Guida introduttiva ad Adobe Sign

La pagina Home è la prima pagina a cui si accede, per la maggior parte degli utenti. L’amministratore del tuo account può anche configurare una seconda opzione, la pagina Invia.

La pagina Home è una vista composta dalle seguenti sezioni, per visualizzare rapidamente e accedere alla maggior parte delle funzioni di Adobe Sign:

• In corso: contatore degli accordi che hai creato e che sono ancora in corso.
  • Quando fai clic sul contatore si apre la pagina Gestisci filtrata per gli accordi in corso.
  • Il contatore In corso non include gli accordi In attesa del tuo intervento.
• In attesa del tuo intervento: contatore che indica tutti gli accordi attualmente in attesa del tuo intervento.
  • Quando fai clic sul contatore si apre la pagina Gestisci filtrata per gli accordi in attesa del tuo intervento.
• Eventi e avvisi: quando fai clic sul contatore si apre la pagina Notifiche, con la scheda Eventi.
• Richiedi firme: collegamento rapido alla pagina Invia con l’opzione aggiuntiva per avviare il processo allegando un documento Libreria o per avviare un flusso di lavoro personalizzato (se abilitato per l’account).
• Avvia da libreria: consente di selezionare un modello di libreria o un flusso di lavoro da cui avviare un nuovo accordo.
• Altre funzionalità disponibili: elenco di altre azioni comuni.
  • Compila e firma un documento: consente di firmare un documento e inviare il documento firmato a un’altra persona. Ad esempio, puoi usare questa funzione per compilare moduli fiscali o richieste di congedo.
  • Pubblica un modulo Web: i moduli Web sono documenti o moduli che possono essere collegati o incorporati nel sito Web in modo da consentire ai clienti di generare un documento firmato. Ad esempio, puoi usare questa funzione per una domanda di iscrizione o un modulo di registrazione per il sito Web.
  • Invia in modalità collettiva con Mega Sign: flusso di lavoro che consente di inviare un documento per la firma individuale a centinaia di persone. Ogni persona riceve un proprio accordo che richiede solo la sua firma. Ad esempio, usa questa funzione per inviare accordi annuali relativi al codice di condotta aziendale.
  • Crea un modello da riutilizzare: consente di creare un modello per documenti o campi da riutilizzare più volte. I modelli possono essere salvati per uso personale, per gruppi di utenti o per tutto l’account.
  • Gestisci e tieni traccia di tutti gli accordi: consente di passare alla pagina Gestisci.
  • Migliora il tuo account: il pulsante Migliora il tuo account apre una piccola finestra di dialogo che varia in base al livello di autorizzazioni più elevato dell’utente:
    
    • Per gli utenti, viene visualizzata la pagina La mia firma dove possono creare la propria firma.
    • Per gli amministratori a livello di gruppo, viene visualizzata la pagina di impostazione dell’account dove possono caricare un logo per il gruppo.
    • Per gli amministratori a livello di account, viene visualizzata la pagina di impostazione a livello di account per configurare il nome, il nome host e il logo dell’azienda.
  • Assistenza: gli utenti possono accedere ai contenuti dell’Aiuto facendo clic sul punto interrogativo nell’angolo in alto a destra di qualsiasi finestra di Adobe Sign. Facendo clic sul punto interrogativo si apre un sottomenu con le seguenti opzioni:
    • Guida utente: apre una nuova scheda con la guida utente di Adobe Sign.
    • Esercitazioni: apre una nuova scheda per le esercitazioni video di Adobe Sign.
    • Contatta l’assistenza tecnica: apre il portale da cui è possibile contattare il servizio di assistenza tecnica tramite e-mail, chat e telefono.
      • Le opzioni di assistenza variano in base al livello di servizio dell’account del cliente.
      • Le richieste di modifica delle impostazioni, modifica dell’account o verifica di una transazione specifica (o di altri contenuti utente) devono essere effettuate da un amministratore dell’account Adobe Sign.
    • Note sulla versione: collegamento per le note sulla versione corrente.

La pagina Invia è l’area in cui si creano i nuovi accordi. Questa pagina è suddivisa in quattro sezioni:

• Destinatari: i destinatari sono gli utenti che devono interagire con l’accordo. Esistono diversi tipi di “destinatari”. Le opzioni disponibili dipendono dalle impostazioni eseguite dall’amministratore dell’account.
• Messaggio: qui puoi definire il nome dell’accordo e il messaggio da inviare ai destinatari.
• Opzioni: queste opzioni consentono di controllare l’accordo.
  • Proteggi con password: puoi proteggere i documenti firmati fornendo una password che viene applicata al PDF finale per impedirne la visualizzazione non autorizzata.
  • Scadenza per il completamento: quando un accordo deve essere firmato entro una data specifica, puoi utilizzare questa opzione per annullare automaticamente l’accordo dopo un numero specificato di giorni.
  • Invia promemoria: puoi impostare i promemoria da inviare su base regolare agli attuali destinatari attivi.
  • Lingua del destinatari: la lingua scelta viene utilizzata nelle comunicazioni e-mail inviate al destinatario e nella pagina eSign che gli verrà presentata.
• File: qui puoi selezionare i documenti effettivi da inviare per la firma.

Se sei il mittente, destinatario o anche destinatario in Cc partecipante a un accordo Adobe Sign, tale accordo sarà disponibile nella pagina Gestisci. Questa pagina funge da portale per tutti gli accordi associati all’utente, ed è stata progettata per due obiettivi: per aiutarti a trovare l’accordo che desideri esaminare, e a svolgere le attività di gestione per tale accordo.

Il corpo principale della pagina contiene l’elenco degli accordi, filtrati in base al loro stato nella barra a sinistra (In corso, In attesa del tuo intervento, Completato, Annullato, Scaduto e Bozza). Sotto i filtri degli accordi sono disponibili anche i filtri applicabili ai modelli (Modelli, Moduli Web e Mega Sign).

I filtri in cui è possibile immettere del testo, nella parte superiore della pagina, sono utili per individuare singoli documenti ricercando un indirizzo e-mail, il nome di un accordo o di un destinatario (se noto al sistema), una data, note e così via.

I report a cadenza regolare possono aiutarti a capire rapidamente come stanno avanzando i documenti e dove può essere necessario intervenire. I report possono essere personalizzati in modo da essere attivati in qualsiasi giorno e in qualsiasi momento, per tutti gli accordi o solo i documenti con uno specifico nome.

L’invio di un accordo inizia con la definizione dei destinatari e dell’ordine in cui possono accedere al documento per interagire con esso.

Nella sezione Destinatari, l’interruttore nella parte superiore richiede di selezionare il flusso di lavoro di base per l’ordine di firma:

• Se è selezionata l’opzione Completa in ordine (illustrata qui sopra), viene rispettato un processo di firma sequenziale in cui firma a ruota ogni destinatario. Il numero assegnato a ciascun destinatario indica il rispettivo ordine di partecipazione.
  • I flussi di firma ibridi iniziano come flussi di lavoro sequenziali (Completa in ordine).
• Quando è abilitata l’opzione Completa in qualsiasi ordine, la firma può avvenire in parallelo e i destinatari non sono numerati, per indicare che non esiste uno specifico ordine di partecipazione.

A destra dell’interruttore dell’ordine di firma, sono presenti due collegamenti:

• Aggiungimi: fai clic su questo collegamento per inserirti come destinatario successivo nell’ordine di partecipazione.
• Aggiungi gruppo destinatari: fai clic su questo collegamento per creare un gruppo di destinatari; uno dei destinatari dovrà partecipare per conto dell’intero gruppo. Ad esempio, se crei un gruppo per il team delle risorse umane, un accordo inviato a tale gruppo dovrà essere firmato da una sola persona del team.

Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:

A. Ordine di partecipazione: quando è selezionata l’opzione Completa in ordine, l’ordine di partecipazione indica chiaramente quando ogni destinatario dovrà interagire con l’accordo.

B. Ruolo: qual è il ruolo che meglio rappresenta il destinatario?

C. Indirizzo e-mail: indirizzo e-mail che identifica il destinatario; viene utilizzato per tutte le comunicazioni e-mail con il destinatario, inclusa la richiesta di firma.

D. Metodi di autenticazione: in che modo sarà possibile verificare l’identità del destinatario? Vuoi utilizzare l’autenticazione a due fattori?

E. Messaggio privato (facoltativo): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario che visualizzerà l’accordo.

Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco dei destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, ma che non dovranno firmarlo o approvarlo. 

Un flusso di lavoro “ibrido” è un’istanza dell’ordine di firma sequenziale in cui uno o più dei passaggi di firma include due o più destinatari che accedono al documento allo stesso tempo. Tutti i firmatari o approvatori del passaggio “in parallelo” devono completare la loro parte prima che il processo sequenziale proceda al passaggio successivo.

I gruppi di destinatari sono utili quando ti serve l’approvazione di un team o un’organizzazione, ma non di una persona specifica all’interno di tale gruppo. Qualsiasi membro del gruppo è autorizzato a firmare o approvare un documento per conto di tutto il gruppo. 

La sezione Messaggio contiene due campi che possono migliorare notevolmente il tasso di successo delle tue attività Adobe Sign.

Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo. Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.

Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail con la richiesta di Firma inviata a tutti i destinatari (a differenza del messaggio privato, che viene visualizzato solo per il destinatario per il quale è stato configurato).

I clienti di livello Enterprise possono accedere ai Modelli messaggio configurati dal loro amministratore. I modelli per i messaggi sono collegati direttamente alla funzione Lingua del destinatari nelle sezioni Opzioni. Ad esempio, se scegli “Spagnolo” dal menu a discesa delle lingue, diventano disponibili tutti i modelli spagnoli. 

La sezione Opzioni consente di controllare meglio un accordo inviato:

• Proteggi con password: richiedi ai destinatari di inserire una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato. Questa password è definita dal mittente e viene notificata esternamente. Adobe Sign non memorizza questa password, pertanto non va dimenticata!
• Scadenza per il completamento: imposta il numero di giorni trascorsi i quali l’accordo scadrà e non potrà più essere completato.
• Imposta promemoria: imposta la frequenza (giornaliera o settimanale) dei promemoria da inviare fino al completamento dell’accordo. Solo i destinatari correnti riceveranno una notifica.
• Lingua dei destinatari: seleziona la lingua da usare nei messaggi e-mail inviati ai destinatari e durante l’esperienza di firma.
  • Questa impostazione definisce anche i modelli di messaggio visibili se l’account è configurato per poterli utilizzare.

La sezione File è l’area in cui vengono allegati i documenti alla transazione.

Adobe Sign combina tutti i documenti in un unico accordo PDF per la procedura di firma e crea tale file PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.

I file possono essere allegati dalla libreria di Adobe Sign o da Google Docs, Box.net, Dropbox o OneDrive; caricati dal sistema locale tramite una ricerca di file; oppure trascinati in qualsiasi punto della pagina Invia.

I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma. Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento. 

È necessario inserire almeno i campi firma, ma sono disponibili molti altri campi che è possibile utilizzare per creare moduli complessi, se necessario.

L’invio di un documento a un solo destinatario rappresenta uno dei flussi di lavoro più comuni ed è molto utile per imparare la procedura di base. Ti servono solo due cose:

• L’indirizzo e-mail del destinatario
  • Questo indirizzo e-mail deve essere diverso dall’indirizzo e-mail con cui esegui l’accesso (non puoi inviare un accordo a te stesso).
• Un documento o un file da far firmare

Per inviare un accordo a più destinatari si eseguono gli stessi passaggi, con due differenze principali:

• Ogni destinatario deve essere specificato in una propria riga della sezione Destinatari, nell’ordine in cui dovrà firmare.
• Quando inserisci un campo, devi specificare quale destinatario potrà accedere a tale campo: fai doppio clic sul campo e imposta il valore Destinatario.

1. Un messaggio e-mail viene inviato all’indirizzo del destinatario.

○ L’oggetto inizia con Richiesta di firma per {nome documento}.

2. Per aprire l’accordo si fa clic sul pulsante Rivedi e firma.

3. L’accordo viene aperto in una nuova finestra del browser.

Altre opzioni sulla pagina includono:

A. Opzioni: questo elenco include le opzioni disponibili per il destinatario in base al suo ruolo.

○ Leggi accordo: apre l’accordo in un formato di sola visualizzazione.

○ Delega la firma a un altro utente: consente al destinatario di delegare la propria azione a un’altra persona, ad esempio un collega o un manager.

○ Rifiuta di firmare: questa azione termina l’accordo.

○ Stampa, firma e carica: consente al firmatario di convertire il flusso di lavoro da firma elettronica a firma fisica. Il firmatario dovrà quindi caricare il documento firmato.

○ Cancella dati documenti: questa opzione cancella il contenuto di tutti i campi.

○ Visualizza cronologia: apre il report di audit corrente per la visualizzazione. 

○ Scarica PDF: Scarica una copia PDF della versione corrente di un accordo.

B. Messaggio: l’icona del fumetto permette di aprire di nuovo il messaggio.

C. Numero di campi obbligatori: questo numero indica quanti campi obbligatori devono ancora essere compilati nel documento. Quando si fa clic su questo campo il firmatario può passare ai vari campi obbligatori (non facoltativi) che deve compilare.

D. Indicatore campo successivo: questa freccia gialla consente di trovare facilmente il prossimo campo quando si scorre un documento di grandi dimensioni. Questo indicatore segnala a turno tutti i campi, non solo quelli obbligatori.

Questo documento contiene solo un campo firma, e tale campo è obbligatorio (indicato dall’asterisco rosso). Nei documenti contenenti più campi compilabili è possibile usare il tasto Tab per passare dall’uno all’altro.

4. Per apporre una firma, fai doppio clic sul campo per aprire il pannello Firma.

5. Digita il tuo nome nel campo superiore del pannello Firma.

Per finalizzare la firma puoi usare uno dei quattro metodi seguenti:

○ Digita (impostazione predefinita): Adobe Sign applica al nome che digiti un font di tipo calligrafico.

○ Disegna: utilizzando il mouse, lo stilo o altro dispositivo di puntamento, disegna fisicamente la tua firma. Su un tablet si possono ottenere risultati ottimali utilizzando semplicemente un dito.

○ Immagine: se hai un’immagine della tua firma, da usare come timbro, puoi caricarla.

○ Mobile : L’opzione Mobile consente di trasferire il pannello Firma dal desktop a un dispositivo mobile, in modo da poter disegnare più facilmente la firma su un dispositivo più idoneo.

6. Fai clic su Applica per inserire la firma nel campo firma e tornare al documento.

7. Una volta completati tutti i campi obbligatori, fai clic sul pulsante Fare clic per firmare nella parte inferiore della finestra.

La pagina Gestisci dispone di numerose funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità può essere suddivisa in tre aree funzionali:

A. Filtri

B. Elenco degli accordi

C. Strumenti per gli accordi

Le diverse “cartelle” di stato nella pagina classica sono state consolidate in una serie di filtri più pratica che restituiscono gli accordi di un tipo di stato specifico. Nella sezione superiore sono presenti i filtri di Accordo, che restituiscono gli accordi in base allo stato corrente dell’accordo

Esistono due stati “attivi”. Ciascuno indica il volume del contenuto tra parentesi dopo il nome dello stato:

• In corso (N): gli accordi presentati per lo stato In corso sono in attesa che un partecipante completi la propria azione. Sono esclusi gli accordi in attesa dell’utente che ha effettuato l’accesso.
• In attesa del tuo intervento (M): con il filtro In attesa del tuo intervento vengono elencati gli accordi in attesa dell’utente che ha effettuato l’accesso.  

Sono disponibili tre stati “conclusivi”:

• Completato: accordi risolti in modo corretto e completo. 
• Annullato: accordi che vengono abbandonati per qualsiasi motivo. Sono inclusi: 
  • Accordi annullati dal mittente
  • Accordi rifiutati da un partecipante
  • Accordi che sono stati terminati a causa di un errore ripetuto nell’autenticazione
  • Accordi che sono affetti da un errore di sistema che rende l’accordo non attuabile
• Scaduto: accordi che raggiungono una data di scadenza e vengono chiusi automaticamente.

È presente uno stato di Bozza che contiene tutti gli accordi realizzati in modo parziale.

La parte inferiore è dedicata agli oggetti “principali” del modello. Gli accordi “secondari” creati da questi modelli vengono filtrati nei filtri di stato dell’accordo.

Gli oggetti principali non sono accordi di per sé ma vengono utilizzati per generare grandi quantità di singoli accordi. Tali oggetti principali includono:

• Modelli (libreria): tutti i modelli per documenti e campi disponibili nella libreria di documenti.
• Moduli Web: denominati in precedenza Widget, i moduli Web sono modelli di accordo che possono essere distribuiti come collegamenti o inclusi nelle pagine Web. I moduli Web vengono avviati dal firmatario, generando un accordo secondario per ciascun partecipante che ne compila uno.
• Mega Sign: i modelli Mega Sign sono progettati per produrre un elevato volume di singoli accordi che vengono inviati e firmati come un accordo “standard”.

Il corpo principale della pagina contiene gli elenchi degli accordi di tua pertinenza. Qui vengono riportati tutti gli accordi associati al tuo indirizzo e-mail: non solo gli accordi che hai avviato, ma anche quelli che ti sono stati inviati per la firma o l’approvazione, e tutti quelli che hai ricevuto in Cc.

L’elenco degli accordi è sempre filtrato in base alla selezione dello stato dei documenti, a sinistra.

Le intestazioni lungo il lato superiore degli elenchi consentono di ordinare il contenuto di ogni sezione con un singolo clic. Fai nuovamente clic per invertire l’ordine.

I singoli record contengono le seguenti informazioni:

• Destinatario: questo valore rispecchia il nome o l’indirizzo e-mail del primo destinatario diverso dal mittente.
  • Se il destinatario non ha mai firmato un documento tramite il sistema Adobe Sign, viene usato un indirizzo e-mail.
  • Quando un valore Nome viene immesso durante il processo di firma, l’indirizzo e-mail viene sostituito dal nome.
• Azienda: se il primo destinatario ha immesso il nome dell’azienda, sia mediante un campo firma sia eseguendo l’accesso e aggiornando il profilo, viene rispecchiato tale valore.
  • Se negli accordi non sono inclusi i campi Ragione sociale, questa colonna rimane in gran parte vuota.
• Titolo documento: nome dell’accordo.
• Stato: quando è selezionato il filtro In corso, la seconda colonna è Stato e dovrebbe contenere sempre Inviato per firma (per approvazione, accettazione, ecc.).
• Azione: quando si visualizza il filtro In attesa del tuo intervento, la seconda colonna indica l’azione in sospeso (con un collegamento che consente di aprire l’accordo).
• Mittente: quando si visualizza uno dei tre stati finali (Completato, Annullato e Scaduto), nella seconda colonna è riportato il mittente originale dell’accordo.
• Data: data dell’ultima modifica, ovvero l’ultima volta che l’accordo è stato aggiornato con un evento di invio, firma o approvazione.

Dal pannello degli strumenti per gli accordi puoi accedere ad alcuni controlli che permettono di gestire o comprendere meglio gli accordi.

• Data di scadenza: visualizza l’eventuale data di annullamento automatico dell’accordo. Puoi fare clic sull’icona a forma di matita per impostare o modificare questo valore.
• Visualizza: apre l’accordo da visualizzare.
• Modifica accordo: consente di sostituire i documenti allegati all’accordo e/o modificare i campi nel documento. Questo controllo può essere usato solo prima che il primo destinatario esegua la propria azione.
  
• Promemoria: con questo collegamento è possibile creare o eliminare i promemoria dopo che l’accordo è stato inviato. Inoltre, puoi inviare un promemoria in tempo reale o in una data specifica.
• Condividi: se si condivide un documento con questa funzione, è necessario immettere un indirizzo e-mail e un messaggio, inviare quindi a quell’indirizzo una copia dell’accordo nel suo stato corrente e aggiungere il documento alla scheda Gestisci dell’indirizzo e-mail designato.
• Annulla: consente di annullare l’accordo.
• Scarica PDF: consente di scaricare una copia dell’accordo nel suo stato corrente.
• Scarica singoli file: consente di scaricare singoli file se l’accordo originale è stato creato con più file.
• Scarica report di audit: questo collegamento genera un report PDF esteso con la cronologia dell’accordo, inclusi parametri specifici come l’indirizzo IP per ogni evento.
• Note: puoi aggiungere una nota personale a tutti gli accordi. Questa nota è personale e non viene condivisa con altri utenti né con il firmatario. È possibile eseguire ricerche nelle note utilizzando i filtri di testo.
• Sostituisci firmatario: consente di sostituire il destinatario corrente.
• Modifica autenticazione: consente di modificare il metodo di autenticazione corrente per un destinatario. Questa funzione può essere utilizzata per ripristinare una password di autenticazione dimenticata.
• Attività: questa scheda contiene un elenco inclusivo di tutti gli eventi registrati per l’accordo, dall’evento Invia fino alla firma finale.

Per creare un nuovo report, fai clic sulla scheda Report e quindi sul collegamento Crea un nuovo report.

Viene visualizzata la pagina Crea un nuovo report:

Durante l’impostazione di un report, è possibile impostare più parametri che consentono di personalizzare i risultati. Sono disponibili tutti i parametri descritti di seguito. 

La data di creazione definisce il lasso di tempo coperto dal report. Può trattarsi di uno dei quattro periodi temporali prestabiliti (questa settimana, la settimana scorsa, questo mese, il mese scorso) o un intervallo di date personalizzato.

Questo parametro consente di generare il report per utenti o gruppi specifici. Puoi scegliere uno o più utenti o gruppi, oppure puoi generare il report per tutti gli utenti dell’account.

Con questa opzione è possibile includere nel report documenti specifici. In questo report sono elencati i documenti libreria utilizzati in tutto l’account. Non sono inclusi documenti singoli o una tantum. 

Con questo parametro puoi includere o escludere i documenti che contengono o meno una determinata variabile. Puoi scegliere di includere o escludere la stringa immessa.

Quando si abilita questo parametro, nel report vengono inclusi gli accordi Mega Sign.

Puoi utilizzare la vista Obiettivo prestazioni per impostare delle soglie di prestazione. Nel report risultante vengono visualizzati gli indicatori che riflettono le prestazioni.

Per impostazione predefinita, il parametro Benchmark è disattivato per i report. Per attivarlo, fai clic sul collegamento delle impostazioni dei report.

Il benchmarking offre un metodo esteso per tenere traccia dell’avanzamento dell’accordo e dei tassi di firma. 

Per ogni opzione abilitata (Data, Mittente, Gruppo, Modulo, Flusso di lavoro e Tipo di firma), nel report viene generato un tipo di grafico diverso.

I parametri di questa sezione consentono di alterare la grafica del report risultante. Modificando i parametri predefiniti è possibile velocizzare il processo del report.

Quando fai clic sul pulsante Esegui report, viene generato il report in base ai parametri impostati. È possibile intervenire sul report con diverse azioni.

Fai clic su questo collegamento per aggiornare la pagina. Nel nuovo report vengono incluse le transazioni e attività più recenti.

Il report salvato potrà essere eseguito di nuovo in futuro.

La condivisione consente di inviare i risultati del report a un altro utente, inserendone l’indirizzo e-mail e digitando un messaggio.

Se si imposta una pianificazione, il report verrà eseguito con gli stessi parametri in base a una frequenza definita.

Quando fai clic su questo collegamento, viene chiesto se intendi aprire o salvare un file .CSV. I file CSV possono essere aperti in Excel e tutti i dati sulle transazioni relative agli accordi inclusi nel report sono suddivisi per categorie nelle varie colonne.

Quando fai clic su questo collegamento, viene aperta una versione del report adatta per la stampante.

Per accedere all’ambiente di creazione puoi eseguire una delle seguenti azioni:

• Invia un nuovo documento e abilita l’opzione Anteprima e aggiungi campi firma nella pagina Invia

• Modifica un documento Bozza nella pagina Gestisci.

• Crea un nuovo modello o modulo Web dalla pagina Home.

• Modifica un documento libreria o modulo Web esistente dalla pagina Gestisci.

○ Puoi modificare solo i modelli che hai caricato tu stesso. Nell’immagine seguente, il secondo modello è stato condiviso da un altro utente e quindi non puoi modificarlo.

Una volta avviato l’ambiente di creazione, dedica un minuto a riconoscerne le cinque aree chiave:

A. Modello per campi modulo: questa opzione viene visualizzata solo se è già stato creato almeno un modello libreria per campi modulo.

B. Layout e allineamento campi: visualizza la barra degli strumenti che consentono di ridimensionare e allineare i campi modulo.

C. Seleziona destinatario (ruolo): questo elenco a discesa presenta i destinatari dell’accordo.

D. Schede dei campi modulo: da queste schede puoi selezionare i campi da aggiungere al documento.

E. Indietro/Ripristina/Salva modello/Salva avanzamento:

► Indietro : Il pulsante Indietro consente all’utente di tornare alla pagina Invia per modificare il nome e il messaggio dell’accordo, gli indirizzi e-mail dei destinatari e i file allegati all’accordo.

► Ripristina rimuove tutte le modifiche apportate al modello dall’ultima volta che è stato caricato o salvato.

► Salva come modello: se questa opzione è selezionata, il modello viene salvato come oggetto libreria discreto una volta inviato l’accordo. Quando si fa clic su Invia, all’utente viene richiesto di specificare un nome per il nuovo modello.

► Salva avanzamento: se si fa clic su questo collegamento, viene salvato lo stato corrente del modello.

Se hai creato un modello per campi modulo per il documento, puoi selezionarlo e applicarlo utilizzando questo set di strumenti.

Nell’elenco a discesa sono elencati i modelli per campi modulo disponibili e puoi scegliere la pagina da cui iniziare ad applicare il modello. È possibile applicare più modelli.

Questa opzione di menu presenta gli strumenti che consentono di allineare e ridimensionare i campi, gli uni rispetto agli altri. Fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl per selezionare più campi, oppure tieni premuto il tasto Maiusc e seleziona un’area con il cursore per regolarli in gruppo.

Le sei icone a sinistra allineano i campi in alto, alla linea centrale orizzontale, in basso, a sinistra, alla linea centrale verticale e a destra (da sinistra a destra). 

Le tre icone successive consentono di impostare per tutti i campi la stessa larghezza, altezza o entrambe. 

L’allineamento e il ridimensionamento si basano sul primo campo selezionato.

L’aspetto probabilmente più importante nella creazione dei moduli è l’associazione dei vari destinatari ai campi che essi dovranno compilare. Quando selezioni il destinatario dall’elenco dei Destinatari, ogni campo successivamente inserito nel modulo verrà automaticamente associato a tale destinatario. Quando cambi il destinatario, i nuovi campi che verranno inseriti saranno associati al nuovo destinatario.

Dopo che un campo è stato inserito in un documento, per modificarne il destinatario puoi fare doppio clic sul campo per aprire l’apposito menu e modificare l’impostazione del menu a discesa Destinatario.

Tutti i campi disponibili in Adobe Sign si trovano nei menu della barra a destra della finestra. I campi sono suddivisi in categorie in base all’utilizzo e al tipo di campo, e la maggior parte di essi può essere manipolata secondo l’altezza e la larghezza richieste dal modulo.

• Firma: campo utilizzato dai firmatari per firmare l’accordo. Per ogni firmatario del documento deve essere presente almeno un campo firma obbligatorio senza condizioni.
• Firma digitale: campo utilizzato dai firmatari per inserire la propria firma digitale. Questa opzione è disponibile solo se è stata abilitata nelle impostazioni dell’account.
• Iniziali: campo utilizzato dai firmatari per siglare l’accordo. Le iniziali non sostituiscono la necessità di un campo firma. I campi per le iniziali sono considerati campi obbligatori per impostazione predefinita, ma possono essere modificati e impostati come campi facoltativi.
• Spazio firma: raccolta di campi obbligatori per il firmatario. Se l’account è impostato per richiedere la qualifica e il nome della società del firmatario, questi campi verranno aggiunti allo spazio (o blocco) per la firma. Come minimo, lo spazio firma contiene i campi Firma ed E-mail.

Nonostante siano chiamati Dati firmatario, questi campi possono anche essere assegnati ad altri partecipanti, inclusi gli approvatori. Vengono utilizzati per presentare i dati relativi al destinatario a cui sono assegnati, e non per raccogliere ulteriori dati oltre al modo in cui viene identificato il destinatario.

• Titolo: campo obbligatorio in cui il firmatario o l’approvatore deve immettere il proprio titolo (o qualifica). Se il firmatario o l’approvatore è un utente registrato di Adobe Sign, questo campo viene compilato automaticamente con le informazioni provenienti dal suo profilo.
• Azienda: campo obbligatorio in cui il firmatario o l’approvatore deve immettere il nome della propria azienda. Se il firmatario o l’approvatore è un utente registrato di Adobe Sign, questo campo viene compilato automaticamente con le informazioni provenienti dalla sua pagina “Il mio profilo”.
• Nome del firmatario: campo di sola lettura compilato automaticamente con il nome immesso dal firmatario o approvatore al momento della firma. Se il firmatario o l’approvatore è un utente registrato di Adobe Sign, questo campo viene compilato automaticamente con le informazioni provenienti dalla sua pagina “Il mio profilo”.
• E-mail: campo di sola lettura compilato automaticamente con l’indirizzo e-mail del destinatario a cui è stato inviato l’accordo.
• Data: campo di sola lettura compilato automaticamente con la data di accesso e firma o approvazione dell’accordo. Questo campo non deve essere usato per date personalizzate o immesse manualmente.

• Input testo: semplice campo di testo vuoto che può essere utilizzato per raccogliere dati con formattazione specifica. Per gli account Adobe Sign di livello Business ed Enterprise, i campi di testo possono essere utilizzati anche come componenti nei calcoli dei campi e per creare campi con logica condizionale.

• A discesa: oggetto utilizzato per creare un elenco di opzioni da proporre al destinatario. In ogni menu a discesa deve essere disponibile almeno un’opzione, e le opzioni e relativi valori di esportazione non possono essere vuoti.
• Casella di controllo: oggetto che il firmatario può selezionare o deselezionare. Questi sono utili in particolare per le situazioni di tipo “Seleziona tutte le risposte applicabili”.
• Pulsante di scelta: oggetto che deve essere inserito come gruppo. Il firmatario può scegliere una sola opzione del gruppo. Questi sono utili in particolare per le situazioni di tipo “Seleziona solo una delle seguenti opzioni”.

• Allegato: campo utilizzato per raccogliere i file dai destinatari. Può essere utilizzato per raccogliere documenti quali curriculum o immagini di identificazione, ad esempio l’immagine di un documento di identità.
• Collegamento ipertestuale: oggetto trasparente da posizionare sul testo da collegare a un URL o a un’altra pagina dell’accordo. Può anche essere un collegamento da un accordo a una pagina Web esterna.

• Timbro partecipazione: timbro applicato dopo che l’accordo è stato firmato dal destinatario assegnato. Il timbro include il nome, l’ora di firma e l’indirizzo e-mail del destinatario.
• Numero operazione: timbro applicato al file PDF finale dell’accordo firmato. Questo numero viene utilizzato come numero di riferimento dell’accordo.

Dopo aver aggiunto i nuovi campi all’accordo, puoi salvarne una copia nella libreria prima di inviare l’accordo per richiederne la firma.

Per aggiungere l’accordo modificato alla libreria, fai clic sulla casella di controllo Salva come modello, in basso a destra nella finestra di creazione, prima di fare clic sul pulsante Invia.

Innanzitutto, il documento viene salvato nella libreria.

Quindi l’accordo viene inviato per la firma.

Le opzioni rimanenti consentono di ingrandire o ridurre il documento, ripristinare o eliminare tutti i campi inseriti, e salvare o inviare il documento nel suo stato corrente.

L’opzione Salva come modello salva il modulo come nuovo modello di libreria, una volta inviato l’accordo. Quando il mittente farà clic sul pulsante Invia, avrà l’opzione di assegnare un nome al modello.

È consigliabile salvare spesso l’avanzamento. Il documento viene comunque salvato automaticamente quando esci dall’ambiente di creazione. Potrai accedervi successivamente dalla pagina Gestisci, nella sezione Bozza.

1. Fai clic sulla scheda Home. Quindi fai clic su Crea un modello da riutilizzare.

Viene visualizzata la pagina Crea un modello Libreria.

2. Nel campo Nome modello, immetti un nome per il modello. Se necessario potrai modificarlo in un secondo momento.

3. Fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare sul sistema locale il file da utilizzare per creare il modello riutilizzabile. Se crei un documento riutilizzabile, verranno usati questo file e il relativo contenuto. Se crei un livello per campi modulo riutilizzabile, il contenuto del file non verrà incluso nel modello.

4. Seleziona l’opzione di modello appropriata: Crea come documento riutilizzabile, Crea come livello riutilizzabile per campi modulo o entrambe.

5. Seleziona l’opzione di autorizzazioni appropriata per condividere il modello.

6. Fai clic sul pulsante Anteprima e aggiungi campi. Viene visualizzata l’esperienza di Creazione. 

7. Inserisci i campi obbligatori per i partecipanti desiderati, trascinandoli dalle schede dei campi modulo e rilasciandoli nel documento.

8. Dopo aver aggiunto i campi, fai clic sul pulsante Salva.

Il modello viene visualizzato nella sezione Modelli della pagina Gestisci. Se il modello è stato condiviso con gli utenti del tuo gruppo o della tua organizzazione mediante la concessione di autorizzazioni, viene visualizzato anche nella sezione Modelli delle pagine Gestisci di tali utenti, che possono quindi utilizzarlo per l’invio in base alle loro esigenze. 

A seconda delle tue esigenze aziendali, un accordo potrebbe richiedere l’intervento di più destinatari. Ad esempio, potrebbe essere necessaria la firma di due persone, l’approvazione di una terza, o la delega a un altro firmatario. Quando invii un accordo a più destinatari, sono inoltre disponibili opzioni aggiuntive per la modalità di indirizzamento dell’accordo: in sequenza, in parallelo o con indirizzamento ibrido. 

Il nome di questo processo ne indica chiaramente la funzione. Viene utilizzato per le situazioni in cui solo tu devi firmare un documento e inviarlo a una o più persone, ad esempio se devi inviare un modulo W-9 e/o un accordo di non divulgazione a una o più persone. Puoi inviare il documento firmato a te stesso, purché non utilizzi lo stesso indirizzo e-mail con cui hai eseguito l’accesso. Questo è dovuto al fatto che viene salvata una copia del documento firmato e puoi accedervi dalla scheda Gestisci. Tieni presente che la funzione “Compila e firma” è disponibile solo nella pagina Home.

1. Fai clic su Compila e firma un documento nella pagina Home. 

3. Immetti un Nome accordo.

4. Trascina il file da far firmare oppure fai clic sul collegamento Aggiungi file e individua/allega il documento dal tuo sistema locale o da un dispositivo di rete.

5. Fai clic su Avanti.

6. Viene caricata la pagina Compila e firma.

                Inserisci eventuali contenuti (testo, verifiche, firme) in base alle tue esigenze.

7. Al termine, fai clic su Fine.

8. Viene visualizzata la pagina post-firma con le opzioni che consentono di inviare il documento, scaricarne una copia, visualizzarlo nella pagina Gestisci o firmare un altro documento.

Il processo Mega Sign consente di inviare un documento a centinaia di utenti contemporaneamente. Ogni firmatario firma una propria copia del documento e i singoli accordi ti vengono restituiti. Questo processo è utile ad esempio per raccogliere accordi di riservatezza, documenti richiesti dalla Risorse Umane o richieste di congedo. Il collegamento a Mega Sign si trova nella pagina Home.

Per inserire i destinatari Mega Sign, puoi aggiungere gli indirizzi e-mail nel campo “A:” o caricare un file con valori separati da virgole (.CSV) contenente i dati dei destinatari. L’utilizzo di un file .CSV consente di precompilare i dati per ciascun firmatario, personalizzando i dati dei campi per ogni persona. Ad esempio, puoi personalizzare il messaggio e-mail “Firma...” inviato a ciascun firmatario.

I moduli Web sono documenti in hosting che possono essere firmati da chiunque vi possa accedere. Sono ideali per fogli di iscrizione, dichiarazioni di non responsabilità o qualsiasi documento destinato a essere visualizzato e firmato online da molte persone.

I moduli Web possono essere generati in due diversi modi: come JavaScript o URL. L’opzione JavaScript fornisce il codice che consente di incorporare il modulo Web nel tuo sito Web. L’opzione URL fornisce un indirizzo Web ospitato da Adobe Sign che i mittenti possono utilizzare per far firmare il documento. Il collegamento per creare moduli Web si trova nella pagina Home.

Anche se l’esperienza di firma dei moduli Web è identica a una normale transazione tramite Adobe Sign, i moduli Web possono essere firmati solo da un firmatario e controfirmati da chiunque tu abbia designato. 

Con il dashboard intuitivo di Adobe Sign Manager puoi accedere ai tuoi documenti da un dispositivo mobile per inviare e firmare gli accordi. Il nuovo dashboard funziona bene con iOS 9 e iPad Pro. L’esperienza di invio migliorata semplifica l’invio dei documenti per la firma. 

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Adobe Sign Manager for Android è localizzato in 19 lingue, come Acrobat Mobile.

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