Adobe Sign for Salesforce – Sähköpostikomponentin käyttöopas

Hae

Päivitetty viimeksi 6. toukokuuta 2021

Adobe Sign for Salesforce -komponentti on yhteensopiva Microsoft Outlook Web Appin (OWA), Outlook 2016:n, Outlook for Mac 2016:n ja Chrome-selainta käyttävien Gmail for Business -tilien kanssa.

Yleiskatsaus

Salesforce-järjestelmänvalvojan on ensin määritettävä komponentti Salesforcen puolella. Tämän jälkeen loppukäyttäjän tarvitsee vain ottaa käyttöön sähköpostin laajennusosa, varmentaa henkilöllisyytensä Salesforceen ja napsauttaa sähköpostia.

Adobe Sign for Salesforcen laajennusosan avulla käyttäjä voi napsauttaa valitsemaansa sähköpostia sähköpostiasiakkaassa ja luoda luettelon liittyvistä sopimuksista valitun sähköpostiliikenteen sähköpostiosoitteiden perusteella.

Käyttäjät voivat myös lähettää uusia sopimuksia ja muistutuksia tai peruuttaa sopimuksen suoraan sähköpostiasiakkaasta.

Sähköpostiohjelman käyttöönotto Outlookia varten

1. Kirjaudu 365 Outlook -tilille ja valitse Posti-vaihtoehto.

2. Napsauta hammaspyöräkuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa.

3. Valitse Integrointien hallinta -vaihtoehto, jotta voit ladata Outlookin apuohjelmat -sivun.

4. Kirjoita vasemmassa yläkulmassa olevaan hakukenttään Salesforce ja napsauta hakukuvaketta.

5. Napsauta Salesforce Lightning for Outlook -vaihtoehdon oikealla puolella painiketta, joka kytkee integroinnin Päälle.

Tämän jälkeen integroinnin alla pitäisi lukea Lisääminen onnistui.

6. Sulje Laajennusosat-sivu.

7. Napsauta yhtä sähköpostia, jolloin pieni Salesforce-kuvake näkyy sähköpostin tekstin yläosassa.

8. Avaa laajennusosapaneeli napsauttamalla Salesforce-kuvaketta, jolloin Kirjaudu Salesforceen -painike paljastuu.

9. Napsauta Kirjaudu Salesforceen -painiketta.

Näyttöön avautuu varmennusponnahdusikkuna, jossa pyydetään käyttäjätunnuksiasi Salesforceen.

10. Kirjoita Salesforce-varmennuksen käyttäjätunnukset ja valitse Kirjaudu.

11. Ponnahdusikkuna päivittyy vahvistusikkunaan. Suorita integrointi loppuun valitsemalla Vahvista.

Määrityksen jälkeen voit avata Salesforce-paneelin napsauttamalla Salesforce-kuvaketta sähköpostin tekstin yläosassa.

1. Avaa Outlookin työpöytäsovellus.

2. Napsauta Tallenna-kuvaketta, jolloin Outlookin laajennusosat -sivu käynnistyy.

3. Kirjoita vasemmassa yläkulmassa olevaan hakukenttään Salesforce ja napsauta hakukuvaketta.

4. Napsauta Salesforce Lightning for Outlook -vaihtoehdon oikealla puolella painiketta, joka kytkee integroinnin Päälle.

Tämän jälkeen integroinnin alla pitäisi lukea Lisääminen onnistui.
Uusi Näytä-kuvake lisätään Salesforcen laajennusosan valintanauhaan.

5. Sulje Laajennusosat-sivu.

6. Napsauta Salesforcen Näytä-kuvaketta Outlookin valintanauhassa.

7. Napsauta Kirjaudu Salesforceen -painiketta.

Salesforcen käyttäjätunnusten ponnahdusikkuna avautuu.

8. Varmenna Salesforceen.

Ponnahdusikkuna päivittyy ja pyytää vahvistusta.

9. Suorita integrointi loppuun valitsemalla Vahvista.

Määrityksen jälkeen voit avata Salesforce-paneelin napsauttamalla Salesforcen Näytä-kuvaketta Outlookin valintanauhassa.

Sopimusten hallinta Outlookin laajennusikkunassa

Kun laajennusosa on käytössä, voit valita haluamasi sähköpostin ja tarkistaa sähköpostiketjun osallistujiin liittyvät sopimukset.

Huomautus:

Laajennusosa sisältää kaikkien sähköpostiliikenteen tunnistettujen sähköpostiosoitteiden sopimukset. Näitä ovat kaikki osapuolet, joille sähköposti lähetettiin suoraan tai tiedoksi.

Napsauttamalla Salesforce-kuvaketta (joko sähköpostin tekstin yläosassa tai Outlookin valintanauhassa) laajennusosapaneeli avautuu ja paljastaa sopimukset.

Löytyneiden sopimusten määrä näkyy paneelin yläosassa. esim. Sopimukset (6)

Oletuksena on enintään viiden sopimuksen luettelo. Jos saatavilla on useampia sopimuksia, Näytä kaikki -linkki näkyy luettelon lopussa. Napsauttamalla Näytä kaikki -linkkiä voi vierittää ikkunaa, jotta koko sopimusluettelo näkyy.

Sopimusluettelo on lajiteltu sopimustilan perusteella. Lajittelujärjestys on:

Esilähetys/Luonnos
Allekirjoitettavana/Hyväksyttävänä/Odottaa varmentajaa/Hyväksyntä
Hyväksytty/Allekirjoitettu
Peruutettu/Hylätty/Vanhentunut

Osioissa sopimukset on lajiteltu Lähetyspäiväys-määrityksen mukaan viimeisin ylimpänä.

Napsauttamalla sopimuksen nimeä uusi välilehti avautuu Salesforceen ja koko sopimus esitetään.

Käytettävissä olevat toiminnot

Laajennuspaneeli tekee muutakin kuin vain luettelee sopimukset. Valikosta ohjatulla käyttöliittymällä voit luoda uusia sopimuksia ja käynnistää yleisimmät tehtävät.

Lähetä uusi sopimus -painikkeen lisäksi sopimuksen nimen oikealla puolella on nuoli, josta avautuu lisätoimintojen valikkoluettelo.

Vain valikkokohdat, jotka ovat mahdollisia, ovat valittavissa valikkoluettelossa. Esimerkiksi Luonnos-tilassa olevassa sopimuksessa ovat vaihtoehtoina vain Muokkaa ja Poista.

Varoitus:

Haluatko varmasti? -kysymystä ei esitetä. Valikkoluettelosta valitut toiminnot suoritetaan välittömästi.

Uuden sopimuksen lähettäminen

Nimensä mukaisesti Lähetä uusi sopimus -painike avaa Salesforcen uudessa välilehdessä ja käynnistää uuden sopimuksen. Sähköpostin lähettäjän osoite tuodaan automaattisesti sopimusmalliin.

Määritä sopimus normaalisti.

Valikkokohta: Muokkaa

Kun Muokkaa valitaan valikkoluettelossa, uusi välilehti käynnistyy ja sopimus avautuu Salesforcessa.

Valikkokohta: Poista

Valikkoluettelon Poista-vaihtoehto suorittaa kaksi tehtävää:

Peruuttaa sopimuksen Adobe Signissa.
Poistaa sopimustietueen Salesforcesta.

Valikkokohta: Allekirjoita

Allekirjoita-vaihtoehto on käytettävissä vain, kun on sinun vuorosi allekirjoittaa sopimus.

Kun Allekirjoita valitaan, sopimus avautuu tarkasteltavaksi ja allekirjoitettavaksi.

Valikkokohta: Muistuta

Kun Muistuta valitaan valikkoluettelossa, nykyiselle allekirjoittajalle lähetetään välittömästi muistutus.

Valikkokohta: Peruuta

Valikkoluettelon Peruuta-vaihtoehto peruuttaa Adobe Signin ja Salesforcen tapahtuman.

Toisin kuin Poista-vaihtoehdossa, Salesforce-tietue säilyy Salesforce-sopimusluettelossa Peruutettu-tilassa.

Valikkokohta: Näytä

Näytä-vaihtoehto avaa uuden ikkunan, jossa näkyy sopimuksen nykyinen tila.

Huomautus:

Kaikki valikkovaihtoehdot, joilla ei siirrytä Salesforce-ikkunaan, ilmoittavat suoritetun toiminnon onnistumisesta sopimusluettelon yläosassa.

Sähköpostiohjelman käyttöönotto Gmailia varten

Salesforcen laajennus voidaan lisätä vain Chrome-selaimeen, joten toiminnallisuus edellyttää Chromen käyttöä.

Avaa Chrome-selain ja siirry kohtaan: https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha
- Laajennussivu avautuu.
Napsauta LISÄÄ CHROMEEN -painiketta ikkunan oikeassa yläkulmassa.
- Vahvista lisäys avautuvassa ponnahdusikkunassa.
Valitse Lisää laajennus.
- Ponnahdusikkuna päivittyy ja näyttää vahvistuksen, että laajennus on asennettu.
Avaa Gmail-käyttäjätilisi Chrome-selaimessa.
- Oikealla puolella näkyy sovelluspaneeli. Sen yläosassa on nuoli, josta sovelluspaneeli voidaan pienentää tai suurentaa.
Napsauta Kirjaudu Salesforceen -painiketta.
- Avautuvassa ponnahdusikkunassa pyydetään varmennusta Salesforceen.
Kirjaudu Salesforce-tunnuksilla.

Varmennusikkunassa päivitetään vahvistus, että haluat myöntää pääsyn Gmail for Salesforceen.
Valitse Jatka.

Paneeli päivitetään, ja ohjelma kehottaa valitsemaan Gmail-käyttäjän, joka linkitetään Salesforceen.
Valitse käyttäjä (useimmiten näytössä näkyvä käyttäjä on oikein).

Kun valitset Käytä toista tiliä, ohjelma kehottaa varmentamaan henkilöllisyyden uudelle Gmail-tilille ennen jatkamista.

Valittu Gmail-käyttäjä liitetään loogisesti aiemmin varmennettuun Salesforce-käyttäjään.

Ponnahdusikkunassa päivitetään toiseen varmennusikkunaan, joka koskee Salesforcelle myönnettävää käyttöoikeutta.
Valitse Salli.

Päivittämällä paneeli varmennuspaneeliin varmistetaan, että haluat liittää Gmail-tilin Salesforce-tiliin.
Valitse Liitä tili.

Tilien onnistunut liittäminen päivitetään ponnahdusikkunaan.
Kun valitset Siirry Salesforceen, ponnahdusikkuna poistuu näytöstä ja palaat Gmailiin.

Vasemmalla olevassa Salesforce-paneelissa näkyy Lähetä uusi sopimus -painike ja luettelo valittuun sähköpostiin liittyvistä sopimuksista.

Sopimusten hallinta Chrome-ikkunassa

Kun laajennusosa on käytössä, voit valita haluamasi sähköpostin ja tarkistaa sähköpostiketjun osallistujiin liittyvät sopimukset.

Huomautus:

Adobe Sign -komponentti sisältää kaikkien sähköpostiliikenteen tunnistettujen sähköpostiosoitteiden sopimukset. Näitä ovat kaikki osapuolet, joille sähköposti lähetettiin suoraan tai tiedoksi.

Kun nuolikuvaketta napsautetaan ikkunan oikeassa yläkulmassa, sopimukset näkyvät avautuvassa laajennuspaneelissa.

Paneelin yläosassa näkyy löydettyjen sopimusten lukumäärä (sähköpostiliikenteeseen liittyvien sähköpostiosoitteiden tunnistamisen perusteella). esim. Sopimukset (7)

Oletuksena on enintään viiden sopimuksen luettelo. Jos saatavana on useampia sopimuksia, Näytä kaikki -linkki näkyy luettelon lopussa. Napsauttamalla Näytä kaikki -linkkiä voi vierittää ikkunaa, jotta koko sopimusluettelo näkyy.

Sopimusluettelo on lajiteltu sopimustilan perusteella. Lajittelujärjestys on:

Esilähetys/Luonnos
Allekirjoitettavana/Hyväksyttävänä/Odottaa varmentajaa/Hyväksyntä
Hyväksytty/Allekirjoitettu
Peruutettu/Hylätty/Vanhentunut

Osioissa sopimukset on lajiteltu Lähetyspäiväys-määrityksen mukaan viimeisin ylimpänä.

Napsauttamalla sopimuksen nimeä uusi välilehti avautuu Salesforceen ja koko sopimus esitetään.

Käytettävissä olevat toiminnot

Laajennuspaneeli tekee muutakin kuin vain luettelee sopimukset. Valikosta ohjatulla käyttöliittymällä voit luoda uusia sopimuksia ja käynnistää yleisimmät tehtävät.

Lähetä uusi sopimus -painikkeen lisäksi sopimuksen nimen oikealla puolella on nuoli, josta avautuu lisätoimintojen valikkoluettelo.

Varoitus:

Haluatko varmasti? -kysymystä ei esitetä. Valikkoluettelosta valitut toiminnot suoritetaan välittömästi.

Vain valikkokohdat, jotka ovat mahdollisia, ovat valittavissa valikkoluettelossa. Esimerkiksi Luonnos-tilassa olevassa sopimuksessa ovat vaihtoehtoina vain Muokkaa ja Poista.