Utilisation des fichiers gérés

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Dernière mise à jour le 2 mai 2021

Ouverture de contenu partagé

Seuls les utilisateurs d’InCopy peuvent ouvrir les fichiers d’affectation (.inca). Lorsqu’un utilisateur d’InCopy ouvre un fichier InDesign contenant des affectations, il a accès à tout le contenu géré, quelles que soient les affectations.

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Dans InCopy, choisissez la commande Fichier > Ouvrir, sélectionnez un fichier d’affectation (.icma ou .inca), puis cliquez sur la commande Ouvrir.
- Dans InDesign ou InCopy, choisissez Fichier > Ouvrir, sélectionnez un fichier InDesign (.indd) comportant du contenu affecté, puis cliquez sur Ouvrir.
- Ouvrez un assemblage d’affectation (voir la section Réception d’assemblages (InCopy)).

Les noms des affectations et leur contenu s’affichent dans le panneau Affectations.

Extraction de contenu

Lors de l’extraction d’un élément, un fichier de verrouillage masqué (.idlk) est placé sur le système de fichiers. Une fois le contenu extrait, vous disposez du contrôle exclusif de son contenu. Les autres utilisateurs ne sont pas autorisés à effectuer des modifications. Vous pouvez extraire le contenu InCopy uniquement ; vous ne pouvez pas extraire les documents InDesign comportant des informations de mise en page.

Si vous tentez de fermer un document InDesign contenant un ou plusieurs fichiers de contenu InCopy que vous avez extraits, l’application affiche un message d’avertissement vous demandant d’archiver tout le contenu. Si vous fermez le document sans en archiver les fichiers de contenu, ils resteront extraits pour vous à sa prochaine ouverture. Lors de l’enregistrement du document InDesign, tous les fichiers de contenu InCopy modifiables sont automatiquement enregistrés.

Pour extraire du contenu (InDesign)

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Dans la mise en page, sélectionnez les blocs de texte ou les blocs graphiques à modifier et choisissez Edition > InCopy > Extraire.
- Dans le panneau Affectations, sélectionnez les fichiers et choisissez Extraire dans le menu du panneau.

Lors de l’extraction du contenu disponible dans InDesign, l’icône Modification est affichée sur le bloc InDesign. Dans InCopy, l’icône En cours d’utilisation s’affiche dans le bloc InCopy et dans le panneau Affectations si les fichiers d’affectation sont stockés sur un serveur local.

Pour extraire du contenu (InCopy)

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Si le contenu souhaité appartient à l’affectation, choisissez la commande Fichier > Ouvrir, puis sélectionnez le fichier d’affectation (.imca ou .inca).
- Si le contenu souhaité a été exporté dans des fichiers individuels, choisissez Fichier > Ouvrir, puis sélectionnez le fichier InCopy (.icml ou .incx). Pour afficher la mise en page afin d’effectuer le calibrage, sélectionnez le document InDesign.
Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Pour extraire un fichier de contenu InCopy, choisissez Fichier > Extraire.
- Pour extraire tout le contenu d’une affectation, sélectionnez l’affectation dans le panneau Affectations et choisissez Extraire dans le menu du panneau.
- Pour extraire des éléments individuels d’une affectation, ouvrez la liste des affectations dans le panneau Affectations, sélectionnez un ou plusieurs éléments et choisissez Extraire dans le menu du panneau.
L’icône Modification s’affiche en regard des éléments dans le panneau Affectations, indiquant que le contenu est extrait et qu’il est réservé à votre usage.
Si vous êtes invité à mettre à jour le contenu avec les modifications, cliquez sur OK.

Lors de l’extraction du contenu disponible dans InCopy, l’icône Modification s’affiche sur le bloc InCopy et dans le panneau Affectations. Dans InDesign, l’icône En cours d’utilisation s’affiche dans le bloc InDesign.

Ouverture de fichiers gérés (InCopy)

Pour rédiger un texte et effectuer des modifications rapidement, il est conseillé d’ouvrir un fichier de contenu géré (.icml ou .incx) directement dans InCopy et de l’utiliser en mode Article. Il est inutile d’extraire un fichier géré indépendant pour le modifier ; InCopy s’en charge automatiquement. Après l’enregistrement et la fermeture du fichier, InCopy l’archive automatiquement. Les commandes Enregistrer sont différentes lorsque vous ouvrez des fichiers indépendants.

Mise à jour des fichiers d’affectation (InDesign)

Vous pouvez enregistrer les modifications manuellement dans les affectations lorsque vous fermez le document en cours. La seule méthode pour rendre les modifications de mise en page disponibles aux utilisateurs d’InCopy consiste à mettre à jour un fichier d’affectation.

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Pour mettre à jour les affectations sélectionnées, sélectionnez-les dans le panneau Affectations, puis choisissez Mettre à jour les affectations sélectionnées dans le menu du panneau.
- Pour mettre à jour toutes les affectations obsolètes dans le document en cours, choisissez la commande Mettre à jour les affectations obsolètes dans le menu du panneau Affectations. Seules les affectations obsolètes sont mises à jour.
- Pour mettre à jour toutes les affectations dans le document en cours, choisissez la commande Mettre à jour toutes les affectations dans le menu du panneau Affectations.

Remarque :

si un utilisateur InCopy a ouvert une affectation que vous mettez à jour, l’icône Obsolète s’affiche en regard de l’affectation dans le panneau Affectations d’InCopy.

Mise à jour de contenu

Pour vous assurer que vous utilisez le dernier contenu, vérifiez si le panneau Affectations contient des icônes Obsolète et mettez à jour le contenu en conséquence. La mise à jour d’un fichier d’affectation InCopy et de son contenu ou de fichiers de contenu indépendants entraîne la copie des données de la copie du système de fichiers la plus récente afin que la version affichée sur votre ordinateur corresponde à celle du système de fichiers. La mise à jour ne nécessite ni archivage ni extraction et ne donne aucune autorisation d’édition. Elle peut toutefois poser certains problèmes si un autre utilisateur a supprimé votre verrouillage.

Remarque :

la mise à jour du contenu ne suffit pas à mettre à jour le contenu des assemblages d’affectation qui n’ont pas été renvoyés.

Exemple de mise à jour du flux de production :

L’utilisateur d’InCopy ouvre un fichier d’affectation ou extrait un fichier de contenu indépendant et modifie son contenu.
L’utilisateur d’InCopy enregistre le fichier de contenu (ce qui revient à mettre à jour sa version sur le système de fichiers) et continue son travail.
Dans InDesign, l’icône Obsolète s’affiche dans les panneaux Affectations et Liens en regard de la sélection, et les icônes En cours d’utilisation et Le contenu textuel est obsolète ou Le contenu graphique est obsolète s’affichent sur le bloc associé.

Panneau Affectations avec icônes En cours d’utilisation et Obsolète (à gauche), et mise en page avec contenu obsolète (à droite)
L’utilisateur d’InDesign met le contenu à jour.

Pour mettre à jour du contenu lors de l’ouverture d’un document géré (InDesign)

Choisissez Fichier > Ouvrir, sélectionnez le fichier texte de votre choix, puis cliquez sur Ouvrir.
Cliquez sur Oui après l’affichage du message pour mettre à jour le document avec le contenu modifié sur le système de fichiers.
Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Pour permettre à InDesign de mettre à jour les liens, cliquez sur Réparer les liens automatiquement.
- Pour réparer les liens manuellement, cliquez sur Ne pas réparer, puis sélectionnez le fichier à mettre à jour et choisissez Mettre à jour le lien dans le menu du panneau Liens.

Pour mettre à jour du contenu au cours de son utilisation (InDesign)

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Sélectionnez un bloc de texte ou un bloc graphique dans la mise en page et choisissez Edition > InCopy > Mettre à jour le contenu.
- Dans le panneau Liens, sélectionnez un bloc de texte ou un bloc graphique, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour le lien ou choisissez Mettre à jour le lien dans le menu du panneau Affectations.

Pour mettre à jour du contenu au cours de son utilisation (InCopy)

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Placez le point d’insertion dans un bloc de texte pour le sélectionner, puis choisissez Fichier > Mettre à jour le contenu.
- Dans le panneau Affectations, sélectionnez le contenu, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour le contenu ou choisissez Mettre à jour le contenu dans le panneau Affectations.

Vous pouvez également mettre à jour le contenu à l’aide du panneau Liens.

Mise à jour accidentelle

Dans la plupart des cas, les commandes de mise à jour sont désactivées pour un contenu extrait, le contenu étant constamment à jour. Toutefois, une situation inopportune peut se présenter si un autre utilisateur supprime le verrou du contenu extrait en déposant le fichier de verrouillage (.idlk) dans la corbeille et modifie le contenu. Dans ce cas, les commandes de mise à jour peuvent être activées même si vous avez extrait le contenu, ce qui permet à deux personnes de modifier le contenu en même temps. Les mises à jour du contenu seraient alors perdues. Pour des résultats optimaux, ne supprimez pas les fichiers de verrouillage.

Mise à jour de la mise en page InDesign

Les utilisateurs d’InDesign peuvent modifier la mise en page (par exemple, modifier la taille et l’emplacement des blocs de texte d’un article) et enregistrer les modifications pendant que les utilisateurs d’InCopy modifient le texte de ces blocs. Dans un flux de production de serveur partagé, la manière dont les utilisateurs InCopy sont avertis des modifications de mise en page varie selon qu’ils ont ouvert un fichier d’affectation ou extrait des fichiers de contenu indépendants et ouvert le fichier InDesign lié.

Gardez les points suivants à l’esprit :

Si un utilisateur d’InDesign modifie la mise en page des blocs d’une affectation, l’utilisateur doit mettre à jour l’affectation afin de rendre les modifications de maquette disponibles aux utilisateurs d’InCopy. InDesign ne met pas automatiquement les fichiers d’affectation à jour lors de l’enregistrement du document.
Une fois que l’utilisateur InDesign a mis à jour l’affectation se trouvant sur un serveur partagé, l’icône Obsolète s’affiche en regard de l’affectation dans le panneau Affectations d’InCopy. L’utilisateur d’InCopy doit mettre à jour la maquette pour afficher la mise en page actuelle.
Si un utilisateur InDesign modifie la mise en page d’un contenu exporté qui n’appartient pas à une affectation, l’icône Obsolète s’affiche en regard du nom du document InDesign dans le panneau Affectations et la barre de titre du document signale que la mise en page est obsolète. Les utilisateurs d’InCopy peuvent mettre à jour le document InDesign actif avec les dernières modifications de mise en page et de style.

La mise à jour de la mise en page dans InCopy est utile pour les tâches de calibrage, l’aspect le plus récent de la mise en page (avec sauts de lignes) étant visible dans les modes Mise en page et Epreuve en placard.

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Si vous avez ouvert un fichier d’affectation et que le panneau Affectations affiche l’icône Obsolète en regard du nom de l’affectation, cliquez sur le bouton Mettre à jour la maquette ou sélectionnez Fichier > Mettre à jour la maquette. Il est impossible d’annuler cette commande.
- Si vous n’utilisez pas de fichiers d’affectation et que plusieurs documents InDesign sont ouverts, sélectionnez celui que vous souhaitez rendre actif, puis choisissez Fichier > Mettre à jour la maquette.

Archivage du contenu

Lors de l’archivage d’un fichier de contenu géré, ce fichier est enregistré dans un emplacement partagé d’un système de fichiers. Il peut ensuite être extrait par d’autres utilisateurs pour modification. Les blocs de texte et les blocs graphiques exportés depuis InDesign sont également archivés automatiquement.

Bien qu’un fichier archivé soit accessible en modification, il n’est pas véritablement modifiable avant son extraction (sauf si vous éditez le contenu en mode autonome dans InCopy). L’archivage du contenu entraîne l’arrêt du contrôle de l’édition, mais pas la fermeture du fichier. Le contenu reste ouvert à l’écran, mais en mode lecture seule.

Les modules externes LiveEdit Workflow créent une seule version de fichier. La version précédente de chaque fichier est automatiquement écrasée lors de sa mise à jour dans InCopy ou InDesign.

Si vous travaillez sur un assemblage d’affectation, renvoyez-le ou transférez-le après l’avoir archivé.

Pour archiver du contenu géré (InDesign)

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Sélectionnez le contenu dans la mise en page et choisissez Edition > InCopy > Archiver.
- Dans le panneau Affectations, sélectionnez le contenu et choisissez Archiver dans le menu du panneau.

Pour archiver du contenu géré (InCopy)

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Sélectionnez le contenu en mode Mise en page et choisissez Fichier > Archiver.
- Dans le panneau Affectations, sélectionnez le contenu et choisissez Archiver dans le menu du panneau.
Remarque :

vous pouvez annuler les modifications les plus récentes avant d’archiver le contenu.

Remarque :

lorsque vous archivez un fichier, l’icône Disponible s’affiche sur les blocs de texte et les blocs graphiques dans la mise en page InDesign, le mode Mise en page d’InCopy, le panneau Affectations et la barre d’articles (InCopy).

Enregistrement des modifications (InDesign)

Lorsque vous travaillez sur un contenu extrait, vous pouvez enregistrer et mettre à jour sa version sur le système de fichiers.

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Pour enregistrer le contenu ailleurs que dans le document InDesign ou ses fichiers liés, sélectionnez le contenu dans la mise en page et choisissez Edition > InCopy > Enregistrer le contenu.
- Pour enregistrer tous les fichiers de contenu extraits sous votre nom, choisissez Fichier > Enregistrer. Ce type d’enregistrement ne met pas automatiquement à jour les fichiers d’affectation ou les fichiers de contenu extraits dans InCopy. Cependant, le panneau Affectation des fichiers extraits dans InCopy affiche l’icône Obsolète .
- Pour enregistrer le document InDesign sous un nouveau nom avec des liens vers les fichiers InCopy existants, choisissez Fichier > Enregistrer sous. Les affectations du fichier InDesign sont alors présentées comme manquantes, jusqu’à leur mise à jour.
- Pour enregistrer une copie du document actif en cours, choisissez Fichier > Enregistrer une copie. Vous pouvez choisir de donner un nouveau nom et un nouvel emplacement à la copie, ainsi que des liens vers tout fichier InCopy approprié.

Enregistrement des modifications (InCopy)

Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- Pour enregistrer le fichier InCopy sous le même nom et au même emplacement sur le système de fichiers, choisissez Fichier > Enregistrer le contenu. Le fichier reste extrait pour vous pendant le processus.
- Pour enregistrer le fichier de contenu InCopy sous un nouveau nom, choisissez Fichier > Enregistrer le contenu sous. Le fichier de contenu créé n’est pas géré dans le flux de production. La commande Enregistrer le contenu sous est uniquement disponible si vous avez ouvert le fichier de contenu InCopy (.icml ou .incx) directement.
- Pour enregistrer une copie du fichier de contenu InCopy actif, choisissez Fichier > Enregistrer une copie du contenu. Vous pouvez choisir de donner un nouveau nom et un nouvel emplacement à la copie. La copie enregistrée n’est pas gérée dans le flux de production. La commande Enregistrer une copie du contenu est uniquement disponible si vous avez ouvert le fichier de contenu InCopy (.icml ou .incx) directement.
- Pour enregistrer tous les fichiers de contenu InCopy extraits et ouverts, choisissez Fichier > Enregistrer tout le contenu. Cette commande enregistre tous les fichiers à leur emplacement actuel. La commande Enregistrer tout le contenu est uniquement disponible si vous avez ouvert un fichier d’affectations ou un fichier InDesign.

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