Workdayn pikaopas

Tässä dokumentissa annetaan Workday-järjestelmänvalvojille ohjeet Adobe Signin lisäämiseen Workday-liiketoimintaprosesseihin, kun ne edellyttävät allekirjoitusta.. Tämä dokumentti on määritysopas, eikä sitä ole tarkoitettu kattavaksi Workday-ohjemateriaaliksi.

Jotta voisit käyttää Adobe Signia Workdayssa, sinulla pitää olla käsitys siitä, miten Workday-kohteita, kuten liiketoimintakehyksiä, vuokraajan määrityksiä, raportteja ja Workday Studio -integraatioita, luodaan ja muokataan. 

Adobe Signin sähköinen allekirjoitustoiminto on käytettävissä Review Document (Tarkista asiakirja) -vaiheena Business Process Frameworkissa (BPF) ja Distribute Documents (Jakele asiakirjoja) -tehtävänä.

Workdayssa Adobe Signia voidaan käyttää Review Document (Tarkista asiakirja)-vaiheen avulla. Tämä vaihe voidaan lisätä mihin tahansa Workdayn yli 400 liiketoimintaprosessiin. Näitä prosesseja ovat esimerkiksi Offer (Työtarjous), Distribute Documents and Tasks (Jaa asiakirjat ja tehtävät) ja Propose Compensation (Ehdota palkkaa).

Tutustu Workday-yhteisön Review Document (Tarkista asiakirja)-vaiheen kattavaan dokumentaatioon täällä: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Määritä liiketoimintaprosessiin Review Document (Tarkista asiakirja)-vaihe seuraavasti:

1. Lisää Review Document (Tarkista asiakirja)-vaihe.
2. Määritä ryhmät (roolit), jotka voivat osallistua Review Document (Tarkista asiakirja)-vaiheeseen.
   
   

Määritä Review Document -vaihe seuraavasti:

1. Määritä asetuksen eSignature Integration type (Tyyppi integroinnin allekirjoituksen Sähköisen arvoksi) eSign by Adobe.
2. Lisää rivejä allekirjoitusruudukkoon
   • Allekirjoitusruudukko määrittää järjestyksen, jonka mukaan asiakirja reititetään allekirjoitettavaksi. Kullakin rivillä voi olla yksi tai useampia rooleja ja jokainen rivi edustaa yhtä vaihetta allekirjoitusprosessissa.
   • Yksittäisen vaiheen roolin kaikille jäsenille ilmoitetaan, että allekirjoitus odottaa.
   • Kun roolin yksi jäsen allekirjoittaa asiakirjan, rivin vaihe on suoritettu ja asiakirja siirretään seuraavan rivin vaiheeseen.
   • Kun kaikkien rivien allekirjoitukset on saatu, Review Document (Tarkista asiakirja)-vaihe on valmis.
3. Määritä allekirjoitettava asiakirja. Jos tämä on Offer (Työtarjous) -liiketoimintaprosessi, voit käyttää asiakirjan Generate Document (luontivaiheen asiakirjaa). Muussa tapauksessa valitse aiemmin luotu asiakirja tai raportti.
   • Toista vaihe 3 kaikille tarvittaville asiakirjoille.

4. (valinnainen) Lisää redirect user (käyttäjän uudelleenohjaus) allekirjoittamisen decline to sign (hylkäystoimintojen) tallentamista varten. Kun käyttäjät kieltäytyvät, Workday siirtää asiakirjat määritetylle tietoturvaryhmälle tarkistusta varten. 

Valitse Review Documents (Tarkista asiakirjat) -vaiheen liittyvästä toimintovalikosta Business Process > Maintain Redirect (Liiketoimintaprosessi > Jatka uudelleenohjausta). Valitse sen jälkeen jokin seuraavista:

• Send Back (Lähetä takaisin): Antaa tietoturvaryhmälle mahdollisuuden palauttaa vaihe takaisin liiketoimintaprosessin aikaisempaan vaiheeseen. Liiketoimintaprosessi alkaa kyseisestä vaiheesta uudelleen.
• Move to Next Step (Siirry seuraavaan vaiheeseen): Antaa tietoturvaryhmälle mahdollisuuden siirtää vaihe eteenpäin liiketoimintaprosessin seuraavaan vaiheeseen.
• Security Groups (Tietoturvaryhmät): Valitse tietoturvaryhmät vaiheiden liiketoimintaprosessityönkulussa tapahtuvaa uudelleenohjausta varten. Tässä kehotteessa näytettävät tietoturvaryhmät valitaan Redirect (Uudelleenohjaus) -osan liiketoimintaprosessin tietoturvakäytännössä.

Liiketoimintaprosessikehys on hyvin monipuolinen, eikä sitä käsitellä tässä kattavasti. Muutamia asioita kannattaa kuitenkin ottaa huomioon:

• Jokaisessa liiketoimintaprosessissa pitää olla viimeistelyvaihe.
  • Parhaassa tapauksessa se on liiketoimintaprosessin lopussa.
• Viimeistelyvaiheen määritys ei ole käytössä hakukuvakkeen liittyvien toimintojen valikossa.
  • Määritys on mahdollista vain tarkasteltaessa, ei muokattaessa, liiketoimintaprosessia.
• Liiketoimintaprosessin vaiheet suoritetaan peräkkäin.
  • Voit vaihtaa vaiheen järjestystä muuttamalla järjestysmerkinnän arvoa.
  • Voit lisätä vaiheen vaiheiden c ja d väliin määrittämällä uuden vaiheen arvoksi ca.

Offer-liiketoimintaprosessi on aliprosessi Job Application Dynamic -liiketoimintaprosessissa, joka pitää olla määritetty, jotta Offer-prosessin voi suorittaa. Se käynnistyy, kun Job Application (Työhakemus) -kohteen tilaksi tulee Offer tai Make Offer.

Tässä esimerkissä Review Document (Tarkista asiakirja)-vaihe käyttää Dynamic Document -vaihetta sekä Pohjois-Amerikalle että Japanille.

Tämä liiketoimintaprosessi toimii seuraavasti:

• Liiketoimintaprosessin käynnistäjää pyydetään ehdottamaan palkkaa ehdokkaalle (vaihe b).
• Vaiheen ehdon avulla testataan, onko maa jokin muu kuin Japani.
  • Jos ehto on tosi, suoritetaan vaihe ba, joka käyttää englanninkielistä asiakirjaa.
  • Jos ehto on epätosi, suoritetaan vaihe bb, joka käyttää japaninkielistä asiakirjaa.
• Vaihe bc on Document Review -vaihe.
  • Tässä määritetään allekirjoitusprosessi.
• Vaiheessa d tehdään päätös tarjouksen lähettämisestä.
  • Tämä on viimeistelyvaihe ja se on pakollinen.

Vaiheessa ba luotavan dynaamisen asiakirjan nimi on Offer Letter (Työtarjouskirje) ja se sisältää yhden tekstiosion, jonka nimi on Rapid Offer (Pikatarjous). Voit lisätä useita tekstiosioita, esimerkiksi otsikon, tervehdyksen, palkan, voimassaoloajan, ja ehdot, tarpeen mukaan.

Alla oleva dynaaminen tarjouskirje on luotu Workdayn tekstieditorissa.

Harmaalla korostetut kohteet ovat Workdayn tuottamia kohteita, jotka käyttävät liittyviä tietoja.

{{Kaarisulkeissa}} olevat kohteet ovat Adobe -tekstitunnisteita.

Review Document (Tarkista asiakirja)-vaiheessa dynaamiseen asiakirjaan viitataan edellisestä vaiheesta ja se määrittää peräkkäisen allekirjoitusprosessin kahden allekirjoitusryhmän läpi.

Alla kuvattu prosessi reitittää dynaamisesti luodun asiakirjan ensin rekrytoivalle päällikölle ja sitten ehdokkaalle.

Workday 30:ssä esitellyn Mass Distribute Documents or Tasks (Asiakirjojen tai tehtävien massajakelu) -tehtävän avulla yksittäinen asiakirja voidaan lähettää yksittäisten allekirjoittajien suurelle ryhmälle (yli 20 000 allekirjoittajalle). Tehtävä on rajoitettu yhteen allekirjoitukseen asiakirjaa kohti. Jakelun luonti toteutetaan hakupalkissa olevalla Create Distribute Documents or Tasks (Luo jakeluasiakirjoja tai tehtäviä) -toiminnolla.

Esimerkki: Lähetä työntekijöiden osakevalintalomake Global Modern Servicesin kaikille esimiehille. Tämä voidaan suodattaa tarvittaessa myös yksittäisten esimiesten mukaan.

Voit myös seurata jakelun edistymistä View Distribute Documents or Tasks (Näytä jakeluasiakirjat tai -tehtävät) -raportin avulla.

Workdayssa on monipuoliset raportointiominaisuudet. Näet Adobe Sign -prosessin tiedot tarkastelemalla tapahtumaa Review Document Event (Tarkista asiakirja -tapahtuma).

Alla on yksinkertainen mukautettu raportti, joka näyttää kaikkien liiketoimintaprosessien Adobe Sign -tapahtumat ja niiden tilat.

Seuraava raportti on luotu tarkastelemalla Offer-, Onboarding- ja Propose Compensation -liiketoimintaprosesseja toteutuksen vuokraajassa.

Näet seuraavat tiedot:

• allekirjoitusta odottavat asiakirjat
• liittyvä liiketoimintaprosessin vaihe
• allekirjoitusta seuraavaksi odottava henkilö.

Workdayn allekirjoitusprosessi estää kaikki Adobe Signin sähköposti-ilmoitukset. Käyttäjille ilmoitetaan odottavista toimista heidän Workday-postilaatikoissaan.

Kun kaikki allekirjoitusryhmät ovat allekirjoittaneet asiakirjan, kopio allekirjoitetusta asiakirjasta jaetaan kaikille alekirjoitusryhmän jäsenille sähköpostitse.

Tämä ominaisuus voidaan tarvittaessa estää (ota yhteyttä Adobe Sign -asiakaspäällikköösi tai Adobe Sign -tukitiimiin).

Workdayssa allekirjoitetut asiakirjat ovat saatavissa prosessin tietueesta.

• Työntekijän asiakirjat löytyvät työntekijän profiilista.
• Ehdokkaan asiakirjat (työtarjouskirjeet) löytyvät ehdokasprofiilista.

Alla näkyy ehdokkaan Chris Foxx allekirjoitettu työtarjouskirje. 

Workday on integroinnin omistaja, joten sen tukeen tulisi olla ensisijaisesti yhteydessä, jos sinulla on kysymyksiä integroinnin laajuudesta, ominaisuuksista tai ongelmista integroinnin toiminnassa.

Workday-yhteisössä on useita hyviä artikkeleita integroinnin vianetsinnästä ja asiakirjojen luonnista:

eSignature-integrointien vianetsintä

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Review Documents (Tarkista asiakirja)-vaihe
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynaaminen asiakirjojen luonti

https://community.workday.com/node/176443

Työtarjousasiakirjojen luonnin määritysvinkkejä

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign on integrointikumppani, ja sen tukeen tulee olla yhteydessä, jos integrointi ei saa hankittua allekirjoituksia tai jos odottavien allekirjoitusten ilmoitukset eivät toimi.

Adobe Sign -asiakkaiden tulisi osoittaa tukipyynnöt Adobe-asiakaspäällikölleen. Vaihtoehtoisesti Adoben tekniseen tukeen voi ottaa yhteyttä numeroon 1-866-318-4100 odota tuotelistausta ja valitse ensin 4 ja sitten 2 (pyydettäessä).

Adobe-tekstitunnisteiden lisääminen asiakirjoihin

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf