eOriginal – asiakirjojen sähköinen säilytys

Adobe Acrobat Sign -asiakirjojen arkistointi eOriginal-säilytyspalveluiden avulla

Hallitse ja suojaa asiakirjoja digitaalisesti.

Adobe Acrobat Sign auttaa kumppaninsa eOriginalin kanssa organisaatioita noudattamaan vaatimuksia ja säännöksiä arkistoimalla allekirjoitetut asiakirjat suojattuun digitaaliseen säilöön. Kun asiakirja on allekirjoitettu, eOriginal voi tallentaa sen täysin digitaalisessa ympäristössä olevaan säilöön, mikä takaa parhaan suojauksen ja vaatimustenmukaisuuden. Organisaatiot voivat valita arkistoivansa kaikki tietyn tilin asiakirjat, kaikki tietyn ryhmän (tai käyttäjien joukon) luomat asiakirjat tai yksittäisiä asiakirjoja.

Kun asiakirja luodaan, Acrobat Signiin ladattu alkuperäinen asiakirja katsotaan sopimuksen viralliseksi kopioksi. Virallinen kopio pysyy Adoben palvelimilla koko allekirjoitusprosessin ajan. Kun prosessi on valmis, virallinen kopio arkistoidaan eOriginalin säilöön, ja asiakirjasta tulee juridisesti pätevä. Asiakirjan PDF-kopio säilyy Acrobat Signissa, mutta siihen asetetaan Kopio alkuperäisestä -vesileima ilmaisemaan, että eOriginalin säilöön tallennettu kopio on ainoa virallinen versio:

Säilöön tallentamisen toimintaperiaate

Kun allekirjoitusprosessi on suoritettu, mikä tahansa säilöön tallentamista käyttävä tapahtuma voi käynnistää eOriginal-säilöpalvelun, jonka myötä virallisen asiakirjan siirto aloitetaan. Tämä on asynkroninen kutsu-vastaus-prosessi, jossa säilöpalvelu pyytää Acrobat Signilta tiedot ilmoituksen saatuaan, ja Acrobat Sign lähettää pyydetyn sisällön.

Nämä peräkkäiset pyynnöt suoritetaan lähes reaaliajassa, jotta virallisen asiakirjan tallentaminen säilöpalveluun varmistuu heti allekirjoitusprosessin valmistuttua.

Kun viimeinen allekirjoitus on lisätty, seuraavat toimet suoritetaan tässä esitetyssä järjestyksessä:

1. Valvontaraportti päivitetään Asiakirja valmiina siirrettäväksi säilöön -tapahtumalla.
   
   • Koska valvontaraportti on saatava valmiiksi, kun sopimus saavuttaa päättyneen tilan ja säilöön siirtämisprosessi suoritetaan vasta allekirjoitusprosessin päättymisen jälkeen, valvontaraporttia ei voi päivittää osoittamaan säilöön siirtämisprosessin päättymistä. Tapahtumahistoriaan (joka on tallennettu Acrobat Sign -palvelimille) lisätään tieto siirtämisprosessin toteutumisesta säilöön.
     
2. Asiakirja ja kaikki siihen liittyvät kuvat merkitään vesileimalla. 
   • Lopullisesta asiakirjasta säilytetään yksi vesileimaton kopio eVaulting-palveluntarjoajalle lähettämistä varten.
     
   • Tässä vaiheessa vain eVaulting-palveluntarjoaja pystyy hakemaan vesileimattoman version vahvistetulla käyttöoikeustietueella.
3. Säilöpalvelulle ilmoitetaan säilön takaisinsoittopalvelun ping-kutsulla, että dokumentti on valmiina siirrettäväksi säilöön. 
   • Acrobat Sign lähettää säilöpalvelulle asiakirjan yksilöivän tunnuksen (Document Capability Key).
     
4. Säilöpalvelu pyytää asiakirjan jäljitysketjua luodakseen profiilin asiakirjalle.
5. Acrobat Sign lähettää jäljitysketjun
   
   • Seurantaketju sisältää täydelliset tiedot allekirjoitusprosessin tapahtumista. Näitä tietoja ovat esimerkiksi allekirjoittajien henkilöllisyys, kaikkien tapahtumien päivämäärä ja kellonaika, IP-osoite ja sijaintitiedot (jos saatavilla).
     
6. Säilöpalvelu pyytää vesileimattoman dokumentin.
7. Acrobat Sign toimittaa dokumentin säilöpalveluun ilman vesileimaa.
   
8. Säilöpalvelu vahvistaa asiakirjan vastaanoton ja ilmoittaa Acrobat Signille, että säilöön tallennus on toteutunut.
   
9. Lopullisen sopimuksen vesileimaton kopio poistetaan Acrobat Sign -järjestelmästä.

Tässä vaiheessa Acrobat Sign tallentaa vain lopullisen dokumentin vesileimallisen kopion. Myös pienoiskuvat (jotka näkyvät Acrobat Signissa) merkitään vesileimalla, millä varmistetaan, että versioita ilman vesileimaa on säilöpalvelussa vain yksi.

Kun dokumentti on siirretty säilöön, Adobe ei enää säilytä lopullisesta dokumentista vesileimattomia kopioita.

Miten käyttäjät määrittävät sopimuksen säilöön siirrettäväksi

Mahdollisuus määrittää, tallennetaanko sopimus säilöön vai ei, näkyy käyttäjille vain sen jälkeen, kun palvelun määritys tilillä on valmis.

Käyttäjät voivat hallita, tallennetaanko sopimus säilöön vai ei, valitsemalla tai poistamalla Tallenna tämä sopimus säilöön -vaihtoehdon sopimusmäärityskäyttöliittymän Sopimusasetukset-osiossa (Asetukset perinteisessä käyttökokemuksessa).

Tallenna tämä sopimus säilöön -vaihtoehdon oletusarvo määritetään palvelun määrityksessä. Acrobat Signin tuki voi tarvittaessa auttaa muuttamaan arvoa.