Nota:
Questo articolo descrive un processo basato sul nuovo layout di pagina.
Fai clic qui per informazioni sullo stesso processo nel formato di pagina classico.


Benvenuto/a in Adobe Sign.

Prima di iniziare a usare Adobe Sign, è bene acquisire alcune nozioni di base. Questa guida ti aiuterà a conoscere Adobe Sign e le funzionalità disponibili per gli utenti.

Vengono trattati tutti i processi importanti di Adobe Sign e ne viene descritta l’interfaccia utente. Il sistema di Aiuto di Adobe Sign fornisce ulteriori informazioni dettagliate. Se disponi di una connessione Internet, fai clic sui collegamenti che trovi nei riquadri grigi, con la dicitura “Per ulteriori informazioni…”, per visualizzare gli argomenti correlati. 

Nota:

Ove applicabile, vengono indicate le funzioni specifiche per i livelli di servizio Business e/o Enterprise. In questa guida sono documentate le funzioni disponibili per i contratti di licenza di livello più elevato, Adobe Sign for Enterprise. Per individuare il tuo tipo di licenza, seleziona Il mio profilo. Per eventuali domande sulle funzioni disponibili per la tua licenza, contatta il tuo Customer Success Manager o il servizio di assistenza per Adobe Sign.

Adobe Sign è un’applicazione altamente personalizzabile con numerose funzionalità che possono essere applicabili o meno alle tue attività.  L’amministratore del tuo account o del tuo gruppo potrebbe aver disattivato alcune delle opzioni descritte. Se ti interessa una funzione che non risulta disponibile, contatta l’amministratore del tuo gruppo o del tuo account. Il servizio supporta configurazioni diverse per gruppi diversi, pertanto una funzione che è stata disattivata per un gruppo potrebbe essere attivata per un altro gruppo.

 

Alla fine di questa guida, avrai acquisito familiarità con tutti i flussi di lavoro di invio standard di Adobe Sign, e avrai imparato a gestire gli accordi e generare report, per sapere sempre quali documenti sono stati completati e quali sono ancora in sospeso.

Personalizzare l’account

Al primo accesso ad Adobe Sign, prenditi un minuto per esaminare le informazioni sull’utente. Tali informazioni vengono utilizzate nei diversi modelli, quindi è importante verificare che siano corrette.

  • Passa il mouse sopra il nome in alto a destra per aprire il menu, e fai clic su Il mio profilo.

La pagina profilo mostra i valori specifici che Adobe Sign userà per personalizzare le transazioni. Particolare interesse per:

  • Il nome completo: utilizzato nelle comunicazioni e-mail e per la firma predefinita.
  • Il tuo titolo: viene compilato automaticamente se hai già un campo Titolo compilato.
  • Il nome dell'azienda: presente nelle comunicazioni e-mail, deve essere il nome legale completo della società.
  • Fuso orario: i timbri Ora/Data verranno inseriti nel fuso orario per una maggiore chiarezza durante l'esecuzione dei rapporti.

Se devi regolare il contenuto, fai clic sul pulsante Modifica profilo, apporta le modifiche necessarie, quindi salva le modifiche.

Modificare il profilo

Dopo aver configurato i tuoi dati, esamina rapidamente le altre preferenze personali elencate nella parte sinistra della schermata.  Queste opzioni sono specifiche per il singolo utente e possono essere utili per automatizzare alcune operazioni:

  • Il mio profilo: informazioni personali di identificazione.
  • Token di accesso: se sei uno sviluppatore, qui sono definiti ed elencati i token API.
  • Integrazione con Twitter: puoi inviare un tweet ogni volta che un accordo viene completato.
  • Piè di pagina per mia e-mail: aggiungi un piè di pagina personalizzato (testo normale) in fondo ai modelli e-mail quando invii nuovi accordi.
  • Delega automatica: delega automaticamente gli accordi Adobe Sign che ti vengono inviati per la firma, specificando un destinatario designato. È una funzione analoga al classico inoltro per assenza, ma applicabile agli accordi di Adobe Sign.
  • I miei eventi/avvisi: configura i tipi di eventi o avvisi che desideri ricevere da Adobe Sign, e come riceverli. Puoi ricevere un’e-mail in tempo reale, oppure registrare l’evento e impostare un report giornaliero o settimanale. Gli eventi si verificano quando succede qualcosa. Gli avvisi vengono attivati quando un evento non ha avuto luogo entro un dato intervallo di tempo.
  • Eventi/avvisi condivisi: se condividi l’account con un altro utente, puoi specificare gli eventi e gli avvisi di cui vuoi essere informato.
  • La mia firma: carica un’immagine della tua firma e delle tue iniziali. Si consiglia di usare file PNG.
  • Preferenze lingua: in questa sezione sono presenti due impostazioni da considerare:
    • Preferenza lingua personale: questa impostazione consente di definire la lingua utilizzata nell’applicazione Adobe Sign per il Web. 
    • Lingua per firma: questa impostazione definisce la lingua predefinita utilizzata per le notifiche e-mail e l’esperienza di firma guidata per il destinatario.
  • Visualizza altri account: se devi visualizzare gli accordi presenti nell’account di un altro utente, puoi richiederlo qui. Viene presentato un elenco di tutti gli account visualizzati. Si tratta di una prospettiva di “sola lettura”.
  • Condividi il mio account: se devi condividere il tuo account con un’altra persona, qui puoi specificare chi può visualizzare i tuoi accordi. La condivisione dell’account è solo a livello di visualizzazione. L’altra persona non può firmare, annullare o delegare i tuoi accordi.

Panoramica pagina per pagina

La pagina Home è la prima pagina a cui si accede, per la maggior parte degli utenti.  L’amministratore del tuo account può anche configurare una seconda opzione, la pagina Invia.

Pagina Home

La pagina Home è una vista composta dalle seguenti sezioni, per visualizzare rapidamente e accedere alla maggior parte delle funzioni di Adobe Sign:

  • Richiedi la firma di altri utenti - Richiedi firme: collegamento rapido alla pagina Invia con l’opzione aggiuntiva per avviare il processo allegando un documento Libreria o avviare un flusso di lavoro personalizzato (se abilitato per l’account)
  • Firma tu stesso - Compila e firma: consente di firmare un documento e inviare il documento firmato a un’altra persona. Ad esempio, puoi usare questa funzione per compilare moduli fiscali o richieste di congedo.
  • Altre funzionalità disponibili: elenco di altre azioni comuni.
    • Gestisci e tieni traccia degli accordi: consente di passare alla pagina Gestisci.
    • Crea modelli per documenti: consente di creare un modello per documenti o campi da riutilizzare più volte. I modelli possono essere salvati per uso personale, per gruppi di utenti o per tutto l’account.
    • Crea moduli Web: i moduli Web sono documenti o moduli che possono essere collegati o incorporati nel sito Web in modo da consentire ai clienti di generare un documento firmato. Ad esempio, puoi usare questa funzione per una domanda di iscrizione o un modulo di registrazione per il sito Web.
    • Invia in modalità collettiva con Mega Sign: flusso di lavoro che consente di inviare un documento per la firma individuale a centinaia di persone. Ogni persona riceve un proprio accordo che richiede solo la sua firma. Ad esempio, per l’invio degli accordi annuali relativi al codice di condotta aziendale.
    • Personalizza la tua esperienza: il pulsante Personalizza la tua esperienza apre una piccola finestra di dialogo con collegamenti per le due configurazioni più comuni, per consentire agli utenti di accedervi il più rapidamente possibile:
      • Aggiungi la tua firma al tuo profilo: consente di aprire la pagina in-app che controlla il file di firma per l’utente attualmente connesso.
      • Aggiungi il logo della tua azienda: consente di aprire la pagina in-app per caricare un logo per l’account.
    • Assistenza: Assistenza apre una nuova scheda del browser con la guida utente di Adobe Sign.

La pagina Invia è l’area in cui si creano i nuovi accordi. Questa pagina è suddivisa in quattro sezioni:

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Se sei il mittente, destinatario o anche destinatario in Cc partecipante a un accordo Adobe Sign, tale accordo sarà disponibile nella pagina Gestisci.  Questa pagina funge da portale per tutti gli accordi associati all’utente, ed è stata progettata per due obiettivi: per aiutarti a trovare l’accordo che desideri esaminare, e a svolgere le attività di gestione per tale accordo.

Il corpo principale della pagina contiene l’elenco degli accordi, filtrati in base al loro stato nella barra a sinistra (In corso, In attesa del tuo intervento, Completato, Annullato, Scaduto e Bozza). Sotto i filtri degli accordi sono disponibili anche i filtri applicabili ai modelli (Modelli, Moduli Web e Mega Sign).

I filtri in cui è possibile immettere del testo, nella parte superiore della pagina, sono utili per individuare singoli documenti ricercando un indirizzo e-mail, il nome di un accordo o di un destinatario (se noto al sistema), una data, note e così via.

Pagina Gestisci

I report a cadenza regolare possono aiutarti a capire rapidamente come stanno avanzando i documenti e dove può essere necessario intervenire. I report possono essere personalizzati in modo da essere attivati in qualsiasi giorno e in qualsiasi momento, per tutti gli accordi o solo i documenti con uno specifico nome.

Interfaccia della pagina Report
Indicatori forniti dai report

Invio di accordi

La funzione principale di Adobe Sign riguarda l’invio di documenti e la raccolta di firme e approvazioni. Ogni cliente ha requisiti diversi in termini di chi deve interagire con il documento e in quale ordine, pertanto nell’interfaccia della pagina Invia sono disponibili diverse funzioni di flusso di lavoro. 

send_page-unbranded

L’invio di un accordo inizia con la definizione dei destinatari e dell’ordine in cui possono accedere al documento per interagire con esso.

Nella sezione Destinatari, l’interruttore nella parte superiore richiede di selezionare il flusso di lavoro di base per l’ordine di firma:

  • Se è selezionata l’opzione Completa in ordine (illustrata qui sopra), viene rispettato un processo di firma sequenziale in cui firma a ruota ogni destinatario. Il numero assegnato a ciascun destinatario indica il rispettivo ordine di partecipazione.
    • I flussi di firma ibridi iniziano come flussi di lavoro sequenziali (Completa in ordine).
  • Quando è abilitata l’opzione Completa in qualsiasi ordine, la firma può avvenire in parallelo e i destinatari non sono numerati, per indicare che non esiste uno specifico ordine di partecipazione.
Send - Recipients - Any Order

A destra dell’interruttore dell’ordine di firma, sono presenti due collegamenti:

  • Aggiungimi: fai clic su questo collegamento per inserirti come destinatario successivo nell’ordine di partecipazione.
  • Aggiungi gruppo destinatari: fai clic su questo collegamento per creare un gruppo di destinatari; uno dei destinatari dovrà partecipare per conto dell’intero gruppo. Ad esempio, se crei un gruppo per il team delle risorse umane, un accordo inviato a tale gruppo dovrà essere firmato da una sola persona del team.

Nota:

Per modificare l’ordine dei destinatari, puoi fare clic e trascinare i destinatari nell’ordine desiderato oppure puoi modificare direttamente i numeri assegnati ai destinatari, e l’elenco verrà regolato di conseguenza.

 

Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:

Recipient w Validation2

A. Ordine di partecipazione: quando è selezionata l’opzione Completa in ordine, l’ordine di partecipazione indica chiaramente quando ogni destinatario dovrà interagire con l’accordo.

B. Ruolo: qual è il ruolo che meglio rappresenta il destinatario?

C. Indirizzo e-mail: indirizzo e-mail che identifica il destinatario; viene utilizzato per tutte le comunicazioni e-mail con il destinatario, inclusa la richiesta di firma.

D. Metodi di autenticazione: in che modo sarà possibile verificare l’identità del destinatario? Vuoi utilizzare l’autenticazione a due fattori?

E. Messaggio privato (facoltativo): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario che visualizzerà l’accordo.

 

Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco dei destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, ma che non dovranno firmarlo o approvarlo. 

Un flusso di lavoro “ibrido” è un’istanza dell’ordine di firma sequenziale in cui uno o più dei passaggi di firma include due o più destinatari che accedono al documento allo stesso tempo. Tutti i firmatari o approvatori del passaggio “in parallelo” devono completare la loro parte prima che il processo sequenziale proceda al passaggio successivo.

Hybrid Recipients

I gruppi di destinatari sono utili quando ti serve l’approvazione di un team o un’organizzazione, ma non di una persona specifica all’interno di tale gruppo. Qualsiasi membro del gruppo è autorizzato a firmare o approvare un documento per conto di tutto il gruppo. 

Recipient Group2

La sezione Messaggio contiene due campi che possono migliorare notevolmente il tasso di successo delle tue attività Adobe Sign.

Send - Message section

Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo.  Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.

Nota:

Se non si specifica il nome dell’accordo prima di allegare un documento, il nome del primo file allegato verrà usato come nome dell’accordo. È possibile modificare questo valore fino all’invio dell’accordo.

 

Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail con la richiesta di Firma inviata a tutti i destinatari (a differenza del messaggio privato, che viene visualizzato solo per il destinatario per il quale è stato configurato).

email pair-rebranded

Modelli messaggio

I clienti di livello Enterprise possono accedere ai Modelli messaggio configurati dal loro amministratore. I modelli per i messaggi sono collegati direttamente alla funzione Lingua del destinatario nelle sezioni Opzioni. Ad esempio, se scegli “Spagnolo” dal menu a discesa delle lingue, diventano disponibili tutti i modelli spagnoli. 

Send - MEssage Templates

Nota:

Se selezioni una lingua per la quale non esistono modelli, l’opzione Modello messaggio non sarà visibile nella pagina Invia.

La sezione Opzioni consente di controllare meglio un accordo inviato:

  • Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato.  Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Adobe Sign non memorizza questa password, pertanto non va dimenticata!
  • Scadenza per il completamento: imposta il numero di giorni trascorsi i quali l’accordo scadrà e non potrà più essere completato.
  • Imposta promemoria: imposta la frequenza (giornaliera o settimanale) dei promemoria da inviare fino al completamento dell’accordo. Solo i destinatari correnti riceveranno una notifica.
  • Lingua destinatari: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.
    • Questa impostazione definisce anche i modelli di messaggio visibili se l’account è configurato per poterli utilizzare.
Send page Options

La sezione File è l’area in cui vengono allegati i documenti alla transazione.

Adobe Sign combina tutti i documenti in un unico accordo PDF per la procedura di firma e crea tale file PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, fai clic e trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.

I file possono essere allegati dalla libreria di Adobe Sign o da Google Docs, Box.net, Dropbox o OneDrive; caricati dal sistema locale tramite una ricerca di file; oppure trascinati in qualsiasi punto della pagina Invia.

I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

File


Anteprima e aggiungi campi firma

Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma.  Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento.

È necessario inserire almeno i campi firma, ma sono disponibili molti altri campi che è possibile utilizzare per creare moduli complessi, se necessario.

Nota:

Se non viene inserito alcun campo firma, Adobe Sign aggiunge automaticamente una nuova pagina per le firme alla fine del documento.

L’invio di un documento a un solo destinatario rappresenta uno dei flussi di lavoro più comuni ed è molto utile per imparare la procedura di base. Ti servono solo due cose:

  • L’indirizzo e-mail del destinatario
    • Questo indirizzo e-mail deve essere diverso dall’indirizzo e-mail con cui esegui l’accesso (non puoi inviare un accordo a te stesso).
  • Un documento o un file da far firmare
Inviare per la firma


Invio a più destinatari

Per inviare un accordo a più destinatari si eseguono gli stessi passaggi, con due differenze principali:

  • Ogni destinatario deve essere specificato in una propria riga della sezione Destinatari, nell’ordine in cui dovrà firmare.
  • Quando inserisci un campo, devi specificare quale destinatario potrà accedere a tale campo: fai doppio clic sul campo e imposta il valore Destinatario.

Ambiente di firma

Per capire l’effetto che hanno le opzioni configurate dal mittente, è utile provare in prima persona la procedura di firma.

1. Un messaggio e-mail viene inviato all’indirizzo del destinatario.

○ L’oggetto inizia con Firma {nome documento}

2. Per aprire l’accordo si fa clic sul collegamento che riporta la dicitura Fai clic qui per rivedere e firmare {nome documento}

email Example-rebranded

 

3. L’accordo viene aperto in una finestra del browser e il messaggio viene visualizzato per un breve periodo. Se per il destinatario è stato configurato un messaggio personale, questo viene visualizzato all’apertura della pagina.

 

Altre opzioni sulla pagina includono:

A. Opzioni: questo elenco include le opzioni disponibili per il destinatario in base al suo ruolo.

○ Non firmerò/Non darò il mio consenso: questa azione termina l’accordo.

○ Dovrebbe firmare/approvare un altro: l’opzione consente al destinatario di delegare l’autorizzazione per l’azione richiesta a un altro utente, ad esempio un collega o un manager.

○ Cancella dati documenti: questa opzione cancella il contenuto di tutti i campi.

B. Messaggio: l’icona del fumetto permette di aprire di nuovo il messaggio.

C. Numero di campi: questo numero indica quanti campi obbligatori devono ancora essere compilati nel documento. Quando si fa clic su questo campo il firmatario può passare ai vari campi obbligatori (non facoltativi) che deve compilare.

D. Indicatore campo successivo: questa freccia gialla consente di trovare facilmente il prossimo campo quando si scorre un documento di grandi dimensioni.  Questo indicatore segnala a turno tutti i campi, non solo quelli obbligatori.

Signing page-unbranded

Questo documento contiene solo un campo firma, e tale campo è obbligatorio (indicato dall’asterisco rosso). Nei documenti contenenti più campi compilabili è possibile usare il tasto Tab per passare dall’uno all’altro.

 

4. Per apporre una firma, fai doppio clic sul campo per aprire il pannello Firma.

5. Digita il tuo nome nel campo superiore del pannello Firma.

Per finalizzare la firma puoi usare uno dei metodi seguenti:

○ Digita (impostazione predefinita): Adobe Sign applica al nome che digiti un font di tipo calligrafico.

○ Disegna: utilizzando il mouse, lo stilo o altro dispositivo di puntamento, disegna fisicamente la tua firma. Su un tablet si possono ottenere risultati ottimali utilizzando semplicemente un dito.

○ Immagine: se hai un’immagine della tua firma, da usare come timbro, puoi caricarla.

Signeture Panel

6. Fai clic su Applica per inserire la firma nel campo firma e tornare al documento.

7. Una volta completati tutti i campi obbligatori, fai clic sul pulsante Fai clic per firmare nella parte inferiore della finestra.

Click to sign button
Per ulteriori informazioni su come firmare gli accordi, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

Nota:

Nella parte inferiore della pagina di Adobe Sign, la barra degli strumenti contiene gli strumenti che consentono di navigare nell’accordo, ingrandire o ridurre la visualizzazione e scaricare il documento. Per nasconderla, fai clic sulla X nell’angolo in basso a destra. Per rivisualizzare temporaneamente la barra degli strumenti nascosta, passa il cursore sul fondo della finestra. 

Zoom Section

Per ulteriori informazioni su come usare i controlli di zoom, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

Gestione degli accordi

La gestione degli accordi è un aspetto importante dell’utilizzo di Adobe Sign. Dalla pagina Gestisci puoi tenere traccia degli accordi, elaborarli e personalizzarli. Che si tratti di annullare un accordo o sostituire un firmatario, questi processi consentono di influenzare l’avanzamento della transazione nel sistema.

La pagina Gestisci dispone di numerose funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità può essere suddivisa in tre aree funzionali:

A. Filtri

B. Elenco degli accordi

C. Strumenti per gli accordi

Pagina Gestisci


Filtri per gli accordi

Lungo la parte superiore e sinistra della pagina sono disponibili diversi strumenti di filtro che facilitano la ricerca di accordi specifici, filtrando gli elenchi degli accordi:

  • Filtro in base al testo immesso: la casella di testo nella parte superiore della pagina consente di cercare un indirizzo e-mail, un nome, una data, una nota e così via. Il filtro per la data, a destra, limita il set di dati restituito in base alla data dell’ultima modifica apportata all’accordo.
  • Filtro per stato del documento: sul lato sinistro della pagina sono elencati i filtri che consentono di limitare gli accordi presentati in base al loro stato corrente.
  • Filtro per modello: per gli utenti che creano e gestiscono modelli, sotto ai filtri per gli accordi sono presenti filtri aggiuntivi relativi a specifici tipi di modello (modulo Web, modello libreria e Mega Sign).


Elenchi degli accordi

Il corpo principale della pagina contiene gli elenchi degli accordi di tua pertinenza.  Qui vengono riportati tutti gli accordi associati al tuo indirizzo e-mail: non solo gli accordi che hai avviato, ma anche quelli che ti sono stati inviati per la firma o l’approvazione, e tutti quelli che hai ricevuto in Cc.

L’elenco degli accordi è sempre filtrato in base alla selezione dello stato dei documenti, a sinistra.

 

Le intestazioni lungo il lato superiore degli elenchi consentono di ordinare il contenuto di ogni sezione con un singolo clic. Fai nuovamente clic per invertire l’ordine.

 

I singoli record contengono le seguenti informazioni:

Elenco degli accordi
  • Destinatario: questo valore rispecchia il nome o l’indirizzo e-mail del primo destinatario diverso dal mittente.
    • Se il destinatario non ha mai firmato un documento tramite il sistema Adobe Sign, viene usato un indirizzo e-mail.
    • Quando un valore Nome viene immesso durante il processo di firma, l’indirizzo e-mail viene sostituito dal nome.
  • Azienda: se il primo destinatario ha immesso il nome dell’azienda, sia mediante un campo firma sia eseguendo l’accesso e aggiornando il profilo, viene rispecchiato tale valore.
    • Se negli accordi non sono inclusi i campi Ragione sociale, questa colonna rimane in gran parte vuota.
  • Titolo documento: nome dell’accordo.
  • Stato: quando è selezionato il filtro In corso, la seconda colonna è Stato e dovrebbe contenere sempre Inviato per firma (per approvazione, accettazione, ecc.).
  • Azione: quando si visualizza il filtro In attesa del tuo intervento, la seconda colonna indica l’azione in sospeso (con un collegamento che consente di aprire l’accordo).
  • Mittente: quando si visualizza uno dei tre stati finali (Completato, Annullato e Scaduto), nella seconda colonna è riportato il mittente originale dell’accordo.
  • Data: data dell’ultima modifica, ovvero l’ultima volta che l’accordo è stato aggiornato con un evento di invio, firma o approvazione.

Dal pannello degli strumenti per gli accordi puoi accedere ad alcuni controlli che permettono di gestire o comprendere meglio gli accordi.

  • Data di scadenza: visualizza l’eventuale data di annullamento automatico dell’accordo. Puoi fare clic sull’icona a forma di matita per impostare o modificare questo valore.
  • Visualizza: apre l’accordo da visualizzare.
  • Modifica accordo: consente di sostituire i documenti allegati all’accordo e/o modificare i campi nel documento. Questo controllo può essere usato solo prima che il primo destinatario esegua la propria azione.
  • Promemoria: con questo collegamento è possibile creare o eliminare i promemoria dopo che l’accordo è stato inviato. Inoltre, puoi inviare un promemoria in tempo reale o in una data specifica.
  • Condividi: se si condivide un documento con questa funzione, è necessario immettere un indirizzo e-mail e un messaggio, inviare quindi a quell’indirizzo una copia dell’accordo nel suo stato corrente e aggiungere il documento alla scheda Gestisci dell’indirizzo e-mail designato.
  • Annulla: consente di annullare l’accordo.
  • Scarica PDF: consente di scaricare una copia dell’accordo nel suo stato corrente.
  • Scarica singoli file: consente di scaricare singoli file se l’accordo originale è stato creato con più file.
  • Scarica report di audit: questo collegamento genera un report PDF esteso con la cronologia dell’accordo, inclusi parametri specifici come l’indirizzo IP per ogni evento.
  • Note: puoi aggiungere una nota personale a tutti gli accordi. Questa nota è personale e non viene condivisa con altri utenti né con il firmatario. È possibile eseguire ricerche nelle note utilizzando i filtri di testo.
  • Sostituisci firmatario: consente di sostituire il destinatario corrente.
  • Modifica autenticazione: consente di modificare il metodo di autenticazione corrente per un destinatario. Questa funzione può essere utilizzata per ripristinare una password di autenticazione dimenticata.
  • Attività: questa scheda contiene un elenco inclusivo di tutti gli eventi registrati per l’accordo, dall’evento Invia fino alla firma finale.
Strumenti per gli accordi

Report (solo per i livelli di servizio Business ed Enterprise)

La funzione Report consente di verificare l’utilizzo di Adobe Sign per il tuo account. Puoi creare report personalizzati e ottenere una visibilità completa sul processo di firma del documento, nonché capire le attività di singoli gruppi o utenti.

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Per creare un nuovo report, fai clic sulla scheda Report e quindi sul collegamento Crea un nuovo report.

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Viene visualizzata la pagina Crea un nuovo report:

reports_-_whole_page
Per ulteriori informazioni su come creare i report, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.


Parametri per i report

Durante l’impostazione di un report, è possibile impostare più parametri che consentono di personalizzare i risultati. Sono disponibili tutti i parametri descritti di seguito. 

Data di creazione

La data di creazione definisce il lasso di tempo coperto dal report. Può trattarsi di uno dei quattro periodi temporali prestabiliti (questa settimana, la settimana scorsa, questo mese, il mese scorso) o un intervallo di date personalizzato.

Reports - Creation date

Utenti e gruppi

Questo parametro consente di generare il report per utenti o gruppi specifici. Puoi scegliere uno o più utenti o gruppi, oppure puoi generare il report per tutti gli utenti dell’account.

Reports - Users and Groups

Documenti e flussi di lavoro

Con questa opzione è possibile includere nel report documenti specifici. In questo report sono elencati i documenti libreria utilizzati in tutto l’account. Non sono inclusi documenti singoli o una tantum. 

Reports - Document and Workflows

Nome del documento

Con questo parametro puoi includere o escludere i documenti che contengono o meno una determinata variabile. Puoi scegliere di includere o escludere la stringa immessa.

Reports - Document Name

Mega Sign

Quando si abilita questo parametro, nel report vengono inclusi gli accordi Mega Sign.

Reports - Mega Sign

Obiettivi prestazionali

Puoi utilizzare la vista Obiettivo prestazioni per impostare delle soglie di prestazione. Nel report risultante vengono visualizzati gli indicatori che riflettono le prestazioni.

Reports - Performance Goals

Benchmark

Per impostazione predefinita, il parametro Benchmark è disattivato per i report. Per attivarlo, fai clic sul collegamento delle impostazioni dei report.

Il benchmarking offre un metodo esteso per tenere traccia dell’avanzamento dell’accordo e dei tassi di firma. 

Reports - Benchmrking

Grafico accordi per

Per ogni opzione abilitata (Data, Mittente, Gruppo, Modulo, Flusso di lavoro e Tipo di firma), nel report viene generato un tipo di grafico diverso.

Reports - Graphs

Eccetera

I parametri di questa sezione consentono di alterare la grafica del report risultante. Modificando i parametri predefiniti è possibile velocizzare il processo del report.

Reports - Et Cetera

Quando fai clic sul pulsante Esegui report, viene generato il report in base ai parametri impostati. È possibile intervenire sul report con diverse azioni.

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Aggiorna report con dati correnti

Fai clic su questo collegamento per aggiornare la pagina. Nel nuovo report vengono incluse le transazioni e attività più recenti.

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Salva report

Il report salvato potrà essere eseguito di nuovo in futuro.

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Condividi report

La condivisione consente di inviare i risultati del report a un altro utente, inserendone l’indirizzo e-mail e digitando un messaggio.

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Pianifica report

Se si imposta una pianificazione, il report verrà eseguito con gli stessi parametri in base a una frequenza definita.

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Esporta dati report

Quando fai clic su questo collegamento, viene chiesto se intendi aprire o salvare un file .CSV. I file CSV possono essere aperti in Excel e tutti i dati sulle transazioni relative agli accordi inclusi nel report sono suddivisi per categorie nelle varie colonne.

reports_-_resultheaderexport

Report per la stampa

Quando fai clic su questo collegamento, viene aperta una versione del report adatta per la stampante.

reports_-_resultheaderprint

Esperienza di anteprima e creazione

L’ambiente di creazione offre la funzionalità di creazione di moduli per Adobe Sign. Oltre a inserire campi firma, puoi includere campi a compilazione automatica, ad esempio per la data, eventuali valori noti della firma o campi di testo per la convalida di contenuti e/o calcoli complessi. Sono disponibili anche altri tipi di campi comuni, come caselle a discesa, pulsanti di scelta e caselle di controllo.

Per accedere all’ambiente di creazione puoi eseguire una delle seguenti azioni:

  • Invia un nuovo documento e abilita l’opzione Anteprima e aggiungi campi firma nella pagina Invia
NExt Button for Authoring

 

  • Modifica un documento Bozza nella pagina Gestisci.
Manage Edit Draft link

 

 

  • Crea un nuovo modello o modulo Web dalla pagina Home.

 

Creare moduli Web e modelli

 

 

  • Modifica un documento libreria o modulo Web esistente dalla pagina Gestisci.

○ Puoi modificare solo i modelli che hai caricato tu stesso. Nell’immagine seguente, il secondo modello è stato condiviso da un altro utente e quindi non puoi modificarlo.

 

Manage Edit Templaate link

Una volta avviato l’ambiente di creazione, dedica un minuto a riconoscerne le cinque aree chiave:

A. Modello per campi modulo: questa opzione viene visualizzata solo se è già stato creato almeno un modello libreria per campi modulo.

B. Layout e allineamento campi: visualizza la barra degli strumenti che consentono di ridimensionare e allineare i campi modulo.

C. Seleziona destinatario (ruolo): questo elenco a discesa presenta i destinatari dell’accordo.

D. Schede dei campi modulo: da queste schede puoi selezionare i campi da aggiungere al documento.

E. Zoom e Ripristina: puoi usare questi strumenti per ingrandire o ridurre il documento e per ripristinare tutti i campi allo stato in cui si trovavano all’apertura dell’ambiente di creazione.

V3 Zoom

Modello per campi modulo

Se hai creato un modello per campi modulo per il documento, puoi selezionarlo e applicarlo utilizzando questo set di strumenti.

Nell’elenco a discesa sono elencati i modelli per campi modulo disponibili e puoi scegliere la pagina da cui iniziare ad applicare il modello.  È possibile applicare più modelli.

V3 Field Templates
Per ulteriori informazioni su come usare i modelli per campi modulo, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

Layout e allineamento dei campi

Questa opzione di menu presenta gli strumenti che consentono di allineare e ridimensionare i campi, gli uni rispetto agli altri. Fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl per selezionare più campi, oppure tieni premuto il tasto Maiusc e seleziona un’area con il cursore per regolarli in gruppo.

Le sei icone a sinistra allineano i campi in alto, alla linea centrale orizzontale, in basso, a sinistra, alla linea centrale verticale e a destra (da sinistra a destra). 

Le tre icone successive consentono di impostare per tutti i campi la stessa larghezza, altezza o entrambe. 

L’allineamento e il ridimensionamento si basano sul primo campo selezionato.

V3 Align tools

Selezionare il destinatario (ruolo)

L’aspetto probabilmente più importante nella creazione dei moduli è l’associazione dei vari destinatari ai campi che essi dovranno compilare. Quando selezioni il destinatario dall’elenco dei Destinatari, ogni campo successivamente inserito nel modulo verrà automaticamente associato a tale destinatario. Quando cambi il destinatario, i nuovi campi che verranno inseriti saranno associati al nuovo destinatario.

Authoring Roles

Nota:

Quando è selezionato un destinatario specifico, nel documento vengono evidenziati i campi che gli sono stati assegnati. Si tratta di un indicatore visivo molto utile per riconoscere i campi correlati ai destinatari selezionati.

 

Dopo che un campo è stato inserito in un documento, per modificarne il destinatario puoi fare doppio clic sul campo per aprire l’apposito menu e modificare l’impostazione del menu a discesa Destinatario.

Signer role in field menu

Per ulteriori informazioni sui ruoli dei partecipanti, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

Per ulteriori informazioni sul ruolo di precompilazione, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

Tutti i campi disponibili in Adobe Sign si trovano nei menu della barra a destra della finestra. I campi sono suddivisi in categorie in base all’utilizzo e al tipo di campo, e la maggior parte di essi può essere manipolata secondo l’altezza e la larghezza richieste dal modulo.

Per ulteriori informazioni sui tipi di campi modulo, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.


Campi per firma

  • Firma: campo utilizzato dai firmatari per firmare l’accordo. Per ogni firmatario del documento deve essere presente almeno un campo firma obbligatorio senza condizioni.
  • Firma digitale: campo utilizzato dai firmatari per inserire la propria firma digitale. Questa opzione è disponibile solo se è stata abilitata nelle impostazioni dell’account.
  • Iniziali: campo utilizzato dai firmatari per siglare l’accordo. Le iniziali non sostituiscono la necessità di un campo firma. I campi per le iniziali sono considerati campi obbligatori per impostazione predefinita, ma possono essere modificati e impostati come campi facoltativi.
  • Spazio firma: raccolta di campi obbligatori per il firmatario. Se l’account è impostato per richiedere la qualifica e il nome della società del firmatario, questi campi verranno aggiunti allo spazio (o blocco) per la firma. Come minimo, lo spazio firma contiene i campi Firma ed E-mail.
Signature Fields

Dati firmatario

Nonostante siano chiamati Dati firmatario, questi campi possono anche essere assegnati ad altri partecipanti, inclusi gli approvatori.  Vengono utilizzati per presentare i dati relativi al destinatario a cui sono assegnati, e non per raccogliere ulteriori dati oltre al modo in cui viene identificato il destinatario.

  • Titolo: campo obbligatorio in cui il firmatario o l’approvatore deve immettere il proprio titolo (o qualifica). Se il firmatario o l’approvatore è un utente registrato di Adobe Sign, questo campo viene compilato automaticamente con le informazioni provenienti dal suo profilo.
  • Azienda: campo obbligatorio in cui il firmatario o l’approvatore deve immettere il nome della propria azienda. Se il firmatario o l’approvatore è un utente registrato di Adobe Sign, questo campo viene compilato automaticamente con le informazioni provenienti dalla sua pagina “Il mio profilo”.
  • Nome firmatario: campo di sola lettura compilato automaticamente con il nome immesso dal firmatario o approvatore al momento della firma. Se il firmatario o l’approvatore è un utente registrato di Adobe Sign, questo campo viene compilato automaticamente con le informazioni provenienti dalla sua pagina “Il mio profilo”.
  • E-mail: campo di sola lettura compilato automaticamente con l’indirizzo e-mail del destinatario a cui è stato inviato l’accordo.
  • Data: campo di sola lettura compilato automaticamente con la data di accesso e firma o approvazione dell’accordo. Questo campo non deve essere usato per date personalizzate o immesse manualmente.
SignerInfo fields

Campi per dati

  • Campo di testo: semplice campo di testo vuoto che può essere utilizzato per raccogliere dati con formattazione specifica. Per gli account Adobe Sign di livello Business ed Enterprise, i campi di testo possono essere utilizzati anche come componenti nei calcoli dei campi e per creare campi con logica condizionale.
Per ulteriori informazioni su come personalizzare l’aspetto dei campi di testo, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.
  • A discesa: oggetto utilizzato per creare un elenco di opzioni da proporre al destinatario. In ogni menu a discesa deve essere disponibile almeno un’opzione, e le opzioni e relativi valori di esportazione non possono essere vuoti.
  • Casella di controllo: oggetto che il firmatario può selezionare o deselezionare. Questi sono utili in particolare per le situazioni di tipo “Seleziona tutte le risposte applicabili”.
  • Pulsante di scelta: oggetto che deve essere inserito come gruppo. Il firmatario può scegliere una sola opzione del gruppo. Questi sono utili in particolare per le situazioni di tipo “Seleziona solo una delle seguenti opzioni”.
Data Fields

Altri campi (solo per i livelli di servizio Business ed Enterprise)

  • Allegato file: campo utilizzato per raccogliere i file dai destinatari. Può essere utilizzato per raccogliere documenti quali curriculum o immagini di identificazione, ad esempio l’immagine di un documento di identità.
  • Collegamento ipertestuale: oggetto trasparente da posizionare sul testo da collegare a un URL o a un’altra pagina dell’accordo. Può anche essere un collegamento da un accordo a una pagina Web esterna.
More Fields

Timbri (solo per i livelli di servizio Business ed Enterprise)

  • Timbro partecipazione: timbro applicato dopo che l’accordo è stato firmato dal destinatario assegnato. Il timbro include il nome, l’ora di firma e l’indirizzo e-mail del destinatario.
  • N. transazione: timbro applicato al file PDF finale dell’accordo firmato. Questo numero viene utilizzato come numero di riferimento dell’accordo.
stamp fields

Salva in libreria documenti

Dopo aver aggiunto i nuovi campi modulo all’accordo, puoi salvarne una copia nella libreria prima di inviare l’accordo per richiederne la firma.

Per aggiungere l’accordo modificato alla libreria, fai clic sulla casella di controllo Salva in libreria documento, in basso a destra nella finestra di creazione, prima di fare clic sul pulsante Invia.

Auth - Save Template

 

Innanzitutto, il documento viene salvato nella libreria.

Auth - Save name

 

Quindi l’accordo viene inviato per la firma.

post_-_send

Zoom, Ripristina e Salva/Invia

Le opzioni rimanenti consentono di ingrandire o ridurre il documento, ripristinare o eliminare tutti i campi inseriti, e salvare o inviare il documento nel suo stato corrente. Il pulsante Salva è disponibile solo se stai creando un documento libreria. In caso contrario, viene visualizzato il pulsante Invia.

È consigliabile salvare spesso un documento libreria. Il documento viene comunque salvato automaticamente quando esci dall’ambiente di creazione. Potrai accedervi successivamente dalla pagina Gestisci.

auth - zoom

Modelli libreria

Un modello libreria è un oggetto riutilizzabile. Adobe Sign supporta due tipi di modelli libreria: i modelli per documenti e i modelli per campi modulo.

  • Modelli documento: questo tipo di modello è un documento riutilizzabile. I modelli per documenti possono essere condivisi con altri utenti nel tuo account, per consentire a più utenti di inviare lo stesso documento senza dover apportare modifiche.
  • Modelli per campi modulo: questo tipo di modello è un livello di campi riutilizzabile che può essere applicato a qualsiasi documento. Anche i modelli per campi modulo possono essere condivisi con altri utenti nel tuo account. I modelli per campi modulo sono ideali nelle situazioni seguenti:
    • Per disporre di un layout di campi compatibile con più documenti
    • Per disporre di un documento che può essere inviato in vari modi
    • Quando è necessario rivedere il contenuto di un documento, ma i campi restano nella stessa posizione

Invece di creare un nuovo documento libreria ogni volta che viene aggiornato un documento, è possibile applicare lo stesso livello di campi modulo. I modelli per campi modulo possono essere modificati per agevolare le modifiche di disposizione dei campi o delle loro proprietà. Tutti gli strumenti dell’ambiente di creazione sono disponibili anche quando si crea un modello per campi modulo.

 

Come procedura ottimale, un singolo utente (Amministratore documento) deve essere responsabile della creazione e gestione dei modelli. Se si crea un login per un utente designato come amministratore di documenti, si elimina il rischio di confusione in merito ai modelli da utilizzare e si possono controllare le versioni dei documenti riutilizzabili.

Come login per l’utente amministratore dei documenti si consiglia di utilizzare un elenco di distribuzione o un indirizzo e-mail intestato a una specifica funzione. Questo consente di controllare l’accesso come amministratore di documenti e allo stesso tempo di condividere tale responsabilità.

Per ulteriori informazioni su come usare gli strumenti di creazione per creare i modelli, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

1. Fai clic sulla scheda Home. Quindi fai clic su Crea modelli per documenti.

Creare un modello

 

Viene visualizzata la pagina Crea un modello Libreria.

create_template

 

2. Nel campo Nome modello, immetti un nome per il modello. Se necessario potrai modificarlo in un secondo momento.

3. Fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare sul sistema locale il file da utilizzare per creare il modello riutilizzabile. Se crei un documento riutilizzabile, verranno usati questo file e il relativo contenuto. Se crei un livello per campi modulo riutilizzabile, il contenuto del file non verrà incluso nel modello.

4. Seleziona l’opzione di modello appropriata: Crea come documento riutilizzabile, Crea come livello riutilizzabile per campi modulo o entrambe.

 

5. Seleziona l’opzione di autorizzazioni appropriata per condividere il modello.

Nota:

Le autorizzazioni per gruppi possono essere concesse solo al gruppo a cui appartieni. Non puoi concedere le autorizzazioni ad altri gruppi.

 

6. Fai clic sul pulsante Anteprima e aggiungi campi. Viene visualizzata l’esperienza di Creazione

authoring_-_placesignature1

 

7. Inserisci i campi obbligatori per i partecipanti desiderati, trascinandoli dalle schede dei campi modulo e rilasciandoli nel documento.

8. Dopo aver aggiunto i campi, fai clic sul pulsante Salva.

Il modello viene visualizzato nella sezione Modelli libreria della pagina Gestisci. Se il modello è stato condiviso con gli utenti del tuo gruppo o della tua organizzazione mediante la concessione di autorizzazioni, viene visualizzato anche nella sezione Modelli libreria delle pagine Gestisci di tali utenti che possono quindi utilizzarlo per l’invio in base alle loro esigenze. 

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Nota:

Solo l’utente che ha creato il modello libreria può modificarlo o eliminarlo. 

Flussi di lavoro alternativi per le firme

Esistono diversi flussi di lavoro per inviare i documenti da firmare, per raccogliere le firme e per inviare un documento firmato, tra cui:

  • Invio tramite “Compila e firma”
  • Invio tramite Mega Sign
  • Utilizzo di moduli Web per raccogliere firme

Le sezioni seguenti trattano in modo più dettagliato ognuna di queste procedure.

Per ulteriori informazioni su come inviare gli accordi, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

A seconda delle tue esigenze aziendali, un accordo potrebbe richiedere l’intervento di più destinatari. Ad esempio, potrebbe essere necessaria la firma di due persone, l’approvazione di una terza, o la delega a un altro firmatario. Quando invii un accordo a più destinatari, sono inoltre disponibili opzioni aggiuntive per la modalità di indirizzamento dell’accordo: in sequenza, in parallelo o con indirizzamento ibrido. 

Per ulteriori informazioni su come inviare un accordo a più firmatari, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

Il nome di questo processo ne indica chiaramente la funzione. Viene utilizzato per le situazioni in cui solo tu devi firmare un documento e inviarlo a una o più persone, ad esempio se devi inviare un modulo W-9 e/o un accordo di non divulgazione a una o più persone. Puoi inviare il documento firmato a te stesso, purché non utilizzi lo stesso indirizzo e-mail con cui hai eseguito l’accesso. Questo è dovuto al fatto che viene salvata una copia del documento firmato e puoi accedervi dalla scheda Gestisci. Tieni presente che la funzione “Compila e firma” è disponibile solo nella pagina Home.

Per ulteriori informazioni su come usare la funzione “Compila e firma”, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

1. Fai clic su Compila e firma nella pagina Home

Compila e firma

 

3. Immetti un Nome accordo.

4. Trascina il file da far firmare oppure fai clic sul collegamento Aggiungi file e individua/allega il documento dal tuo sistema locale o da un dispositivo di rete.

5. Fai clic su Avanti.

Aggiungi file

6. Viene caricata la pagina Compila e firma.

                Inserisci eventuali contenuti (testo, verifiche, firme) in base alle tue esigenze.

7. Al termine, fai clic su Fine.

8. Viene visualizzata la pagina post-firma con le opzioni che consentono di inviare il documento, scaricarne una copia, visualizzarlo nella pagina Gestisci o firmare un altro documento.

Post-firma

Il processo Mega Sign consente di inviare un documento a centinaia di utenti contemporaneamente. Ogni firmatario firma una propria copia del documento e i singoli accordi ti vengono restituiti. Questo processo è utile ad esempio per raccogliere accordi di riservatezza, documenti richiesti dalla Risorse Umane o richieste di congedo. Il collegamento a Mega Sign si trova nella pagina Home.

Per inserire i destinatari Mega Sign, puoi aggiungere gli indirizzi e-mail nel campo “A:” o caricare un file con valori separati da virgole (.CSV) contenente i dati dei destinatari. L’utilizzo di un file .CSV consente di precompilare i dati per ciascun firmatario, personalizzando i dati dei campi per ogni persona. Ad esempio, puoi personalizzare il messaggio e-mail “Firma...” inviato a ciascun firmatario.

Per ulteriori informazioni su come usare la funzione Mega Sign, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

I moduli Web sono documenti in hosting che possono essere firmati da chiunque vi possa accedere. Sono ideali per fogli di iscrizione, dichiarazioni di non responsabilità o qualsiasi documento destinato a essere visualizzato e firmato online da molte persone.

I moduli Web possono essere generati in due diversi modi: come JavaScript o URL. L’opzione JavaScript fornisce il codice che consente di incorporare il modulo Web nel tuo sito Web. L’opzione URL fornisce un indirizzo Web ospitato da Adobe Sign che i mittenti possono utilizzare per far firmare il documento. Il collegamento per creare moduli Web si trova nella pagina Home.

Anche se l’esperienza di firma dei moduli Web è identica a una normale transazione tramite Adobe Sign, i moduli Web possono essere firmati solo da un firmatario e controfirmati da chiunque tu abbia designato. 

Dispositivi mobili

La firma è una delle funzioni principali di Adobe Sign. Chiunque può firmare tramite un collegamento e-mail da qualsiasi browser Web, su computer o dispositivo mobile. Se disponi di un account Adobe Sign, puoi firmare utilizzando l’app Adobe Sign Manager per iOS o Android. Inoltre anche avviare la firma dalla pagina Gestisci. La firma è inoltre incorporata nel processo “Compila e firma”.

Per ulteriori informazioni su come firmare documenti utilizzando un’app, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Adobe Sign.

Adobe Sign supporta le versioni più recenti dei browser Web su smartphone e tablet, per i sistemi operativi iOS o Android.

Con il dashboard intuitivo di Adobe Sign Manager puoi accedere ai tuoi documenti da un dispositivo mobile per inviare e firmare gli accordi. Il nuovo dashboard funziona bene con iOS 9 e iPad Pro. L’esperienza di invio migliorata semplifica l’invio dei documenti per la firma. 

Scarica l’app.

Adobe Sign Manager for Android è localizzato in 19 lingue, come Acrobat Mobile.

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