מילוי טפסים

מסמך זה מסביר כיצד למלא טופסי PDF באמצעות יישומי Acrobat או Reader למחשב שולחני.

האם הטופס ניתן למילוי?

לא כל הטפסים ניתנים למילוי. לעתים יוצרי טפסים אינם ממירים את קובצי ה-PDF שלהם לטפסים ניתנים למילוי אינטראקטיביים. לחלופין, הם יוצרים בכוונה טופס שניתן למלא רק בכתב יד או באמצעות הכלי Fill & Sign. טפסים לא אינטראקטיביים אלה נקראים טפסים שטוחים.

טפסים אינטראקטיביים ב-Acrobat Reader
טופס אינטראקטיבי הניתן למילוי ב-Acrobat Reader: סמן היכן יש להקליד

טופס שטוח ב-Acrobat Reader
טופס שטוח שאינו אינטראקטיבי ב-Acrobat Reader: השתמש בכלי Fill & Sign להוספת מלל וסמלים אחרים בכל מקום בטופס

מילוי טפסים אינטראקטיביים

טופס אינטראקטיבי מכיל שדות שניתן לבחור או למלא.

טופס אינטראקטיבי ב-Acrobat
טופס אינטראקטיבי הניתן למילוי

A. שורת הודעה סגולה מציינת נוכחות של שדות ניתנים למילוי. B. בעת הלחיצה, היא מציגה היכן קיימים שדות ניתנים למילוי. 

  1. במידת הצורך, לחץ לחיצה ימנית על המסמך ובחר Hand Tool או Select Tool בתפריט הנפתח.

    המצביע משתנה לסמל אחר כאשר הוא חולף מעל שדה. לדוגמה, הכלי Hand ‏ משתנה לסימן I ‏ כאשר ניתן להקליד מלל בשדה הטופס. חלק משדות הטופס הם דינמיים, כלומר הם משנים את גודלם אוטומטית כדי להתאים לכמות הנתונים שתזינו ויכולים להשתרע על-פני מספר עמודים.

  2. (אופציונלי) כדי שיהיה קל יותר לזהות את שדות הטופס, לחץ על הלחצן Highlight Existing Fields בשורת ההודעות של המסמך. שדות הטופס מוצגים על רקע צבעוני (תכלת כברירת מחדל), וכל שדות הטופס שחובה למלא מוצגים במסגרת בצבע אחר (אדום כברירת מחדל).

  3. לחצו כדי לבחור אפשרויות, כגון לחצני אפשרויות. לחץ בתוך שדה מלל כדי להקליד.
    הקש Tab כדי לעבור קדימה או Shift+Tab כדי לעבור אחורה.
  4. לאחר שתסיים, לחץ על לחצן השליחה כדי לשלוח את הנתונים לשרת או ליצור דוא"ל כדי לשלוח את הנתונים. לחצן השליחה יכול להופיע בשורת ההודעה הסגולה בראש הטופס או בתוכן הטופס.

לקבלת עצות לפתרון בעיות בהשלמת טפסים, ראה פתרון בעיות של טפסים.

מילוי טפסים שטוחים בעזרת כלי Fill & Sign

בטופס שטוח אין שדות אינטראקטיביים. עם זאת, ניתן להשתמש בכלי Fill & Sign להוספת מלל וסמלים אחרים בכל מקום בטופס. לקבלת הנחיות, ראה מילוי טופס PDF

מילוי טפסים שטוחים בדפדפן

דרך נפוצה להצגת טופס PDF היא בדפדפן אינטרנט, לדוגמה, בעת לחיצה על קישור באתר אינטרנט. אם הטופס אינו מכיל שדות אינטראקטיביים, ניתן להשתמש בכלי Fill & Sign כדי למלא את הטופס. שמור את הקובץ במחשב ופתח אותו ישירות ב-Acrobat או Acrobat Reader. לקבלת הנחיות, ראה מילוי טופס PDF

שמירת הטופס במחשב
שמור את הטופס, פתח אותו ב-Acrobat או Acrobat Reader ולאחר מכן בחר Tools ‏> Fill & Sign.

אפשרויות לעבודה בטפסים

מפתח

תוצאה

Tab או Shift+Tab

מקבל הקלדה ועובר לשדה הבא

Up/Left Arrow

בוחר לחצן אפשרויות קודם בקבוצה

חץ למטה/ימינה

בוחר את לחצן האפשרויות הבא

Esc

דוחה ומבטל את הבחירה בשדה טופס

Esc (הקשה פעמיים)

יוצא ממצב Full Screen

Enter או Return (שדה מלל של שורה אחת)

מקבל הקלדה ומבטל את הבחירה בשדה

Enter או Return (שדה מלל מרובה שורות)

יוצר סימן סוף פסקה באותו שדה טופס

Enter או Return (תיבת סימון)

מפעיל או מבטל תיבת סימון

Enter (מקלדת)

מקבל הקלדה ומבטל את הסימון בשדה טופס נוכחי

(Windows‏) Ctrl+Tab מכניס תג לשדה מלל
(Mac‏) Alt+Tab מכניס תג לשדה מלל

השלמה אוטומטית של טפסים (טפסים אינטראקטיביים בלבד)

התכונה Auto-Complete מאחסנת את כל מה שמקלידים בשדה טופס אינטראקטיבי. לאחר מכן, התכונה Auto-Complete מציעה ואף מזינה באופן אוטומטי תגובות שמתאימות למה שהקלדת בשדות טופס אחרים. ההצעות מוצגות בתפריט נפתח, שממנו ניתן לבחור את האפשרות המתאימה. התכונה Auto-Complete מבוטלת כברירת מחדל, ויש להפעיל אותה בהעדפות הטופס אם רוצים להשתמש בה.

כדי להסיר ערך מסוים מהזיכרון של Auto-Complete, כגון ערך המכיל שגיאת איות אשר גיליתם ותיקנתם מאוחר יותר, ערכו את הרשימה בהעדפות.

הערה:

כל העדפות הטפסים יחולו על האופן שבו מטפל היישום בטפסים פתוחים במהלך העבודה. ההעדפות אינן נשמרות יחד עם טופסי PDF.

הפעלת האפשרות Auto-Complete

  1. בחר Edit ‏> Preferences (ב-Windows) או Acrobat Acrobat Reader ‏> Preferences (ב-Mac OS).

  2. בחרו טפסים בצד שמאל.

  3. מתחת ל- Auto-Complete, בחרו Basic או Advanced בתפריט.

  4. בחרו Remember Numerical Data אם ברצונכם שזיכרון התכונה Auto-Complete יאחסן מספרים שאתם מדפיסים בטפסים.

הערה:

כאשר בוחרים אפשרות בתפריט Auto-Complete, מופיע באזור המלל שמתחת תיאור המסביר כיצד היא משפיעה על אופן הפעולה של Auto-Complete.

מחיקת פריט מהזיכרון של Auto-Complete

  1. פתחו את תיבת הדו-שיח Preferences.

  2. בחרו Forms בצד שמאל.

  3. לחץ על Edit Entry List תחת Auto-Complete.

  4. בתיבת הדו-שיח Auto-Complete Entry List, בצעו אחת מהפעולות הבאות ולחצו על Yes בתיבת הדו-שיח לאישור:

    • כדי להסיר את כל הערכים, לחצו על Remove All.
    • כדי להסיר חלק מהערכים, בחרו את הערכים הרצויים ולחצו על Remove. ‏(הקישו Shift תוך כדי בחירת מספר פריטים סמוכים או הקישו Ctrl תוך כדי לחיצה על פריטים שאינם סמוכים כדי לבחור מספר פריטים).

הפיכת טפסים שטוחים לטפסים שניתן למלא (Acrobat Pro)

ניתן להפוך טופס שטוח לטופס שניתן למילוי באמצעות הכלי Prepare Form או על-ידי הפעלת כלי Fill & Sign. משתמשי Acrobat ו-Acrobat Reader יכולים להשתמש בכלי Fill & Sign כדי למלא טפסים שטוחים.

טופס אינטראקטיבי

ליצירת טופס אינטראקטיבי, השתמש בכלי Prepare Forms. ראה יצירת טופס ממסמך קיים.

Flat form

כדי להפעיל את כלי Fill & Sign, בחר File ‏> Save As Other  >‏ Reader Extended PDF ‏>Enable More Tools (includes Form Fill-in & Save)‎

הכלים מופעלים עבור הטופס הנוכחי בלבד. כאשר יוצרים טופס אחר, יש לחזור על פעולה זו כדי לאפשר למשתמשי Acrobat Reader להשתמש בכלים אלה.

שמירת טפסים

  • כדי לשמור את הטופס שהשלמתם, בחרו File >‏ Save As ותנו לקובץ שם חדש.

  • כדי להסיר את תכונות Reader המורחבות, בחרו File >‏ Save A Copy.

  • כדי לאפשר למשתמשי Reader לשמור את הנתונים שהקלידו, בחרו File >‏ Save As Other >‏ Reader Extended PDF >‏ Enable More Tools (Includes Form Fill-in & Save)‎‏.

הדפסת טפסים

  1. לחצו על הלחצן Print, או בחרו File >‏ Print.

  2. בחרו מדפסת מהתפריט בחלק העליון של תיבת הדו-שיח Print.

  3. בתפריט Comments And Forms באזור העליון הימני של תיבת הדו-שיח Print, בחרו אחת מהאפשרויות הבאות ולחצו על OK:

    • (טופס אינטראקטיבי או שטוח) כדי להדפיס את הטופס ואת הערכים שהקלדתם, בחרו Document. אפשרות זו מדפיסה מלל שהקלדתם באמצעות הכלי Add Text.

    • (טופס אינטראקטיבי או שטוח) כדי להדפיס את הטופס, את ההזנות שהוקלדו וכל הערה שמופיעה בטופס, בחרו Document And Markups. אפשרות זו מדפיסה מלל שהקלדתם באמצעות הכלי Add Text.

    • (טופס אינטראקטיבי בלבד) כדי להדפיס רק את הערכים שהוקלדו ולא את הטופס עצמו, בחרו Form Fields Only.

ניקוי פריטי טופס שלא נשמרו

  1. בחר Tools ‏> Prepare Forms. בחלונית הימנית, לחץ על More ובחר Clear Form.

ייבוא או ייצוא נתוני טופס (היישום Reader בלבד, לא דפדפן)

בתהליכי עבודה מסוימים, משתמשים פרטיים שולחים טפסים שמולאו כקובצי נתונים בלבד בתבנית כגון PDF או XML. ב-Acrobat Reader, ניתן לייבא את הנתונים כדי להציג אותם בהקשר של קובץ ה-PDF השלם:

  1. בחלק הימני העליון של החלון, לחץ על Extended, ולאחר מכן לחץ על Import Data.

באותו אופן, באפשרותך לשמור את המידע בטופס PDF שהושלם כקובץ נתונים בתבנית אחרת.

  1. בחלק הימני העליון של החלון, לחץ על Extended, ולאחר מכן לחץ על Export Data.

לקבלת מידע נוסף ראה ניהול קבצים של נתוני טופס בעזרה של Acrobat.

לוגו של Adobe

כניסה לחשבון