Per ulteriori informazioni sulla firma degli accordi, fai clic qui.
Prima di iniziare a usare Adobe Acrobat Sign, è bene acquisire alcune nozioni di base. Questa guida ti aiuterà a conoscere Acrobat Sign e le funzionalità disponibili per gli utenti.
La guida illustra tutti i processi importanti di Acrobat Sign e consente di acquisire dimestichezza con l’interfaccia utente. Il
sistema di Aiuto di Acrobat Sign fornisce ulteriori informazioni dettagliate. Se disponi di una connessione a Internet, fai clic sui collegamenti che trovi nei riquadri grigi, con la dicitura “Per ulteriori informazioni…”, per visualizzare gli argomenti correlati.
Ove applicabile, vengono indicate le funzioni specifiche per i livelli di servizio Business e/o Enterprise. In questa guida sono documentate le funzioni disponibili per i contratti di licenza di livello più elevato, Acrobat Sign for Enterprise. Per individuare il tuo tipo di licenza, seleziona Il mio profilo. Per eventuali domande sulle funzioni disponibili per la tua licenza, contatta il tuo Customer Success Manager o il servizio di assistenza per Adobe Acrobat Sign.
Acrobat Sign è un’applicazione altamente personalizzabile con numerose funzionalità che possono essere applicabili o meno alle tue attività. L’amministratore del tuo account o del tuo gruppo potrebbe aver disattivato alcune delle opzioni descritte. Se ti interessa una funzione che non risulta disponibile, contatta l’amministratore del tuo gruppo o del tuo account. Il servizio supporta configurazioni diverse per gruppi diversi, pertanto una funzione che è stata disattivata per un gruppo potrebbe essere attivata per un altro gruppo.
Alla fine di questa guida, avrai acquisito familiarità con tutti i flussi di lavoro di invio standard di Acrobat Sign e avrai imparato a gestire gli accordi e generare report, per sapere sempre quali documenti sono stati completati e quali sono ancora in sospeso.
Al primo accesso ad Acrobat Sign, prenditi un minuto per esaminare le informazioni sull’utente. Tali informazioni vengono utilizzate nei diversi modelli, quindi è importante verificare che siano corrette.
La pagina del profilo mostra i valori specifici che Acrobat Sign userà per personalizzare le transazioni. Particolare interesse per:
Se devi regolare il contenuto, fai clic sul pulsante Modifica profilo, apporta le modifiche necessarie, quindi salva le modifiche.
Dopo aver configurato i tuoi dati, esamina rapidamente le altre preferenze personali elencate nella parte sinistra della schermata. Queste opzioni sono specifiche per il singolo utente e possono essere utili ai fini dell’automazione:
La pagina Home è la prima pagina a cui si accede, per la maggior parte degli utenti. L’amministratore del tuo account può anche configurare una seconda opzione, la pagina Invia.
La pagina Home è una vista composta dalle seguenti sezioni, per visualizzare rapidamente e accedere alla maggior parte delle funzioni di Acrobat Sign:
Nella pagina Invia puoi configurare e inviare nuovi accordi personalizzati. Si devono configurare cinque sezioni funzionali:
Se sei il mittente, destinatario o anche destinatario in Cc partecipante a un accordo Acrobat Sign, tale accordo sarà disponibile nella pagina Gestisci. Questa pagina funge da portale per tutti gli accordi associati all’utente ed è stata progettata per due obiettivi: trovare l’accordo che si desidera esaminare e svolgere le attività di gestione per tale accordo.
Il corpo principale della pagina contiene l’elenco degli accordi, filtrati in base al loro stato nella barra a sinistra (In corso, In attesa del tuo intervento, Completato, Annullato, Scaduto e Bozza). Sotto ai filtri degli accordi sono disponibili anche i filtri applicabili ai modelli (Modelli, Moduli Web e Invia in modalità collettiva).
I filtri in cui è possibile immettere del testo, nella parte superiore della pagina, sono utili per individuare singoli documenti ricercando un indirizzo e-mail, il nome di un accordo o di un destinatario (se noto al sistema), una data, note e così via.
I report a cadenza regolare possono aiutarti a capire rapidamente come stanno avanzando i documenti e dove può essere necessario intervenire. I report possono essere personalizzati in modo da essere attivati in qualsiasi giorno e in qualsiasi momento, per tutti gli accordi o solo i documenti con uno specifico nome.
La funzione principale di Acrobat Sign riguarda l’invio di documenti e la raccolta di firme e approvazioni. Ogni cliente ha requisiti diversi in termini di chi deve interagire con il documento e in quale ordine, pertanto nell’interfaccia della pagina Invia sono disponibili diverse funzioni di flusso di lavoro.
Se per il tuo account è stata abilitata la funzione Utenti in più gruppi, prima di configurare l’accordo devi selezionare il gruppo da cui desideri inviarlo.
Se il menu a discesa Invia da non è visualizzato nella parte superiore della pagina, significa che l’account non è abilitato per la funzione Utenti in più gruppi.
Definisci i destinatari e l’ordine in cui ottengono l’accesso per interagire con il documento.
Nella sezione Destinatari, l’interruttore nella parte superiore richiede di selezionare il flusso di lavoro di base per l’ordine di firma:
A destra dell’interruttore dell’ordine di firma, sono presenti due collegamenti:
Per modificare l’ordine dei destinatari, puoi fare clic e trascinare i destinatari nell’ordine desiderato oppure puoi modificare direttamente i numeri assegnati ai destinatari, e l’elenco verrà regolato di conseguenza.
Ciascun destinatario viene creato con cinque elementi:
A. Ordine di partecipazione: quando è selezionata l’opzione Completa in ordine, l’ordine di partecipazione indica chiaramente quando ogni destinatario dovrà interagire con l’accordo.
B. Ruolo: qual è il ruolo che meglio rappresenta il destinatario?
C. Indirizzo e-mail: indirizzo e-mail che identifica il destinatario; viene utilizzato per tutte le comunicazioni e-mail con il destinatario, inclusa la richiesta di firma.
D. Metodi di autenticazione: in che modo sarà possibile verificare l’identità del destinatario? Vuoi utilizzare l’autenticazione a due fattori?
E. Messaggio privato (facoltativo): il mittente può fornire istruzioni specifiche da presentare a ciascun destinatario che visualizzerà l’accordo.
Il collegamento Mostra Cc appena sotto l’elenco dei destinatari espone un campo in cui è possibile includere in copia (Cc) tutti gli indirizzi e-mail che dovranno prendere visione dell’accordo, ma che non dovranno firmarlo o approvarlo.
Un flusso di lavoro “ibrido” è un’istanza dell’ordine di firma sequenziale in cui uno o più dei passaggi di firma include due o più destinatari che accedono al documento allo stesso tempo. Tutti i firmatari o approvatori del passaggio “in parallelo” devono completare la loro parte prima che il processo sequenziale proceda al passaggio successivo.
I gruppi di destinatari sono utili quando ti serve l’approvazione di un team o un’organizzazione, ma non di una persona specifica all’interno di tale gruppo. Qualsiasi membro del gruppo è autorizzato a firmare o approvare un documento per conto di tutto il gruppo.
La sezione Messaggio contiene due campi che possono migliorare notevolmente il tasso di successo.
Il campo Nome accordo consente di immettere una stringa che identifichi l’accordo. Questa stringa compare nella riga dell’oggetto dell’e-mail dei destinatari (evidenziata in giallo di seguito), nonché come valore del nome nella pagina Gestisci. Si consiglia di fornire un nome univoco e significativo per l’accordo, che consenta ai destinatari di identificare più rapidamente l’e-mail e agevoli l’eventuale ricerca dell’accordo.
Se non si specifica il nome dell’accordo prima di allegare un documento, il nome del primo file allegato verrà usato come nome dell’accordo. È possibile modificare questo valore fino all’invio dell’accordo.
Messaggio accordo è un campo di testo normale in cui puoi immettere eventuali istruzioni o commenti (evidenziato in verde di seguito). Il messaggio viene visualizzato nell’e-mail con la richiesta di Firma inviata a tutti i destinatari (a differenza del messaggio privato, che viene visualizzato solo per il destinatario per il quale è stato configurato).
I clienti di livello Enterprise possono accedere ai Modelli messaggio configurati dal loro amministratore. I modelli per i messaggi sono collegati direttamente alla funzione Lingua del destinatari nelle sezioni Opzioni. Ad esempio, se scegli “Spagnolo” dal menu a discesa delle lingue, diventano disponibili tutti i modelli spagnoli.
Se selezioni una lingua per la quale non esistono modelli, l’opzione Modello messaggio non sarà visibile nella pagina Invia.
La sezione Opzioni consente di controllare meglio un accordo inviato:
La sezione File è l’area in cui vengono allegati i documenti alla transazione.
Acrobat Sign combina tutti i documenti in un unico accordo PDF per la procedura di firma e crea tale PDF in base all’ordine in cui i documenti sono elencati. Per riordinare i documenti, trascina un documento in una nuova posizione nell’elenco.
I file possono essere allegati dalla libreria di Acrobat Sign o da Google Docs, Box.net, Dropbox o OneDrive, caricati dal sistema locale tramite una ricerca di file oppure trascinati nel riquadro File.
I tipi di file consentiti sono: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.
Sotto l’elenco File è disponibile la casella di selezione Anteprima e aggiungi campi firma. Questa opzione consente di aprire i documenti caricati e di inserire campi modulo in base alle esigenze del documento.
È necessario inserire almeno i campi firma, ma sono disponibili molti altri campi che è possibile utilizzare per creare moduli complessi, se necessario.
Se non viene inserito alcun campo firma, Acrobat Sign aggiunge automaticamente una nuova pagina per le firme alla fine del documento.
L’invio di un documento a un solo destinatario rappresenta uno dei flussi di lavoro più comuni ed è molto utile per imparare la procedura di base. Ti servono solo due cose:
Per inviare un accordo a più destinatari si eseguono gli stessi passaggi, con due differenze principali:
Per capire l’effetto che hanno le opzioni configurate dal mittente, è utile provare in prima persona la procedura di firma.
1. Un messaggio e-mail viene inviato all’indirizzo del destinatario.
○ L’oggetto inizia con Richiesta di firma per {nome documento}.
2. Per aprire l’accordo si fa clic sul pulsante Rivedi e firma.
3. L’accordo viene aperto in una nuova finestra del browser.
Altre opzioni sulla pagina includono:
A. Opzioni: questo elenco include le opzioni disponibili per il destinatario in base al suo ruolo.
○ Leggi accordo: apre l’accordo in un formato di sola visualizzazione.
○ Delega la firma a un altro utente: consente al destinatario di delegare la propria azione a un’altra persona, ad esempio un collega o un manager.
○ Rifiuta di firmare: questa azione termina l’accordo.
○ Stampa, firma e carica: consente al firmatario di convertire il flusso di lavoro da firma elettronica a firma fisica. Il firmatario dovrà quindi caricare il documento firmato.
○ Cancella dati documenti: questa opzione cancella il contenuto di tutti i campi.
○ Visualizza cronologia: apre il report di audit corrente per la visualizzazione.
○ Scarica PDF: Scarica una copia PDF della versione corrente di un accordo.
B. Messaggio: l’icona del fumetto permette di aprire di nuovo il messaggio.
C. Numero di campi obbligatori: questo numero indica quanti campi obbligatori devono ancora essere compilati nel documento. Quando si fa clic su questo campo il firmatario può passare ai vari campi obbligatori (non facoltativi) che deve compilare.
D. Indicatore campo successivo: questa freccia gialla consente di trovare facilmente il prossimo campo quando si scorre un documento di grandi dimensioni. Questo indicatore segnala a turno tutti i campi, non solo quelli obbligatori.
Questo documento contiene solo un campo firma, e tale campo è obbligatorio (indicato dall’asterisco rosso). Nei documenti contenenti più campi compilabili è possibile usare il tasto Tab per passare dall’uno all’altro.
4. Per apporre una firma, fai doppio clic sul campo per aprire il pannello della firma.
5. Digita il tuo nome nel campo superiore del pannello della firma.
Per finalizzare la firma puoi usare uno dei quattro metodi seguenti:
○ Digita (impostazione predefinita): Acrobat Sign applica al nome che digiti un font di tipo calligrafico.
○ Disegna: utilizzando il mouse, lo stilo o altro dispositivo di puntamento, disegna fisicamente la tua firma. Su un tablet si possono ottenere risultati ottimali utilizzando semplicemente un dito..
○ Immagine: se hai un’immagine della tua firma, da usare come timbro, puoi caricarla.
○ Mobile: L’opzione Mobile consente di trasferire il pannello Firma dal desktop a un dispositivo mobile, in modo da poter disegnare più facilmente la firma su un dispositivo più idoneo.
6. Fai clic su Applica per inserire la firma nel campo firma e tornare al documento.
7. Una volta completati tutti i campi obbligatori, fai clic sul pulsante Fare clic per firmare nella parte inferiore della finestra..
Per ulteriori informazioni sulla firma degli accordi, fai clic qui. |
Nella parte inferiore della pagina di Acrobat Sign, la barra degli strumenti contiene gli strumenti che consentono di navigare nell’accordo, ingrandire o ridurre la visualizzazione e scaricare il documento. Per nascondere la barra degli strumenti, fai clic sulla X nell’angolo in basso a destra. Per rivisualizzare temporaneamente la barra degli strumenti nascosta, passa il cursore sul fondo della finestra.
Per ulteriori informazioni sull’uso dei controlli zoom, fai clic qui. |
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La gestione degli accordi è un aspetto importante dell’utilizzo di Acrobat Sign. Dalla pagina Gestisci puoi tenere traccia degli accordi, elaborarli e personalizzarli. Che si tratti di annullare un accordo o sostituire un firmatario, questi processi consentono di influenzare l’avanzamento della transazione nel sistema.
La pagina Gestisci dispone di numerose funzioni incorporate da esplorare. Per semplicità può essere suddivisa in tre aree funzionali:
A. Filtri
B. Elenco degli accordi
C. Strumenti per gli accordi
Le diverse “cartelle” di stato nella pagina classica sono state consolidate in una serie di filtri più pratica che restituiscono gli accordi di un tipo di stato specifico. Nella sezione superiore sono presenti i filtri di Accordo, che restituiscono gli accordi in base allo stato corrente dell’accordo.
Esistono due stati “attivi”. Ciascuno indica il volume del contenuto tra parentesi dopo il nome dello stato:
Sono disponibili tre stati “conclusivi”:
È presente uno stato di Bozza che contiene tutti gli accordi realizzati in modo parziale.
La parte inferiore è dedicata agli oggetti “principali” del modello. Gli accordi “secondari” creati da questi modelli vengono filtrati nei filtri di stato dell’accordo.
Gli oggetti principali non sono accordi di per sé, ma vengono utilizzati per generare grandi quantità di singoli accordi. Tali oggetti principali includono:
Gli utenti con cui sono stati condivisi dei contenuti da altri account utente possono filtrare i contenuti facendo clic sulla freccia giù accanto a I tuoi accordi.
Il menu a discesa mostra un elenco di tutti gli utenti (e i gruppi, se è attivata la condivisione avanzata) che hanno condiviso dei contenuti con te. quando selezioni un utente, la pagina Gestisci viene ricaricata con i contenuti dell’utente selezionato.
Il corpo principale della pagina contiene gli elenchi degli accordi di tua pertinenza. Qui vengono riportati tutti gli accordi associati al tuo indirizzo e-mail: non solo gli accordi che hai avviato, ma anche quelli che ti sono stati inviati per la firma o l’approvazione, e tutti quelli che hai ricevuto in Cc.
L’elenco degli accordi è sempre filtrato in base alla selezione dello stato dei documenti, a sinistra.
Le intestazioni lungo il lato superiore degli elenchi consentono di ordinare il contenuto di ogni sezione con un singolo clic. Fai nuovamente clic per invertire l’ordine.
I singoli record contengono le seguenti informazioni:
Dal pannello degli strumenti per gli accordi puoi accedere ad alcuni controlli che permettono di gestire o comprendere meglio gli accordi.
La funzione Report consente di verificare l’utilizzo di Acrobat Sign per il tuo account. Puoi creare report personalizzati e ottenere una visibilità completa sul processo di firma del documento, nonché capire le attività di singoli gruppi o utenti.
Per creare un nuovo report, fai clic sulla scheda Report dalla pagina Report e quindi sul collegamento Crea un nuovo report.
Viene visualizzata la pagina Crea un nuovo report:
Per ulteriori dettagli sulla creazione dei report, fai clic qui. |
Durante l’impostazione di un report, è possibile impostare più parametri che consentono di personalizzare i risultati. Sono disponibili tutti i parametri descritti di seguito.
La data di creazione definisce il lasso di tempo coperto dal report. Può trattarsi di uno dei quattro periodi temporali prestabiliti (questa settimana, la settimana scorsa, questo mese, il mese scorso) o un intervallo di date personalizzato.
Questo parametro consente di generare il report per utenti o gruppi specifici. Puoi scegliere uno o più utenti o gruppi, oppure puoi generare il report per tutti gli utenti dell’account.
Con questa opzione è possibile includere nel report documenti specifici. In questo report sono elencati i documenti libreria utilizzati in tutto l’account. Non sono inclusi documenti singoli o una tantum.
Con questo parametro puoi includere o escludere i documenti che contengono o meno una determinata variabile. Puoi scegliere di includere o escludere la stringa immessa.
Quando si abilita il parametro Invia in modalità collettiva, nel report vengono inclusi gli accordi inviati tramite la funzione Invia in modalità collettiva.
Puoi utilizzare la vista Obiettivo prestazioni per impostare delle soglie di prestazione. Nel report risultante vengono visualizzati gli indicatori che riflettono le prestazioni.
Per impostazione predefinita, il parametro Benchmark è disattivato per i report. Per attivarlo, fai clic sul collegamento delle impostazioni dei report.
Il benchmarking offre un metodo esteso per tenere traccia dell’avanzamento dell’accordo e dei tassi di firma.
Per ogni opzione abilitata (Data, Mittente, Gruppo, Modulo, Flusso di lavoro e Tipo di firma), nel report viene generato un tipo di grafico diverso.
I parametri di questa sezione consentono di alterare la grafica del report risultante. Modificando i parametri predefiniti è possibile velocizzare il processo del report.
Quando fai clic sul pulsante Esegui report, viene generato il report in base ai parametri impostati. È possibile intervenire sul report con diverse azioni.
Fai clic su questo collegamento per aggiornare la pagina. Nel nuovo report vengono incluse le transazioni e attività più recenti.
Il report salvato potrà essere eseguito di nuovo in futuro.
La condivisione consente di inviare i risultati del report a un altro utente, inserendone l’indirizzo e-mail e digitando un messaggio.
Se si imposta una pianificazione, il report verrà eseguito con gli stessi parametri in base a una frequenza definita.
Quando fai clic su questo collegamento, viene chiesto se intendi aprire o salvare un file .CSV. I file CSV possono essere aperti in Excel e tutti i dati sulle transazioni relative agli accordi inclusi nel report sono suddivisi per categorie nelle varie colonne.
Quando fai clic su questo collegamento, viene aperta una versione del report adatta per la stampante.
L’ambiente di authoring fornisce le funzionalità per la creazione moduli in Acrobat Sign. Oltre a inserire campi firma, puoi includere campi a compilazione automatica, ad esempio per la data o eventuali valori noti per la firma, oppure campi di testo con convalida del contenuto e/o calcoli complessi. Sono disponibili anche altri tipi di campi comuni, come caselle a discesa, pulsanti di scelta e caselle di controllo.
Per accedere all’ambiente di creazione puoi eseguire una delle seguenti azioni:
○ Puoi modificare solo i modelli caricati da te. Nell’immagine seguente, il secondo modello è stato condiviso da un altro utente e quindi non puoi modificarlo.
Una volta avviato l’ambiente di creazione, dedica un minuto a riconoscerne le cinque aree chiave:
A. Modello per campi modulo: questa opzione viene visualizzata solo se è già stato creato almeno un modello libreria per campi modulo.
B. Layout e allineamento campi: visualizza la barra degli strumenti che consentono di ridimensionare e allineare i campi modulo.
C. Seleziona destinatario (ruolo): questo elenco a discesa presenta i destinatari dell’accordo.
D. Schede dei campi modulo: da queste schede puoi selezionare i campi da aggiungere al documento.
E. Indietro/Ripristina/Salva modello/Salva avanzamento:
► Indietro: il pulsante Indietro consente all’utente di tornare alla pagina Invia per modificare il nome e il messaggio dell’accordo, gli indirizzi e-mail dei destinatari e i file allegati all’accordo.
► Ripristina rimuove tutte le modifiche apportate al modello dall’ultima volta che è stato caricato o salvato.
► Salva come modello: se questa opzione è selezionata, il modello viene salvato come oggetto libreria discreto una volta inviato l’accordo. Quando si fa clic su Invia, all’utente viene richiesto di specificare un nome per il nuovo modello.
► Salva avanzamento: se si fa clic su questo collegamento, viene salvato lo stato corrente del modello.
Se hai creato un modello per campi modulo per il documento, puoi selezionarlo e applicarlo utilizzando questo set di strumenti.
Nell’elenco a discesa sono elencati i modelli per campi modulo disponibili e puoi scegliere la pagina da cui iniziare ad applicare il modello. È possibile applicare più modelli.
Per ulteriori informazioni su come usare i modelli per campi modulo, fai clic qui per consultare l’Aiuto di Acrobat Sign. |
Questa opzione di menu presenta gli strumenti che consentono di allineare e ridimensionare i campi, gli uni rispetto agli altri. Fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl per selezionare più campi, oppure tieni premuto il tasto Maiusc e seleziona un’area con il cursore per regolarli in gruppo.
Le sei icone a sinistra allineano i campi in alto, alla linea centrale orizzontale, in basso, a sinistra, alla linea centrale verticale e a destra (da sinistra a destra).
Le tre icone successive consentono di impostare per tutti i campi la stessa larghezza, altezza o entrambe.
L’allineamento e il ridimensionamento si basano sul primo campo selezionato.
L’aspetto probabilmente più importante nella creazione dei moduli è l’associazione dei vari destinatari ai campi che essi dovranno compilare. Quando selezioni il destinatario dall’elenco dei Destinatari, ogni campo successivamente inserito nel modulo verrà automaticamente associato a tale destinatario. Quando cambi il destinatario, i nuovi campi che verranno inseriti saranno associati al nuovo destinatario.
Quando è selezionato un destinatario specifico, nel documento vengono evidenziati i campi che gli sono stati assegnati. Si tratta di un indicatore visivo molto utile per riconoscere i campi correlati ai destinatari selezionati.
Dopo che un campo è stato inserito in un documento, per modificarne il destinatario puoi fare doppio clic sul campo per aprire l’apposito menu e modificare l’impostazione del menu a discesa Destinatario.
Per ulteriori informazioni sui ruoli dei partecipanti, fai clic qui. Per ulteriori informazioni sul ruolo di precompilazione fai clic qui. |
Tutti i campi disponibili in Acrobat Sign si trovano nei menu della barra a destra della finestra. Questi campi sono suddivisi in categorie in base all’utilizzo e al tipo di campo, e la maggior parte di essi può essere manipolata secondo l’altezza e la larghezza richieste dal modulo.
Informazioni dettagliate sui tipi di campi modulo sono disponibili nell’articolo Tipi di campo. |
Dopo aver aggiunto i nuovi campi all’accordo, puoi salvarne una copia nella libreria prima di inviare l’accordo per richiederne la firma.
Per aggiungere l’accordo modificato alla libreria, fai clic sulla casella di controllo Salva come modello, in basso a destra nella finestra di creazione, prima di fare clic sul pulsante Invia.
Innanzitutto, il documento viene salvato nella libreria.
Quindi l’accordo viene inviato per la firma.
Le opzioni rimanenti consentono di ingrandire o ridurre il documento, ripristinare o eliminare tutti i campi inseriti, e salvare o inviare il documento nel suo stato corrente.
L’opzione Salva come modello salva il modulo come nuovo modello di libreria, una volta inviato l’accordo. Quando il mittente farà clic sul pulsante Invia, avrà l’opzione di assegnare un nome al modello.
È consigliabile salvare spesso l’avanzamento. Il documento viene comunque salvato automaticamente quando esci dall’ambiente di creazione. Potrai accedervi successivamente dalla pagina Gestisci, nella sezione Bozza.
Un modello libreria è un oggetto riutilizzabile. Acrobat Sign supporta due tipi di modelli libreria: i modelli per documenti e i modelli per campi modulo.
Invece di creare un nuovo documento libreria ogni volta che viene aggiornato un documento, è possibile applicare lo stesso livello di campi modulo. I modelli per campi modulo possono essere modificati per agevolare le modifiche di disposizione dei campi o delle loro proprietà. Tutti gli strumenti dell’ambiente di creazione sono disponibili anche quando si crea un modello per campi modulo.
Come procedura ottimale, un singolo utente (Amministratore documento) deve essere responsabile della creazione e gestione dei modelli. Se si crea un login per un utente designato come amministratore di documenti, si elimina il rischio di confusione in merito ai modelli da utilizzare e si possono controllare le versioni dei documenti riutilizzabili.
Come login per l’utente amministratore dei documenti si consiglia di utilizzare un elenco di distribuzione o un indirizzo e-mail intestato a una specifica funzione. Questo consente di controllare l’accesso come amministratore di documenti e allo stesso tempo di condividere tale responsabilità.
Per ulteriori informazioni sull’utilizzo degli strumenti di authoring per creare i modelli, fai clic qui. |
1. Fai clic sulla scheda Home. Quindi fai clic su Crea un modello da riutilizzare.
Viene visualizzata la pagina Crea un modello Libreria.
2. Nel campo Nome modello, immetti un nome per il modello. Se necessario potrai modificarlo in un secondo momento.
3. Fai clic sul pulsante Sfoglia per individuare sul sistema locale il file da utilizzare per creare il modello riutilizzabile. Se crei un documento riutilizzabile, verranno usati questo file e il relativo contenuto. Se crei un livello per campi modulo riutilizzabile, il contenuto del file non verrà incluso nel modello.
4. Seleziona l’opzione di modello appropriata: Crea come documento riutilizzabile, Crea come livello riutilizzabile per campi modulo o entrambe.
5. Seleziona l’opzione di autorizzazioni appropriata per condividere il modello.
Le autorizzazioni per gruppi possono essere concesse solo al gruppo a cui appartieni. Non puoi concedere le autorizzazioni ad altri gruppi.
6. Fai clic sul pulsante Anteprima e aggiungi campi. Viene visualizzata l’esperienza di Creazione.
7. Inserisci i campi obbligatori per i partecipanti desiderati, trascinandoli dalle schede dei campi modulo e rilasciandoli nel documento.
8. Dopo aver aggiunto i campi, fai clic sul pulsante Salva.
Il modello viene visualizzato nella sezione Modelli della pagina Gestisci. Se il modello è stato condiviso con gli utenti del tuo gruppo o della tua organizzazione mediante la concessione di autorizzazioni, viene visualizzato anche nella sezione Modelli delle pagine Gestisci di tali utenti, che possono quindi utilizzarlo per l’invio in base alle loro esigenze.
Solo l’utente che ha creato il modello libreria può modificarlo o eliminarlo (a meno che non sia stata attivata la condivisione avanzata).
Esistono diversi flussi di lavoro per inviare i documenti da firmare, per raccogliere le firme e per inviare un documento firmato, tra cui:
Le sezioni seguenti trattano in modo più dettagliato ognuna di queste procedure.
Per ulteriori informazioni sull’invio degli accordi, fai clic qui. |
A seconda delle tue esigenze aziendali, un accordo potrebbe richiedere l’intervento di più destinatari. Ad esempio, potrebbe essere necessaria la firma di due persone, l’approvazione di una terza, o la delega a un altro firmatario. Quando invii un accordo a più destinatari, sono inoltre disponibili opzioni aggiuntive per la modalità di indirizzamento dell’accordo: in sequenza, in parallelo o con indirizzamento ibrido.
Per ulteriori informazioni sull’invio di un accordo a più firmatari, fai clic qui. |
Il nome di questo processo ne indica chiaramente la funzione. Viene utilizzato per le situazioni in cui solo tu devi firmare un documento e inviarlo a una o più persone, ad esempio se devi inviare un modulo W-9 e/o un accordo di non divulgazione a una o più persone. Puoi inviare il documento firmato a te stesso, purché non utilizzi lo stesso indirizzo e-mail con cui hai eseguito l’accesso. Questo è dovuto al fatto che viene salvata una copia del documento firmato e puoi accedervi dalla scheda Gestisci. Tieni presente che la funzione “Compila e firma” è disponibile solo nella pagina Home.
Per ulteriori informazioni sull’uso di “Compila e firma”, fai clic qui. |
1. Fai clic su Compila e firma un documento nella pagina Home.
3. Immetti un Nome accordo.
4. Trascina il file da far firmare oppure fai clic sul collegamento Aggiungi file e individua/allega il documento dal tuo sistema locale o da un dispositivo di rete.
5. Fai clic su Avanti.
6. Viene caricata la pagina Compila e firma.
Inserisci eventuali contenuti (testo, verifiche, firme) in base alle tue esigenze.
7. Al termine, fai clic su Fine.
8. Viene visualizzata la pagina post-firma con le opzioni che consentono di inviare il documento, scaricarne una copia, visualizzarlo nella pagina Gestisci o firmare un altro documento.
Il processo Invia in modalità collettiva consente di inviare un documento a centinaia di singoli utenti contemporaneamente. Ogni firmatario firma una propria copia del documento e i singoli accordi ti vengono restituiti. Questo processo è utile ad esempio per raccogliere accordi di riservatezza, documenti richiesti dalla Risorse Umane o richieste di congedo. Il collegamento a Invia in modalità collettiva si trova nella pagina Home.
Per inserire i destinatari per Invia in modalità collettiva, puoi aggiungere gli indirizzi e-mail nel campo “A:” oppure puoi caricare un file con valori separati da virgole (.CSV) contenente i dati dei destinatari. L’utilizzo di un file .CSV consente di precompilare i dati per ciascun firmatario, personalizzando i dati dei campi per ogni persona. Ad esempio, puoi personalizzare il messaggio e-mail “Firma...” inviato a ciascun firmatario.
Per ulteriori informazioni sull’uso di Invia in modalità collettiva, fai clic qui.. |
I moduli Web sono documenti in hosting che possono essere firmati da chiunque vi possa accedere. Sono ideali per fogli di iscrizione, dichiarazioni di non responsabilità o qualsiasi documento destinato a essere visualizzato e firmato online da molte persone.
I moduli Web possono essere generati in due diversi modi: come JavaScript o URL. L’opzione JavaScript fornisce il codice che consente di incorporare il modulo Web nel sito web. L’opzione URL fornisce un indirizzo web ospitato da Acrobat Sign che i mittenti possono utilizzare per far firmare il documento. Il collegamento per creare moduli Web si trova nella pagina Home.
Anche se l’esperienza di firma dei moduli Web è identica a una normale transazione tramite Acrobat Sign, i moduli Web possono essere firmati solo da un firmatario e controfirmati da chiunque tu abbia designato.
La firma è una delle funzioni principali di Acrobat Sign. Chiunque può firmare tramite un collegamento e-mail da qualsiasi browser web, su computer o dispositivo mobile. Se disponi di un account Acrobat Sign, puoi firmare utilizzando l’app “Acrobat Sign Manager” nativa per iOS o Android. Inoltre anche avviare la firma dalla pagina Gestisci. La firma è inoltre incorporata nel processo “Compila e firma”.
Per ulteriori informazioni sulla firma di documenti tramite un’app, fai clic qui. |
Acrobat Sign supporta le versioni più recenti dei browser web su smartphone e tablet, per i sistemi operativi iOS o Android.
Con la dashboard intuitiva di Acrobat Sign Manager puoi accedere ai tuoi documenti da un dispositivo mobile per inviare e firmare gli accordi. La nuova funziona bene con iOS 9 e iPad Pro. L’esperienza di invio migliorata semplifica l’invio dei documenti per la firma.
Acrobat Sign Manager per Android è localizzato in 19 lingue, come Acrobat Mobile.
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