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Guida introduttiva di Adobe Acrobat Sign

Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

Introduzione

Amministrazione

Inviare, firmare e gestire gli accordi

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

Integrazione con altri prodotti

Acrobat Sign per sviluppatori

Supporto e risoluzione dei problemi

Ti diamo il benvenuto in Adobe Acrobat Sign.

Prima di iniziare a usare Adobe Acrobat Sign, è bene acquisire alcune nozioni di base. Questa guida ti aiuterà a conoscere Acrobat Sign e le funzionalità disponibili per gli utenti.

La guida illustra tutti i processi importanti di Acrobat Sign e consente di acquisire dimestichezza con l’interfaccia utente. Il
sistema di Aiuto di Acrobat Sign fornisce ulteriori informazioni dettagliate. Se disponi di una connessione a Internet, fai clic sui collegamenti che trovi nei riquadri grigi, con la dicitura “Per ulteriori informazioni…”, per visualizzare gli argomenti correlati. 

Nota:

Ove applicabile, vengono indicate le funzioni specifiche per i livelli di servizio Business e/o Enterprise. In questa guida sono documentate le funzioni disponibili per i contratti di licenza di livello più elevato, Acrobat Sign for Enterprise. Per individuare il tuo tipo di licenza, seleziona Il mio profilo. Per eventuali domande sulle funzioni disponibili per la tua licenza, contatta il tuo Customer Success Manager o il servizio di assistenza per Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign è un’applicazione altamente personalizzabile con numerose funzionalità che possono essere applicabili o meno alle tue attività. L’amministratore del tuo account o del tuo gruppo potrebbe aver disattivato alcune delle opzioni descritte. Se ti interessa una funzione che non risulta disponibile, contatta l’amministratore del tuo gruppo o del tuo account. Il servizio supporta configurazioni diverse per gruppi diversi, pertanto una funzione che è stata disattivata per un gruppo potrebbe essere attivata per un altro gruppo.

 

Alla fine di questa guida, avrai acquisito familiarità con tutti i flussi di lavoro di invio standard di Acrobat Sign e avrai imparato a gestire gli accordi e generare report, per sapere sempre quali documenti sono stati completati e quali sono ancora in sospeso.

Personalizzare l’account

Al primo accesso ad Acrobat Sign, prenditi un minuto per esaminare le informazioni sull’utente. Tali informazioni vengono utilizzate nei diversi modelli, quindi è importante verificare che siano corrette.

  • Passa il mouse sopra il nome in alto a destra per aprire il menu, e fai clic su Il mio profilo.

La pagina del profilo mostra i valori specifici che Acrobat Sign userà per personalizzare le transazioni. Particolare interesse per:

  • Il nome completo: utilizzato nelle comunicazioni e-mail e per la firma predefinita
  • Il tuo titolo: viene compilato automaticamente se hai già un campo Titolo compilato
  • Il nome dell'azienda: presente nelle comunicazioni e-mail, deve essere il nome legale completo della società
  • Fuso orario: i timbri Ora/Data verranno inseriti in base al tuo fuso orario per una maggiore chiarezza durante l’esecuzione dei rapporti.

Se devi regolare il contenuto, fai clic sul pulsante Modifica profilo, apporta le modifiche necessarie, quindi salva le modifiche.

Modifica profilo

Dopo aver configurato i tuoi dati, esamina rapidamente le altre preferenze personali elencate nella parte sinistra della schermata. Queste opzioni sono specifiche per il singolo utente e possono essere utili ai fini dell’automazione:

  • Il mio profilo: informazioni personali di identificazione.
  • Token di accesso: se sei uno sviluppatore, qui sono definiti ed elencati i token API.
  • Integrazione con Twitter: puoi inviare un tweet ogni volta che un accordo viene completato.
  • Piè di pagina per mia e-mail: aggiungi un piè di pagina personalizzato (testo normale) in fondo ai modelli e-mail quando invii nuovi accordi..
  • Delega automatica: delega automaticamente gli accordi Acrobat Sign che ti vengono inviati per la firma, specificando un destinatario designato. È una funzione analoga al classico inoltro per assenza, ma applicabile agli accordi di Acrobat Sign.
  • Le mie notifiche: configura i tipi di eventi o avvisi che desideri ricevere da Acrobat Sign e il modo in cui riceverli. Puoi ricevere un’e-mail in tempo reale oppure registrare l’evento e impostare un report giornaliero o settimanale. Gli eventi si verificano quando succede qualcosa. Gli avvisi vengono attivati quando un evento non ha avuto luogo entro un dato intervallo di tempo..
  • Notifiche condivise: se l’account di un altro utente è stato condiviso con te, puoi specificare gli eventi e gli avvisi di tale utente di cui vuoi essere informato.
  • La mia firma: carica un’immagine della tua firma e delle tue iniziali. Si consiglia di usare file PNG..
  • Preferenze lingua: in questa sezione sono presenti due impostazioni da considerare:
    • Preferenza lingua personale: questa impostazione consente di definire la lingua utilizzata
      nell’applicazione web Acrobat Sign. 
    • Lingua per firma: questa impostazione definisce la lingua predefinita utilizzata per le notifiche e-mail e l’esperienza di firma guidata per il destinatario.
  • Visualizza altri account: se devi visualizzare gli accordi presenti nell’account di un altro utente, puoi richiederlo qui. Viene presentato un elenco di tutti gli account visualizzati. Si tratta di una modalità di “sola lettura”.
  • Condividi il mio account: se devi condividere il tuo account con un’altra persona, qui puoi specificare chi può visualizzare i tuoi accordi. La condivisione dell’account è solo a livello di visualizzazione. L’altra persona non può firmare, annullare o delegare i tuoi accordi..

Panoramica pagina per pagina

Invio di accordi

La funzione principale di Acrobat Sign riguarda l’invio di documenti e la raccolta di firme e approvazioni. Ogni cliente ha requisiti diversi in termini di chi deve interagire con il documento e in quale ordine, pertanto nell’interfaccia della pagina Invia sono disponibili diverse funzioni di flusso di lavoro.

Pagina Invia

Ambiente di firma

Per capire l’effetto che hanno le opzioni configurate dal mittente, è utile provare in prima persona la procedura di firma.

Gestione degli accordi

La gestione degli accordi è un aspetto importante dell’utilizzo di Acrobat Sign. Dalla pagina Gestisci puoi tenere traccia degli accordi, elaborarli e personalizzarli. Che si tratti di annullare un accordo o sostituire un firmatario, questi processi consentono di influenzare l’avanzamento della transazione nel sistema.

Report (solo per i livelli di servizio Business ed Enterprise)

La funzione Report consente di verificare l’utilizzo di Acrobat Sign per il tuo account. Puoi creare report personalizzati e ottenere una visibilità completa sul processo di firma del documento, nonché capire le attività di singoli gruppi o utenti.

Esperienza di creazione e di anteprima

L’ambiente di authoring fornisce le funzionalità per la creazione moduli in Acrobat Sign. Oltre a inserire campi firma, puoi includere campi a compilazione automatica, ad esempio per la data o eventuali valori noti per la firma oppure campi di testo con convalida del contenuto e/o calcoli complessi. Sono disponibili anche altri tipi di campi comuni, come caselle a discesa, pulsanti di scelta e caselle di controllo.

Modelli libreria

Un modello libreria è un oggetto riutilizzabile. Acrobat Sign supporta due tipi di modelli libreria: i modelli per documenti e i modelli per campi modulo.

  • Modelli documento: questo tipo di modello è un documento riutilizzabile. I modelli per documenti possono essere condivisi con altri utenti nel tuo account, per consentire a più utenti di inviare lo stesso documento senza dover apportare modifiche.
  • Modelli per campi modulo: questo tipo di modello è un livello di campi riutilizzabile che può essere applicato a qualsiasi documento. Anche i modelli per campi modulo possono essere condivisi con altri utenti nel tuo account. I modelli per campi modulo sono ideali nelle situazioni seguenti:
    • Per disporre di un layout di campi compatibile con più documenti.
    • Per disporre di un documento che può essere inviato in vari modi
    • Quando è necessario rivedere il contenuto del documento, ma i campi restano nella stessa posizione.

Invece di creare un nuovo documento libreria ogni volta che viene aggiornato un documento, è possibile applicare lo stesso livello di campi modulo. I modelli per campi modulo possono essere modificati per agevolare le modifiche di disposizione dei campi o delle loro proprietà. Tutti gli strumenti dell’ambiente di creazione sono disponibili anche quando si crea un modello per campi modulo.

 

Come procedura ottimale, un singolo utente (Amministratore documento) deve essere responsabile della creazione e gestione dei modelli. Se si crea un login per un utente designato come amministratore di documenti, si elimina il rischio di confusione in merito ai modelli da utilizzare e si possono controllare le versioni dei documenti riutilizzabili.

Come login per l’utente amministratore dei documenti si consiglia di utilizzare un elenco di distribuzione o un indirizzo e-mail intestato a una specifica funzione. Questo consente di controllare l’accesso come amministratore di documenti e allo stesso tempo di condividere tale responsabilità.

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo degli strumenti di authoring per creare i modelli, fai clic qui.

Flussi di lavoro alternativi per le firme

Esistono diversi flussi di lavoro per inviare i documenti da firmare, per raccogliere le firme e per inviare un documento firmato, tra cui:

  • Invio tramite “Compila e firma”
  • Invio tramite Invia in modalità collettiva
  • Utilizzo di moduli Web per raccogliere firme 

Le sezioni seguenti trattano in modo più dettagliato ognuna di queste procedure.

Per ulteriori informazioni sull’invio degli accordi, fai clic qui.

Dispositivi mobili

La firma è una delle funzioni principali di Acrobat Sign. Chiunque può firmare tramite un collegamento e-mail da qualsiasi browser web, su computer o dispositivo mobile. Se disponi di un account Acrobat Sign, puoi firmare utilizzando l’app “Acrobat Sign Manager” nativa per iOS o Android. Inoltre anche avviare la firma dalla pagina Gestisci. La firma è inoltre incorporata nel processo “Compila e firma”.

Ulteriori informazioni sulle funzionalità delle app per dispositivi mobili sono disponibili qui.

Acrobat Sign supporta le versioni più recenti dei browser web su smartphone e tablet, per i sistemi operativi iOS o Android.

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