Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Asennus- ja määritysopas (v2.2)

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow -sovelluksen avulla voit lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi käyttämällä ServiceNow-alustan alkuperäisiä toimintoja. Acrobat Sign -integraatio ServiceNow'n kanssa antaa pääsyn seuraaviin ominaisuuksiin ja toimintoihin:

• Lähetä asiakirjoja allekirjoitettavaksi useille vastaanottajille. 
• Seuraa allekirjoitusprosessia sen elinkaaren ajan ja tunnista odotetut allekirjoittajat kussakin vaiheessa.
• Hae allekirjoitettu asiakirja upotetun tai erillisen kirjausketjudokumentin kanssa.
• Nouda ennen allekirjoitusprosessia tai sen aikana dokumenttiin lisätyt lomaketiedot.
• Luo allekirjoitusprosessiluonnoksia ensimmäistä tarkistusta ja myöhempää lähettämistä varten. Allekirjoittajiin ennen sopimuksen lähettämistä tehdyt muutokset synkronoidaan ServiceNow’hun.
• Luo ja lähetä sähköposti-ilmoituksia henkilöille allekirjoitusprosessin aikana.
• Hanki asiakirjat allekirjoittamista varten paikallisista ServiceNow-tiedostoista tai ulkoisesta lähteestä.
• Käytä dokumenttimalleja, joiden kentät voidaan täyttää ServiceNow-tietueiden tiedoilla ennen dokumentin lähettämistä. Näin yhdestä mallista voidaan luoda valittuun aihetietueeseen perustuvia käyttäjäkohtaisia dokumentteja, esimerkiksi tapaus- tai palvelupyyntö.
• Käytä Acrobat Sign -tilisi kirjastomalleja, jotka synkronoidaan ServiceNow'hun ja ovat valittavissa lähetysprosessin aikana.

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Asennus- ja mukautusoppaasta löydät ohjeet seuraaviin:

• Asenna Acrobat Sign ServiceNow-sovellukselle
• Yhdistä Acrobat Signiin
  • Kaupalliset pilviasiakkaat
  • Julkishallinnon pilviasiakkaat
• Määritä Acrobat Sign ServiceNow-sovellukselle
  • Aseta sovelluksen ominaisuudet
  • Määritä mukautetut komponentit
  • Määritä palveluportaalin komponentit
  • Luo dokumenttimalleja
  • Kirjastomallien synkronointi
  • Luo paikallisia malleja
  • Luo palveluluettelon nimike
  • Luo sopimus työnkulun toiminnosta
• Acrobat Sign käyttäminen sopimusten hallinnan kanssa
• Käytä komentosarjasovellusliittymiä

Kun olet asentanut ja määrittänyt Acrobat Signin ServiceNow-sovellukselle, voit käyttää sitä sopimusten lähettämiseen, allekirjoittamiseen, seurantaan ja hallintaan. Lue Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Käyttöopas.

Asenna Acrobat Sign for ServiceNow -sovellus

Sinun on oltava Adobe Acrobat Sign -järjestelmänvalvoja ja ServiceNow-järjestelmänvalvoja (hallinnoija), jotta voit asentaa sovelluksen ServiceNow-palveluun.  

Voit pyytää ilmaisen kokeilutilin Adobe Acrobat Sign for ServiceNow'lle.

Yhdistä Acrobat Signiin

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow -sovellus on suunniteltu toimimaan sekä kaupallisten että julkishallinnon (FedRAMP) tilien kanssa. Jos et ole varma, mikä tili sinulla on, noudata kaupallisten pilviasiakkaiden ohjeita.

Kaupallisille pilviasiakkaille:

Kun Adobe Acrobat Sign -sovellus on asennettu ServiceNow'hun, Adobe Acrobat Sign -ryhmän tai tilin järjestelmänvalvojien on yhdistettävä ServiceNow Adobe Acrobat Sign Commercial Cloudiin seuraavien vaiheiden avulla:

Government Cloud -asiakkaille:

Kun Adobe Acrobat Sign -sovellus on asennettu ServiceNow'hun, Adobe Acrobat Sign Government Cloud -ryhmän tai -tilin järjestelmänvalvoja voi yhdistää ServiceNow'n Adobe Acrobat Sign Government Cloudiin.

Määritä Acrobat Sign for ServiceNow -sovellus

Jos haluat nähdä, kuinka Acrobat Sign määritetään ServiceNow-sovellukselle, katso seuraavat määritysasetukset:

• Aseta sovelluksen ominaisuudet
• Määritä mukautetut komponentit
• Määritä palveluportaalin komponentit
• Luo dokumenttimalleja
• Kirjastomallien synkronointi
• Luo paikallisia malleja
• Luo palveluluettelon nimike
• Luo sopimus työnkulun toiminnosta

Aseta sovelluksen ominaisuudet

Voit käyttää ja määrittää sovelluksen ominaisuuksia siirtymällä kohtaan Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Ominaisuudet.

Se näyttää seuraavat oletusasetukset:

• Isäntänimi [x_adosy_as.redirect_host]: Jos sinulla on mukautettu ilmentymän URL-osoite, määritä täysin hyväksytty isäntä, jota käytetään uudelleenohjaus-URI:ssa OAuth- ja API-takaisinkutsuja (esim. webhookeja) varten.
  Oletusarvoisesti tämä arvo on tyhjä, ja isäntä on glide.servlet.uri-järjestelmäomaisuuden arvo.
  Se koskee vain ServiceNow-ilmentymän uudelleenohjausta. Jos haluat ohjata allekirjoittajan viestiallekirjoituksen toiseen isäntään, ilmoita tämä isäntä allekirjoittajan uudelleenohjaus-URI (post_sign_uri) -ominaisuuteen.
• Oletusarvoinen allekirjoituksen jälkeinen URL-osoite [x_adosy_as.post_sign_uri]: Oletuspaikka, johon käyttäjä ohjataan, kun hän on allekirjoittanut asiakirjan Acrobat Signissa. Sitä käytetään, kun allekirjoituksen jälkeistä URI-tunnusta ei ole määritetty sopimuksen luomisen aikana. Tämä URI liittyy määritettyyn esiintymän nimeen, mutta se voidaan ohittaa sisällyttämällä protokolla (kuten https://www.adobe.com/), joka sallii allekirjoituksen jälkeisen uudelleenohjauksen muualle kuin tähän ServiceNow-esiintymään. Luodun sopimuksen sys_id voidaan lisätä kirjoittamalla URL-osoitteeseen ”{sys_id}”. Oletusarvo on ”/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=equested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on”, joka vie käyttäjän valmiiden sopimusten luetteloon.
• Allekirjoittajan uudelleenohjauksen viive [x_adosy_as.post_sign_delay]: Viive (sekunteina) ennen kuin käyttäjä ohjataan uudelleen sen jälkeen, kun hän on allekirjoittanut asiakirjan Acrobat Signissa. Oletusarvo on 3.
• Clickjacking Defense [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Anna pilkuilla eroteltu luettelo pääverkkotunnuksen URL-osoitteista, joissa allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat voidaan sisällyttää iframe-kehykseen, esim. service-now.com.
  Tämä on pakollinen Government Cloud -asiakkaille. Tämän kentän jättäminen tyhjäksi voi johtaa tyhjiin Acrobat Signin sivuihin, kun ne näytetään kehyksessä.
• Salli sähköpostit Acrobat Signista [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Hallitse, lähettääkö Acrobat Sign ilmoitussähköposteja allekirjoitusprosessin aikana. Oletusarvo on väärä.
• Ponnahtavat sopimusluonnokset [x_adosy_as.popout_draft]: Oletusarvoisesti sopimuksen Tarkastele tiedot -painikkeen napsauttaminen avaa luonnoksen Acrobat Signin samassa selainikkunassa.
  Aseta tämän vaihtoehdon arvoksi tosi avataksesi sen sijaan uuden ikkunan. Oletusarvo on väärä.
• Sisällytä tarkastus [x_adosy_as.include_audit]: Hallinnoi allekirjoitettuihin asiakirjoihin sisältyvää kirjausketjua. Oletusarvo on tosi.
• Käytä Adobe Acrobat Sign Government Cloudia [x_adosy_as.fedramp]: Adobe Government Cloud -asiakkaiden on otettava tämä omaisuus käyttöön, jotta Acrobat Sign for ServiceNow voi käyttää Acrobat Sign Government Cloud -palveluita. Oletusarvo on väärä.
• Yhteyden kirjautumisvinkki [x_adosy_as.login_hint]: Login_hint-arvo, jota käytettiin ensimmäisen kerran yhdistettäessä Adobe Acrobat Sign Government Cloudiin. Tämä täyttää automaattisesti ”Yhdistä Acrobat Signiin -sivun ja on yleensä tilin järjestelmänvalvojan sähköpostiosoite. Oletusarvo on tyhjä.
• Sopimustoimintojen muotoilijakentät [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Määritä, mitkä kentät tulee näyttää sopimustietueessa näkyvässä toimintomuodossa.
  Oletusarvo on ”name, state, status, agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag”.
• ”Omat sopimukset” -kysely [x_adosy_as.my_agreements_query]: Kysely, jolla näytetään omia sopimuksia esimerkiksi portaalissa.Oletusarvo on ”requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe”, joka näyttää sopimukset, joissa käyttäjä on pyytäjä tai allekirjoittaja.
• Moniosainen tiedostolaajennus [x_adosy_as.multipart_extension]: Tilapäisille moniosaisille liitetiedostoille käytettävä tiedostonimen laajennus. Oletusarvo (suositeltu) on ”mpfd”.
• Sovellusten kirjaaminen [x_adosy_as.logging.verbosity]: Ohjausjärjestelmän kirjaaminen. Oletusarvo on ”info”.
• Virheenkorjaus – Yhdistäminen [x_adosy_as.connect_debug]: Näytä diagnostiikkahälytykset Acrobat Signiin yhdistämisen aikana. Oletusarvo on väärä.

Oletusarvoinen URL-osoitteen uudelleenohjausominaisuus koskee kaikkia sopimuksia, joissa Allekirjoittamisen jälkeinen URI -kentän arvoa ei ole määritetty.

Loput ominaisuudet määrittävät sen, lähettääkö Acrobat Sign ilmoituksia allekirjoitusprosessin aikana (oletuksena Ei) ja sen, sisällytetäänkö kirjausketju allekirjoitettuihin dokumentteihin (oletuksena Kyllä).

Määritä mukautetut komponentit

Adobe Acrobat Sign -sovellus sisältää mukautettuja komponentteja, jotka voit määrittää omiin tarpeisiisi sopivalla tavoin. Katso alla olevasta komponenttiluettelosta ohjeet kunkin komponentin muokkaamiseen.

Määritä palveluportaalin komponentit

Acrobat Sign for ServiceNow -sovelluksen mukana tulevat seuraavat palveluportaalin elementit, joita voidaan käyttää tai kopioida omien palveluportaaliesi kanssa.

Luo dokumenttimalleja

Dokumenttimalli määrittää mallin, joka voidaan valita lisättäväksi sopimukseen.  Mallin avulla voidaan tarjota vakioasiakirja, jota voidaan käyttää uudelleen useissa yksittäisissä sopimuksissa. Lähdeasiakirja-tietue viittaa malliin, joka antaa mallin ominaisuudet saataville liitetyssä sopimuksessa.

Malli voi olla ServiceNow-esiintymän paikallinen malli tai kirjastomalli, jonka tiedot on synkronoitu yhdistetyltä Adobe Acrobat Sign -tililtä.

Kirjastomallien synkronointi

Kun sovellus on asennettu ja määritetty, hallinnoijat voivat synkronoida kirjastomallit. Adobe Acrobat Sign -kirjastomalli määritetään Adobe Sign -tilillä, ja sen tiedot synkronoidaan ServiceNow-palveluun.  Kirjastomallin määrittävä asiakirja tallennetaan myös yhdistetylle Acrobat Sign -tilille, joten asiakirjaa ei tarvitse ladata sen lähettämistä varten.

Voit synkronoida kirjastomallit ServiceNow-palveluun seuraavasti:

1. Valitse Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Asiakirjamallit.
2. Valitse Päivitä kirjasto.

Tämä päivittää luettelonäkymän yhdistetyn Acrobat Sign -tilin kirjastomalleilla.

Paikallisten mallien luonti

Paikallisen mallin määrittävää asiakirjaa säilytetään ServiceNow-palvelussa liitetietueena, ja se on ladattava Acrobat Signiin osana lähetysprosessia.

Mallin asiakirja voi sisältää tai olla sisältämättä lomakekenttiä, jotka tulee esitäyttää käyttäen sopimuksen aihetietueen tietoja. Sinun on käytettävä mallia, jos asiakirja sisältää tällaisia lomakekenttiä.

Luo palveluluettelon nimike

Acrobat Sign for ServiceNow -sovelluksella voit luoda uusia sopimuksia, joita käyttäjät voivat tarkastella palveluluettelon kautta luomalla Tietuetuottajan. Voit määrittää Tietuetuottajan keräämään kaikki tiedot, jotka haluat yhdistää asiakirjaan, ja luomaan ja lähettämään sopimuksen automaattisesti käyttäjälle. 

Käyttäjät, joilla on catalog_admin tai admin, voivat luoda luettelonimikkeen. Alla olevat vaiheet selittävät, kuinka luodaan luettelonimike nimeltä Tietuetuottaja. Voit jäljentää muiden luettelonimikkeiden luomisvaiheet.

Huomautus: Varmista, että Adobe Acrobat Sign -sovellusta ei ole valittu, kun määrität ilmentymääsi.

Kunkin Tietuetuottajan luontiprosessi voi vaihdella asiakirjan kenttien, mallin, muuttujan ja muiden erityisvaatimusten perusteella, mutta samat periaatteet pätevät.  Tämän oppaan esimerkissä havainnollistetaan pysäköintilupasopimuksen luontia. 

Voit luoda tietueen tuottajan seuraavasti:

Luo sopimus työnkulkutoiminnosta

Jos haluat lisätä allekirjoitettavia asiakirjoja olemassa oleviin luettelokohtiin, voit lisätä työnkulkuun tehtävän, joka luo sopimuksen, ja luettelotehtävän, joka määrittää sen käyttäjälle allekirjoitusta varten.

Seuraava esimerkki osoittaa, kuinka voit käyttää Acrobat Sign -sovellusta, mutta määritysvaiheiden yksityiskohdat voivat vaihdella prosessisi vaatimusten mukaan.

Jos haluat luoda sopimuksen työnkulkutoiminnosta, sinun on määritettävä seuraavat komponentit: 

• Luettelotehtävä: Luo sopimuksen, lähettää sen allekirjoitettavaksi ja antaa allekirjoittajalle tehtävän.
• Komentosarjatoiminto: Reagoi tapahtumaan, joka käynnistetään, kun sopimus allekirjoitetaan, ja sulkee sitten tehtävän tarjoamalla palautesilmukan ja sallien työnkulun edetä. 

Luettelotehtävän luominen:

1. Valitse Työnkulun muokkaimessa Ydin-välilehti.
2. Siirry kohtaan Ydintoiminnot > Tehtävät ja vedä sitten Luettelotehtävä-toiminto sopivaan paikkaan työnkulussasi.
3. Anna tehtävälle nimi ja aseta sen prioriteetti.
4. Aseta Odota valmistumista -arvoksi tosi.
5. Aseta Komentosarja-osiossa Edistynyt-lipun arvoksi tosi ja kirjoita sitten koodisi Edistynyt komentosarja -kenttään. Alla on esimerkkikoodi.
6. Valitse Päivitä.

Voit nyt määrittää komentosarjatoiminnon, joka asettaa luettelotehtävän automaattisesti Suljettu valmis -tilaan, kun sopimus on suoritettu. Sinun on määritettävä komentosarjatoiminto käynnistymään sopimustaulukon tapahtuman x_adosy_as.agreement.complete johdosta.

Voit luoda uuden komentosarjatoiminnon seuraavasti:

1. Siirry kohtaan Järjestelmäkäytäntö > Tapahtumat > Komentosarjatoiminnot ja napsauta Uusi.
2. Uudella komentosarjatoimintosivulla:
   1. Anna komentosarjatoiminnolle nimi.
   2. Aseta tapahtuman nimeksi x_adosy_as.agreement.complete.
   3. Valitse Aktiivinen-valintaruutu. 
   4. Kopioi ja liitä komentosarja alla olevasta kohdasta Komentosarjatoiminto: Esimerkkikoodi komentosarjakenttään.
3. Napsauta otsikkopalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tallenna.

Komentosarjatoiminto: Esimerkkikoodi

// Komentosarjatoiminto asettaa luettelotehtävän tilaksi Suljettu valmis

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord()    catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

Acrobat Sign käyttäminen sopimusten hallinnan kanssa

Voit käyttää Acrobat Signia muiden kuin tehtäväpohjaisten tietueiden kanssa, kuten yllä kohdassa Mukautetut komponentit on kuvattu. Alla olevat ohjeet osoittavat, kuinka Acrobat Signia käytetään sopimusten hallintaan. Määritysvaiheiden tiedot voivat vaihdella prosessisi vaatimusten mukaan.

Jotta voit käyttää Acrobat Signia sopimusten hallintaan, sinun on määritettävä seuraavat kaksi osaa:

• Käyttöliittymätoiminto luo sopimuksen ja lähettää sen allekirjoitettavaksi.  Kun sopimus on allekirjoitettu, tapahtuma käynnistyy. 
• Komentosarjatoiminto vastaa tapahtumaan ja tarjoaa palautesilmukan, siirtää prosessia eteenpäin ja päivittää sopimuksen. 

Huomautus: Käyttöliittymätoimintoja voivat määrittää vain sellaiset käyttäjät, joiden rooli on ui_action_admin tai admin. Käyttäjät, joilla on admin-rooli, voivat määrittää vain komentosarjatoiminnon.

Käytä komentosarjasovellusliittymiä

Voit helposti laajentaa Adobe Acrobat Sign -sovelluksen toimimaan minkä tahansa prosessisi kanssa käyttämällä sisäisiä sovellusliittymiä.Sovellusliittymä on käytettävissä x_adosy_as-nimiavaruuden kautta.