Scopri le opzioni audio disponibili quando si utilizza Adobe Connect

Le conferenze Web sono emerse come uno strumento di comunicazione fondamentale per le organizzazioni di oggi. Stanno rapidamente diventando essenziali per i professionisti aziendali allo stesso modo delle comunicazioni via e-mail e voce. Tuttavia, alcune soluzioni di conferenza Web esistenti non garantiscono la facilità e l’efficacia delle riunioni in presenza. Sono complesse e difficili da usare e non dispongono di funzionalità reali. Inoltre, senza un audio affidabile e di alta qualità, le riunioni Web non funzionano.

Adobe Connect è diversa perché consente agli utenti aziendali di comunicare e interagire facilmente in tempo reale con colleghi e clienti distribuiti in aree geografiche diverse. Questa soluzione offre strumenti di presentazione e collaborazione di grande impatto, tra cui condivisione dello schermo, video multipunto, telefonia integrata e lavagna. Tali funzionalità rendono le conferenze Web un modo più efficace di lavorare.

Adobe Connect utilizza un’applicazione desktop per accedere istantaneamente e senza problemi alle riunioni Adobe Connect con chiunque, in qualsiasi luogo. Consente agli utenti di creare URL personalizzati e facili da ricordare che non cambiano mai. I partecipanti alle riunioni possono condividere i loro schermi per sessioni di lavoro collaborative con i colleghi o le riunioni individuali con i clienti con un semplice clic. Adobe Connect consente di coinvolgere facilmente un pubblico piccolo e vasto con simulazioni video, animazioni e software. Si tratta di un’ottima soluzione, sia che si tratti di eventi dal vivo sia che si tratti di riunioni registrate per la successiva visualizzazione su richiesta. Grazie a un’interfaccia intuitiva, è facile organizzare i flussi di lavoro delle riunioni e personalizzare l’aspetto delle riunioni e degli eventi in base al marchio aziendale.

Oggi, gli utenti di Adobe Connect dispongono di varie opzioni tecnologiche per abilitare la comunicazione audio con le conferenze Web. Queste opzioni includono la comunicazione Voice over IP (VoIP), la telefonia integrata avanzata, Universal Voice e le opzioni hardware assistite.

Questo documento tecnico fornisce una panoramica delle opzioni disponibili nell’interfaccia utente per le riunioni. Il documento illustra le funzioni con cui il provider audio collabora. Inoltre, illustra i casi di utilizzo che rappresentano la maggior parte degli scenari di conferenze Web e le best practice da considerare. Per ulteriori informazioni, visita il gruppo di utenti Adobe Connect all’indirizzo www.connectusers.com.

Adobe Connect VoIP

I sistemi di conferenza VoIP sono simili ai sistemi di audioconferenza basati sulla telefonia, poiché permettono a due o più persone di comunicare in tempo reale. A differenza delle audioconferenze, la comunicazione VoIP passa esclusivamente attraverso le reti IP. I partecipanti alla riunione utilizzano i microfoni e gli altoparlanti del proprio computer, o microfoni e altoparlanti esterni collegati al computer, per comunicare con gli altri partecipanti, senza bisogno di alcuna infrastruttura di telefonia. Adobe Connect fornisce VoIP di alta qualità pronta per l’uso. Offre funzioni quali la cancellazione dell’eco e del rumore, il rilevamento del silenzio e una procedura guidata semplice per l’impostazione dell’audio.

VoIP nell’interfaccia utente di Adobe Connect

Con l’interfaccia utente di Adobe Connect, puoi scegliere di limitare i diritti di microfono. Oppure, puoi concedere i diritti di microfono a tutti utilizzando la funzione Abilita i diritti microfono per i partecipanti.

Se scegli di limitare i diritti di microfono, solo gli ospitanti e i relatori possono utilizzare automaticamente il microfono per trasmettere l’audio ai partecipanti alla riunione. In questa modalità, per parlare, i partecipanti dovranno disporre di diritti microfono concessi esplicitamente.

Se si sceglie di concedere i diritti di microfono a tutti, tutti i partecipanti alla riunione possono accendere il microfono e iniziare a trasmettere l’audio.

Limita i diritti microfono per tutte le riunioni, ad eccezione di quelle con un numero ridotto di partecipanti.

Considerazioni speciali quando si utilizza la tecnologia VoIP

La trasmissione audio full-duplex ad alta fedeltà all’interno di Adobe Connect non comporta alcun costo aggiuntivo per partecipante. Tuttavia, prima di utilizzare la tecnologia VoIP, gli organizzatori delle riunioni devono garantire quanto segue per tutti i partecipanti:

• Familiarità con la tecnologia VoIP: la tecnologia VoIP esiste da anni. Tuttavia, è possibile che alcuni utenti non abbiano familiarità nell’uso di questo metodo come metodo di comunicazione audio principale durante un evento dal vivo.
• Disponibilità dell’hardware richiesto: il pubblico deve disporre di altoparlanti e microfoni interni o esterni. Quando si utilizza la tecnologia VoIP, è consigliabile includere una nota sui requisiti audio nell’invito alla riunione.
• Larghezza di banda sufficiente: considera l’impatto in termini di larghezza di banda che la tecnologia VoIP potrebbe avere sulla tua riunione e sull’esperienza di ogni partecipante.

Per un’esperienza ottimale, assicurati che tutti i partecipanti a una riunione basata sulla tecnologia VoIP installino l’applicazione Connect Meeting per desktop.

Universal Voice

In determinate situazioni, alcuni partecipanti desiderano utilizzare l’audio basato sulla telefonia, mentre altri desiderano utilizzare la tecnologia VoIP. Questo scenario è abbastanza comune nelle riunioni o nei seminari Web o nei seminari che prevedono la partecipazione da diversi paesi. È possibile che per i chiamanti all’interno degli Stati Uniti sia disponibile un numero verde, ma che per i partecipanti in altri paesi siano disponibili solo numeri a pagamento. Offrire ai partecipanti la possibilità di scegliere tra audio basato su telefonia o VoIP per la stessa riunione è preferibile quando si tiene un evento importante o di grandi dimensioni come un webinar rivolto ai clienti. In questi eventi, è possibile che non si abbiano molte informazioni sulla velocità di connessione, sulle configurazioni o sui partecipanti.

A partire dalla versione 7.5, Adobe Connect offre Universal Voice, una funzionalità che consente di trasmettere praticamente qualsiasi conferenza telefonica in una riunione Adobe Connect. Tale funzione crea, infatti, un ponte unidirezionale tra la conferenza telefonica e la funzionalità VoIP di Adobe Connect. Adobe Connect consente l’integrazione con qualsiasi provider audio o piattaforma di teleconferenza. Puoi registrare l’audio telefonico insieme alla conferenza Web e quindi riprodurlo per i partecipanti VoIP. I partecipanti possono scegliere di collegarsi con il proprio telefono o ascoltare tramite gli altoparlanti dei loro computer. Offrire ai partecipanti questa scelta può aiutare a ridurre le tariffe telefoniche per i partecipanti alle riunioni e per gli ospitanti, in quanto il numero delle persone che effettua l’accesso è inferiore. Inoltre, i clienti in hosting non devono acquistare nuovi servizi o hardware né preoccuparsi dell’incompatibilità (i clienti locali necessitano di un gateway SIP (Session Initiation Protocol)).

L’uso di Universal Voice offre i seguenti vantaggi:

• Possibilità di raggiungere un pubblico più ampio: poiché è possibile offrire entrambi i metodi di connessione, i partecipanti possono scegliere l’opzione audio più adatta alle loro esigenze.
• Flessibilità: gli ospitanti delle riunioni possono utilizzare qualsiasi provider di audioconferenze, non solo i quelli che sono partner Adobe. Possono persino utilizzare più provider.
• Tariffe telefoniche ridotte: i partecipanti possono optare per la tecnologia VoIP invece di connettersi e incorrere in eventuali tariffe telefoniche.
• Disponibilità immediata: dopo la riunione, la registrazione dell’evento è disponibile immediatamente. La post-elaborazione per sincronizzare l’audio con l’evento non è necessaria.

Universal Voice nell’interfaccia utente di Adobe Connect

Durante l’impostazione di una conferenza, l’ospitante della riunione utilizza la procedura guidata per configurare qualsiasi provider audio Universal Voice. L’ospitante può impostare il numero della conferenza, i toni di chiamata DTMF e le pause per l’accesso alla conferenza. Un ospitante della riunione può configurare Adobe Connect per l’utilizzo di qualsiasi provider audio.

Integrazione telefonica avanzata

La telefonia è di gran lunga la forma di audioconferenza più diffusa. Persone geograficamente distanti tra loro hanno bisogno soltanto di un telefono per partecipare a una conferenza Web in tempo reale. Pertanto, sono poche le barriere che ostacolano un’esperienza integrata di audioconferenza e conferenza Web. La funzionalità di registrazione integrata garantisce il successo di un’esperienza di archiviazione durante la sincronizzazione delle attività di audioconferenza e conferenza Web.

Adobe ha collaborato con diversi provider di audioconferenze per fornire funzionalità di chiamata avanzate che offrono agli utenti delle riunioni un maggiore controllo sull’esperienza completa di riunione audio e Web. I controlli di chiamata, le opzioni di registrazione audio, la gestione dei partecipanti, le stanze per sottogruppi di lavoro e l’assistenza dell’operatore sono tutti disponibili presso i partner audio di Adobe.

Alcuni dei vantaggi dell’integrazione avanzata della telefonia audio includono:

• Un flusso di lavoro unificato per la pianificazione, la notifica e la partecipazione alle conferenze Web e voce
• La possibilità di controllare completamente la teleconferenza attraverso l’interfaccia di conferenza Web
• La praticità della registrazione di un singolo archivio sincronizzato della riunione Adobe Connect e dell’audio della teleconferenza

Per un elenco completo di partner di teleconferenza, visita www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/partners/#audio.

Telefonia integrata avanzata nell’interfaccia utente di Adobe Connect

Durante l’impostazione della riunione nella procedura guidata Crea riunione, scegli Includi i dettagli dell’audioconferenza con la riunione. Se questa opzione non è disponibile, potrebbe essere necessario impostare il tuo profilo con i dati della teleconferenza. Per ulteriori informazioni sull’inclusione di un sistema di teleconferenza supportato nel profilo dell’account, contatta l’amministratore di Adobe Connect. Le informazioni sulla teleconferenza sono incluse nell’invito alla riunione e i partecipanti possono connettere direttamente il telefono alla teleconferenza senza immettere alcuna password. La riunione registra automaticamente l’audio di una teleconferenza integrata. Per ascoltare l’audio della riunione, assicurati che tutti i partecipanti siano connessi alla teleconferenza.

Gli ospitanti e i partecipanti dispongono di numerosi e pratici controlli di chiamata nell’interfaccia utente di Adobe Connect.

Controlli di chiamata per gli ospitanti delle riunioni:

• Avvia o interrompi la teleconferenza: l’ospitante può avviare e terminare una teleconferenza con un clic.
• Registrazione Web e vocale sincronizzata: la funzione “registra riunione” registra la conferenza Web e la teleconferenza contemporaneamente per creare un unico archivio streaming della riunione.
• Chiamata dei partecipanti: l’ospitante della riunione può connettere da remoto i partecipanti esistenti alla conferenza Web o aggiungere partecipanti solo telefonici e chiamarli per aggiungerli alla conferenza.
• Modifica volume per determinati partecipanti: l’ospitante della riunione può aumentare o ridurre il livello del volume per ciascun partecipante.
• Disattiva audio partecipanti: l’ospitante della riunione può disattivare l’audio di tutti i partecipanti alla riunione o solo di alcuni di essi.
• Messa in pausa i partecipanti: i partecipanti alla riunione possono essere messi in attesa se l’ospitante desidera chiudere temporaneamente la sala ai partecipanti.
• Disconnetti partecipanti: l’ospitante può rimuovere un partecipante telefonico dalla riunione con un clic.

Controlli di chiamata per i partecipanti alla riunione:

• Chiamami: i partecipanti alla riunione possono immettere il loro numero di telefono ed essere chiamati nella teleconferenza. Non devono comporre il numero della conferenza e inserire la password al telefono.
• Disattiva audio: i partecipanti possono disattivare l’audio e annullarne la disattivazione per le loro linee telefoniche.
• Spia di individuazione oratore: i partecipanti non devono chiedersi chi sta parlando durante la teleconferenza. Una spia visiva accanto al nome del partecipante consente di identificare facilmente gli oratori.

Adobe Connect include un kit di sviluppo software (SDK) per l’integrazione della telefonia che consente lo sviluppo personalizzato. Presupponendo che il ponte o il servizio di telefonia abbia pubblicato delle API, l’SDK consente a te o a un partner autorizzato di creare un connettore tra Adobe Connect e il sistema di telefonia. Le API consentono la gestione della conferenza attraverso il controllo della chiamata e la sincronizzazione degli eventi di registrazione durante la riunione. Inoltre, permettono la convergenza delle registrazioni audio e Web sul server Adobe Connect.

Considerazioni speciali quando si utilizza la telefonia integrata avanzata

Prima di utilizzare la telefonia, gli organizzatori delle riunioni devono tenere conto dei seguenti punti:

• Costo per l’organizzatore: i sistemi di audioconferenza richiedono agli utenti di pagare tariffe aggiuntive per il servizio o la tecnologia.
• Costo per gli utenti: per le sedi dislocate geograficamente e le sedi internazionali le tariffe telefoniche possono essere molto costose per l’ospitante della riunione (se si utilizzano numeri verdi) o per i partecipanti alla riunione (se è necessario effettuare chiamate interurbane).
• Capacità limitata: alcuni provider di audio per teleconferenza supportano un numero fisso di partecipanti durante una chiamata. Assicurati in anticipo che il provider supporti il numero di chiamate remote richiesto.

Funzionalità del provider di audioconferenze

Adobe ha stretto una partnership con i principali provider di teleconferenza seguenti, a livello globale, per offrire l’integrazione tra conferenze Web e vocali:

• Intercall
• MeetingOne
• LoopUp
• Conference America
  

La tabella seguente mostra le funzioni Adobe Connect integrate con gli adattatori dei provider di audioconferenze.

Opzioni hardware

Gli organizzatori delle riunioni possono utilizzare una serie di dispositivi di terze parti per integrare la tecnologia VoIP e la telefonia e acquisire automaticamente l’audio o per migliorare la qualità di registrazione degli eventi. Tuttavia, a partire da Adobe Connect 7.5, non è necessario utilizzare hardware per integrare VoIP e telefonia. Universal Voice consente questa integrazione come funzione predefinita.

Miglioramento della qualità dell’audio registrato

Molti clienti utilizzano Adobe Connect per trasmettere eventi dal vivo, di persona, da luoghi quali centri congressi o sale conferenze. Esistono molte best practice che possono contribuire a garantire un’esperienza ottimale. Una di queste consiste nell’utilizzo di un computer dedicato con una scheda di acquisizione audio. In alternativa, gli ospitanti delle riunioni potrebbero utilizzare il microfono interno del computer host, spesso con conseguente qualità dell’audio scarsa.

L’adattatore di segnale da XLR a USB Shure X2u (www.shure.com/ProAudio/Products/Accessories/ us_pro_X2u_content) consente agli utenti di ricevere un segnale audio di alta qualità dal mixer e di accedere direttamente al computer con un segnale di alta qualità tramite USB. Con questo dispositivo, gli utenti non devono dipendere dalla qualità della scheda audio o del microfono interno del computer. Durante la conversione non viene persa qualità audio e il dispositivo supporta gli ingressi XLR professionali e fornisce alimentazione phantom per i microfoni indipendenti. Funziona sia con Windows® che con Mac e non è richiesto alcun driver.

Uso di hardware per integrare VoIP e telefonia

I clienti che desiderano utilizzare l’hardware per integrare VoIP e la telefonia invece di utilizzare Universal Voice, l’approccio ibrido predefinito introdotto per la prima volta in Adobe Connect 7.5, dispongono di alcune opzioni.

Metodo semplice: i relatori si collegano in teleconferenza mentre trasmettono la loro voce tramite Adobe Connect VoIP con una cuffia o un microfono. Trasmettono l’audio essenzialmente attraverso il telefono e le cuffie contemporaneamente. Questo metodo è il meno sofisticato.

Metodo avanzato: un metodo più sofisticato che è più facile per situazioni con più relatori implica un dispositivo di terze parti che collega il telefono all’ingresso audio del computer. Un esempio è THAT-2 di JK Audio. Con questo metodo, un ospitante chiama la teleconferenza e utilizza un dispositivo per inviare l’audio della teleconferenza alla linea in entrata del computer. I relatori si connettono alla teleconferenza e l’ospitante trasmette l’audio della teleconferenza tramite Adobe Connect utilizzando il pulsante Parla nella barra dei layout. Questo metodo consente a una sola persona di gestire il simulcast e riduce la complessità per i relatori. È importante notare che è necessario che tutti i partecipanti alla telefonata siano collegati alla teleconferenza. Immagina il VoIP come un flusso unidirezionale, in cui gli utenti possono ascoltare l’audio ma non parlare. Per visualizzare un’esercitazione su come utilizzare i dispositivi THAT-2 con Adobe Connect, visita www.connectusers.com/tutorials/2009/03/that2/index.php.

Metodo professionale: se desideri investire più denaro in una soluzione combinata di VoIP e telefonia, l’utilizzo di una scheda di acquisizione e di un mixer fornisce il massimo livello di controllo e la migliore qualità audio possibile.  Il team di Adobe Connect Event Services utilizza una scheda di acquisizione ViewCast Osprey 230 in combinazione con un mixer Polycom. Per ottenere prestazioni ottimali, puoi utilizzare il software incluso nella scheda Osprey insieme al computer e ai controlli della riunione. Per ulteriori informazioni sulla scheda di acquisizione Osprey, visita www.viewcast.com/products/osprey-230.

Adobe Connect Event Services: se ottenere un ottimo livello audio è importante per una o più riunioni, ma non desideri investire in una soluzione avanzata, il team Adobe Connect Event Services ti offre la possibilità di trasmettere audio da qualsiasi soluzione di telefonia al VoIP utilizzando le sue apparecchiature all’avanguardia. I servizi possono essere acquistati per evento o per più riunioni in serie. Per ulteriori informazioni su Adobe Connect Event Services, visita http://www.adobe.com/products/acrobatconnectpro/solutions/marketing/eventservices/ o contatta il tuo responsabile vendite Adobe.

Casi di utilizzo

Adobe Connect è una soluzione flessibile per le conferenze Web che supporta vari scenari. Questo documento tecnico si concentra sui requisiti di comunicazione audio dei tre casi d’uso più comuni: aule virtuali, conferenze Web e seminari di vendita e marketing.

Aule virtuali

• Gli eventi possono essere dal vivo oppure on demand.
• Le sessioni dal vivo sono simili agli ambienti in aula in presenza, che a volte coinvolgono un relatore e molti allievi e talvolta consistono nella collaborazione tra i partecipanti.

Conferenze Web

• Gli eventi coinvolgono due o più persone che collaborano, ma generalmente non più di 50           partecipanti.
• Le interazioni sono simili alle interazioni di persona in una sala conferenze.

Seminari di vendita e marketing

• Una singola persona svolge il ruolo di relatore per più partecipanti.
• Questi eventi sono simili a conferenze o seminari; si tratta di riunioni in presenza.

Nel determinare quale opzione di conferenza è la migliore, le due considerazioni principali sono la dimensione della riunione e il livello di interattività desiderato. La tabella seguente fornisce una panoramica dei punti di forza e di debolezza delle diverse opzioni tecnologiche a supporto della comunicazione audio.

Riepilogo

Adobe Connect offre diverse opzioni di integrazione audio progettate per rispondere a specifiche casi di utilizzo. Lo scenario, la capacità dei partecipanti di sfruttare la tecnologia VoIP, i confronti dei costi e le funzionalità richieste svolgono tutti un ruolo nel determinare il veicolo di comunicazione appropriato utilizzato con Adobe Connect. Indipendentemente dall’approccio adottato, l’audio integrato con le conferenze Web garantisce collaborazioni e riunioni più produttive ed efficaci. Le registrazioni integrate, il controllo delle chiamate durante una riunione e le funzionalità integrate per gli inviti alle riunioni contribuiscono alla facilità con cui ospitanti della riunione e partecipanti possono interagire. Fornendo queste funzionalità in modo integrato, Adobe Connect garantisce che la transizione verso una più ampia adozione delle conferenze Web sia il più fluida possibile per gli utenti.