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Dans l’idéal, tous les utilisateurs InDesign et InCopy de l’équipe ont accès à un serveur où sont stockés les fichiers d’affectation. Toutefois, si des utilisateurs n’ont pas accès à un serveur commun, vous pouvez créer et distribuer des assemblages d’affectation compressés. Après avoir travaillé sur l’affectation, l’utilisateur InCopy reconstitue l’assemblage de cette affectation et le renvoie afin qu’il soit intégré au document InDesign. Les fichiers d’assemblage créés dans InDesign portent l’extension .icap. Les fichiers d’assemblage renvoyés créés dans InCopy portent l’extension .idap.
Deux commandes permettent d’assembler des fichiers : Assembler pour InCopy et Assembler et envoyer par courrier électronique. La commande Assembler pour InCopy permet de créer un assemblage compressé que vous pouvez envoyer manuellement ; la commande Assembler et envoyer par courrier électronique crée un assemblage compressé qui est joint automatiquement à un message électronique.
Remarque :
ne confondez pas l’assemblage d’affectation et la commande Fichier > Assemblage d’InDesign qui permet de grouper et d’envoyer un document et ses actifs à une imprimante.
Vous pouvez joindre le fichier d’affectation à un courrier électronique, le télécharger sur un serveur FTP ou le copier sur un disque ou autre support externe.
Remarque :
lorsque vous choisissez la commande Edition > Annuler après avoir créé un assemblage, ce dernier est annulé et les éléments de l’affectation sont déverrouillés. Le fichier d’assemblage reste toutefois sur le disque et l’envoi du courrier électronique n’est pas annulé.
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Dans le panneau Affectations, sélectionnez l’affectation souhaitée et choisissez la commande Assembler pour InCopy et envoyer par courrier électronique dans le menu du panneau.
Un assemblage d’affectation compressé est créé et joint à un message électronique dans votre programme de messagerie électronique par défaut.
Remarque :
si vous souhaitez utiliser une autre application de messagerie, modifiez l’application de messagerie par défaut. Pour plus de détails, reportez-vous à la documentation de votre système.
Tous les éléments de l’affectation sont extraits vers l’utilisateur désigné. Cependant, le contenu de l’assemblage même n’est pas verrouillé. De ce fait, tout utilisateur peut ouvrir l’assemblage et en modifier le contenu.
Dans certains cas, l’assemblage que vous envoyez n’est pas renvoyé. Par exemple, le message a pu se perdre, ou le destinataire ne travaille plus sur le projet. Dans ce cas, vous pouvez annuler un assemblage.
L’annulation d’un assemblage ne supprime pas le fichier d’assemblage de l’ordinateur.
Lorsqu’un assemblage est annulé, son contenu est modifiable. Notez que des conflits peuvent survenir si un assemblage annulé est renvoyé.
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Sélectionnez l’affectation dans le panneau Affectations, puis utilisez l’une des méthodes suivantes :
Dans le menu du panneau Affectations, choisissez la commande Mettre à jour l’assemblage. Indiquez le nom et l’emplacement du fichier. Mettez l’assemblage mis à jour à disposition des utilisateurs en le plaçant sur un serveur partagé ou en l’envoyant par courrier électronique. N’oubliez pas de signaler aux utilisateurs InCopy que l’assemblage a été mis à jour.
Choisissez la commande Mettre à jour l’assemblage et l’envoyer par courrier électronique dans le menu du panneau Affectations, puis envoyez le message.
Lorsque les utilisateurs InCopy ouvrent l’assemblage mis à jour, seul le nouveau contenu est ajouté automatiquement à l’affectation. Les utilisateurs InCopy peuvent choisir de remplacer le contenu existant. Ils peuvent ainsi conserver des modifications précédentes.
Vous pouvez recevoir un assemblage d’un utilisateur InDesign qui en est l’auteur, ou d’un utilisateur InCopy qui vous le transfère. Lorsque vous ouvrez un assemblage d’affectation, ce dernier est décompressé et le contenu est copié dans un nouveau sous-dossier d’un dossier d’affectations InCopy.
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Lancez l’assemblage depuis le programme de messagerie électronique. Par exemple, cliquez deux fois sur le fichier joint.
Ouvrez le fichier à partir de l’Explorateur ou du Finder. Cliquez deux fois sur le fichier ou faites-le glisser sur l’icône de l’application InCopy.
Dans InCopy, choisissez Fichier > Ouvrir, puis cliquez deux fois sur le fichier d’assemblage d’affectation.
Dans InCopy, choisissez la commande Ouvrir l’assemblage dans le menu du panneau Affectations, puis cliquez deux fois sur le fichier d’assemblage.
Vous pouvez à présent modifier les articles de l’assemblage. Lorsque vous commencez à modifier un article, vous êtes invité à extraire le contenu du bloc. Une fois les modifications terminées, enregistrez l’ensemble du contenu et renvoyez l’assemblage ou transférez-le.
Après avoir ouvert et modifié un assemblage, vous pouvez l’envoyer à un autre utilisateur InCopy ou le renvoyer à l’utilisateur InDesign ayant créé l’assemblage. Les fichiers d’assemblage créés pour d’autres utilisateurs d’InCopy portent l’extension .icap. Les fichiers d’assemblage renvoyés aux utilisateurs d’InDesign portent l’extension .idap.
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Transférer pour InCopy
Crée un assemblage pour un autre utilisateur InCopy. Spécifiez le nom et l’emplacement du fichier d’affectation et mettez-le à disposition de l’utilisateur InCopy.
Transférer pour InCopy et envoyer par courrier électronique
Crée un assemblage et l’envoie par courrier électronique à un autre utilisateur InCopy. L’assemblage apparaît comme pièce jointe à un nouveau message électronique dans votre programme de messagerie électronique par défaut. indiquez le destinataire, ajoutez des instructions et envoyez le message.
Renvoyer pour InDesign et envoyer par courrier électronique
Crée et renvoie par courrier électronique un assemblage à l’utilisateur InDesign. L’assemblage apparaît comme pièce jointe à un nouveau message électronique dans votre programme de messagerie électronique par défaut. indiquez le destinataire, ajoutez des instructions et envoyez le message.
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Lancez l’assemblage depuis le programme de messagerie électronique. Par exemple, cliquez deux fois sur le fichier joint.
Ouvrez le fichier à partir de l’Explorateur ou du Finder. Cliquez deux fois sur le fichier ou faites-le glisser sur l’icône de l’application InDesign.
Dans InDesign, choisissez Fichier > Ouvrir, puis cliquez deux fois sur le fichier d’assemblage.
Dans InDesign, choisissez la commande Ouvrir l’assemblage dans le menu du panneau Affectations, puis cliquez deux fois sur le fichier d’assemblage.
A l’ouverture de l’assemblage, vous êtes invité à mettre à jour tous les liens. Si un article a été modifié depuis l’assemblage de l’affectation, vous pouvez choisir de mettre à jour le contenu dans le fichier InDesign ou d’en rompre le lien. Lorsque les articles des fichiers sont renvoyés et archivés, vous pouvez en extraire le contenu pour le modifier.