מדריך למשתמש ביטול

איסוף וניהול של נתוני טופס PDF

לפני שמתחילים

אנחנו מפיצים חוויית מוצר חדשה ואינטואיטיבית יותר. אם המסך המוצג כאן אינו תואם את ממשק המוצר שלך, בחר בעזרה עבור החוויה הנוכחית שלך.

בחוויה החדשה הכלים מופיעים בצד שמאל של המסך.

בעת שיתוף טופס, Acrobat מייצרת אוטומטית תיק PDF כדי לאסוף נתונים שנשלחו על ידי המשתמש. כברירת מחדל, קובץ זה נשמר באותה תיקייה כמו הטופס המקורי תחת השם 'filename_responses'. הנושאים הבאים מסבירים כיצד ניתן לבצע:

איסוף נתוני משתמש

  1. לאחר שמשתמש מוסר טופס, פתח את הטופס שהוחזר אליך.
  2. בתיבת הדו-שיח Add Completed Form To Responses File, בחר אחת מהאפשרויות הבאות:

    • Add to an existing responses file: אפשרות זו אוספת נתונים בקובץ התגובה שנוצר במקור בעת הפצת הטופס באמצעות אשף הטפסים Distribute. במידת הצורך, Browse כדי לאתר את קובץ התגובות.

    • Create a new responses file: אפשרות זו יוצרת קובץ תגובות חדש, בשם ובמיקום שתציין.

  3. בחר OK.

    פעולה זו פותחת את קובץ התגובות. כל טופס שהוחזר והתווסף לקובץ התגובות מופיע כקובץ רכיב של תיק PDF.

הוספת נתוני משתמש לקובץ תגובות קיים

  1. פתח את קובץ התגובות ב-Acrobat.

  2. בחלונית השמאלית, בחר Add.

  3. בתיבת הדו-שיח Add Returned Forms, בחר Add file.

  4. אתר ובחר את הטפסים שהוחזרו, ולאחר מכן בחר Open.

  5. חזור על הצעד הקודם כדי להוסיף טפסים שהוחזרו ונמצאים בתיקיות אחרות. כשסיימת, בחר Ok.

כאשר תסיים, כל טופס PDF שהתווסף יופיע כקובץ רכיב של תיק PDF.

ייצוא נתוני משתמש מקובץ תגובות

פעל בהתאם לשלבים אלה כדי לשמור את כל הערכים בקובץ תגובות של תיק PDF בגיליון אלקטרוני או בקובץ XML.

  1. פתח את קובץ התגובות ב- Acrobat ובחר את הנתונים שברצונך לייצא.

  2. מהתפריט All tools, בחר Export a PDF, בחר תבנית, ולאחר מכן בחר Convert to (format selected).

  3. בתיבת הדו-שיח Select Folder To Save File, ציין שם, מיקום ותבנית קובץ (CSV או XML) לנתוני הטופס ולאחר מכן בחר Save.

ניהול קבצים של נתוני טופס

ניתן להעביר תגובות מטופס PDF לתבניות קובץ אחרות ומהן בחזרה כדי לשמור את הנתונים בנפח קטן יותר לעומת PDF מלא.

ייבוא נתוני טופס

לעתים, אנשים שולחים טפסים שמולאו כקובצי נתונים בלבד ולא כקובצי PDF מלאים. קבצים אלה אינם קובצי PDF, והם משתמשים בתבנית קובץ אחרת, כגון FDF או XML. ניתן לצפות בנתונים שנשלחו על-ידי מסוים נמען בהקשר של מסמך PDF על ידי פתיחת הקובץ המקורי וייבוא המידע מקובץ הנתונים.

  1. ב-Acrobat, פתח את טופס ה- PDF שאליו ברצונך לייבא נתונים.

  2. בחר All tools‏ מהסרגל הכללי בפינה השמאלית העליונה, ולאחר מכן בחר Prepare a form

  3. מהחלונית Prepare a form‏, בחר Options‏  > Import data

    הערה:

    ייבוא נתונים מקובץ אחר לטופס PDF מחליף את המידע הקיים בשדות הטופס הנפרדים. עם זאת, אם קובץ הנתונים המיובאים מכיל שדה טופס ריק אחד או יותר, הנתונים המקוריים לא יימחקו בזמן הייבוא.

  4. בתיבת הדו-שיח Select File Containing Form Data, בחר תבנית המתאימה לקובץ הנתונים שברצונך לייבא. לאחר מכן, אתר ובחר קובץ זה ובחר Open.

    הערה:

    תבניות מסוימות זמינות רק עבור סוגים מסוימים של טופסי PDF, בהתאם ליישום המשמש ליצירת הטופס, כגון Acrobat או Designer ES2. נתונים שמיובאים מקובץ מלל (‎.txt) חייבים להיות בתבנית של שורות המופרדות בטאבים ליצירת עמודות.

ייצוא קובץ נתונים

כדי לשמור את המידע בטופס PDF שהושלם כקובץ נתונים בתבנית קובץ אחרת, פעל בהתאם לשלבים הבאים:

  1. ב-Acrobat, פתח את קובץ הטופס השלם.

  2. מהתפריט All tools בחר Prepare a form ולאחר מכן מהחלונית השמאלית שנפתחת, בחר Options‏Export data.

  3. בתיבת הדו-שיח Save As, בחר את הסוג שבו תרצה לשמור את נתוני הטופס. האפשרויות הן FDF‏, XFDF‏, XML או TXT. לאחר מכן, בחר מיקום ושם קובץ ובחר Save.

    הערה:

    חלק מתבניות הקבצים זמינות רק לסוגים מסוימים ש PDF forms, בהתאם לאופן יצירת הטופס.

מיזוג קובצי נתונים שיוצאו לגיליון אלקטרוני

כדי לאסוף נתונים מטפסים שאינם כלולים עדיין בערכת נתונים, בצע את השלבים הבאים:

  1. בחר All tools‏ מהסרגל הכללי בפינה השמאלית העליונה, ולאחר מכן בחר Prepare a form

  2. מהחלונית Prepare a form בחר Options‏  > Merge data files into spreadsheet.

  3. בתיבת הדו-שיח Export Data From Multiple Forms בחר Add Files.

    מיזוג קובצי נתונים שיוצאו לגיליון אלקטרוני

  4. בתיבת הדו-שיח Select file Containing Form Data, בחר אפשרות של תבנית קובץ מתוך File Of Type‏ (Acrobat Form Data Files או All Files). לאחר מכן אתר ובחר את קובצי הטפסים שברצונך למזג לתוך גיליון אלקטרוני ובחר Open.

  5. חזור על הצעד הקודם להוספת קבצים של נתוני טפסים שנמצאים במיקומים אחרים, בהתאם לצורך.

  6. בחר Export, בחר תיקייה ושם קובץ לגיליון האלקטרוני, ובחר Save.

בתיבת הדו-שיח Export Progress, בחר View File Now כדי לפתוח את קובץ הגיליון האלקטרוני או בחר Close dialog כדי לחזור ל-Acrobat.

הערה:

אם טפסים שהוחזרו נמצאים בקובץ תגובות, השתמש בלחצן Export Data שבחלונית הניווט השמאלית עבור קובץ התגובה של תיק PDF כדי לייצא את המידע לתוך גיליון אלקטרוני בצורה יעילה יותר.

שימוש ברכיב ה- Forms Tracker

כדי לנהל טפסים שנשלחו או שהתקבלו, השתמש ב- Tracker. הדבר מאפשר לך לעקוב אחר תגובות, לערוך את מיקום קובץ התגובות, להוסיף נמענים נוספים, לשלוח דוא"ל לכל הנמענים ולהציג את התשובות לטופס.

  1. לחלופין, מתצוגת Acrobat Home, בחר באפשרות See all tools. במקטע Edit, בחר Edit a PDF.

  2. (Windows) בחר בתפריט ההמבורגר   בפינה השמאלית העליונה. לאחר מכן בחר Form Options‏ > Track

    (macOS) מהפינה השמאלית העליונה, בחר View‏ > Tracker.

  3. מתיבת הדו-שיח Tracker, הרחב את Forms בחלונית הניווט השמאלית

  4. בחר טופס ובצע אחת מהפעולות הבאות:

    • לצפייה בכל התגובות, בחר View responses.

    • כדי לשנות את מיקום קובץ התגובות, תחת Responses File Location, בחר Edit file location.

    • כדי לגשת לטופס המקורי, בחר Open Original Form.

    • כדי לשלוח את הטופס לנמענים נוספים, בחר Add Recipients.

קבל עזרה במהירות ובקלות

משתמש חדש?