Passa al Pacchetto di componenti del connettore CPQ di Adobe Sign for Salesforce nell’AppExchange Salesforce.
Ultimo aggiornamento il
3 gen 2023
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Si applica anche a Adobe Acrobat Sign
Panoramica
Il Connettore CPQ di Adobe Sign for Salesforce inserisce un pulsante nell’app Salesforce CPQ che consente di generare un accordo allegandovi in automatico un preventivo e di inviare i documenti per la firma elettronica direttamente dall’app Salesforce.
La guida all’installazione del Connettore CPQ per Adobe Sign for Salesforce fornisce istruzioni su come:
Prerequisiti
È necessario disporre di:
- Adobe Sign for Salesforce v24.0 o versione successiva installato sul sistema.
- Salesforce CPQ Summer ’22 v238.3 o versione successiva installato sul sistema.
Nota: Salesforce CPQ v 234.4.1 e versioni successive includono un aggiornamento che supporta funzioni avanzate di generazione degli accordi utilizzando variabili di runtime.
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Accedi al tuo account Salesforce utilizzando una delle seguenti opzioni di accesso, a seconda dei casi:
- Se disponi già di un account Salesforce, seleziona Accesso e immetti le credenziali quando vengono richieste.
- Se non disponi di un account, seleziona Continua come ospite. Viene richiesto di creare un account Salesforce e quindi di accedere utilizzando le nuove credenziali.
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Nella pagina Aggiorna Acrobat Sign Document Builder visualizzata, seleziona Installa per tutti gli utenti, quindi seleziona Aggiorna.
Quando viene segnalato che l’aggiornamento dell’app richiede molto tempo, seleziona Fine per continuare. Una volta completata l’installazione, riceverai un messaggio e-mail di conferma.
La relazione tra il preventivo e qualsiasi accordo inviato utilizzando il preventivo può essere utile per mantenere aggiornato il preventivo in corso, nonché la cronologia dei preventivi su un account.
Per aggiungere l’oggetto elenco degli accordi:
- Passa a Configurazione > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
- Nella colonna di sinistra, seleziona Documento preventivo.
- Nel pannello a sinistra, seleziona Layout di pagina.
- Sotto Nome layout di pagina, seleziona Layout documento preventivo.
- Nella casella Layout documento preventivo in alto, seleziona Elenchi correlati.
- Trascina l’oggetto Accordo dall’elenco degli oggetti alla sezione Elenchi correlati della pagina.
- Seleziona Salva.
Una volta configurato, l’accordo associato al preventivo viene visualizzato sulla scheda Correlati del documento preventivo.
- Passa a Configurazione > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
- Nella colonna di sinistra, seleziona Account.
- Nel pannello a sinistra della pagina che si apre, seleziona Layout di pagina.
- Da Nome layout di pagina, seleziona Layout account CPQ.
- Dalla casella nella parte superiore della pagina, seleziona Elenchi correlati.
- Trascina l’oggetto Accordi alla sezione Elenchi correlati.
- Seleziona Salva.
- Passa a Configurazione > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
- Nella colonna di sinistra, seleziona Opportunità.
- Nel pannello a sinistra della pagina che si apre, seleziona Layout di pagina.
- Da Nome layout di pagina, seleziona Layout opportunità CPQ.
- Nella casella Tipo di oggetto nella parte superiore della pagina, seleziona Elenchi correlati.
- Trascina l’oggetto Accordo nella sezione Elenchi correlati della pagina.
- Seleziona Salva.
Per aggiungere il campo Accordo al modello di preventivo:
- Passa a Configurazione > Oggetti e campi > Gestore oggetti.
- Seleziona Modello di preventivo dalle opzioni sul lato sinistro della pagina.
- Seleziona Layout di pagina nella barra a sinistra.
- Sotto Nome layout di pagina, seleziona Layout modello di preventivo.
- Nella casella Tipo di oggetto nella parte superiore della pagina, seleziona Campi.
- Trascina l’oggetto Modello di accordo dall’elenco degli oggetti alla sezione Dettagli modello di preventivo.
- Seleziona Salva.
Una volta applicato il campo di ricerca al layout di pagina, puoi associare i modelli di preventivi a qualsiasi modello di accordo. Consente di utilizzare i flussi di firma, gli allegati dei documenti e le funzioni di mappatura dati/unione dei modelli di accordo.
Una volta installato Adobe Sign for Salesforce CPQ versione 1.4 o successiva, devi aggiungere il pulsante “Genera Adobe Sign” affinché sia possibile generare un preventivo e allegarlo automaticamente a un accordo. Per eseguire questa operazione:
Per allegare automaticamente un preventivo a un accordo pronto per l’invio, è necessario creare un modello predefinito per l’accordo e il preventivo.
Segui i passaggi riportati di seguito per creare un modello di base per allegare un preventivo: i passaggi di configurazione riportati di seguito forniscono istruzioni su come creare un modello di accordo di base in cui è possibile allegare un preventivo.
Per ulteriori informazioni sui modelli di accordo, consulta la sezione Modelli.
Nota:
quando si utilizza l’opzione Genera con Adobe Sign, il modello di accordo deve essere configurato solo con la variabile del modello di accordo.
La configurazione di un modello di accordo mediante le variabili di runtime offre maggiore efficienza nella creazione degli accordi. Quando si creano accordi, all’accordo viene automaticamente associato il PDF documento preventivo generato. Inoltre, consente agli utenti di utilizzare i documenti della libreria Adobe Sign nei modelli di accordo, oltre al documento preventivo.
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Passa al modulo di avvio delle app e apri Adobe Acrobat Sign for Salesforce.
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Nella pagina dei dettagli del modello di accordo che viene visualizzata:
- Fornisci un valore predefinito Nome accordo.
- Definisci la proprietà Oggetto Salesforce come Documento preventivo.
- Seleziona Mappatura dei dati nei campi dell’accordo. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata:
- Nel campo Tipo di origine, seleziona Opportunità preventivo (riferimento) dalle opzioni.
- In Campo accordo di destinazione, seleziona Opportunità (riferimento) dalle opzioni.
- Seleziona Salva.
La pagina Dettagli modello rispecchia i campi dati mappati, come illustrato di seguito.
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Nella scheda Allegato:
- Per aggiungere un documento a ogni preventivo, seleziona Carica file oppure trascina il file nel campo Carica.
- Per allegare il preventivo, seleziona Scegli origine documento.
- Nella finestra di dialogo Scegli origine documento che viene aperta:
- Seleziona l’opzione Variabile di runtime.
- Nel campo Aggiungi un nome di variabile di runtime, assegna il nome di variabile QuoteDocument.
- Al termine, seleziona Aggiungi.
Il preventivo allegato viene visualizzato come di seguito:
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Nella finestra di dialogo Aggiungi destinatario che viene aperta:
- Scegli oggetto o variabile di runtime: Ricerca basata sul campo Oggetto principale.
- Per Tipo destinatario, seleziona Referente.
- Per Campo sorgente da oggetto principale, seleziona ID referente principale.
- Seleziona Salva.
Il destinatario risultante viene visualizzato come illustrato di seguito:
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Dal modulo di avvio delle app, seleziona Salesforce CPQ per aprire l’app.
Una volta completata l’installazione e tutte le configurazioni, il preventivo viene allegato automaticamente a un accordo e il destinatario dell’accordo corrisponde al referente di fatturazione del preventivo CPQ.
Per esplorare e utilizzare i vantaggi dell’integrazione tra Adobe Acrobat Sign e CPQ, consulta Modelli di Adobe Sign.
Segui i passaggi riportati di seguito per generare un accordo a cui è allegato in automatico un preventivo:
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Dal menu superiore, seleziona Preventivi > + Nuovo preventivo.
Nella pagina dei dettagli del nuovo preventivo che viene visualizzata, fornisci i seguenti dettagli:
- Definisci la relazione del preventivo con l’account o l’opportunità di Salesforce.
- Fornisci altri dettagli: termini di pagamento, metodo di consegna, sconto e informazioni di fatturazione/spedizione.
- Seleziona Salva.
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Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni (▼) > Modifica linee.
Apre la pagina Modifica preventivo senza elementi riga.
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Per avviare l’elenco dei prodotti, seleziona Aggiungi prodotti.
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La pagina Modifica preventivo viene caricata di nuovo, questa volta mostrando gli elementi riga selezionati.
Questa pagina consente di modificare ogni elemento riga per modificare i campi della quantità o degli sconti aggiuntivi.
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Nella pagina Documento preventivo che viene aperta, passa alla scheda Correlati > Accordo. Seleziona il nome dell’accordo e verifica quanto segue:
- L’accordo è in stato Bozza.
- Sono stati aggiunti i destinatari (con Referente principale), l’account e l’opportunità.
- Il nome dell’accordo corrisponde al nome del modello fornito.
- La sezione File presenta il documento Preventivo insieme al documento incluso.
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Dopo aver confermato tutti i dettagli, seleziona Anteprima e aggiungi campi firma, quindi seleziona Avanti.
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In modalità di anteprima, aggiungi i campi firma necessari per tutti i firmatari e verifica i dettagli. Al termine, seleziona Invia.
Una volta inviato correttamente l’accordo, viene visualizzato un messaggio come illustrato di seguito. Seleziona OK per chiudere la schermata.
Nella pagina di Salesforce CPQ, lo stato dell’accordo diventa Inviato per firma, come illustrato di seguito.
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Per creare un nuovo modello di preventivo, seleziona la scheda Modelli di preventivo.
Il modello di preventivo definisce il layout e lo stile globali della pagina del preventivo (dimensioni pagina, margini, dimensioni font, famiglia e colore, ecc.).
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Seleziona la scheda Preventivi e crea un nuovo preventivo con i seguenti dettagli:
- Definisci la relazione del preventivo con l’account o l’opportunità di Salesforce.
- Fornisci altri dettagli: termini di pagamento, metodo di consegna, sconto e informazioni di fatturazione/spedizione.
- Seleziona Salva.
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Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni (▼) > Modifica linee.
Apre la pagina Modifica preventivo senza elementi riga.
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Per avviare l’elenco dei prodotti, seleziona Aggiungi prodotti.
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La pagina Modifica preventivo viene caricata di nuovo, questa volta mostrando gli elementi riga selezionati.
Questa pagina consente di modificare ogni elemento riga per modificare i campi della quantità o degli sconti aggiuntivi.
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Per aggiungere uno o più documenti al preventivo:
- Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni (▼) > Includi documento.
- Seleziona Scegli file e cerca nel sistema locale il file da includere.
- Dopo aver allegato il file, seleziona Salva.
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Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni (▼) > Genera documento.
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Il preventivo viene generato come documento e la pagina visualizza il preventivo e gli altri documenti inclusi. Ora puoi aggiungere i file disponibili e riordinarli. Al termine, seleziona Invia ad Adobe Sign.
Associa automaticamente il preventivo e i file Contenuti inclusi all’accordo. Il contatto di fatturazione sul record del preventivo CPQ viene importato come Destinatario sull’accordo.
Quando l’accordo è stato creato, potrai visualizzarlo associato all’account e all’opportunità di Salesforce correlati (tramite la configurazione del preventivo) nello stato di Bozza (presumendo che l’oggetto accordo sia stato aggiunto ai layout di pagina Account e Opportunità).
Nota:se utilizzi la ricerca del modello di accordo, puoi configurare tale modello in Invio automatico e il preventivo verrà inviato una volta generato.
Per modificare e inviare l’accordo:
- Seleziona il collegamento dell’accordo per aprirlo.
- Esamina l’elenco dei destinatari e i file allegati e apporta le modifiche necessarie.
- Seleziona Invia.
Una volta inviato l’accordo, viene visualizzato un messaggio di conferma come illustrato di seguito.
I modelli di Acrobat Sign consentono di automatizzare in modo esteso la configurazione dei processi degli accordi, nonché di inserire automaticamente i dati da e verso i moduli degli accordi.
Per ulteriori informazioni, consulta Guida alle mappature e ai modelli.
Di seguito è riportata una configurazione di esempio con alcune opzioni che funzionano perfettamente con Salesforce CPQ.
Precompilare i campi dell’accordo con i valori dei campi preventivo
Puoi personalizzare un accordo aggiungendo valori dal documento preventivo. Per eseguire questa operazione:
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Per specificare il valore del campo e il campo di destinazione:
- Dal selettore Seleziona campo origine da oggetto principale, puoi selezionare un’opzione da utilizzare come origine del valore del campo da importare nel campo Accordo. In questo esempio, seleziona Nome documento (stringa).
- Campo accordo di destinazione è il campo in cui dovrà essere inserto il valore. Per questo esempio, utilizza Nome accordo (stringa).
- Seleziona Salva.
Quando aggiungi delle mappature al modello, queste vengono elencate nella scheda Correlati del modello.
Aggiungere file allegati
Puoi aggiungere un documento preventivo agli accordi seguendo un processo simile a quello per aggiungere qualsiasi allegato di file a un accordo. Quando crei un accordo e aggiungi un allegato, all’accordo viene automaticamente associato il PDF QuoteDocument generato.
Segui i passaggi riportati di seguito per aggiungere un documento preventivo a un accordo:
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Nella finestra di dialogo che si apre, compila il campo Nome variabile con Documento preventivo, quindi seleziona Salva.
Nota: è necessario un nome di variabile perché per Tipo allegato è stata selezionata una variabile di runtime. Se selezioni una libreria come Tipo allegato, viene visualizzato un elenco dei documenti disponibili in tale libreria.
Come per le Mappature dei campi, viene creato un elenco di file allegati per il modello sulla scheda Correlati del modello.
Aggiungere destinatari
È possibile aggiungere destinatari al Modello di accordo per definire un flusso di firma in base alle tue pratiche interne. È sufficiente inviare l’accordo con il cliente/firmatario oppure includere procedure interne di approvazione e controfirme. Quando un PDF di documenti preventivo è associato a un accordo, esso richiama automaticamente il contatto principale per il quale è stato generato il documento preventivo.
Segui i passaggi riportati di seguito per aggiungere il contatto principale sul preventivo come firmatario utilizzando una variabile di runtime:
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Nella finestra di dialogo visualizzata, fornisci i dettagli seguenti:
- Nel campo Origine del destinatario, seleziona Variabile di runtime.
- Assicurati che Tipo destinatario sia Contatto.
- Mansione destinatario determina se il referente applicherà una firma. Seleziona Approva o Delega.
- Verifica firmatario determina se il destinatario deve utilizzare un’autenticazione a due fattori.
- E-mail: nessun secondo fattore, l’e-mail è l’unica convalida dell’identità del destinatario.
- Password: applica una password alla firma del documento, forzando l’inserimento della password prima che il documento sia visualizzabile.
- KBA: l’autenticazione basata su conoscenza può essere utilizzata solo negli Stati Uniti e utilizza il numero di previdenza sociale del destinatario per porre diverse domande a cui è necessario rispondere prima che il documento sia visualizzabile.
- Social: l’autenticazione social richiede al firmatario di autenticarsi in un’altra applicazione social (LinkedIn, Facebook, ecc.) prima di presentare il documento.
- Telefono: un SMS viene inviato al telefono del destinatario, che deve immettere il numero di sei cifre per visualizzare il documento.
- Messaggio destinatario fornisce un messaggio privato al destinatario nel momento in cui apre il documento per la firma.
- Indice è l’ordine di firma del destinatario.
- Al termine, seleziona Avanti.
Collegare il modello di preventivo al modello di accordo
Puoi collegare il Modello di accordo al Modello di preventivo per automatizzare l’accordo al momento della generazione del preventivo.
Nota: quando utilizzi l’opzione Genera con Adobe Sign, il modello di accordo deve essere configurato solo con la variabile di modello di accordo.
Per collegare gli oggetti:
- Assicurati che il campo Modello di accordo sia aggiunto al layout di pagina del modello di preventivo. Per informazioni su come aggiungere il modello di accordo al modello di preventivo, consulta la sezione Configurare gli oggetti Preventivo per l’invio degli accordi.
- Apri Salesforce CPQ dal modulo di avvio app.
- Seleziona la scheda Modelli di preventivo.
- Modifica il Modello di preventivo che desideri associare al modello di accordo.
- Nel campo Modello di accordo, seleziona il modello di accordo corretto.
- Seleziona Salva.
Nota:
Prima di utilizzare un modello di accordo, assicurati di:
- Il Modello di accordo sia Attivo.
- Il Modello di preventivo abbia uno stato di Distribuito.