Adobe Acrobat Sign Lexicon

Documenti/file/allegati, accordi e transazioni

I documenti, file o allegati sono i singoli file caricati nel sistema Acrobat Sign. Materiali di base di un accordo.
Gli accordi sono oggetti rivolti al cliente che Acrobat Sign crea dai file caricati e che i destinatari possono compilare o firmare. Con il termine “accordo” si intende sia l’oggetto durante il processo di raccolta delle firme che il PDF finale generato.
Il termine transazione comprende l’accordo e tutta la relativa documentazione e dati registrati che vengono generati per e da un accordo. Esempi di documentazione e dati sono i report di audit, i risultati di autenticazione, i dati a livello di campo e le pagine .csv.

Prefissi di funzionalità

Con l’evolversi delle funzioni, verranno applicati dei prefissi per indicare a che punto si trova la funzione nel ciclo di rilascio/fine vita.

Nuovo: qualcosa di completamente nuovo.
Moderno: funzionalità aggiornata che potrebbe offrire un’opzione per passare dall’esperienza moderna a quella classica.
- Le versioni moderne possono includere Nuove funzionalità. Ad esempio, la versione moderna del designer di flussi di lavoro personalizzati presenta nuove funzioni.
Classico: la versione precedente di una funzionalità aggiornata, in genere utilizzata se è disponibile un’opzione che consente di passare da una versione attiva all’altra.
Precedente: la versione precedente di una funzionalità, nel caso in cui l’opzione che consente di passare da una versione all’altra non è disponibile per gli account di nuova creazione.

Interni ed esterni

Il termine “Interno” descrive il gruppo di userID all’interno di un accountID comune. Gli userID sono interni all’account e le impostazioni applicabili agli utenti interni si applicano solo a questi userID.

Tutti gli altri indirizzi e-mail sono “Esterni”.

Nota:

Molte aziende hanno diversi account.

Gli utenti della stessa azienda (che condividono lo stesso dominio nell’indirizzo e-mail), ma non nello stesso accountID, sono esterni l’uno all’altro

Gli amministratori a livello di account possono ottenere un elenco completo di indirizzi e-mail interni scegliendo Account > Utenti e facendo clic sull’icona Esporta elenco utenti.

Un file CSV viene scaricato nel sistema locale. Il file CSV elenca gli utenti dell’account, incluso il loro stato corrente.

Oggetti e objectID

Oggetti

Nell’ambito di Adobe Sign, un “oggetto” è un gruppo discreto di attributi/proprietà.

I tipi di oggetti sono:

L’account nel suo complesso
I gruppi
Gli utenti
Gli accordi

Quando tutti gli oggetti dello stesso tipo hanno lo stesso elenco di proprietà, i valori attribuiti a tali proprietà sono spesso diversi e, in alcuni casi, devono esserlo.

Ad esempio, tutti gli Utenti hanno una proprietà indirizzo e-mail e il valore e-mail di ogni utente deve essere univoco.

Nella documentazione, per “oggetto” si intende l’intero tipo di oggetto (ad esempio, gli utenti che possono essere creati con un file CSV).

ID oggetto

Tutti gli oggetti hanno un numero di identificazione univoco per distinguere tra oggetti dello stesso tipo. Ogni utente ha uno userID univoco. Ogni accordo ha un agreementID univoco.

Gli oggetti spesso utilizzano objectID come attributo chiave per stabilire relazioni con altri oggetti. In questo modo, gli oggetti possono mantenere relazioni continue anche se cambiano altri attributi.

Ad esempio, uno userID può creare più agreementID e tale relazione persiste anche se altre proprietà dell’utente subiscono modifiche, ad esempio se cambia il suo nome utente o indirizzo e-mail.

Nella documentazione, con objectID viene identificata un’istanza univoca in un tipo di oggetti (ad esempio, se si modifica l’indirizzo e-mail di uno userID, tale userID resta comunque proprietario degli accordi associati a esso.)

Relazioni principale - secondario (modello)

L’idea di una relazione principale-secondario è illustrata al meglio da un modello utilizzato per generare più copie dello stesso. Poiché l’accordo principale è direttamente associato a ogni accordo secondario generato da esso, può raccogliere dati sullo stato relativo di tutti i propri accordi secondari.

Adobe Acrobat Sign offre tre esempi di questo principio:

Modelli libreria: quando i modelli libreria sono associati a un accordo, tale relazione di accordo viene monitorata come elemento secondario del documento modello. (Nota: questo è vero solo se a ogni accordo è associato un solo modello.) Le informazioni sullo stato degli accordi generati da un modello libreria sono disponibili nella pagina Gestisci
Moduli web: i moduli web consistono in un modello principale che viene copiato quando un utente tenta di inviare il modulo per la firma. È possibile tenere traccia del modulo web principale, così come di ogni accordo generato da esso in corso o completato, dalla pagina Gestisci.
Invio in modalità collettiva: il processo di Invio in modalità collettiva consente all’utente di caricare e configurare un set di file e un elenco CSV di indirizzi e-mail. In questo modo viene creato un modello principale dal quale vengono generate più copie per inviare un accordo distinto a ogni indirizzo e-mail incluso nell’elenco CSV. Dalla pagina Gestisci è possibile tenere traccia dell’oggetto principale e di tutti gli accordi secondari generati da esso.

Ereditarietà delle proprietà e impostazioni

Adobe Acrobat Sign è basato su un modello object-oriented che consente di creare oggetti “secondari” da oggetti “principali”. Quando viene creato un oggetto secondario, esso eredita tutte le proprietà (attributi e impostazioni) dell’oggetto principale (modello).

L’ereditarietà persistente impone che se nell’oggetto principale viene modificato un valore di proprietà, tale modifica viene applicata anche a tutti i suoi oggetti secondari, che la ereditano di conseguenza.

Se si interrompe il collegamento di ereditarietà, è possibile personalizzare un oggetto secondario per ottenere un risultato specifico.

Un buon esempio di questo in Adobe Acrobat Sign è la relazione Account:Gruppo. Per impostazione predefinita, tutti i nuovi gruppi ereditano i valori delle impostazioni definiti a livello di account. Tuttavia, nei gruppi è possibile interrompere il collegamento di ereditarietà dal livello dell’account e personalizzare le impostazioni del gruppo per ottenere un risultato specifico (ad esempio, requisiti di firma più rigorosi, specifiche impostazioni per gli accordi).

In Adobe Acrobat Sign, l’ereditarietà passa dall’elemento principale a quello secondario nei seguenti oggett e secondo questo ordine gerarchico: Applicazione > Livello di servizio > Account > Gruppo > Utente

Applicazione è l’oggetto base e contiene tutte le opzioni possibili per il servizio.
Livello di servizio corrisponde al livello di servizio acquistato dal cliente. A questo livello, le varie funzioni sono abilitate per differenziare un account enterprise da un account individuale (per fare un esempio).
L’Account eredita tutte le impostazioni dal Livello di servizio e gli amministratori degli utenti possono personalizzarlo per specifiche esigenze. Questo è il livello di autorizzazioni più elevato che gli amministratori dei clienti possono configurare.
Il livello Gruppo eredita tutte le proprietà delle impostazioni del livello Account e può essere ulteriormente personalizzato. La modifica dei valori delle impostazioni a livello di gruppo sostituisce le impostazioni a livello di account e propaga le impostazioni del gruppo a valle a qualsiasi oggetto secondario relativo al gruppo.
Entrambi gli oggetti Utente e Accordo ereditano le proprietà dal Gruppo al quale appartengono. Se un utente viene associato a un altro gruppo, vedrà solo i valori ereditati dal nuovo gruppo e gli accordi che creerà adotteranno solo i valori disponibili nel nuovo gruppo.

A causa dell'ereditarietà delle proprietà, si consiglia in genere agli amministratori di configurare le impostazioni a livello di account in modo che siano i valori più severi che i processi di lavoro possono tollerare e quindi di allentare le restrizioni a livello di gruppo secondo la necessità.

Firmatario (ruoli), destinatario e partecipante

Firmatario (o Approvatore, Accettatore, ecc.) - Un ruolo definito in modo esplicito per un destinatario

Tutti i destinatari hanno un ruolo.

Destinatario - Indirizzo e-mail utilizzato per includere qualcuno nel “ciclo di firma” dell’accordo. Singoli utenti che possono interagire con un accordo in corso

I Destinatari sono un sottoinsieme di Partecipanti.

Partecipante - qualsiasi e-mail (individuale) inclusa nella transazione. Si tratta del mittente, di tutti i destinatari e di tutte le parti in Cc.

Utenti monouso in sospeso

Quando viene creato un accordo in Acrobat Sign, l’applicazione tenta di identificare se uno dei destinatari dispone di uno userID esistente a cui l’accordo può essere associato.

Se esiste uno userID e questo si trova in un account considerato affidabile dall’account mittente, l’agreementID viene associato direttamente a tale userID e l’accordo è visibile sulla sua pagina Gestisci.

Se l’e-mail non esiste nel sistema o se l’accountID del mittente è considerato non attendibile dall’account dello userID, Acrobat Sign crea uno userID univoco e monouso per il destinatario, in modo da tenere traccia delle attività del destinatario per quello specifico agreementID. Gli userID monouso esistono solo per il periodo in cui l’accordo è in corso. Una volta completato l’accordo e acquisiti tutti gli eventi registrabili, lo userID monouso non è più utile e viene eliminato dal sistema.

Stato terminale

Lo stato terminale viene raggiunto quando per completare l’accordo non sono previste ulteriori azioni da parte dei destinatari. Esistono tre stati terminali:

Completato: tutti i processi che interessano tutti i destinatari dell’accordo sono stati completati con successo.
Abbandonato: l’accordo è stato interrotto mediante un’azione esplicita. Tale azione può provenire da una di queste fonti:
- Annullato dal mittente
- Rifiutato dal destinatario
- Errore dovuto a un errore di autenticazione del destinatario
- Errore dovuto a un errore di sistema
Scaduto: è stata raggiunta la data di scadenza dell’accordo, a causa di inattività entro il periodo di tempo definito.

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