, pero justo a la derecha del nombre del acuerdo hay una flecha que abre el menú de lista con acciones adicionales.

En esta lista solo aparecen los elementos de menú aplicables a la situación. Por ejemplo, en un acuerdo con el estado Borrador solo se muestran las opciones Editar y Eliminar.

Precaución:

No aparecen preguntas como “¿Está seguro?”. Las acciones seleccionadas en el menú de lista se ejecutan inmediatamente.

Elementos del menú de Outlook

Enviar nuevo acuerdo

Como cabría esperar, el botón Enviar nuevo acuerdo abre Salesforce en una nueva pestaña y da comienzo a un nuevo acuerdo.  La dirección del remitente del mensaje se importa automáticamente en la plantilla de acuerdo.

Configure el acuerdo como haría normalmente.

Opción de menú: Editar

Hacer clic en la opción Editar del menú de lista abre una nueva pestaña y abre el acuerdo en Salesforce.

Opción de menú: Eliminar

La opción Eliminar del menú de lista lleva a cabo dos tareas:

  • Cancela el acuerdo en Adobe Sign.
  • Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.

Opción de menú: Firmar

La opción Firmar solo está disponible cuando es su turno para firmar el acuerdo.

Hacer clic en Firmar abre el acuerdo para que pueda revisarlo y aplicar su firma.

Opción de menú: Recordar

Hacer clic en Recordar en el menú de lista envía automáticamente un recordatorio al firmante actual.

Opción de menú: Cancelar

La opción Cancelar del menú de lista cancela la transacción en Adobe Sign y Salesforce.

A diferencia de Eliminar, el registro de Salesforce permanece en la lista de acuerdos de Salesforce con el estado “Cancelado”.

Opción de menú: Ver

La opción Ver abre una nueva ventana donde ver el estado actual del acuerdo.

Nota:

Todas las opciones de menú que no lo trasladan a una ventana de Salesforce informan de la correcta realización de la acción en la parte superior de la lista de acuerdos.

Confirmación de acciones de Outlook


Habilitación del cliente de correo electrónico para Gmail

La extensión Salesforce solo puede agregarse al navegador Chrome, por lo que su funcionalidad depende del uso de este navegador.

  1. Abra el navegador Chrome y vaya a: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha

    • Se abrirá la página de la extensión.
  2. Haga clic en el botón AÑADIR A CHROME en la parte superior derecha de la ventana.

    • Aparecerá una ventana emergente para verificar la operación.
    click_add_to_chrome
  3. Haga clic en Añadir extensión.

    • La ventana emergente muestra ahora la comprobación de que la extensión se ha instalado.
    add_extension
    extension_verification
  4. En el navegador Chrome, abra su cuenta de usuario de Gmail.

    • En el lado derecho puede ver el panel de la aplicación. En la parte superior hay una flecha que permite contraer o mostrar el panel de la aplicación.
  5. Haga clic en el botón Iniciar sesión en Salesforce.

    • Se abre una ventana emergente que le pide autenticarse en Salesforce. 
    installed_app
  6. Inicie sesión utilizando sus credenciales de Salesforce.

    • La ventana de autenticación pide confirmación de que quiere conceder acceso a Gmail para Salesforce.
    Authentication
  7. Haga clic en Continuar.

    • El panel le indica que seleccione un usuario de Gmail que vincular a Salesforce.
    give_access
  8. Seleccione un usuario (normalmente, el que se muestra es el correcto).

    • Si selecciona Utilizar otra cuenta, se le pedirá que se autentique en la nueva cuenta de Gmail antes de continuar.
    • El usuario de Gmail elegido queda relacionado de forma lógica con el usuario de Salesforce con el que se ha autenticado.
    • Se muestra una nueva ventana verificación que ilustra el acceso que está concediendo a Salesforce. 
    pick_a_user
  9. Haga clic en Permitir

    • El panel le pide que verifique que desea vincular la cuenta de Gmail a la cuenta de Salesforce. 
    grant_access_to_salesforce
  10. Haga clic en Vincular cuenta.

    • La ventana emergente se actualiza para señalar la correcta vinculación de las cuentas.
    link_account
  11. Haga clic en Ir a Salesforce para que la ventana emergente desaparezca y regresar a Gmail.

    verification_of_linkedaccount

    El panel Salesforce a la izquierda muestra ahora el botón Enviar nuevo acuerdo, así como una lista de acuerdos relacionados con cualquier mensaje de correo electrónico que tenga seleccionado. 


Administración de acuerdos en la ventana de Chrome

Con el complemento habilitado, puede hacer clic en cualquier correo electrónico y revisar los acuerdos relacionados con los participantes de la conversación.

Nota:

El componente Adobe Sign incluye acuerdos de todas las direcciones de correo electrónico identificadas en el mensaje. Esto incluye a todos los destinatarios del mensaje, incluidos aquellos en copia CC.

Si hace clic en el icono de flecha de la parte superior derecha de la ventana, se abre el panel del complemento y se muestran los acuerdos.

Aplicación habilitada

En la parte superior del panel se indica el número de acuerdos encontrados (en relación con las identidades de correo electrónico adjuntas al mensaje). p. ej., Acuerdos (7)

Hasta cinco acuerdos se muestran de forma predeterminada. Si hay más disponibles, bajo la lista aparece un vínculo Ver todo.  Al hacer clic en Ver todo, se habilita una ventana cuyo contenido se puede desplazar para revisar la lista completa de acuerdos.

Pareja enumerada

La lista de acuerdos se organiza en función del estado de los mismos. El orden de clasificación es:

  • Envío previo / Borrador
  • Enviado para firmar / Enviado para aprobar / Esperando firma/aprobación del contrafirmante
  • Aprobado / Firmado
  • Cancelado / Rechazado / Caducado

Dentro de las secciones, los acuerdos se ordenan por su Fecha de envío, apareciendo arriba lo más recientes.

Al hacer clic en el nombre del acuerdo, se abre una nueva pestaña de Salesforce y se presenta el acuerdo completo.


Acciones disponibles

El panel del complemento no sirve solo para mostrar una lista de acuerdos. Su interfaz de menús le permite crear nuevos acuerdos e iniciar las tareas más comunes.

El botón Enviar nuevo acuerdo destaca bastante, pero justo a la derecha del nombre del acuerdo hay una flecha que abre el menú de lista con acciones adicionales.

Lista de menús completa

Precaución:

No aparecen preguntas como “¿Está seguro?”. Las acciones seleccionadas en el menú de lista se ejecutan inmediatamente.

En esta lista solo aparecen los elementos de menú aplicables a la situación. Por ejemplo, en un acuerdo en estado Borrador solo se verán las opciones Editar y Eliminar.

Opciones de menú limitadas

Enviar nuevo acuerdo

Como cabría esperar, el botón Enviar nuevo acuerdo abre Salesforce en una nueva pestaña y da comienzo a un nuevo acuerdo.  La dirección del remitente del mensaje se importa automáticamente en la plantilla de acuerdo.

Configure y envíe el acuerdo como haría normalmente.

Opción de menú: Editar

Hacer clic en la opción Editar del menú de lista abre una nueva pestaña y abre el acuerdo en Salesforce.

Opción de menú: Eliminar

La opción Eliminar del menú de lista lleva a cabo dos tareas:

  • Cancela el acuerdo en Adobe Sign.
  • Elimina el registro del acuerdo de Salesforce.

Opción de menú: Firmar

La opción Firmar solo está disponible cuando es su turno para firmar el acuerdo.

Hacer clic en Firmar abre el acuerdo para que pueda revisarlo y aplicar su firma.

Opción de menú: Recordar

Hacer clic en Recordar en el menú de lista envía automáticamente un recordatorio al firmante actual.

Opción de menú: Cancelar

La opción Cancelar del menú de lista cancela la transacción en Adobe Sign y Salesforce.

A diferencia de Eliminar, el registro de Salesforce permanece en la lista de acuerdos de Salesforce con el estado “Cancelado”.

Opción de menú: Ver

La opción Ver abre una nueva ventana donde ver el estado actual del acuerdo.

 

Todas las opciones de menú que no lo trasladan a una ventana de Salesforce informan de la correcta realización de la acción en la parte superior de la lista de acuerdos.

Mensaje de éxito de menú