Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Asennus- ja määritysopas (v2.2)

Yleiskatsaus

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow -sovelluksen avulla voit lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi käyttämällä ServiceNow-alustan alkuperäisiä toimintoja. Acrobat Sign -integraatio ServiceNow'n kanssa antaa pääsyn seuraaviin ominaisuuksiin ja toimintoihin:

  • Lähetä asiakirjoja allekirjoitettavaksi useille vastaanottajille. 
  • Seuraa allekirjoitusprosessia sen elinkaaren ajan ja tunnista odotetut allekirjoittajat kussakin vaiheessa.
  • Hae allekirjoitettu asiakirja upotetun tai erillisen kirjausketjudokumentin kanssa.
  • Nouda ennen allekirjoitusprosessia tai sen aikana dokumenttiin lisätyt lomaketiedot.
  • Luo allekirjoitusprosessiluonnoksia ensimmäistä tarkistusta ja myöhempää lähettämistä varten. Allekirjoittajiin ennen sopimuksen lähettämistä tehdyt muutokset synkronoidaan ServiceNow’hun.
  • Luo ja lähetä sähköposti-ilmoituksia henkilöille allekirjoitusprosessin aikana.
  • Hanki asiakirjat allekirjoittamista varten paikallisista ServiceNow-tiedostoista tai ulkoisesta lähteestä.
  • Käytä dokumenttimalleja, joiden kentät voidaan täyttää ServiceNow-tietueiden tiedoilla ennen dokumentin lähettämistä. Näin yhdestä mallista voidaan luoda valittuun aihetietueeseen perustuvia käyttäjäkohtaisia dokumentteja, esimerkiksi tapaus- tai palvelupyyntö.
  • Käytä Acrobat Sign -tilisi kirjastomalleja, jotka synkronoidaan ServiceNow'hun ja ovat valittavissa lähetysprosessin aikana.

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Asennus- ja mukautusoppaasta löydät ohjeet seuraaviin:

Kun olet asentanut ja määrittänyt Acrobat Signin ServiceNow-sovellukselle, voit käyttää sitä sopimusten lähettämiseen, allekirjoittamiseen, seurantaan ja hallintaan. Lue Adobe Acrobat Sign for ServiceNow: Käyttöopas.

Asenna Acrobat Sign for ServiceNow -sovellus

Sinun on oltava Adobe Acrobat Sign -järjestelmänvalvoja ja ServiceNow-järjestelmänvalvoja (hallinnoija), jotta voit asentaa sovelluksen ServiceNow-palveluun.  

  1. Siirry ServiceNow Store -sivulle ja etsi Adobe Acrobat Sign.

    servicenow-store-search

  2. Valitse hakutuloksista Adobe Acrobat Sign ja valitse sitten Hae.

    Huomautus:

    Poista ponnahdusikkunoiden estotoiminnot sovelluksen asennuksen ajaksi käytöstä.

    get-sign-app

  3. Kirjaudu pyydettäessä sisään ServiceNow-järjestelmänvalvojan tunnistetiedoilla ja seuraa asennusvaiheita.

  4. Vahvista asennus valitsemalla ServiceNow-esiintymän ylävalikosta Kaikki > Järjestelmäsovellukset > Yritykseni sovellukset ja valitse sitten Asennettu-välilehti. Se tuo näkyviin Adobe Acrobat Signin uusimman version mukaisen luettelon.

    installed-apps

    Huomautus:

    Adobe Acrobat Sign ServiceNow -laajennus on määritetty käyttöön seuraavien verkkotunnusten kanssa:

    • service-now.com
    • servicenowservices.com

    servicenowservices.com on tarkoitettu Government Cloud -asiakkaille ja edellyttää lisäjärjestelmäominaisuuden asettamista. Jos verkkotunnuksesi on servicenowservices.com-tunnuksen alla, sinun on luotava/asetettava järjestelmän asetus x_adosy_as.oauth_redirect_host käyttäen täyttä aliverkkotunnusta, joka on käytössäsi (esimerkiksi omatunnnus.servicenowservices.com ).

    Itsepalveluvalikosta näet uuden Adobe Acrobat Sign -vaihtoehdon seuraavalla kahdella moduulilla:

    • Omat allekirjoitetut dokumentit – Luettelo niistä valmistuneessa tilassa olevista sopimuksista, joissa sisäänkirjautunut käyttäjä on joko pyytäjä tai allekirjoittaja.
    • Allekirjoitusta varten – Luettelo sopimuksista, jotka odottavat kirjautuneen käyttäjän allekirjoittamista. Sopimukset ovat ”Allekirjoitettavana”- tai ”Hyväksyttävänä” -tilassa.

    Huomautus: Itsepalveluvalikot näkyvät vain käyttäjille, joilla on allekirjoittajan (x_adosy_as.adobe_sign_signer) rooli.  

    menu-acrobat-sign

    Kaikkien sovellusten valikossa on Adobe Acrobat Sign -vaihtoehto, joka sisältää seuraavat moduulit:

    • Lähetä allekirjoitettavaksi – Avaa tietueen luontitoiminnon, jolla voi luoda ja lähettää sopimuksen.
    • Omat sopimukset – Luettelo kaikista sopimuksista, joissa sisäänkirjautunut käyttäjä on pyytäjä tai allekirjoittaja.
    • Omat allekirjoitukset – Tietoja tietueista, joissa sisäänkirjautunut käyttäjä on sopimuksen osallistuja (allekirjoittaja).

    Operatiiviset

    • Sopimukset – Allekirjoitusprosessin taustatöiden yksityiskohdat.Sisältää sekä JSON-tiedoston että Adobe Acrobat Sign -tapahtumat, joita otetaan vastaan ja käsitellään toiminnoin.
    • Lähdedokumentit – Edustaa dokumenttia, joka voidaan lisätä sopimukseen. Voi olla paikallinen dokumentti tai kirjastodokumentti
    • Osallistujat – Allekirjoittajat ja heidän allekirjoitusprosessiensa yksityiskohdat.
    • Tapahtumat – Kussakin Adobe Acrobat Sign -tapahtumassa lähetettyjen ja vastaanotettujen tietojen taustakäsittelyn yksityiskohdat.
    • Lomaketiedot – Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen palautettujen lomaketietojen taulukko. Tätä voidaan käyttää asiakirjoista ja niiden kenttien tiedoista raportointiin.

    Hallinnointi

    • Yhdistä Acrobat Signiin – Yhdistysnäyttö, jossa soveltuva Adobe Acrobat Sign -tili voidaan linkittää ServiceNow-palveluun.
    • Acrobat Sign -ryhmät – Sisältää luettelon Acrobat Sign -ryhmien nimistä ja tunnuksista.
    • Acrobat Signin käyttäjät – Sisältää lisätiedot Acrobat Signin käyttäjistä.
    • Sähköiset leimat
    • Dokumenttimallit – Mallidokumentteja, jotka voidaan lisätä sopimukseen. Voivat olla paikallisia tai kirjastossa.
    • Dokumentin kentät – Lisätiedot lomakekentistä, jotka on upotettu mallin dokumenttiin.
    • Yhdistämissäännöt – Liittää dokumenttimallin tietyn tyyppiseen aihetietueeseen ServiceNow-palvelussa.
    • Yhdistämiskentät – Aiheen tietueesta vastaavassa dokumenttimallissa olevaan kenttään linkittävät tietueet.
    • Ominaisuudet – Adobe Acrobat Signin oletusasetukset allekirjoituksen jälkeiselle URI-uudelleenohjaukselle, ilmoituksille ja kirjausketjulle.

    Apu ja tuki – Linkit Adobe Acrobat Sign -ohjeisiin.

    Huomautus:
    • Lähetä allekirjoitettavaksi-, Omat sopimukset- ja Omat allekirjoitukset -moduulit näkyvät käyttäjille, joilla on lähettäjän rooli (x_adosy_as.adobe_sign_sender). 
    • Toiminta- ja Hallinto-valikot näkyvät vain käyttäjille, joilla on hallinnoijan rooli (x_adosy_as.adobe_sign_admin) tai esimiehen rooli (x_adosy_as.adobe_sign_manager).

    Palveluportaalin pienoissovellukset

    Jos haluat lisätä Adobe Acrobat Signin palveluportaaliisi, voit katsoa esittelyn osoitteessa /adobe_sign.

    Tämä portaali on rajoitettu x_adosy_as.adobe_sign_sender- ja x_adosy_as.adobe_sign_signer-roolien käyttöön.

    Jos haluat lisätä tämän toiminnon omaan portaaliisi, monista widgetit ja muokkaa rooleja tarpeen mukaan.

    • Adoben Acrobatin koontinäytön nimikeluettelo – otsakkeiden Sopimusluettelo-pienoissovelluksen käyttämä nimikeluettelo.
    • Adobe Acrobat Sign – Lähetys allekirjoitettavaksi – Pienoissovellus uuden sopimuksen luomiseksi mallista tai tiedostosta.
    • Adobe Acrobat Sign – Sopimusluettelo – Pienoissovellus sopimusten luettelon katseluun.

    Palveluportaalin sivut

    • Adobe Acrobat Sign – Sisältää Adobe Sign -ponnahdusikkuna-pienoissovelluksen, jonka avulla voi luoda uusia sopimuksia lennossa ServiceNow-palvelun tietueista.
    • Adobe Acrobat Sign -etusivu – Sovellukseen sisältyvän palveluportaalin esittelyn etusivu.

    Sovellukseen sisältyy neljä roolia:

    • Allekirjoittaja (x_adosy_as.adobe_sign_signer)
      • ServiceNow-käyttäjille, joiden rooli on x_adosy_as.adobe_sign_signer, annetaan käyttöoikeudet Adobe Acrobat Sign itsepalvelumoduuleihin  
      • He voivat käyttää myös palveluportaalin widgettiä 
      • Tämä rooli on lisättävä käyttäjille ja ryhmille, joiden on allekirjoitettava dokumentteja tai sopimuksia
    • Lähettäjä (x_adosy_as.adobe_sign_sender)
      • ServiceNow-käyttäjille, joiden rooli on x_adosy_as.adobe_sign_sender, annetaan käyttöoikeudet sovellukseen
      • Tämä rooli on lisättävä käyttäjille ja ryhmille, joiden on pystyttävä seuraamaan dokumentteja tai sopimuksia, joita he ovat pyytäneet tai jotka heitä on pyydetty allekirjoittamaan
    • Esimies (x_adosy_as.adobe_sign_manager)
      • ServiceNow-käyttäjillä, joiden rooli on x_adosy_as.adobe_sign_manager, on vastuuhenkilötason oikeudet Acrobat Sign toimintoihin.
      • Esimies voi hallita kaikkien lähettäjien luomia sopimuksia
      • Tämä rooli myöntää oikeudet muiden käyttäjien luomien sopimusten peruuttamiseen
    • Hallinnoija (x_adosy_as.adobe_sign_admin)
      • ServiceNow-käyttäjät, joiden rooli on x_adosy_as.adobe_sign_admin, voivat käyttää kaikkia toimintoja.

    Oletusarvoisesti sovelluksessa on rooli, joka on myönnettävä käyttäjille, joiden on pystyttävä allekirjoittamaan dokumentteja. Jos haluat antaa kaikille käyttäjille oikeuden allekirjoittaa asiakirjoja, sinun on päivitettävä asetukset.

    Varoitus:

    Sovellustiedostoihin tehtävillä muutoksilla voit estää tulevat päivitykset.

    Tallenna kaikki päivitykseen tehdyt muutokset, jotta nämä muutokset voidaan ottaa uudelleen käyttöön sovelluksen päivittämisen jälkeen.

    Testaa kaikki mukautukset aina erityisessä testiympäristössä, ennen kuin otat ne tuotannossa käyttöön.

Yhdistä Acrobat Signiin

Adobe Acrobat Sign for ServiceNow -sovellus on suunniteltu toimimaan sekä kaupallisten että julkishallinnon (FedRAMP) tilien kanssa. Jos et ole varma, mikä tili sinulla on, noudata kaupallisten pilviasiakkaiden ohjeita.

Kaupallisille pilviasiakkaille:

Kun Adobe Acrobat Sign -sovellus on asennettu ServiceNow'hun, Adobe Acrobat Sign -ryhmän tai tilin järjestelmänvalvojien on yhdistettävä ServiceNow Adobe Acrobat Sign Commercial Cloudiin seuraavien vaiheiden avulla:

  1. Siirry kohtaan Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Yhdistä Adobe Acrobat Signiin.

  2. Valitse näyttöön tulevasta valintaikkunasta Yhdistä.

    connect-sign-1

  3. Kirjaudu Acrobat Sign -tilille hallinnoijan tunnistetiedoilla.

    connect-sign-2

  4. Valitse näkyviin tulevasta käyttöoikeusvalintaikkunasta Salli pääsy, mikä myöntää käyttöoikeudet ja muodostaa yhteyden. 

    connect-sign-3

    Huomautus:

    Todennus suoritetaan ponnahdusikkunassa.  Jos et näe todennuspaneelia, varmista, että ponnahdusikkunoiden estotoiminto on pois käytöstä.

    Kun yhteys on valmis, näet vahvistusviestin yhdistetystä Acrobat Sign -tilistä ja ServiceNow-tilistä, johon se on liitetty.

    Commercial Cloudiin yhdistetty Acrobat Sign

Government Cloud -asiakkaille:

Kun Adobe Acrobat Sign -sovellus on asennettu ServiceNow'hun, Adobe Acrobat Sign Government Cloud -ryhmän tai -tilin järjestelmänvalvoja voi yhdistää ServiceNow'n Adobe Acrobat Sign Government Cloudiin.

  1. Valitse vasemmasta paneelista Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Ominaisuudet.

    Ota fedramp käyttöön Sign for ServiceNow'ssa.

  2. Avautuvalla sovelluksen ominaisuussivulla:

    1. Ota käyttöön Käytä Adobe Acrobat Sign Government Cloud -valitsin.
    2. Etsi omaisuus nimeltä Yhteyden kirjautumisvinkki ja aseta arvoksi sähköpostiosoite, jolla kirjaudut Adobe Acrobat Sign Government Cloudiin.
    3. Valitse Tallenna.
  3. Siirry kohtaan Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Yhdistä Acrobat Signiin.

  4. Valitse avautuvalta sivulta Yhdistä.

    fedramp-2

  5. Kirjaudu pyydettäessä Adobe Acrobat Sign Government Cloud -tilillesi.

    Kun yhteys on muodostettu, sovellus ohjautuu takaisin ServiceNow-palveluun ja päivittää automaattisesti yhteyden tilan.

    fedramp-3

Määritä Acrobat Sign for ServiceNow -sovellus

Aseta sovelluksen ominaisuudet

Voit käyttää ja määrittää sovelluksen ominaisuuksia siirtymällä kohtaan Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Ominaisuudet.

Se näyttää seuraavat oletusasetukset:

  • Isäntänimi [x_adosy_as.redirect_host]: Jos sinulla on mukautettu ilmentymän URL-osoite, määritä täysin hyväksytty isäntä, jota käytetään uudelleenohjaus-URI:ssa OAuth- ja API-takaisinkutsuja (esim. webhookeja) varten.
    Oletusarvoisesti tämä arvo on tyhjä, ja isäntä on glide.servlet.uri-järjestelmäomaisuuden arvo.
    Se koskee vain ServiceNow-ilmentymän uudelleenohjausta. Jos haluat ohjata allekirjoittajan viestiallekirjoituksen toiseen isäntään, ilmoita tämä isäntä allekirjoittajan uudelleenohjaus-URI (post_sign_uri) -ominaisuuteen.
  • Oletusarvoinen allekirjoituksen jälkeinen URL-osoite [x_adosy_as.post_sign_uri]: Oletuspaikka, johon käyttäjä ohjataan, kun hän on allekirjoittanut asiakirjan Acrobat Signissa. Sitä käytetään, kun allekirjoituksen jälkeistä URI-tunnusta ei ole määritetty sopimuksen luomisen aikana. Tämä URI liittyy määritettyyn esiintymän nimeen, mutta se voidaan ohittaa sisällyttämällä protokolla (kuten https://www.adobe.com/), joka sallii allekirjoituksen jälkeisen uudelleenohjauksen muualle kuin tähän ServiceNow-esiintymään. Luodun sopimuksen sys_id voidaan lisätä kirjoittamalla URL-osoitteeseen ”{sys_id}”. Oletusarvo on ”/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=equested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on”, joka vie käyttäjän valmiiden sopimusten luetteloon.
  • Allekirjoittajan uudelleenohjauksen viive [x_adosy_as.post_sign_delay]: Viive (sekunteina) ennen kuin käyttäjä ohjataan uudelleen sen jälkeen, kun hän on allekirjoittanut asiakirjan Acrobat Signissa. Oletusarvo on 3.
  • Clickjacking Defense [x_adosy_as.clickjacking_domains]: Anna pilkuilla eroteltu luettelo pääverkkotunnuksen URL-osoitteista, joissa allekirjoitettavaksi lähetetyt asiakirjat voidaan sisällyttää iframe-kehykseen, esim. service-now.com.
    Tämä on pakollinen Government Cloud -asiakkaille. Tämän kentän jättäminen tyhjäksi voi johtaa tyhjiin Acrobat Signin sivuihin, kun ne näytetään kehyksessä.
  • Salli sähköpostit Acrobat Signista [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]: Hallitse, lähettääkö Acrobat Sign ilmoitussähköposteja allekirjoitusprosessin aikana. Oletusarvo on väärä.
  • Ponnahtavat sopimusluonnokset [x_adosy_as.popout_draft]: Oletusarvoisesti sopimuksen Tarkastele tiedot -painikkeen napsauttaminen avaa luonnoksen Acrobat Signin samassa selainikkunassa.
    Aseta tämän vaihtoehdon arvoksi tosi avataksesi sen sijaan uuden ikkunan. Oletusarvo on väärä.
  • Sisällytä tarkastus [x_adosy_as.include_audit]: Hallinnoi allekirjoitettuihin asiakirjoihin sisältyvää kirjausketjua. Oletusarvo on tosi.
  • Käytä Adobe Acrobat Sign Government Cloudia [x_adosy_as.fedramp]: Adobe Government Cloud -asiakkaiden on otettava tämä omaisuus käyttöön, jotta Acrobat Sign for ServiceNow voi käyttää Acrobat Sign Government Cloud -palveluita. Oletusarvo on väärä.
  • Yhteyden kirjautumisvinkki [x_adosy_as.login_hint]: Login_hint-arvo, jota käytettiin ensimmäisen kerran yhdistettäessä Adobe Acrobat Sign Government Cloudiin. Tämä täyttää automaattisesti ”Yhdistä Acrobat Signiin -sivun ja on yleensä tilin järjestelmänvalvojan sähköpostiosoite. Oletusarvo on tyhjä.
  • Sopimustoimintojen muotoilijakentät [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]: Määritä, mitkä kentät tulee näyttää sopimustietueessa näkyvässä toimintomuodossa.
    Oletusarvo on ”name, state, status, agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag”.
  • ”Omat sopimukset” -kysely [x_adosy_as.my_agreements_query]: Kysely, jolla näytetään omia sopimuksia esimerkiksi portaalissa.Oletusarvo on ”requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe”, joka näyttää sopimukset, joissa käyttäjä on pyytäjä tai allekirjoittaja.
  • Moniosainen tiedostolaajennus [x_adosy_as.multipart_extension]: Tilapäisille moniosaisille liitetiedostoille käytettävä tiedostonimen laajennus. Oletusarvo (suositeltu) on ”mpfd”.
  • Sovellusten kirjaaminen [x_adosy_as.logging.verbosity]: Ohjausjärjestelmän kirjaaminen. Oletusarvo on ”info”.
  • Virheenkorjaus – Yhdistäminen [x_adosy_as.connect_debug]: Näytä diagnostiikkahälytykset Acrobat Signiin yhdistämisen aikana. Oletusarvo on väärä.

Oletusarvoinen URL-osoitteen uudelleenohjausominaisuus koskee kaikkia sopimuksia, joissa Allekirjoittamisen jälkeinen URI -kentän arvoa ei ole määritetty.

Huomautus:

Koodaamattomia erikoismerkkejä tai välilyöntejä ei tueta uudelleenohjaus-URL-osoitteissa. Siksi, jos sovellusominaisuuden allekirjoituksen jälkeinen oletus-URL sisältää caret-merkin (^), sinun on koodattava sen arvoksi %5E.

Esimerkiksi /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^state=Complete^ORDERBYDESCsys_created_on on vaihdettava muotoon:

 /x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on 

Loput ominaisuudet määrittävät sen, lähettääkö Acrobat Sign ilmoituksia allekirjoitusprosessin aikana (oletuksena Ei) ja sen, sisällytetäänkö kirjausketju allekirjoitettuihin dokumentteihin (oletuksena Kyllä).

Määritä mukautetut komponentit

Adobe Acrobat Sign -sovellus sisältää mukautettuja komponentteja, jotka voit määrittää omiin tarpeisiisi sopivalla tavoin. Katso alla olevasta komponenttiluettelosta ohjeet kunkin komponentin muokkaamiseen.

Allekirjoita Adobe Acrobatilla on Tehtävä [task] -taulukossa oleva käyttöliittymän toimintopainike. Sitä voivat käyttää vain käyttäjät, joilla on lähettäjän rooli (x_adosy_as.adobe_sign_sender). Sen avulla lähettäjät voivat lisätä dokumentteja ja allekirjoittajia sopimukseen sekä lähettää liitetyn dokumentin Adobe Acrobat Signiin allekirjoitettavaksi.

ui-action-1

Järjestelmänvalvojat voivat lisätä Allekirjoita Adobe Acrobatilla -toiminnon muihin taulukoihin seuraavasti:

  1. Avaa olemassa oleva Allekirjoita Adobe Acrobatilla -toiminto jompaakumpaa seuraavista tavoista käyttäen:
    • Napsauta hiiren kakkospainikkeella mistä tahansa lomakkeesta, joka on laajennettu tehtävästä (kuten Tapaus) > Määritä käyttöliittymätoiminnot.
    • Valitse Järjestelmän määritys > Käyttöliittymätoiminnot ja hae sitten tekstillä Allekirjoita Adobe Acrobatilla
  2. Muuta taulukon nimeä tarpeen mukaan.
  3. Napsauta hiiren kakkospainikeella yläosan toimintapalkkia ja valitse Lisää ja säilytä, jos haluat luoda kopion olemassa olevasta tietueesta uudella taulukolla varustettuna.

Adobe Acrobat Signin liittyvä luettelo sisältää siihen tietueeseen liittyvät sopimukset, jolle luettelo on määritetty. Liittyvässä luettelossa olevia sopimuksia voivat tarkastella vain käyttäjät, joilla on käyttäjän rooli (x_adosy_as.adobe_sign_user) ja jotka ovat siten sopimuksen pyytäjiä tai allekirjoittajia.

Järjestelmänvalvojat tai ne käyttäjät, joilla on personalize_form -rooli, voivat määrittää lomakkeen ja liittyvän luettelon asettelun.

Liittyvän luettelon lisääminen lomakkeisiin:

  1. Napsauta asianmukaista lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja siirry kohtaan Määritä > Liittyvät luettelot.
  2. Valitse Käytettävissä-luettelosta Adobe Acrobat Sign
  3. Valitse oikea nuoli lisätäksesi Adobe Acrobat Signin Valitut-luetteloon.
  4. Napsauta Tallenna.

Palaat lomakkeeseen, jota olet määrittämässä, ja Adobe Acrobat Signin liittyvä luettelo näkyy lomakkeen alaosassa.

related-list-3

Määritä palveluportaalin komponentit

Acrobat Sign for ServiceNow -sovelluksen mukana tulevat seuraavat palveluportaalin elementit, joita voidaan käyttää tai kopioida omien palveluportaaliesi kanssa.

Sovelluksen mukana toimitettua Adobe Acrobat Sign -palveluportaalia ei ole tarkoitettu käytettäväksi tai laajennettavaksi. Se tukee vain Lähetä allekirjoitettavaksi -käyttöliittymää.

Portaaliin pääsee osoitteessa /adobe_sign.

Sovellukseen sisältyy kaksi palveluportaalisivua:

  • Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send)
  • Adobe Acrobat Signin aloitussivu (x_adosy_as_home)

Adobe Acrobat Sign (x_adosy_as_send) -sivua käytetään yksinomaan Lähetä allekirjoitettavaksi -käyttöliittymänä, eikä sitä tule muuttaa.

Adobe Signin aloitussivu (x_adosy_as_home) on määritetty palveluportaalin kotisivuksi ja se on tarkoitettu esimerkkiesittelyksi mukana olevista widgeteistä.

Voit käyttää sovelluksen mukana tulevia widgetejä tarpeidesi mukaan. Jotta voit seurata widgetin muutoksia ja saada päivityksiä sovelluksestasi, sinun on tehtävä muutokset vain widgetin klooniin.

  • Adobe Acrobat Sign Lähetä allekirjoitettavaksi: sitä käytetään sopimuksen luomiseen malleista ja/tai ladatuista tiedostoista. Sitä voit käyttää Lähetä allekirjoitettavaksi -valikkokohdasta ja Allekirjoita Adobe Acrobatilla -käyttöliittymätoiminnosta, ja se on Lähettäjä -roolissa olevien käyttäjien käytettävissä.

Widgetin asetukset: Widget on suunniteltu mukautettavaksi tarpeen mukaan widget-ilmentymien vaihtoehtojen tai URL-parametrien avulla. Käytä asiakirjamalleja ja yhdistämissääntöjä täyttääksesi lomaketiedot automaattisesti. Voit asettaa totuusarvojen vaihtoehdoiksi ”true” tai ”1”, kun käytät URL-parametreja.

Nimi

Tyyppi

Kuvaus

subject_table

Merkkijono

Taulukon nimi, johon sopimus kuuluu.

subject_id

Merkkijono

Sen tietueen sys_id, johon sopimus kuuluu.

agreement_name

Merkkijono

Uuden sopimuksen nimi.

attachments

Merkkijono

Luettelo sopimuksessa käytettävistä liitteiden sys_id-tunnuksista.

templates

Merkkijono

Luettelo sopimuksessa käytettävistä asiakirjamallien sys_id-tunnuksista.

signers

Merkkijono

Luettelo käyttäjistä tai sähköpostiosoitteista, jotka lisätään allekirjoittajiksi.

ccs

Merkkijono

Luettelo käyttäjistä tai sähköpostiosoitteista, jotka lisätään kopion saajiksi.

password_protect

Totuusarvo

Vaadi käyttäjää asettamaan salasana sopimuksen suojaamiseksi. Käyttäjän on asetettava salasana, vaikka hide_options tai lock_options olisi tosi.

send_emails

Totuusarvo

Pyydä Adobea lähettämään sähköposti-ilmoituksia allekirjoitusprosessin aikana.

submit_as_draft

Totuusarvo

Luo sopimusluonnos sen sijaan, että lähetät sen heti allekirjoitettavaksi.

copy_to_subject

Totuusarvo

Kopioi allekirjoitettu sopimustiedosto aihetietueeseen. Sinun on annettava kelvollinen subject_table ja subject_id.

post_sign_uri

Merkkijono

Anna allekirjoittajille mukautettu uudelleenohjaus, kun he ovat allekirjoittaneet. Oletusuudelleenohjaus lähettää käyttäjän sopimustietueeseen.

hide_options

Merkkijono

Pilkuilla eroteltu luettelo piilotettavista vaihtoehdoista (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Aseta todeksi, jos haluat piilottaa kaikki vaihtoehdot käyttäjältä.

lock_options

Merkkijono

Pilkuilla eroteltu luettelo vaihtoehdoista, jotka tehdään vain luku -muotoiseksi (password_protect, send_emails, submit_as_draft, copy_to_subject). Aseta todeksi, jottei käyttäjä voi muuttaa mitään vaihtoehtoja.

hide_subject

Totuusarvo

Estä aiheeseen liittyvien liitteiden valitseminen.

skip_documents

Totuusarvo

Ohita alkuperäiset asiakirjat -paneeli. Tämä toimii vain, kun liitteet tai mallit on esivalittu.

  • Adobe Acrobatin koontinäytön kohdeluettelo: Tätä voidaan käyttää lisäämään työntekijä- tai asiakaspalveluportaaliin luettelo nykyisistä sopimuksista, jotka on allekirjoitettava. Tätä luetteloa käytetään Adobe Signin aloitussivun Tehtävät-ominaisuuden yhteydessä.
    Pääset tässä luettelossa näkyviin tietueisiin siirtymällä kohtaan Itsepalvelu > Adobe Acrobat Sign > Allekirjoitettavaksi.
  • Adobe Acrobat Sign -otsikko: Tätä käytetään Adobe Signin aloitussivulla esittelemään Tehtävät-ominaisuutta.
widget

Luo dokumenttimalleja

Dokumenttimalli määrittää mallin, joka voidaan valita lisättäväksi sopimukseen.  Mallin avulla voidaan tarjota vakioasiakirja, jota voidaan käyttää uudelleen useissa yksittäisissä sopimuksissa. Lähdeasiakirja-tietue viittaa malliin, joka antaa mallin ominaisuudet saataville liitetyssä sopimuksessa.

Malli voi olla ServiceNow-esiintymän paikallinen malli tai kirjastomalli, jonka tiedot on synkronoitu yhdistetyltä Adobe Acrobat Sign -tililtä.

Kirjastomallien synkronointi

Kun sovellus on asennettu ja määritetty, hallinnoijat voivat synkronoida kirjastomallit. Adobe Acrobat Sign -kirjastomalli määritetään Adobe Sign -tilillä, ja sen tiedot synkronoidaan ServiceNow-palveluun.  Kirjastomallin määrittävä asiakirja tallennetaan myös yhdistetylle Acrobat Sign -tilille, joten asiakirjaa ei tarvitse ladata sen lähettämistä varten.

Voit synkronoida kirjastomallit ServiceNow-palveluun seuraavasti:

  1. Valitse Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Asiakirjamallit.
  2. Valitse Päivitä kirjasto.

Tämä päivittää luettelonäkymän yhdistetyn Acrobat Sign -tilin kirjastomalleilla.

refresh-library

Paikallisten mallien luonti

Paikallisen mallin määrittävää asiakirjaa säilytetään ServiceNow-palvelussa liitetietueena, ja se on ladattava Acrobat Signiin osana lähetysprosessia.

Mallin asiakirja voi sisältää tai olla sisältämättä lomakekenttiä, jotka tulee esitäyttää käyttäen sopimuksen aihetietueen tietoja. Sinun on käytettävä mallia, jos asiakirja sisältää tällaisia lomakekenttiä.

  1. Siirry kohtaan Acrobat Sign > Hallinnointi > Asiakirjamallit.
  2. Valitse Uusi.
  3. Mallin Uusi tietue -sivulla:
    1. Anna mallille nimi.
    2. Määritä tyypiksi paikallinen.
    3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tallenna.
  4. Jos haluat liittää asiakirjan malliin, valitse ja vedä tiedosto mallitietueeseen tai valitse paperiliitinkuvake otsikossa ja valitse tiedosto. Kun tiedosto on lisätty, sulje valintaikkuna valitsemalla X-kuvake.

Asiakirja liitetään asiakirjamalliin, ja siihen viitataan Asiakirja-kentässä.

create-template-without-field-1

create-template-without-field-2

create-template-without-field-3

Sinun on noudatettava samoja vaiheita, jotka on kuvattu kohdassa Mallien luominen ilman kenttiä. Kun asiakirja on liitetty, sinun on kuitenkin suoritettava seuraavat lisämääritysvaiheet tarpeen mukaan:

  • Tarkista, että Täytettävissä-kentän arvo on tosi. 

Se tarkistetaan automaattisesti, kun täytettäviä kenttiä sisältävä asiakirja liitetään malliin.

  • Luo asiakirjakentän tietueet.

Asiakirjakentän tietueet on luotava pääasiakirjamallia varten, ja ne määrittävät mallin asiakirjaan upotettavien lomakekenttien tiedot.

Tätä varten tallenna asiakirjamallitietue ja valitse sitten Päivitä kentät.

Asiakirjakentät-kohdan liittyvä luettelo täytetään liitetyn asiakirjan täytettäviä lomakekenttiä vastaavilla tietueilla.

create-template-with-fields

  • Määritä yhdistämissäännöt

Yhdistämissääntö liittää dokumenttimallin tietyn tyyppiseen aihetietueeseen ServiceNow-palvelussa.

Yhteen dokumenttimalliin voidaan linkittää useita yhdistämissääntöjä (yksi kutakin mallin kenttien esitäyttöön käytettävää aihetietueen tyyppiä kohti).

Malli voidaan esimerkiksi täyttää käyttämällä tapaus-, palvelupyyntö- tai muutospyyntötietueen tietoja (jolloin mallissa on kolme yhdistämissääntöä, yksi kutakin aihetaulukkoa kohti).

Voit määrittää yhdistämissäännön seuraavasti:

  1. Siirry Yhdistämissääntöön liittyvässä luettelossa.
  2. Valitse Uusi.
  3. Valitse Taulukko, esim. Tapahtuma.
  4. Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Tallenna.
merge-rule

  • Määritä yhdistämiskentät

Yhdistämiskenttätietue linkittää aihetietueen kentän relevantissa dokumenttimallissa olevaan kenttään.  Yhdistämiskentät on luotava manuaalisesti yhdistämissääntöä määritettäessä.

Yhdistämiskenttätietueiden luominen:

  1. Siirry kohtaan Adobe Acrobat Sign > Hallinnointi > Yhdistämissäännöt.
  2. Valitse Yhdistämissääntötietueesta Päivitä kentät.
    Se täyttää upotetun Yhdistämiskentät -luettelon Asiakirjakentillä.  
  3. Linkittääksesi haluamasi Asiakirjakentät niitä vastaaviin Tietuekenttiin valitse linkki vastaavaan määritettävään Tietuekenttään (kuten nimeen) Asiakirjakentästä.
  4. Valitse haluamasi Tietuekenttä (kuten Soittaja) avautuvasta valikosta.
  5. Valitse Päivitä.

Sinut ohjataan takaisin Yhdistämissääntö-tietueeseen. Yhdistämiskenttiin liittyvä luettelo sisältää nyt edellisessä vaiheessa valitun Tietuekentän arvon.

Poista (ja vahvista) selvyyden vuoksi jäljellä olevat yhdistämiskentät, joita ei ole tarkoitus määrittää, jotta yhdistämiskenttien upotettu luettelo sisältää vain määritettävät arvot.

merge-fields-1

Luo palveluluettelon nimike

Acrobat Sign for ServiceNow -sovelluksella voit luoda uusia sopimuksia, joita käyttäjät voivat tarkastella palveluluettelon kautta luomalla Tietuetuottajan. Voit määrittää Tietuetuottajan keräämään kaikki tiedot, jotka haluat yhdistää asiakirjaan, ja luomaan ja lähettämään sopimuksen automaattisesti käyttäjälle. 

Käyttäjät, joilla on catalog_admin tai admin, voivat luoda luettelonimikkeen. Alla olevat vaiheet selittävät, kuinka luodaan luettelonimike nimeltä Tietuetuottaja. Voit jäljentää muiden luettelonimikkeiden luomisvaiheet.

Huomautus: Varmista, että Adobe Acrobat Sign -sovellusta ei ole valittu, kun määrität ilmentymääsi.

Kunkin Tietuetuottajan luontiprosessi voi vaihdella asiakirjan kenttien, mallin, muuttujan ja muiden erityisvaatimusten perusteella, mutta samat periaatteet pätevät.  Tämän oppaan esimerkissä havainnollistetaan pysäköintilupasopimuksen luontia. 

Voit luoda tietueen tuottajan seuraavasti:

  1. Siirry kohtaan Palveluluettelo > Luettelomääritelmä > Tietuetuottajat ja valitse sitten Uusi.

  2. Uudella avautuvalla Tietuetuottaja-sivulla:

    1. Anna tietueelle nimi.
    2. Määritä taulukon nimeksi Sopimus [x_adosy_as_agreement].
    3. Anna lyhyt kuvaus.
    4. Määritä Uudelleenohjaa kohteeseen -kentän arvoksi Luotu tehtävätietue.
    Luo tehtävätietue

  3. Valitse Esteettömyys-välilehti ja määritä Luettelot, Kategoria ja Saatavuus -kentät tarpeen mukaan. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella otsikkopalkkia ja valitse Tallenna.

    Voit määrittää nämä kentät käyttämällä Kategorioihin ja Luetteloihin liittyviä listoja. 

    Helppokäyttötoiminnot-välilehti

  4. Lisää muuttujiin liittyvään listaan dokumenttikenttiä vastaavia muuttujia. 

    Tässä esimerkissä lisäämme nimi-, työntekijä- ja esimieskentät.

    Muuttujat-välilehti

    Huomautus:

    Luvan nimi -kysymysmuuttujan oletusarvo on javascript:'Parking Permit for ' + gs.getUserDisplayName().

  5. Määritä tietueen tuottamisen komentosarja, joka ottaa muuttujat ja luo allekirjoitettavaksi lähetettävän sopimuksen. Komentosarja-kentässä:

    1. Kopioi ja liitä seuraava komentosarja, joka lukee luettelokohdemuuttujat.
    2. Päivitä muuttujien määritelmät kerätäksesi tietoja tuottajalta.
    3. Päivitä käyttämäsi asiakirjamallin sys_id.
    4. Päivitä post_sign_uri, jos haluat käyttäjän siirtyvän muualle allekirjoittamisen jälkeen.

     

    // Esimerkki Adobe Acrobat Sign -tietueentuottajasta pysäköintilupamallille

    (function() {

    // Kerää tarvitsemamme tiedot käyttäjän täyttämistä muuttujista

      var employee_id = producer.employee + '';

      var employee_name = producer.employee.getDisplayValue() + '';

      var manager_id     = producer.manager + '';

      var manager_name   = producer.manager.getDisplayValue() + '';

      var agreement_name = "Pysäköintilupa henkilölle" + employee_name;

      // Käytettävän asiakirjamallin kovakoodattu sys_id

      var document_template = '5a2e0131db4c7c10c39151fcd39619af'; // Pysäköintilupa

      // Määritä tiedot yhdistettäväksi yllä olevaan asiakirjamalliin.

      // Jokainen ominaisuus on asiakirjakentän nimi, johon haluamme yhdistää.

      var merge_data = {

        name         : agreement_name,

        employeename : employee_name,

        managername  : manager_name,

      };

      // Määritä uusi sopimus

      var agreement = new x_adosy_as.Agreement(current);

     

      // Lisää asiakirjat, joihin haluamme allekirjoitukset

      agreement.addDocument(document_template, merge_data);

      // Lisää allekirjoittajat

      agreement.addSigner(employee_id);

      agreement.addSigner(manager_id);

      // Aseta sopimuksen nimi

      current.name = agreement_name;

      // Aseta URL-osoite, johon allekirjoittajat ohjataan allekirjoittamisen jälkeen

      current.post_sign_uri = '/x_adosy_as_agreement.do?sys_id=' + current.sys_id;

      // Aseta tilaksi Valmis lähettääksesi heti allekirjoitettavaksi

      current.state = 'Ready';

    })();

Luo sopimus työnkulkutoiminnosta

Jos haluat lisätä allekirjoitettavia asiakirjoja olemassa oleviin luettelokohtiin, voit lisätä työnkulkuun tehtävän, joka luo sopimuksen, ja luettelotehtävän, joka määrittää sen käyttäjälle allekirjoitusta varten.

Seuraava esimerkki osoittaa, kuinka voit käyttää Acrobat Sign -sovellusta, mutta määritysvaiheiden yksityiskohdat voivat vaihdella prosessisi vaatimusten mukaan.

Jos haluat luoda sopimuksen työnkulkutoiminnosta, sinun on määritettävä seuraavat komponentit: 

  • Luettelotehtävä: Luo sopimuksen, lähettää sen allekirjoitettavaksi ja antaa allekirjoittajalle tehtävän.
  • Komentosarjatoiminto: Reagoi tapahtumaan, joka käynnistetään, kun sopimus allekirjoitetaan, ja sulkee sitten tehtävän tarjoamalla palautesilmukan ja sallien työnkulun edetä. 

Luettelotehtävän luominen:

  1. Valitse Työnkulun muokkaimessa Ydin-välilehti.
  2. Siirry kohtaan Ydintoiminnot > Tehtävät ja vedä sitten Luettelotehtävä-toiminto sopivaan paikkaan työnkulussasi.
  3. Anna tehtävälle nimi ja aseta sen prioriteetti.
  4. Aseta Odota valmistumista -arvoksi tosi.
  5. Aseta Komentosarja-osiossa Edistynyt-lipun arvoksi tosi ja kirjoita sitten koodisi Edistynyt komentosarja -kenttään. Alla on esimerkkikoodi.
  6. Valitse Päivitä.
Luo sopimus työnkulkutoiminnosta.

// Esimerkki tehtävän työnkulkutoiminnon luomisesta

(function () {

  // Käyttäjä, jonka on allekirjoitettava sopimus

  var signer_id = current.request.requested_for + '';

  var signer_name = current.request.requested_for.getDisplayValue() + '';

  // Sopimuksen nimi

  var agreement_name = current.short_description + ' for ' + signer_name;

  // Tämän toiminnon Adobe Sign -asiakirjamallin kovakoodattu sys_id

  // Tämän pitäisi todellakin olla työnkulkumuuttuja tietojen ohjaamiseksi.

  var document_template = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc'; // Oma mallini

  // aseta GUID kutsumatta newRecord():ta – tarvitaan sopimuksen aiheelle

  task.setNewGuid(gs.generateGUID(task.getTableName()));

  // Määritä tehtävä

  task.short_description = current.short_description;

  task.assigned_to = signer_id;

  task.description = 'Agreement: ' + '\'' + agreement_name + '\'' +

    ' on lähetetty allekirjoitettavaksesi.\n' +

    'Allekirjoittaaksesi joko:\n' +

    '- Siirry kohtaan: \'Itsepalvelu > Adobe Sign > Allekirjoitettavaksi\' tai\n' +

    '- Napsauta sopimukseen johtavaa linkkiä \'Adobe Acrobat Signiin\' '+

    'liittyvässä luettelossa (alla).';

// Sopimusvaihtoehdot (sopimustietueen kentät)

  var options = {

    submit_as_draft: true // tarkista sopimus Adobessa ennen lähettämistä

  };

  // Luo objekti allekirjoitusprosessin helpottamiseksi

  var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

  // Luo sopimus ja anna aiheeksi tehtävätietue

  adobe.createAgreement(agreement_name, task, options);

  // Lisää asiakirjamalli.

  adobe.addDocument(document_template);

  // Lisää allekirjoittajat. Nämä voivat olla käyttäjien sys_id-tunnuksia tai sähköpostiosoitteita.

  adobe.addSigner(signer_id);

  // Lähetä sopimus Adobelle.

  adobe.submitAgreement();

})();

Voit nyt määrittää komentosarjatoiminnon, joka asettaa luettelotehtävän automaattisesti Suljettu valmis -tilaan, kun sopimus on suoritettu. Sinun on määritettävä komentosarjatoiminto käynnistymään sopimustaulukon tapahtuman x_adosy_as.agreement.complete johdosta.

Voit luoda uuden komentosarjatoiminnon seuraavasti:

  1. Siirry kohtaan Järjestelmäkäytäntö > Tapahtumat > Komentosarjatoiminnot ja napsauta Uusi.
  2. Uudella komentosarjatoimintosivulla:
    1. Anna komentosarjatoiminnolle nimi.
    2. Aseta tapahtuman nimeksi x_adosy_as.agreement.complete.
    3. Valitse Aktiivinen-valintaruutu. 
    4. Kopioi ja liitä komentosarja alla olevasta kohdasta Komentosarjatoiminto: Esimerkkikoodi komentosarjakenttään.
  3. Napsauta otsikkopalkkia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tallenna.
workflow-activity-script-action

Komentosarjatoiminto: Esimerkkikoodi

// Komentosarjatoiminto asettaa luettelotehtävän tilaksi Suljettu valmis

(function () {

  var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

  if (!catalog_task.isValidRecord()    catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

    return;

  }

  catalog_task.state = 3; // Closed Complete

  catalog_task.update();

})();

Acrobat Sign käyttäminen sopimusten hallinnan kanssa

Voit käyttää Acrobat Signia muiden kuin tehtäväpohjaisten tietueiden kanssa, kuten yllä kohdassa Mukautetut komponentit on kuvattu. Alla olevat ohjeet osoittavat, kuinka Acrobat Signia käytetään sopimusten hallintaan. Määritysvaiheiden tiedot voivat vaihdella prosessisi vaatimusten mukaan.

Jotta voit käyttää Acrobat Signia sopimusten hallintaan, sinun on määritettävä seuraavat kaksi osaa:

  • Käyttöliittymätoiminto luo sopimuksen ja lähettää sen allekirjoitettavaksi.  Kun sopimus on allekirjoitettu, tapahtuma käynnistyy. 
  • Komentosarjatoiminto vastaa tapahtumaan ja tarjoaa palautesilmukan, siirtää prosessia eteenpäin ja päivittää sopimuksen. 

Huomautus: Käyttöliittymätoimintoja voivat määrittää vain sellaiset käyttäjät, joiden rooli on ui_action_admin tai admin. Käyttäjät, joilla on admin-rooli, voivat määrittää vain komentosarjatoiminnon.

Luo käyttöliittymätoiminto

Käyttöliittymätoiminnon luominen Contract [ast_contract] -lomakkeessa

  1. Siirry kohtaan Järjestelmän määrittäminen > Käyttöliittymätoiminnot ja valitse sitten Uusi.

    Vaihtoehtoisesti napsauta Contract [ast_contract] -lomakkeessa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Määritä > Käyttöliittymätoiminnot > Uusi.

  2. Kirjoita käyttöliittymätoiminnon Uusi tietue -sivulle seuraavat tiedot:

    1. Varmista, että taulukko on ”Contract [ast_contract]”.
    2. Anna Nimi-kenttään tietueen nimi.
    3. Valitse taulukko avattavasta Taulukko-valikosta.
    4. Anna järjestys.
    5. Valitse Aktiivinen-valintaruutu.
    6. Valitse Näytä liite -valintaruutu.
    7. Valitse Näytä päivitys -valintaruutu.
    8. Valitse Lomakepainike-valintaruutu.
    9. Kun olet valmis, napsauta hiiren kakkospainikkeella yläpalkkia ja valitse sitten Tallenna

    Tämä tallentaa lomakkeen ja lataa sen uudelleen.

    ui-action-new-record

  3. Syötä Ehto-kenttään ehto käyttöliittymätoiminnon näyttämiselle. 

    Nykyinen esimerkki valitsee ehdon seuraavasti: ‘current.state == 'draft' andand current.substate == 'under_review' andand !current.approver.nil()’.  

    Ehto

  4. Syötä Komentosarja-kenttään koodi (katso alla oleva esimerkkikoodi) luodaksesi sopimustietueen, aseta tietyt kenttien arvot ja lähetä se Adobe Acrobat Signiin. 

    Antamasi koodi voi vaihdella omien erityisvaatimustesi mukaan, mutta yleisperiaate pätee.

    Huomautus:

    Dokumenttimallin koodattu sys_id viittaa esimerkissämme käytettyyn malliin. 

    Sinulla se on itse luomasi malli (lisätietoja mallin luonnista on kohdassa Paikallisten mallien luominen).

    // Esimerkki käyttöliittymätoiminnosta uuden Adobe Acrobat Sign -sopimuksen luomiseksi

    (function() {

      // Sopimuksen nimi

      var agreement_name = 'Sopimus: ' + current.short_description;

      // Tämän toiminnon asiakirjamallin kovakoodattu sys_id

      var document_template = '6d0cdc26db708c50257e73278c9619c4'; // Sopimus

      // Luo objekti allekirjoitusprosessin helpottamiseksi

      var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

      // Luo sopimus ja anna aiheeksi nykyinen tietue

      adobe.createAgreement(agreement_name, current);

      // Lisää asiakirjamalli. Tämä voi olla myös liitteen sys_id.

      adobe.addDocument(document_template);

      // Lisää allekirjoittajat. Nämä voivat olla käyttäjien sys_id-tunnuksia tai sähköpostiosoitteita.

      adobe.addSigner(current.approver);

      // Lähetä sopimus Adobelle.

      adobe.submitAgreement();

      // Ohjaa käyttäjä takaisin tähän tietueeseen.

      action.setRedirectURL(current);

    })();

Luo komentosarjatoiminto

Voimme käynnistää komentosarjatoimintoja vain tapahtumista.Komentosarjatoiminto määritetään niin, että jokin Adobe Acrobat Sign mukana toimitetun sopimustaulukon tapahtuma käynnistää sen: x_adosy_as.agreement.complete

Voit luoda uuden komentosarjatoiminnon seuraavasti:

  1. Valitse Järjestelmän käytäntö > Tapahtumat > Komentosarjatoiminnot.

  2. Valitse Uusi.

  3. Komentosarjatoiminnon Uusi tietue -sivulla:

    1. Kirjoita komentosarjalle nimi.
    2. Valitse komentosarjatoiminnon käynnistävän tapahtuman nimi.
    3. Valitse Aktiivinen-valintaruutu.
    4. Kirjoita koodisi. Katso alla oleva esimerkkikoodi.
    Anna komentosarjatoiminnolle nimi

    (function () { 
       
      var contract = current.subject_id.getRefRecord(); 
      
      if (!contract.isValidRecord() || contract.getTableName() != 'ast_contract') { 
        return; 
      } 
      
      contract.state = 'active'; 
      contract.update(); 
    })();

    Tässä koodissa saamme sopimuksen nykyisen sopimuksen subject_id-kentästä ja tarkistamme, että se on kelvollinen tietue Contract (Sopimus) -taulukossa. Tällöin muutamme tilan aktiiviseksi ja suoritamme päivityksen.

  4. Valitse Lähetä.

Käytä komentosarjasovellusliittymiä

Voit helposti laajentaa Adobe Acrobat Sign -sovelluksen toimimaan minkä tahansa prosessisi kanssa käyttämällä sisäisiä sovellusliittymiä.Sovellusliittymä on käytettävissä x_adosy_as-nimiavaruuden kautta.

AdobeSign()

Luo AdobeSign-esiintymän.

Esimerkki:

// Luo uusi AdobeSign-esiintymä

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

#addCcUser(String user_id)

Lisää CC-merkintä nykyiseen sopimukseen ei-osallistuvien käyttäjien kanssa jakamista varten. Käyttäjiä, joita ei ole rekisteröity ServiceNow-käyttäjiksi, voidaan lisätä antamalla sähköpostiosoite.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

user_id

Merkkijono

Pakollinen

Käyttäjän tai sähköpostiosoitteen sys_id.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

void

Metodi ei palauta arvoa

Esimerkki:

// CC-käyttäjän lisäys sopimukseen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('Oma sopimus');

adobe.addCcUser(current.requested_by);

adobe.addCcUser('abel.tuter@example.com');

#addDocument(String doc_selector, Object merge_data)

Lisää asiakirja tai malli nykyiseen sopimukseen.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

doc_selector

Merkkijono

Pakollinen

Mallin nimi tai mallin tai liitteen sys_id.

merge_data

Objekti

Valinnainen

Avain- ja arvo-objekti asiakirjan kenttien nimistä asiakirjan kenttien arvoihin.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

Merkkijono

Onnistuneessa tapauksessa luodun lähdeasiakirjatietueen sys_id.

Esimerkki:

// Luo sopimus mallin avulla

var template_id = '2a9b1f57db508810257e73278c9619dc';

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('Oma sopimus');
adobe.addDocument(template_id);

#addElectronicSeal(String seal_id)

Lisää sähköinen sinetti nykyiseen sopimukseen.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

seal_id

Merkkijono

Pakollinen

Lisättävän sähköisen sinetin sys_id, nimi tai sinetin tunnus.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

String|Boolean

Uuden osallistujatietueen sys_id tai epätosi, jos sinettiä ei löydy.

Esimerkki:

// Lisää sopimukseen sähköinen sinetti

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('Oma sopimus');

adobe.addElectronicSeal('<SEAL>');

 #addParticipant(String user_id, String participant_role)

Vaihtoehtoinen menetelmä addSigner():lle mahdollistaa osallistujien lisäämisen sopimukseen tietyllä roolilla. Osallistujat, jotka eivät ole rekisteröityneet ServiceNow-käyttäjiksi, voidaan lisätä antamalla sähköpostiosoite.

Huomautus: Tätä menetelmää tulisi käyttää vain olemassa olevien sopimustietueiden kanssa, jotka on tallennettu tietokantaan.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

user_id

Merkkijono

Pakollinen

Käyttäjän tai sähköpostiosoitteen sys_id.

role

Merkkijono

Valinnainen

Osallistujan rooli sopimuksessa. Oletusarvo on SIGNER. Muita arvoja ovat APPROVER, ACCEPTOR, CERTIFIED_RECIPIENT, FORM_FILLER.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

String|Boolean

Uuden osallistujatietueen sys_id tai epätösi, jos käyttäjätietuetta ei löytynyt tai sillä ei ollut sähköpostiosoitetta.

Esimerkki:

// Osallistujan lisäys sopimukseen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('Oma sopimus');

adobe.addParticipant('abel.tuter@example.com', 'APPROVER');

#addSigner(String user_id)

Allekirjoittajan lisäys nykyiseen sopimukseen. Allekirjoittajat, jotka eivät ole rekisteröityneet ServiceNow-käyttäjiksi, voidaan lisätä antamalla sähköpostiosoite.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

user_id

Merkkijono

Pakollinen

Käyttäjän tai sähköpostiosoitteen sys_id.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

void

Metodi ei palauta arvoa.

Esimerkki:

// Osallistujan lisäys sopimukseen

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('Oma sopimus');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

#copySignedDocumentToRecord(GlideRecord record)

Kopioi allekirjoitettu sopimusasiakirja toiseen tietueeseen.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

record

GlideRecord

Pakollinen

Kohdetietue, johon allekirjoitettu asiakirja kopioidaan.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

String|Boolean

Uuden liitteen sys_id tai epätosi, jos toiminto epäonnistui.

Esimerkki:

// Hanki kohdetietue

var target = new GlideRecord('...');

// Kopioi allekirjoitettu asiakirja sopimuksesta kohteeseen
 var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToRecord(target);

#copySignedDocumentToSubject()

Kopioi allekirjoitettu sopimusasiakirja sen aihetietueeseen.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

String|Boolean

Uuden liitteen sys_id tai epätosi, jos toiminto epäonnistui.

Esimerkki:

// Kopioi allekirjoitettu asiakirja sopimuksesta aihetietueeseen
var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

adobe.copySignedDocumentToSubject();

#createAgreement(String name, GlideRecord subject, Object option

Luo sopimuksen. Sitä voivat käyttää komentosarjat, joiden on määritettävä uusi sopimus.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

nimi

Merkkijono

Pakollinen

Sopimuksen nimi.

subject

GlideRecord

Valinnainen

Aihetietue, esimerkiksi sopimus tai pyyntö

options

Objekti

Valinnainen

Avain- ja arvo-objekti sopimustietueen kenttien nimistä arvoiksi.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

String|null

Uuden sopimuksen sys_id tai null.

Esimerkki:

// Luo uusi sopimusluonnos

var options = {

  submit_as_draft: true

};

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement("Oma sopimus", current, options);

#getAgreement()

Hanki sopimusesiintymä, joka on tällä hetkellä voimassa.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

Sopimus|null

Sopimusesiintymä tai null.

Esimerkki:

// Hae sopimusesiintymä

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
 adobe.createAgreement("Oma sopimus", current, options);
 var agreement = adobe.getAgreement();

#getAgreementRecord()

Palauta nykyinen sopimustietue.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

GlideRecord|null

Nykyinen sopimustietue tai null.

Esimerkki:

// Hae sopimustietue

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();
adobe.createAgreement("Oma sopimus", current, options);
var agreement = adobe.getAgreementRecord();

#saveAgreement(String state)

Tallenna nykyinen sopimustietue. Sopimuksen tila voidaan asettaa valinnaisesti. Tämä ei käynnistä lähettämistä Adobe Acrobat Signiin, ellei tilaparametriksi ole asetettu ”Valmis”.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

tila

Merkkijono

Valinnainen

Sopimuksen tila.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

Merkkijono

Tallennetun sopimustietueen sys_id tai null.

Esimerkki:

// Luo sopimus

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.createAgreement('Oma sopimus');

adobe.addSigner('abel.tuter@example.com');

adobe.saveAgreement();

#setAgreementRecord(String|GlideRecord agreement)

Asettaa sopimuskontekstin annettuun tietueeseen.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

agreement

GlideRecord|String

Pakollinen

Sopimustietue.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

void

Metodi ei palauta arvoa.

Esimerkki:

// Käsittele sopimusta

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);

#setSubject(GlideRecord subject

Aseta sopimuksen aihetietue.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

subject

GlideRecord

Pakollinen

Aihetietue.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

void

Metodi ei palauta arvoa.

Esimerkki:

// Hanki aihetietue
var subject = new GlideRecord('...')

// Päivitä sopimuksen aihe

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.setSubject(subject);
adobe.saveAgreement();

#submitAgreement()

Tallenna nykyinen sopimus ja lähetä se Adobe Acrobat Signiin asettamalla tilaksi ”Valmis”.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

Merkkijono

Tallennetun sopimustietueen sys_id tai null.

Esimerkki:

// Lähetä sopimus

var adobe = new x_adosy_as.AdobeSign();

adobe.setAgreementRecord(agreement);
adobe.submitAgreement();

.canSend()

Määrittää, voiko nykyinen käyttäjä käyttää ”Allekirjoita Adobe Acrobatilla” -käyttöliittymätoimintoa. Lähetys on sallittu, kun ilmentymä ei ole FedRAMP tai jos nykyisellä käyttäjällä on lähettäjän rooli.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

Totuusarvo

Tosi, jos käyttäjä voi lähettää.

Esimerkki:

// Tarkista, voiko nykyinen käyttäjä lähettää allekirjoitettavaksi

if(AdobeSign.canSend()) {

  gs.addInfoMessage('Tämä käyttäjä voi käyttää allekirjoitusprosessia.');

} else {

  gs.addErrorMessage('Tällä käyttäjällä ei ole lupaa käyttää allekirjoitusprosessia.');

}

.getAgreements(String subject_table, String subject_id)

Hanki GlideRecord-esiintymä aiheeseen liittyvistä sopimuksista.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

subject_table

String|GlideRecord

Pakollinen

Aihetaulukon nimi tai itse aihetietue.

subject_id

Merkkijono

Valinnainen

Aiheen sys_id, kun välitetään myös taulukon nimi.

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

GlideRecord

GlideRecord-esiintymä aiheeseen liittyvistä sopimuksista.

Esimerkki:

// Hanki sopimukset käyttämällä taulukon nimeä ja sys_id:tä

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements('sc_req_item', '<sys_id>');

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

// Hanki sopimukset GlideRecordin avulla

var req_item = new GlideRecord('sc_req_item');

req_item.get('<sys_id>');

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getAgreements(req_item);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.getMyAgreements(String query)

Hanki GlideRecord-esiintymä käyttäjälle kuuluvista sopimuksista. Tämä menetelmä perustuu alkuperäisen kyselyn ominaisuuteen x_adosy_as.my_agreements_query. Muita kyselysuodattimia voidaan lisätä kyselyparametrilla.

Parametrit:

Nimi

Tyyppi

Tila

Kuvaus

query

Merkkijono

Valinnainen

Valinnainen koodattu kysely sopimusluettelon rajoittamiseksi edelleen.

         

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

GlideRecord

Käyttäjälle kuuluvat sopimukset.

Esimerkki:

// Hanki nykyisen käyttäjän valmiit sopimukset
var query = 'state=Complete^ORDERBYsys_created_on';

var agreement = x_adosy_as.AdobeSign.getMyAgreements(query);

while (agreement.next()) {

  gs.addInfoMessage(agreement.getDisplayValue());

}

.isFedRamp()

Selvitä, onko järjestelmä yhdistetty Adobe FedRAMP:iin (Government Cloud).

Palautukset:

Tyyppi

Kuvaus

Totuusarvo

Tosi, jos ominaisuuden x_adosy_as.fedramp arvoksi on asetettu ”true”.

Esimerkki:

// Tarkista, käytämmekö FedRAMP-yhteyttä

if(x_adosy_as.AdobeSign.isFedRamp()) {

  gs.addInfoMessage('Acrobat Sign käyttää Government Cloud -yhteyttä.');

} else {

  gs.addErrorMessage('Acrobat Sign ei käytä Government Cloud -yhteyttä.');

}

 Adobe

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX

Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa

Adobe MAX

Luovuuskonferenssi

14.–16.10. Miami Beach ja verkossa