Come eliminare un accordo

Panoramica

L’eliminazione del record di un accordo in Adobe Sign è un processo attentamente controllato che deve essere autorizzato da un amministratore a livello di account.

L’eliminazione di un accordo dal sistema non annulla la validità dell’accordo (se questo era stato completato correttamente), né dispensa le parti coinvolte dai propri obblighi.

L’annullamento di un contratto legale è una negoziazione legale tra le parti coinvolte, così come lo è la creazione di un contratto. Un accordo può essere eliminato definitivamente solo se l’azienda è certa che il contratto non sia più in vigore.


Eliminazione degli accordi a livello di utente - Nasconderli nella visualizzazione

Alla luce di quanto sopra, Adobe Sign non consente agli utenti non amministratori di eliminare effettivamente un accordo dal sistema.

Tuttavia, un utente può nascondere un accordo nella propria visualizzazione.

Gli accordi nascosti non vengono visualizzati nelle ricerche né inclusi nei report. Vengono totalmente esclusi dall’esperienza dell’utente e, all’occorrenza, possono essere resi di nuovo visibili.

Se un utente ha l’esigenza di eliminare definitivamente una transazione di accordo, dovrà rivolgersi al proprio amministratore a livello di account e richiedere che tale azione venga eseguita.


Governance dei dati:
Eliminazione degli accordi dopo una specifica finestra temporale

Gli amministratori a livello di account possono configurare i criteri di conservazione dei dati a livello di account e di gruppo.

Le regole per la governance dei dati sono applicabili agli accordi che hanno raggiunto uno stato terminale (completati, scaduti o abbandonati).

È consentita una regola per gruppo. La regola definisce per quanto tempo l’accordo viene mantenuto nel sistema Adobe Sign una volta che è diventato terminale, e se il relativo report di audit/SIR deve essere eliminato unitamente ai PDF dell’accordo.

Nota:

Gli amministratori a livello di gruppo non dispongono delle autorizzazioni necessarie per definire le regole di governance dei dati.  Per configurare le impostazioni a livello di gruppo è necessario disporre delle autorizzazioni per amministratore a livello di account.


Eliminazione basata su GDPR

Gli amministratori a livello di privacy sono autorizzati a eliminare definitivamente un accordo in modo ad hoc.

Un amministratore della privacy è un amministratore a livello di account che dispone di autorizzazioni aggiuntive. Qualsiasi amministratore dell’account può essere promosso al livello di privacy.

Gli amministratori della privacy si avvalgono degli strumenti GDPR per individuare ed eliminare singoli accordi.


Eliminazione basata su API

Se è abilitata l’eliminazione degli accordi basata su API, gli amministratori dei clienti hanno la possibilità di utilizzare l’API di Adobe Sign per rimuovere i documenti singolarmente.

Si tratta di una soluzione basata su codice di programmazione:

Per abilitare questa opzione, contatta l’assistenza tecnica.

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