Kirjastomallit sallivat käyttäjien luoda uudelleenkäytettäviä vuorovaikutteisia asiakirjoja. Nämä asiakirjat voivat olla yksinkertaisia ja sisältää vain yhden allekirjoituskentän (esim. salassapitosopimus) tai niissä voi olla erittäin monimutkaisia lomakkeita (esim. vero- tai perehdytysasiakirjat).

Kaikkialla, missä käytät samaa tiedostoa sopimuksen määrittämiseen, voit luoda mallipohjan, joka nopeuttaa asiakirjan toimittamista allekirjoittajalle, takaa yhtenäisyyden lopullisessa allekirjoitettavassa sopimuksessa ja passiivisesti takaa, että työryhmäsi käyttää aina asiakirjan viimeisintä versiota.

Mallipohjat voidaan määrittää kahdella tavalla: lomakekenttäkerrokset ja asiakirjat.

Lomakekenttäkerrokset ovat kenttiä, joita käytetään palvelimelle ladatussa tiedostossa. Ne soveltuvat mainiosti yrityksille, jotka rakentavat dynaamisesti sellaisia dokumentteja, joissa on mukautettua sisältöä, mutta vakioitu muoto. Riittää, että lataat tiedoston ja käytät kenttäkerrosta kaikkien kenttien asettamiseen muutamalla napsautuksella.
Asiakirjat sisältävät kenttien lisäksi perustiedoston. Tähän soveltuvat parhaiten vakiotekstiset asiakirjat, joissa ei ole dynaamista sisältöä, kuten esimerkiksi verolomakkeet, hakemukset ja salassapitosopimukset.

Huomautus:

Mallipohjan luova käyttäjä on objektin omistaja.

Vain omistaja voi muokata mallipohjaa tai muuttaa käyttöoikeustasoa, paitsi jos malli jaetaan ryhmän tai organisaation tasolla.

Jos malli jaetaan organisaation kanssa, tilitason hallinnoijat voivat muokata mallia hallintavalikkonsa Jaetut kirjastot -osiossa.
Jos malli jaetaan ryhmän kanssa, kyseisen ryhmän ylläpitäjät voivat muokata mallia hallintavalikkonsa Jaetut kirjastot -osiossa
- Tilitason ylläpitäjillä on oikeudet myös kaikkien ryhmien kanssa jaettujen dokumenttien käyttöön.

Tilitason tai ryhmätason hallinnoijat voivat siirtää mallin omistajuuden toiselle käyttäjälle alkuperäiseltä tekijältä.

Kirjastomallin luonti

Voit luoda kirjastomallin siirtymällä Aloitus-välilehdelle ja valitsemalla sitten Luo uudelleenkäytettävä malli
Luo kirjastomalli -määrityssivu latautuu.

Kirjoita mallipohjan nimi Mallin nimi kenttään.

Jos et anna mallille nimeä, kenttään lisätään ensimmäiseksi lisätyn dokumentin nimi.
Vedä ja pudota tiedostot Tiedostot-osioon. Jos haluat selata järjestelmääsi, napsauta Tiedostot-kentän oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää tiedostot -linkkiä.

Useita tiedostoja voidaan liittää yhden suuremman mallipohjan luomista varten tarvittaessa.
Määritä Mallityyppi -asetus.
- Uudelleenkäytettävä asiakirja – Tätä toimintoa käytettäessä asiakirja, sisällöt ja lomakekentät tallennetaan kokonaisuudessaan.
- Uudelleenkäytettävä lomakekenttäkerros – Tätä toimintoa käytettäessä tallennetaan vain lomakekenttäkerros, jota voidaan käyttää toisessa asiakirjassa (sama asettelu eri sisällön kanssa).
- Molemmat – Molemmat mallityypit ovat käytettävissä.
Huomautus:

Voit vaihtaa mallityyppiä milloin tahansa muokkaamalla mallin ominaisuuksia.
Määritä Kuka voi käyttää tätä mallia -asetus.

Tämä asetus myöntää oikeudet mallin käyttöön lähettävän käyttäjän perusteella:
- Vain minä – Tätä asetusta käytettäessä malli on vain sen lähettäneen käyttäjän käytettävissä.
- Valitut ryhmät (vain yritys) – Yritystileillä on mahdollisuus liittää malli useisiin ryhmiin. Jos asetus ei ole käytettävissäsi, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan ja pyydä, että asetus otetaan käyttöön.
- Kuka tahansa ryhmäni käyttäjä – Jos malli siirretään ryhmän tasolle, mallin ja mallin lähettäneen käyttäjän ryhmän välille luodaan looginen kytkös. Mallia voivat käyttää kaikki ryhmän jäsenet.
  
  Mallin ja ryhmän välinen kytkös ei katkea, vaikka mallin lähettänyt käyttäjä siirrettäisiin toiseen ryhmään.
  
  Malli on muokattavissa käyttäjän ryhmän tilitason ylläpitäjän ja ryhmätason ylläpitäjän Jaetut kirjastot -valikossa.
  
  Mallin ryhmäsuhteen muuttaminen poistaa sen edellisen ryhmän käytöstä, mutta ei vaikuta mallin avulla aikaisemmin lähetettyihin sopimuksiin.
  
  Tileillä, joilla on aktivoituna Käyttäjiä useissa ryhmissä -ominaisuus, on käytössä pudotusvalikko malliin yhdistettävän ryhmän valitsemiseen.
- Jokainen käyttäjä omassa organisaatiossani – Mallia voivat käyttää kaikki tilillä olevat käyttäjät.
  
  Malli on muokattavissa tilitason järjestelmänvalvojan Jaetut kirjastot -valikossa.
Huomautus:

Mallin omistava käyttäjä voi aina poistaa mallin.

Mallin omistava käyttäjä ja ryhmän/tilin hallinnoijat voivat muokata mallia.

Muut käyttäjät voivat tehdä muutoksia malliin sen jälkeen, kun se on otettu sopimuksessa käyttöön, valitsemalla lähetysprosessin aikana Esikatselu- ja Lisää allekirjoitus -kentät. Tämä muuttaa mallin ominaisuuksia erillistä sopimusta varten, mutta itse päämalli ei muutu.
Lähetä malli luontiympäristöön valitsemalla Esikatsele ja lisää kenttiä.
Vetämiseen ja pudottamiseen perustuva luontiympäristö avautuu. Vedä kentät oikeasta sivuvalikosta dokumentissa haluttuun paikkaan.

Huomautus:

Kaikki lisätyt kentät määritetään oletusarvoisesti ensimmäiselle vastaanottajalle. Voit muuttaa, kenelle lisätyt kentät määritetään, siirtymällä avattavaan Vastaanottajat-luetteloon ja muuttamalla valittua vastaanottajaa.
Tallenna malli, kun olet valmis.