Huomautus:
Alla oleva artikkeli sisältää kuvauksen uudesta sivuasettelusta.
Tarkistele samaa prosessia perinteiselle sivuasettelulle napsauttamalla tästä.


Tervetuloa käyttämään Adobe Signia!

Ennen Adobe Signin käytön aloittamista meidän on käytävä jotkin perusasiat läpi. Tämän oppaan tarkoituksena on tutustuttaa sinut Adobe Signiin ja sinulle käyttäjänä käytettävissä oleviin toimintoihin.

Tämä opas kattaa Adobe Signin kaikki tärkeät prosessit ja perehdyttää sinut käyttöliittymään. Adobe Signin ohjejärjestelmästä löydät tarvittaessa tarkempia tietoja. Jos olet muodostanut Internet-yhteyden, voit napsauttaa harmaissa ruuduissa olevia, Lisätietoja-tekstillä alkavia linkkejä ja tarkastella aiheeseen liittyviä ohjeartikkeleita. 

Huomautus:

Business- ja/tai Enterprise-palvelutasojen ominaisuudet ja toiminnot on soveltuvin osin mainittu erikseen. Tässä oppaassa on dokumentoitu käyttöoikeussopimuksen korkeimmalla Adobe Sign for enterprise -tasolla käytettävissä olevat ominaisuudet ja toiminnot. Voit määrittää käyttöoikeutesi tyypin Oma profiili -kohdassa. Jos sinulla on kysyttävää käyttöoikeudellasi käytettävissä olevista ominaisuuksista, ota yhteyttä Client Success Manageriin tai Adobe Sign -tukeen.

Adobe Sign on erittäin hyvin mukautettavissa oleva sovellus, jonka kaikki monipuoliset ominaisuudet eivät ehkä ole relevantteja yrityksesi kannalta.  Tilin hallinnoija tai ryhmän hallinnoija on mahdollisesti poistanut jotkin kuvatuista toiminnoista käytöstä. Jos tarvitset jotakin, jonka et näe olevan käytettävissäsi, ota yhteyttä ryhmän tai tilin hallinnoijaan. Palvelumme tukee eri ryhmien erilaisia kokoonpanoja, joten vaikka jokin toiminto kannattaa poistaa yhdellä ryhmällä käytöstä, se voidaan ottaa toisella ryhmällä käyttöön.

 

Tämän oppaan lopussa tunnet Adobe Signin kaikki normaalit lähetystyönkulut, pystyt hallinnoimaan sopimuksia ja osaat luoda raportteja, jotta pystyt seuraamaan, mikä on valmis ja mikä on edelleen kesken.

Tilin mukauttaminen

Kun kirjaudut Adobe Signiin ensimmäisen kerran, tarkista henkilökohtaiset käyttäjätietosi. Näitä tietoja käytetään useissa malleissa, joten on tärkeää varmistaa, että ne on annettu oikein.

  • Avaa valikko siirtymällä oikeassa yläkulmassa olevan nimesi päälle ja valitse Oma profiilini.

Profiilisivulla näkyvät arvot, joita Adobe Sign käyttää tapahtumiasi mukautettaessa. Niistä tärkeimmät ovat seuraavat:

  • Koko nimesi – Käytetään sähköpostiviesteissä ja oletusarvoisessa painetussa allekirjoituksessa.
  • Työnimikkeesi – Täytetään automaattisesti, jos Työnimike-kenttä on joskus täytettävä.
  • Yrityksesi nimi – Näkyy sähköpostiviesteissä, pitää olla yrityksen täydellinen juridinen nimi.
  • Aikavyöhyke – Aika/päivämäärä-leimoissa käytetään raportteja ajettaessa selkeyden vuoksi omaa aikavyöhykettäsi.

Jos sinun on muutettava sisältöä, napsauta Muokkaa profiilia -painiketta, tee tarvittavat muutokset ja tallenna muutokset.

Muokkaa profiilia

Kun olet määrittänyt henkilökohtaiset tietosi, käy läpi muut henkilökohtaiset asetukset, jotka näet näytön vasemmalla puolella.  Nämä asetukset voidaan määrittää käyttäjäkohtaisesti, ja ne voivat olla hyödyllisiä automaatioita:

  • Oma profiili – Henkilökohtaiset tunnistetietosi
  • Käyttöoikeustunnukset – Jos olet kehittäjä, API-tunnukset määritetään ja luetellaan täällä.
  • Twitteriin integrointi – Lähetä twiitti aina, kun sopimus on valmis!
  • Sähköpostini alatunniste – Lisää mukautettu (tavallista tekstiä sisältävä) alatunniste sähköpostimallien alaosaan uusia sopimuksia lähetettäessä.
  • Automaattinen delegointi – Delegoi mitkä tahansa sinulle allekirjoittamista varten lähetetyt Adobe Sign -sopimukset nimetylle osapuolelle. Vastaa Adobe Sign -sopimusten Poissa-välitysprosessia.
  • Tapahtumiani/hälytyksiäni – Määritä, minkä tyyppisistä tapahtumista/hälytyksistä haluat Adobe Signin ilmoittavan sinulle, ja miten haluat saada ilmoituksen. Voit saada reaaliaikaisen sähköpostiviestin tai kirjata tapahtuman ja määrittää raportoinnin suoritettavaksi päivittäin tai viikoittain. (Tapahtumat ovat käynnistimiä, kun jotakin tapahtuu. Hälytykset käynnistetään, kun on kulunut tietty aika eikä mitään tapahdu.)
  • Jaetut tapahtumat/hälytykset – Jos toisen käyttäjän tili jaetaan kanssasi, voit mukauttaa, mistä hänen tapahtumistaan ja hälytyksistään haluat saada ilmoituksen.
  • Allekirjoitukseni – Lähetä kuva allekirjoituksestasi ja nimikirjaimistasi. PNG-tiedostot toimivat parhaiten.
  • Oletuskielet – Tämän otsikon alla on kaksi asetusta, joita pitää harkita:
    • Oletuskieleni – Tällä asetuksella voit määrittää Adobe Sign -verkkosovelluksessa käytettävän kielen. 
    • Allekirjoituksen kieli – Tämä asetus määrittää sähköposti-ilmoituksissa ja vastaanottajan opastetussa allekirjoitustyönkulussa käytettävän oletuskielen.
  • Näytä muita tilejä – Jos haluat tarkastella toisen käyttäjän tilillä olevia sopimuksia, voit pyytää sitä täällä. Kaikista katsotuista tileistä tehdään luettelo. Tämä on vain luku -muotoinen perspektiivi.
  • Jaa tilini – Jos sinun on jaettava tilisi toisen henkilön kanssa, voit määrittää, kuka näkee sopimuksesi täällä. Kun jaat tilisi, sitä voi vain tarkastella. Katsoja ei voi allekirjoittaa, peruuttaa tai delegoida.

Sivukohtainen yleiskatsaus

Kotisivu on ensimmäinen sivu, jolla useimmat käyttäjät kirjautuvat sisään.  (Lähetä-sivu on toinen tilin hallinnoija määrittämä vaihtoehto.)

Kotisivu

Kotisivu muodostuu seuraavista osioista, joiden avulla voit nopeasti tarkastella ja käyttää Adobe Signin useimpia ominaisuuksia:

  • Hanki allekirjoitus muilta - Pyydä allekirjoituksia – Pikalinkki Lähetä-sivulle ja mahdollisuus aloittaa prosessi liittämällä kirjastodokumentti tai käynnistää mukautettu työnkulku (jos se on otettu tililläsi käyttöön).
  • Allekirjoita itse – Täytä ja allekirjoita – Käytetään, kun sinun on lisättävä allekirjoituksesi dokumenttiin ja sitten lähetettävä allekirjoitettu dokumentti toiselle osapuolelle. Esimerkkejä tästä ovat verolomakkeiden tai lupalappujen täyttäminen.
  • Enemmän toimintamahdollisuuksia – Luettelo yleisistä toiminnoista
    • Hallitse ja seuraa sopimuksia – Siirtää sinut Hallinta-sivulle.
    • Luo dokumenttimalleja – Voit luoda dokumentin tai kenttämallin toistuvaa käyttöä varten. Mallit voidaan tallentaa henkilökohtaista käyttöä, ryhmäkäyttöä ja koko tilille tarkoitettua käyttöä varten.
    • Luo verkkolomakkeita – Verkkolomakkeet ovat dokumentteja/lomakkeita, jotka voit linkittää tai upottaa sivustoosi, jotta asiakkaat voivat luoda allekirjoitetun dokumentin. Esimerkkejä tästä ovat jäsenhakemus ja sivustosi rekisteröintilomake.
    • Lähetä eränä Mega Signilla – Työnkulku, jonka avulla voit lähettää dokumentin allekirjoitettavaksi sadoille ihmisille. Kaikki saavat oman yksityisen sopimuksen, joka heidän on allekirjoitettava. Esimerkkejä tästä ovat vuosittaiset menettelysääntösopimukset.
    • Mukauta kokemuksesi Mukauta kokemuksesi -painike avaa pienen valintaikkunan, jossa yhdistetään ne kaksi yleisintä kokoonpanoa, jotka käyttäjät haluavat tyypillisesti ottaa käyttöön mahdollisimman nopeasti:
      • Lisää allekirjoituksesi profiiliisi – Tämä avaa sovelluksen sisäisen sivun, jossa hallitaan (sisäänkirjautuneena olevan) käyttäjän allekirjoitustiedostoa.
      • Lisää yrityksesi logo – Avaa sovelluksen sisäisen sivun, jolla voit lähettää käyttäjätilin logon.
    • Hae ohjeet – Hae ohjeet avaa Adobe Signin käyttöoppaassa uuden selainvälilehden.

Lähetä-sivulla luodaan uudet sopimukset. Sivu on jaettu neljään osaan:

send_page_-_blank

Jos osallistuit Adobe Sign -sopimuksen käsittelyyn lähettäjänä, vastaanottajana tai jopa piilokopion saavana osapuolena, sopimus on käytettävissä Hallinta-sivullasi.  Sivu on kaikkien käyttäjään liittyvien sopimusten portaali, jonka suunnittelussa on korostettu kahta asiaa: tarkasteltavan sopimuksen löytämistä ja kyseisen sopimuksen hallintatehtävien suorittamista.

Suurin osa sivun sisällöstä muodostuu sopimusten luettelosta, joka on suodatettu vasemmassa sivuvalikossa annettujen sopimusten tilan mukaan (Käynnissä, Odottaa sinua, Valmis, Peruutettu, Vanhentunut ja Luonnos). Sopimusten suodattimien alla on käytettävissä myös mallien suodattimia (Mallit, Verkkolomakkeet ja Mega Signit).

Sivun yläosassa olevien syötetekstisuodattimien avulla voit etsiä yksittäisiä dokumentteja hakemalla niitä esimerkiksi sähköpostiosoitteen, sopimuksen nimen, vastaanottajan nimen (jos se on järjestelmän tiedossa), päivämäärän tai huomautusten mukaan.

Hallinta-sivu

Säännöllisesti ajoitettujen raporttien avulla voit nopeasti arvioida dokumenttiesi edistymistä ja määrittää, mihin on kiinnitettävä huomiota. Raportit voidaan räätälöidä käynnistymään minä päivänä tahansa mihin tahansa aikaan ja sisällyttämään tiedot kaikista sopimuksista tai vain tietynnimisistä sopimuksista.

Raporttisivun käyttöliittymä
Palautetun raportin säätimet

Sopimusten lähettäminen

Adobe Sign on tarkoitettu erityisesti dokumenttien lähettämiseen sekä allekirjoitusten ja hyväksyntien keräämiseen! Jokaisella asiakkaalla on erilaisia vaatimuksia siitä, kenen on käsiteltävä dokumenttia ja missä järjestyksessä, joten Lähetä-sivun käyttöliittymässä on käytettävissä useita työnkulkutoimintoja, joista sinun kannattaa olla tietoinen. 

send_page-unbranded

Sopimuksen lähettäminen alkaa vastaanottajien ja dokumentin käsittelyjärjestyksen määrittämisellä.

Vastaanottajat-osiossa aivan ylhäällä oleva kytkin edellyttää sinun valitsevan tavanomaisen allekirjoitusjärjestyksen:

  • Suorita järjestyksessä -asetuksen ollessa valittuna (kuten edellä) käytetään peräkkäistä allekirjoitusjärjestystä, kun siirrytään yhdestä allekirjoittamisen vaiheesta toiseen, ja vastaanottajat numeroidaan tarkan osallistumisjärjestyksen osoittamiseksi.
    • Hybridityönkulku käynnistyy peräkkäisenä (Suorita järjestyksessä -muotoisena) työnkulkuna.
  • Kun Suorita missä tahansa järjestyksessä -asetuksen ollessa valittuna voidaan käyttää rinnakkaista allekirjoittamista, ja vastaanottajia ei numeroida tietyn osallistumisjärjestyksen osoittamiseksi.
Send - Recipients - Any Order

Allekirjoitusjärjestyksen valitsimen oikealla puolella näet kaksi linkkiä:

  • Lisää minut – Napsauttamalla tätä linkkiä voit lisätä itsesi järjestyksessä seuraavaksi osallistujaksi.
  • Lisää vastaanottajaryhmä – Napsauta tätä linkkiä, jos haluat luoda vastaanottajien ryhmän, jonka yhden jäsenen on osallistuttava koko ryhmän puolesta. Luo esimerkiksi ryhmä henkilöstöosaston ryhmälle, jossa vain yhden henkilöstöosaston jäsenen tarvitsee allekirjoittaa sopimus.

Huomautus:

Jos haluat muuttaa vastaanottajien järjestystä, voit napsauttaa vastaanottajia ja vetää ne oikeaan pinon järjestykseen tai muokata numeroita suoraan, niin pinoa säädetään vastaavasti.

 

Kullekin vastaanottajalle määritetään luomisvaiheessa viisi kohtaa:

Recipient w Validation2

A. Osallistumisjärjestys – Kun valittuna on Suorita järjestyksessä, osallistumisjärjestyksestä käy selvästi ilmi, milloin kukin vastaanottaja käsittelee sopimusta.

B. RooliMikä kuvaa vastaanottajaa parhaiten?

C. Sähköpostiosoite – Tämä on vastaanottajan tunnistamiseen käytettävä sähköpostiosoite, jota käytetään kaikkeen sähköpostiviestintään vastaanottajan kanssa, myös allekirjoitusten pyytämiseen.

D. Todennustavat – Kuinka vastaanottaja tulisi valikoida? Haluatko käyttää toisen tekijän todennusta?

E. Yksityinen viesti (valinnainen) – Lähettäjä voi kirjoittaa kullekin vastaanottajalle yksilölliset ohjeet, jotka vastaanottaja näkee tarkastellessaan sopimusta

 

Vastaanottajaluettelon alla oleva Näytä piilokopio -linkki paljastaa kentän, johon voit lisätä piilokopion (CC) vastaanottajat, joiden haluat tarkastella sopimusta, mutta joille et halua antaa allekirjoitus- tai hyväksyntäoikeuksia. 

Hybridityönkululla tarkoitetaan vaiheittaista osallistumisjärjestystä, jossa kaksi tai useampia vastaanottajia saa samanaikaisesti käyttöoikeuden asiakirjaan yhden tai useamman vaiheen aikana. Kaikkien tämän ns. rinnakkaisvaiheen allekirjoittajien/hyväksyjien tulee suorittaa oma osansa, ennen kuin vaiheittainen prosessi siirtyy seuraavaan allekirjoitusvaiheeseen.

Hybrid Recipients

Vastaanottajaryhmät ovat avuksi silloin, kun tarvitset allekirjoituksen ryhmältä tai organisaatiolta, muttet välttämättä juuri tietyltä ryhmän jäseneltä. Kuka tahansa ryhmän jäsenistä on oikeutettu allekirjoittamaan tai hyväksymään koko ryhmän puolesta. 

Recipient Group2

Viesti-osiossa on kaksi kenttää, jotka voivat merkittävästi parantaa onnistumisen mahdollisuuksia.

Send - Message section

Sopimuksen nimi -kenttään voit kirjoittaa mitä tahansa, minkä perusteella sopimuksen voi tunnistaa.  Kentän sisältöä käytetään vastaanottajien sähköpostin Aihe-rivillä (alla korostettu keltaisella) ja Hallinta-sivun nimiarvona. Ainutlaatuisen ja merkityksellisen sopimusnimen avulla vastaanottajat tunnistavat sähköpostiviestin helposti. Lisäksi sen avulla sopimuksen hakeminen käy tarvittaessa helpommin.

Huomautus:

Jos sopimuksen nimeä ei anneta ennen dokumentin liittämistä, sopimuksen nimenä käytetään ensimmäiseksi liitetyn tiedoston tiedostonimeä. Tätä arvoa voi muokata sopimuksen lähettämiseen asti.

 

Sopimuksen viesti on tekstikenttä, johon voit kirjoittaa asianmukaisia ohjeita tai kommentteja (alla korostettu vihreällä). Tämä viesti näkyy kaikille vastaanottajille lähetetyssä Allekirjoita-sähköpostiviestissä (toisin kuin yksityinen viesti, joka näkyy vain sillä vastaanottajalla, jolle se on määritetty).

email pair-rebranded

Viestimallit

Enterprise-tason asiakkaat voivat käyttää hallinnoijan määrittämiä viestimalleja. Viestimallit liitetään suoraan Asetukset-osion Vastaanottajan kieli -toimintoon, joten kun valitset kielten avattavasta luettelosta ”espanja”, kaikki espanjankieliset mallit tuodaan näyttöön.  

Send - MEssage Templates

Huomautus:

Jos olet valinnut kielen, johon ei ole liitetty malleja, Lähetä-sivulla ei näy Viestimalli-vaihtoehtoa.

Asetukset-osion avulla voit hallita dokumenttia sen jälkeen, kun se on lähetetty:

  • Salasanasuojaus – Vaadi vastaanottajilta salasana allekirjoitetun PDF-tiedoston avaamista ja tarkastelemista varten.  Lähettäjä määrittää salasanan ja välittää sen vastaanottajalle järjestelmän ulkopuolisella keinolla. Adobe Sign ei tallenna tätä salasanaa, joten älä unohda sitä!
  • Lopullinen takaraja – Määritä, kuinka monen päivän jälkeen sopimus vanhenee eikä sitä voi enää viimeistellä.
  • Aseta muistutus – Aseta, kuinka usein muistutuksia lähetetään (päivittäin tai viikoittain), kunnes sopimus on viety loppuun. Vain nykyisille vastaanottajille ilmoitetaan.
  • Vastaanottajan kieli – Valitse vastaanottajille lähetettävissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitusvaiheessa käytettävä kieli.
    • Tämä asetus määrittää myös, mitkä viestimallit näytetään, jos ne on määritetty käytettäväksi tililläsi.
Send page Options

Tiedosto-osiossa asiakirjat liitetään sopimukseen.

Adobe Sign yhdistää asiakirjat allekirjoitusprosessia varten yhteen PDF-sopimustiedostoon, jonka se kokoaa asiakirjojen luettelointijärjestykseen. Voit muuttaa asiakirjojen järjestystä napsauttamalla ja vetämällä niitä luettelossa.

Tiedostoja voidaan liittää Adobe Sign -kirjastosta, Google Docsista, Box.netistä, Dropboxista, OneDrivesta, paikallisesta järjestelmästä tiedostojen haulla tai vetämällä ja pudottamalla tiedosto minne tahansa Lähetä-sivulla.

Sallitut tiedostomuodot ovat seuraavat: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML

Tiedostot


Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät

Tiedostot-luettelon alla näet Esikatsele ja lisää kentät -valintaruudun.  Tämän vaihtoehdon avulla voit avata Signiin lataamasi dokumentit ja lisätä niihin lomakekenttiä tarpeen mukaan. 

Ainakin allekirjoituskentät ovat välttämättömiä, mutta jos haluat rakentaa mutkikkaita lomakkeita, käytettävissäsi on paljon muita kenttiä.

Huomautus:

Jos allekirjoituskenttiä ei lisätä, Adobe Sign lisää automaattisesti uuden sivun sovittaakseen allekirjoitukset dokumentin loppuun.

Dokumentin lähettäminen vain yhdelle vastaanottajalle on yksi kaikkein yleisimmistä työnkuluista ja loistava tapa oppia perusprosessi. Tarvitset vain seuraavat:

  • Vastaanottajan sähköpostiosoite
    • Tämä sähköpostiosoite ei saa olla sama kuin sisäänkirjautumiseen käytettävä sähköpostiosoite (et voi lähettää dokumenttia itsellesi).
  • Dokumentti tai tiedosto, jonka haluat allekirjoittaa
Lähetä allekirjoitettavaksi


Lähettäminen useille vastaanottajille

Kahta huomattavaa eroa lukuun ottamatta sopimus lähetetään useille vastaanottajille täsmälleen samalla tavalla:

  • Sinun on lisättävä jokainen vastaanottaja Vastaanottajat-osiossa omille riveilleen siinä järjestyksessä kuin missä haluat heidän allekirjoittavan.
  • Kun lisäät kenttiä, sinun on kyseistä kenttää kaksoisnapsauttamalla ja Vastaanottaja-arvon asettamalla ilmoitettava, kenellä vastaanottajista pitäisi olla oikeudet kyseisen kentän käyttöön.

Allekirjoitusympäristö

Allekirjoitusprosessin kokeileminen auttaa ymmärtämään lähettäjän tekemien kokoonpanojen lopputuloksen.

1. Vastaanottajan sähköpostiin toimitetaan sähköpostiviesti.

○ Aiherivi alkaa sanoilla Allekirjoita {dokumentin nimi}.

2. Sopimus avataan napsauttamalla linkkiä, jossa lukee Napsauta tätä dokumentin (dokumentin nimi) tarkastamista ja allekirjoittamista varten.

email Example-rebranded

 

3. Sopimus avautuu selainikkunaan, ja Hallinta-viesti näkyy lyhyen aikaa. Jos olet määrittänyt vastaanottajalle henkilökohtaisen viestin, se näytetään myös heti sivun avautuessa.

 

Muut sivulla käytettävissä olevat toiminnot:

A. Asetukset – Tämä luettelo sisältää asetukset, jotka vastaanottajalla on roolinsa perusteella.

○ En suostu allekirjoittamaan sähköisesti / hyväksymään – Tämä lopettaa sopimuksen.

○ Jonkun muun pitäisi allekirjoittaa/hyväksyä – Asetus antaa vastaanottajalle mahdollisuuden delegoida käyttöoikeutensa toiselle henkilölle, esimerkiksi työtoverille tai esimiehelle.

○ Tyhjennä asiakirjan tiedot – Tämä toiminto poistaa kaikkien kenttien sisällön.

B. Viesti – Puhekuplakuvake tuo viestit taas esiin.

C. Kenttälaskuri – Tämä laskuri näyttää dokumentin pakollisten, mutta vielä täyttämättömien kenttien määrän. Napsauttamalla tätä kenttää allekirjoittaja voi liikkua käytettävissään olevien pakollisten (ei vapaaehtoisten) kenttien välillä.

D. Seuraavan kentän välilehti-  Tämä keltainen nuoli auttaa sinua löytämään seuraavat kentät, jos vierität suurta dokumenttia.  Tässä välilehdessä käsitellään kaikki kentät, ei ainoastaan pakollisia niistä.

Signing page-unbranded

Tässä dokumentissa on vain yksi allekirjoituskenttä, ja se on pakollinen (merkitty punaisella tähdellä). Useita täytettäviä kenttiä sisältävien dokumenttien tapauksessa voit selata dokumentteja sarkainnäppäimellä.

 

4. Jos haluat lisätä allekirjoituksen, avaa allekirjoituspaneeli kaksoisnapsauttamalla kenttää.

5. Kirjoita nimesi allekirjoituspaneelin ylimpään kenttään.

Voit viimeistellä allekirjoituksen kolmella tavalla:

○ Ladontakirjasin (oletus) – Adobe Sign lisää antamaasi nimeen komentosarjamaisen kirjasimen.

○ Fyysisesti piirretty – Piirrä allekirjoituksesi fyysisesti hiirellä, piirtokynällä tai jollakin muulla osoitinlaitteella. Piirtäminen kynällä tablet-laitteeseen tuottaa loistavan tuloksen.

○ Kuva – Jos sinulla on allekirjoituksestasi leimakuva, voit lähettää sen.

Signeture Panel

6. Lisää allekirjoituksesi allekirjoituskenttään ja palaa dokumenttiin valitsemalla Käytä.

7. Kun kaikki pakolliset kentät on täytetty, napsauta ikkunan alaosassa olevaa Allekirjoita napsauttamalla tätä -painiketta (et voi olla huomaamatta sitä).

Click to sign button
Lisätietoja sopimusten allekirjoittamisesta löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Huomautus:

Adobe Sign -sivun alaosassa on työkalupalkki, jossa on sopimuksessa liikkumiseen, lähentämiseen tai loitontamiseen ja dokumentin lataamiseen tarkoitettuja työkaluja. Voit piilottaa tämän työkalupalkin napsauttamalla oikeassa alakulmassa olevaa X-kuvaketta. Jos haluat näyttää piilotetun työkalupalkin tilapäisesti uudelleen, siirrä kohdistin ikkunan alaosaan, niin säätimet tulevat uudelleen näyttöön. 

Zoom Section

Lisätietoja zoomaussäätimien käyttämisestä löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Sopimusten hallinta

Sopimusten hallinta on yksi Adobe Signin keskeisistä toiminnoista. Hallinta-sivulla voit seurata, käsitellä ja mukauttaa sopimuksia. Olipa kyse sopimuksen peruuttamisesta tai allekirjoittajan korvaamisesta, prosessin avulla voit vaikuttaa tapahtuman kulkuun järjestelmässä.

Hallinta-sivuun on upotettu paljon ominaisuuksia. Sen voi selvyyden vuoksi jakaa toimintojen mukaan kolmeen osioon:

A. Suodattimet

B. Sopimusluettelo

C. Sopimustyökalut

Hallinta-sivu


Sopimusten suodattimet

Sivun yläosassa, sen vasemmalla puolella on muutamia suodatintyökaluja, joiden avulla voit etsiä haluamasi sopimukset suodattamalla sopimusluetteloita:

  • Suodata tekstisyötteen mukaan – Sivun yläosassa olevassa tekstiruudussa voit hakea muun muassa sähköpostiviestiä, nimeä, päivämäärää ja muistiinpanoa. Oikealla oleva päivämääräsuodatin rajoittaa palautettua tietojoukkoa sopimuksen edellisen muutospäivän mukaan.
  • Suodata dokumentin tilan mukaan – Sivun vasemmalla puolella on lueteltu suodattimet, jotka rajoittavat sopimusluetteloa sopimuksen nykyisen tilan mukaan.
  • Suodata mallin mukaan – Malleja luovat ja hallinnoivat käyttäjät voivat käyttää myös sopimussuodattimien alla olevia muita suodattimia, jotka palauttavat tiettyjä mallityyppejä (verkkolomake, kirjastomalli, Mega Sign).


Sopimusluettelot

Sivun pääosio sisältää luettelon sopimuksista, jotka koskevat sinua.  Jokainen sopimus, joka sisältää sähköpostiosoitteesi, on mainittu luettelossa jossakin. Tämä käsittää aloittamiesi sopimusten lisäksi sopimukset, jotka on lähetetty sinulle allekirjoitettavaksi tai hyväksyttäväksi sekä kaikki sopimukset, jotka on lähetetty sinulle piilokopiona.

Sopimusluetteloa suodatetaan aina vasemmalla olevan, dokumentin tilaa koskevan valinnan mukaan.

 

Voit lajitella kunkin osion sisällön, kun napsautat luetteloiden yläosassa olevia otsikoita kerran. Uudelleen napsauttaminen kääntää lajittelujärjestyksen.

 

Yksittäiset tietueet sisältävät seuraavat tiedot:

Sopimusluettelo
  • Vastaanottaja – Nimiarvo on ensimmäisen sellaisen vastaanottajan nimi tai sähköpostiosoite, joka ei ole lähettäjä.
    • Sähköpostiosoitetta käytetään, jos vastaanottaja ei ole aikaisemmin allekirjoittanut asiakirjaa Adobe Sign -järjestelmän kautta.
    • Sähköpostiosoite korvataan vastaanottajan nimellä, kun nimiarvo on syötetty allekirjoitusprosessissa.
  • Yritys – Jos ensimmäinen vastaanottaja on antanut yrityksen nimen joko allekirjoituskentän kautta tai kirjautumalla ja päivittämällä profiilinsa, käytetään yrityksen nimiarvoa.
    • Jos et sisällytä Yrityksen nimi -kenttiä sopimuksiisi, tämä sarake on enimmäkseen tyhjä.
  • Asiakirjan otsikko – Tämä on sopimuksesi nimi.
  • Tila – Kun Käynnissä-suodatin on valittuna, toinen sarake on Tila, jonka arvon pitäisi aina olla Allekirjoitettavana (tai Hyväksyttävänä, Vastaanotettavana jne.)
  • Toiminto – Kun tarkastellaan Odottaa sinua -suodatinta, toisessa sarakkeessa on ilmoitettu odottava toiminto (mukaan lukien sopimuksen avaamiseen tarvittava linkki).
  • Lähettäjä – Kun tarkastellaan kolmea lopullista tilaa (Valmis, Peruutettu ja Vanhentunut), toisessa sarakkeessa on ilmoitettu sopimuksen alkuperäinen lähettäjä.
  • Muokattu – Tämä on päivämäärä, jolloin sopimusta on viimeksi muokattu, eli jolloin se päivitettiin lähetystapahtuman tai allekirjoitus/hyväksymistapahtuman kautta.

Sopimustyökalut-paneelin toimintoja käyttäen voit hallita tai ymmärtää sopimuksiasi paremmin.

  • Vanhentumispäivä – Näyttää sopimuksen automaattisen peruutuspäivämäärän, jos se on asetettu. Voit asettaa tämän arvon tai muokata sitä napsauttamalla kynäkuvaketta.
  • Näytä – Avaa tarkasteltavan sopimuksen.
  • Muokkaa sopimusta – Mahdollistaa sopimukseen liitettyjen dokumenttien korvaamisen ja/tai dokumentin kenttien muokkauksen. Sallittu vain ennen kuin ensimmäinen vastaanottaja suorittaa toimintonsa.
  • Muistutus – Tätä linkkiä napsauttamalla voidaan luoda tai poistaa muistutuksia sopimuksen lähettämisen jälkeen. Voit lähettää muistutuksen joko reaaliajassa tai valittuna päivänä.
  • Jaa – Kun yrität jakaa dokumentin tämän ominaisuuden kautta, sinua pyydetään kirjoittamaan sähköpostiosoite ja viesti. Valittuun osoitteeseen lähetetään kopio sopimuksesta, ja dokumentti lisätään kyseisen sähköpostiosoitteen Hallinta-välilehteen.
  • Peruuta – Peruuttaa sopimuksen.
  • Lataa PDF – Lataa sopimuksen kopion sen nykyisessä tilassa.
  • Lataa yksittäisiä tiedostoja – Mahdollistaa yksittäisten tiedostojen lataamisen, jos alkuperäinen sopimus sisältää useita tiedostoja.
  • Lataa valvontaraportti – Tämän linkin avulla voit luoda sopimushistorian laajennetun PDF-raportin, joka sisältää kunkin tapahtuman IP-osoitteiden kaltaisia yksityiskohtaisia parametreja.
  • Huomautukset – Voit lisätä henkilökohtaisen huomautuksen mihin tahansa sopimukseen. Ainoastaan sinä voit nähdä kyseisen huomautuksen; sitä ei jaeta muille käyttäjille eikä allekirjoittajalle.. Huomautuksia voi hakea tekstisuodattimilla.
  • Korvaa allekirjoittajaMahdollistaa nykyisen vastaanottajan vaihtamisen.
  • Muokkaa todennustaMahdollistaa vastaanottajan nykyisen todennustavan vaihtamisen. Voidaan käyttää todennussalasanan nollaamiseen, jos olet unohtanut sen.
  • Toiminta – Tämä välilehti on kattava luettelo kaikista sopimuksen kirjaamista tapahtumista aina lähettämisestä viimeiseen allekirjoitustapahtumaan.
Sopimustyökalut

Raportit (vain Business- ja Enterprise-palvelutasot)

Raporttitoiminnon avulla voit tarkistaa, miten tilisi käyttää Adobe Signia. Luo omat raporttisi ja varmista dokumenttien allekirjoitusprosessin täydellinen avoimuus, samalla kun näet yksittäisten ryhmien tai käyttäjien toiminnan.

reports_-_result2

Voit luoda uuden raportin siirtymällä Raportit-sivulle napsauttamalla Raportit-välilehteä ja sitten napsauttamalla Luo uusi raportti -linkkiä.

reports_-_createnew-unbranded

 

Luo uusi raportti -sivu tulee näkyviin:

reports_-_whole_page
Lisätietoja raporttien luonnista löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.


Raportin parametrit

Raporttia luotaessa voit määrittää useita parametreja tulosten mukauttamiseksi. Kaikki alla kuvatut parametrit ovat käytettävissä. 

Luontipäivä

Luontipäivä on aikaväli, jonka haluat raportin kattavan. Se voi olla yksi neljästä esimääritetystä aikavälistä (tämä viikko, edellinen viikko, tämä kuukausi, edellinen kuukausi) tai mukautettu päivämääräalue.

Reports - Creation date

Käyttäjät ja ryhmät

Tämän parametrin avulla voit suorittaa raportin tietyille käyttäjille tai ryhmille. Voit valita molempia yhden tai useita, mutta voit halutessasi suorittaa raportin myös kaikille tilin käyttäjille.

Reports - Users and Groups

Dokumentit ja työnkulut

Tällä toiminnolla raporttiin voidaan sisällyttää tiettyjä dokumentteja. Tässä kentässä mainitut dokumentit ovat tilillä käytettyjä kirjastodokumentteja. Yksittäisiä, kertaluonteisia dokumentteja ei luetella täällä. 

Reports - Document and Workflows

Dokumentin nimi

Tätä parametria käytetään tietyn muuttujan sisältävien tai sisältämättömien dokumenttien sisällyttämiseen tai ohittamiseen. Voit päättää, haluatko sisällyttää annetun merkkijonon vai et.

Reports - Document Name

Mega Sign

Kun tämä parametri otetaan käyttöön, Mega Sign sisällytetään tuloksena syntyvään raporttiin.

Reports - Mega Sign

Toimintatavoitteet

Voit asettaa toimintakynnykset Toimintatavoite -näkymässä. Toimintaa kuvaavat ilmaisimet esitetään raportissa.

Reports - Performance Goals

Vertailukohde

Vertailukohdeparametri on raporteissa oletusarvoisesti poistettu käytöstä. Voit ottaa sen käyttöön napsauttamalla raportin asetusten linkkiä.

Vertailukohteiden käyttö tarjoaa laajennetun menetelmän sopimuksen edistymisen ja allekirjoitusasteiden seurannalle. 

Reports - Benchmrking

Sopimusten esitysmuoto

Jokainen käyttöön otettu asetus (päivämäärän, lähettäjän, ryhmän, muodon, työnkulun ja allekirjoitustyypin mukaan) tarjoaa raportissa erityyppisen kaavion.

Reports - Graphs

Jne.

Tämän osion parametrit on tarkoitettu raportin kuvien muuttamiseen. Oletusparametrien muuttaminen joksikin muuksi voi nopeuttaa raporttiprosessia.

Reports - Et Cetera

Kun napsautat Aja raportti -painiketta, raportti luodaan antamiesi parametrien perusteella. Voit suorittaa raportille useita toimintoja.

reports_-_result

Päivitä raportti nykyisillä tiedoilla

Tämän linkin napsauttaminen vastaa sivun päivittämistä. Uuteen raporttiin sisällytetään viimeaikaiset tapahtumat ja toiminnot.

reports_-_resultheaderupdate

Tallenna raportti

Kun tallennat raportin, voit suorittaa sen tulevaisuudessa uudelleen.

reports_-_resultheadersave

Jaa raportti

Jakamalla raportin voit lähettää sen tulokset jollekin muulle. Sinun ei tarvitse tehdä muuta kuin antaa vastaanottajan sähköpostiosoite ja kirjoittaa viesti.

reports_-_resultheadershare

Ajoita raportti

Asettamalla raportille aikataulun voit suorittaa raportin samoilla parametreilla niin usein kuin haluat.

reports_-_resultheaderschedule

Vie raporttitiedot

Tätä linkkiä napsautettaessa sinua kehotetaan avaamaan tai tallentamaan .CSV-tiedosto. CSV-tiedostot voidaan avata Excelillä, ja kaikki raportissa olevat sopimusten tapahtumatiedot luokitellaan eri sarakkeisiin.

reports_-_resultheaderexport

Tulostettava versio

Tätä linkkiä napsautettaessa raportista avataan tulostettava versio.

reports_-_resultheaderprint

Esikatselu- ja sisällönluontielämys

Sisällönluontiympäristössä voit käyttää Adobe Signin lomakkeenluontitoimintoa. Allekirjoituskenttien lisäksi voit lisätä myös kenttiä, jotka täyttävät automaattisesti sisältöjä, kuten päivämäärän tai allekirjoittajien allekirjoitusarvot (jos ne ovat tiedossa), tai tekstikenttiä, jotka suorittavat sisällön tarkistuksen ja/tai monimutkaisia laskelmia. Käytettävissä on myös muita yleisiä kenttätyyppejä, kuten avattavia ruutuja, valintanappeja ja valintaruutuja.

Voit avata sisällönluontiympäristön

  • lähettämällä uuden dokumentin ja ottamalla Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät -toiminnon Lähetä-sivulla käyttöön
NExt Button for Authoring

 

  • muokkaamalla dokumenttiluonnosta Hallinta-sivulla
Manage Edit Draft link

 

 

  • luomalla uuden mallin tai verkkolomakkeen kotisivulla

 

Luo verkkolomakkeita ja malleja

 

 

  • muokkaamalla olemassa olevaa kirjastodokumenttia tai verkkolomaketta Hallinta-sivulla.

○ Voit muokata vain lähettämiäsi malleja. Alla olevassa kuvassa näet, että toisen mallin on jakanut toinen käyttäjä, joten sitä ei voi muokata.

 

Manage Edit Templaate link

Kun sisällönluontiympäristö on käynnistetty, perehdy sen viiteen keskeiseen alueeseen:

A. Lomakekenttämalli – Tämä asetus näkyy vain silloin, jos olet luonut vähintään yhden lomakekenttien kirjastomallin.

B. Kenttien asettelu ja tasaus – Tämä näyttää lomakekenttien koko- ja tasaustyökalupalkin.

C. Valitse vastaanottaja (rooli) – Tässä avattavassa luettelossa on lueteltu sopimuksen vastaanottajat.

D. Lomakekenttien välilehdet – Voit valita näistä välilehdistä dokumenttiisi lisättävät kentät.

E. Zoomaus ja nollaus – Näiden työkalujen avulla voit lähentää tai loitontaa dokumenttia sekä palauttaa kaikki kentät niiden alkuperäiseen, sisällönluontiympäristön ensimmäistä avauskertaa vastaavaan tilaan.

V3 Zoom

Lomakekenttämalli

Jos olet luonut lomakekenttämallin dokumenttiasi varten, voit valita tämän mallin ja käyttää sitä näiden työkalujen avulla.

Avattavassa luettelossa on lueteltu käytettävissä olevat lomakekenttämallit, ja voit valita, miltä sivulta haluat aloittaa mallin.  Voit käyttää useita malleja.

V3 Field Templates
Lisätietoja lomakekenttämallien käyttämisestä löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Kenttien asettelu ja tasaus

Tässä valikkokohdassa näkyvät työkalut, jotka mahdollistavat kenttien tasauksen ja koon muutoksen toisiinsa nähden. Voit Ctrl-napsauttaa useita kenttiä tai pitää vaihtonäppäintä painettuna ja valita alueen hiirellä säätääksesi niitä ryhmänä.

Vasemmalla olevat kuusi kuvaketta tasaavat kentät ylös, vaakasuunnassa keskelle, alas, vasemmalle, pystysuunnassa keskelle ja oikealle (vasemmalta oikealle katsottuna). 

Seuraavat kolme kuvaketta muuttavat kaikki kentät samanlevyisiksi, samankorkuisiksi tai molemmiksi. 

Tasaus ja koon muutos perustuvat ensimmäiseen valitsemaasi kenttään.

V3 Align tools

Valitse vastaanottaja (rooli)

Lomakkeen luonnin tärkein elementti on vastaanottajien liittäminen kenttiin, jotka heidän on täytettävä. Kun valitset ensin vastaanottajan Vastaanottajat-luettelosta, kaikki tämän jälkeen lomakkeeseen lisäämäsi kentät liitetään automaattisesti kyseiseen vastaanottajaan. Jos vaihdat vastaanottajan, kaikki uudet lisätyt kentät liitetään uuteen vastaanottajaan.

Authoring Roles

Huomautus:

Kun valitaan tietty vastaanottaja, kaikki hänelle määrätyt kentät korostetaan dokumentissa, ja näin näet visuaalisesti hyvin, mitkä kentät liittyvät kuhunkin valittuun vastaanottajaan.

 

Kun kenttä on lisätty dokumenttiin, voit muokata vastaanottajaa, jolle kenttä on määritetty, avaamalla kenttävalikon kaksoisnapsauttamalla kenttää ja sitten vaihtamalla vastaanottajan avattavassa Vastaanottaja-luettelossa.

Signer role in field menu

Lisätietoja osallistujien rooleista löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Lisätietoja roolien esitäytöstä löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Lomakekenttävalikot

Kaikki Adobe Signissa käytettävissä olevat kentät löytyvät ikkunan oikealla puolella olevista valikoista. Nämä kentät on luokiteltu käytön ja kenttätyypin mukaan, ja useimpia niistä voidaan muuttaa lomakkeesi korkeus- ja leveysvaatimusten mukaan.

Lisätietoja lomakekenttien tyypeistä löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.


Allekirjoituskentät

  • Allekirjoitus – Kenttä, jota allekirjoittajat käyttävät sopimuksen allekirjoittamiseen. Dokumentin jokaiselle allekirjoittajalle on määritettävä vähintään yksi pakollinen allekirjoituskenttä, jolla ei ole ehtoja.
  • Digitaalinen allekirjoitus – Kenttä, johon allekirjoittajat lisäävät digitaalisen allekirjoituksensa. Tämä on otettava käyttöön tilin asetuksissa, ennen kuin se näkyy vaihtoehtona.
  • Nimikirjaimet – Kenttä, jota allekirjoittajat käyttävät sopimuksen allekirjoittamiseen nimikirjaimillaan. Ne eivät poista allekirjoituskentän tarvetta. Nimikirjainkentät ovat oletusarvoisesti pakollisia, mutta ne voidaan muokata valinnaisiksi.
  • Allekirjoituslohko – Kokoelma allekirjoittajalle vaadittuja kenttiä. Jos tilisi on asetettu vaatimaan allekirjoittajan asemaa ja yritystä, kentät lisätään allekirjoituslohkoon. Allekirjoituslohko sisältää ainakin Allekirjoitus- ja Sähköposti-kentät.
Signature Fields

Allekirjoittajan tietokentät

Vaikka näiden kenttien nimeksi on annettu Allekirjoittajan tietokentät, ne voidaan määrittä kaikille osallistujille, myös hyväksyjille.  Nämä kentät sisältävät tietoja osallistujasta, jolle ne on määritetty, mutta niihin ei kerätä vastaanottajan tunnistamiseen tarvittavien tietojen lisäksi muita tietoja.

  • AsemaPakollinen kenttä, johon allekirjoittajan tai hyväksyjän on lisättävä asemansa. Jos allekirjoittaja tai hyväksyjä on rekisteröity Adobe Sign -käyttäjä, tämä kenttä täytetään automaattisesti kyseisen henkilön Profiilitiedot-sivulla olevilla tiedoilla.
  • YritysPakollinen kenttä, johon allekirjoittajan tai hyväksyjän on lisättävä yrityksensä. Jos allekirjoittaja tai hyväksyjä on rekisteröity Adobe Sign -käyttäjä, tämä kenttä täytetään automaattisesti kyseisen henkilön Oma profiilini -sivulla olevilla tiedoilla.
  • Allekirjoittajan nimiVain luku -muotoinen kenttä, joka täytetään automaattisesti allekirjoittajan tai hyväksyjän allekirjoitusvaiheessa antamalla nimellä. Jos allekirjoittaja tai hyväksyjä on rekisteröity Adobe Sign -käyttäjä, tämä kenttä täytetään automaattisesti kyseisen henkilön Oma profiilini -sivulla olevilla tiedoilla.
  • SähköpostiVain luku -muotoinen kenttä, joka täytetään automaattisesti vastaanottajan sähköpostiosoitteella, johon sopimus lähetettiin.
  • PäivämääräVain luku -muotoinen kenttä, joka täytetään automaattisesti päivämäärällä, jolloin sopimus avattiin ja allekirjoitettiin tai hyväksyttiin. Sitä ei pidä käyttää mukautettuihin tai annettuihin päivämääriin.
SignerInfo fields

Datakentät

  • Tekstikenttä – Tyhjä, tavallinen tekstikenttä, jota voidaan käyttää erityisesti muotoiltujen tietojen keräämiseen. Adobe Signin Business- ja Enterprise-tason tileillä tekstikenttiä voidaan käyttää myös kenttälaskelmien komponentteina ja ehdollisten logiikkakenttien luontiin.
Lisätietoja tekstikenttien ulkoasun mukauttamisesta löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.
  • Avattava luettelo – Objekti, jonka avulla voidaan luoda erilaisia vaihtoehtoja sisältävä valintaluettelo vastaanottajaa varten. Jokaisessa avattavassa luettelossa on oltava käytettävissä vähintään yksi vaihtoehto, ja vientiarvot eivät voi olla tyhjiä.
  • Valintaruutu – Objekti, jonka allekirjoittaja voi valita ja jonka valinnan hän voi poistaa. Näistä on eniten hyötyä Valitse kaikki soveltuvat vaihtoehdot -käyttötapauksissa.
  • Valintanappi – Objekti, joka on lisättävä ryhmänä. Allekirjoittaja voi valita vaihtoehdon vain ryhmästä. Näistä on eniten hyötyä Valitse yksi ja vain yksi vaihtoehto -käyttötapauksissa.
Data Fields

Lisää kenttiä (vain Business- ja Enterprise-palvelutasot)

  • Tiedostoliite – Kenttä, jota käytetään tiedostojen keräämiseen vastaanottajilta. Sillä voidaan kerätä dokumentteja, kuten ansioluetteloita, ja tunnistamiseen käytettäviä kuvia, kuten passikuvia.
  • Hyperlinkki – Läpinäkyvä objekti, jonka voit sijoittaa URL-osoitteeseen tai sopimuksen toiseen sivuun linkitettävän tekstin päälle. Se voi olla myös linkki sopimuksesta ulkoiselle verkkosivulle.
More Fields

Leimat (vain Business- ja Enterprise-palvelutasot)

  • Osallistumisleima – Leima, jota käytetään, kun määritetty vastaanottaja on allekirjoittanut sopimuksen. Leima sisältää vastaanottajan nimen, allekirjoitusajan ja sähköpostiosoitteen.
  • Tapahtumanumero – Leima, joka lisätään lopulliseen, allekirjoitettuun PDF-tiedostoon. Tätä numeroa käytetään sopimuksen viitenumerona.
stamp fields

Tallenna dokumenttikirjastoon

Kun olet lisännyt uudet lomakekentät sopimukseen, voit tallentaa kopion kirjastoosi, ennen kuin lähetät sopimuksen allekirjoitettavaksi.

Valitse sisällönluonti-ikkunan oikeassa alakulmassa olevaa Tallenna dokumenttikirjastoon -valintaruutu, ennen kuin napsautat Lähetä-painiketta lisätäksesi muutetun sopimuksen kirjastoosi.

Auth - Save Template

 

Dokumentti tallennetaan ensin kirjastoosi.

Auth - Save name

 

Tämän jälkeen sopimuksesi lähetetään allekirjoitettavaksi.

post_-_send

Zoomaa, Nollaa ja Tallenna/lähetä

Jäljellä olevien toimintojen avulla voit lähentää ja loitontaa dokumenttia, nollata tai poistaa kaikki lisäämäsi kentät tai tallentaa/lähettää dokumentin sen nykyisessä tilassa. Tallenna-painike näkyy vain silloin, kun olet luomassa kirjastodokumenttia. Muussa tapauksessa näet Lähetä-painikkeen.

Parhaana käytäntönä sinun kannattaa tallentaa kirjastodokumentti usein. Jos kuitenkin poistut sisällönluontiympäristöstä, dokumentti tallennetaan automaattisesti. Voit käyttää sitä myöhemmin Hallinta-sivulla.

auth - zoom

Kirjastomallit

Kirjastomalli on uudelleenkäytettävä objekti. Adobe Sign tukee kahdentyyppisiä kirjastomalleja: dokumenttimalleja ja lomakekenttämalleja.

  • Dokumenttimallit – Dokumenttimalli on uudelleenkäytettävä dokumentti. Dokumenttimallit voidaan jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa, ja niiden avulla useat käyttäjät voivat lähettää saman dokumentin tarvitsematta tehdä muutoksia.
  • Lomakekenttämallit – Lomakekenttämalli on uudelleenkäytettävä kenttätaso, joka voidaan lisätä mihin tahansa dokumenttiin. Lomakekenttämallit voidaan myös jakaa tilisi muiden käyttäjien kanssa. Lomakekenttämallit soveltuvat ihanteellisesti seuraaviin tilanteisiin:
    • Sinulla on yksi kenttäasettelu, joka toimii useissa dokumenteissa.
    • Sinulla on dokumentti, joka voidaan lähettää eri tavoin.
    • Sinun on muutettava dokumentin sisältöä, mutta kenttien paikat eivät muutu.

Sen sijaan, että loisit uuden kirjastodokumentin aina, kun dokumentti päivitetään, voit käyttää samaa lomakekenttätasoa. Lomakekenttämalleja voidaan muokata kenttien asettelun tai ominaisuuksien muutosten mukaan. Kaikki sisällönluontiympäristön työkalut ovat käytettävissä lomakekenttämallia luotaessa.

 

Parhaana käytäntönä mallien luonti ja ylläpito pitäisi jättää yhden käyttäjän (dokumenteista vastaavan hallinnoijan) tehtäväksi. Luomalla dokumenteista vastaavan hallinnoijan tunnistetiedot voit välttää käytettäviin malleihin liittyvän sekaannuksen ja varmistaa uudelleenkäytettävien dokumenttien versionhallinnan.

Suosittelemme dokumenteista vastaavan hallinnoijan tunnistetietojen kanssa jakeluluetteloa tai toiminnallista sähköpostiosoitetta. Näin voit hallita dokumenteista vastaavan hallinnoijan tunnistetietojen käyttöä, mutta samalla jakaa vastuun tarpeen mukaan.

Lisätietoja sisällönluontityökalujen käytöstä mallien luontiin löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

1. Napsauta Koti-välilehteä. Valitse sitten Luo dokumenttimalleja

Luo malli

 

Luo kirjastomalli -sivu tulee näyttöön.

create_template

 

2. Kirjoita Mallin nimi -kenttään mallin nimi. Sitä voidaan muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan.

3. Siirry paikallisessa järjestelmässä olevaan, uudelleenkäytettävän mallin luontiin käytettävään tiedostoon napsauttamalla Selaa-painiketta. Uudelleenkäytettävää dokumenttia luotaessa käytetään tätä tiedostoa ja sen sisältöä. Jos olet luomassa uudelleenkäytettävää lomakekenttätasoa, tiedoston sisältöä ei sisällytetä malliin.

4. Valitse asianmukainen mallivaihtoehto: Luo uudelleenkäytettäväksi asiakirjaksi, Luo uudelleenkäytettäväksi lomakekenttäkerrokseksi tai molemmat.

 

5. Valitse asianmukaiset käyttöoikeudet mallin jakamista varten.

Huomautus:

Ryhmien käyttöoikeuksia voidaan myöntää vain sille ryhmälle, johon sillä hetkellä kuulut. Muille ryhmille ei voi myöntää ryhmien käyttöoikeuksia.

 

6. Napsauta Esikatsele tai lisää kenttiä -painiketta. Sisällönluontitoiminto tulee näkyviin. 

authoring_-_placesignature1

 

7. Lisää aiotuille vastaanottajille tarkoitetut pakolliset kentät vetämällä ne lomakekenttävälilehdistä ja pudottamalla ne dokumenttiin.

8. Kun olet lopettanut kenttien lisäämisen, napsauta Tallenna-painiketta.

Malli näkyy nyt Hallinta-sivun Kirjastomallit-osiossa. Jos olet jakanut mallin ryhmäsi käyttäjien kanssa tai organisaatiossasi myöntämällä siihen käyttöoikeudet, malli näkyy nyt myös käyttäjien Hallinta-sivun Kirjastomallit-osiossa, ja he voivat käyttää sitä sisällön lähettämiseen niin usein kuin haluavat. 

send_from_manage-unbranded

Huomautus:

Kirjastomallia voi muokata tai sen voi poistaa vain käyttäjä, joka on luonut sen. 

Vaihtoehtoiset allekirjoitustyönkulut

Voit käyttää allekirjoitettavien dokumenttien lähettämiseen, allekirjoitusten keräämiseen ja allekirjoitetun dokumentin lähettämiseen useita työnkulkuja, muun muassa seuraavia:

  • Lähettäminen Täytä ja allekirjoita -toiminnolla
  • Lähettäminen Mega Sign -toiminnolla
  • Verkkolomakkeiden käyttäminen allekirjoitusten keräämiseen

Seuraavissa osioissa keskustellaan näistä prosesseista yksityiskohtaisemmin.

Lisätietoja sopimusten lähettämisestä löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Yrityksesi vaatimuksista riippuen on mahdollista, että useiden vastaanottajien on suoritettava sopimukseen liittyviä toimintoja, esimerkiksi kahden ihmisen on allekirjoitettava se ja vielä yhden ihmisen on hyväksyttävä se tai delegoitava se kolmannelle allekirjoittajalle. Kun lähetät sopimuksen useille vastaanottajille, valittavanasi on useita vaihtoehtoja, miten sopimus pitäisi reitittää: peräkkäin, rinnakkain vai hybridireitityksellä. 

Lisätietoja sopimuksen lähettämisestä useille allekirjoittajille löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Tämä prosessi toimii nimensä mukaisesti. Sitä käytetään tilanteissa, joissa sinun on vain allekirjoitettava dokumentti ja lähetettävä se yhdelle tai useammalle ihmiselle. Haluat esimerkiksi ehkä lähettää allekirjoitetun W-9-lomakkeen, salassapitosopimuksen tai molemmat yhdelle tai useammalle ihmiselle. Voit lähettää allekirjoitetun dokumentin itsellesi, kunhan et käytä samaa sähköpostiosoitetta kuin kirjauduttaessa. Tämä johtuu siitä, että allekirjoitetun dokumentin kopio tallennetaan, ja pääset siihen Hallinta-välilehden kautta. Huomaa, että Täytä ja allekirjoita -toiminto löytyy vain kotisivulta.

Lisätietoja Täytä ja allekirjoita -toiminnon käyttämisestä löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

1. Napsauta kotisivulla Täytä ja allekirjoita -vaihtoehtoa. 

Täytä ja allekirjoita

 

3. Anna sopimuksen nimi.

4. Vedä allekirjoitettavaa tiedostoa ja pudota se haluamaasi paikkaan tai napsauta Lisää tiedostot -linkkiä ja etsi/liitä dokumentti paikallisesta järjestelmästä tai verkkoasemasta.

5. Valitse Seuraava.

lisää tiedostot

6. Täytä ja allekirjoita -sivu latautuu.

                Lisää sisältöä (tekstiä, valintamerkkejä, allekirjoituksia) tarpeen mukaan.

7. Kun olet valmis, valitse Valmis.

8. Allekirjoittamisen jälkeisellä sivulla on toimintoja, joilla voit lähettää dokumentin, ladata kopion, tarkastella dokumenttia Hallinta-sivulla tai allekirjoittaa toisen dokumentin.

Allekirjoittamisen jälkeen

Tämän Mega Sign -prosessin avulla voit lähettää dokumentin sadoille ihmisille samalla kertaa. Jokainen allekirjoittaja allekirjoittaa dokumentista oman kopionsa, ja nämä yksittäiset sopimukset palautetaan sinulle. Tämän prosessin avulla voidaan kerätä salassapitosopimuksia, henkilöstöhallinnon dokumentteja tai lupalappuja. Mega Signin linkki löytyy kotisivulta.

Mega Sign -vastaanottajat voidaan syöttää lisäämällä sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-kenttään tai lähettämällä vastaanottajien tiedot sisältävä (.CSV) -tiedosto. .CSV-prosessin avulla voit esitäyttää kunkin allekirjoittajan tiedot, ja voit mukauttaa jokaisen vastaanottajan kenttätietoja. Voit esimerkiksi mukauttaa kullekin allekirjoittajalle lähetettävän Allekirjoita-viestin sisältöä.

Lisätietoja Mega Signin käyttämisestä löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Verkkolomakkeet ovat isännöityjä dokumentteja, jotka voivat allekirjoittaa kaikki, joilla on oikeudet niiden käyttöön. Ne soveltuvat erinomaisesti rekisteröintilomakkeisiin, vastuuvapautussopimuksiin tai muihin dokumentteihin, joita monien ihmisten on käytettävä ja allekirjoitettava verkossa.

Verkkolomakkeita voidaan luoda kahdessa eri muodossa, jotka ovat JavaScript ja URL. JavaScript-vaihtoehtoa käytettäessä saat koodin, jota tarvitaan verkkolomakkeen upottamiseen sivustoosi. URL-vaihtoehtoa käytettäessä saat Adobe Signin isännöimän verkko-osoitteen, jota lähettäjät voivat käyttää hankkiakseen dokumenttiin allekirjoituksen. Luo verkkolomakkeita -toiminnon linkki löytyy kotisivulta.

Vaikka verkkolomakkeiden allekirjoitustoiminto vastaa normaalia Adobe Sign -tapahtumaa, verkkolomakkeen voi allekirjoittaa vain yksi allekirjoittaja ja varmentaa kuka tahansa määrittämäsi henkilö. 

Mobiililaitteet

Allekirjoitus on yksi Adobe Signin päätoiminnoista. Kuka tahansa voi allekirjoittaa napsauttamalla sähköpostilinkkiä millä tahansa selaimella omalla tietokoneellaan tai mobiililaitteellaan. Jos sinulla on Adobe Sign -tili, voit allekirjoittaa myös iOS:n tai Androidin alkuperäisellä Adobe Sign Manager -sovelluksella. Voit käynnistää allekirjoitusprosessin myös Hallinta-sivulta. Allekirjoittaminen sisältyy tämän lisäksi Täytä ja allekirjoita -prosessiin.

Lisätietoja dokumenttien allekirjoittamisesta käyttämällä sovellusta löytyy Adobe Signin ohjeesta, johon pääset napsauttamalla tätä.

Adobe Sign tukee uusimpia verkkoselaimia iOS- tai Android-käyttöjärjestelmään pohjautuvissa älypuhelimissa ja tablet-laitteissa.

Adobe Sign Managerin helppokäyttöisessä koontinäytössä voit käyttää mobiililaitteessa olevia dokumentteja sopimusten lähettämistä ja allekirjoittamista varten. Uusi koontinäyttö toimii hyvin iOS 9:n ja iPad Pron kanssa. Parannettu lähetystoiminto yksinkertaistaa tapaa, jolla dokumentit voidaan lähettää allekirjoitettavaksi. 

Lataa sovellus täältä.

Adobe Sign Managerin Android-versio on lokalisoitu 19 kielelle Acrobat Mobilea vastaavalla tavalla.

Lataa sovellus täältä.

Lataa

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö