Conformità ai requisiti del GDPR

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) è la nuova legge sulla privacy dell’Unione Europea che armonizza e modernizza i requisiti di protezione dei dati. Anche se esistono molti requisiti nuovi o migliorati, i principi di base fondamentali rimangono invariati. Le nuove disposizioni si basano su una definizione di dati personali più ampia e con portata maggiore, e sono applicabili a tutte le aziende che raccolgono informazioni personali su singoli cittadini nell’UE. Il regolamento prevede che le singole persone abbiano il diritto di comprendere quali dati personali sono stati raccolti e di richiederne la cancellazione, quando appropriato.

Ai fini di questo articolo, il termine Utente si riferisce a un membro di un’azienda che invia accordi per la firma. Il termine Firmatario si riferisce a un utente che riceve e firma o rifiuta l’accordo. Un amministratore privacy è un amministratore dell’account Acrobat Sign autorizzato a usare specifici controlli per rimuovere le informazioni personali dal servizio, su richiesta di un mittente o di un firmatario.

L’univocità dell’utente si basa sull’indirizzo e-mail utilizzato per identificare tale persona. Una persona che dispone di più indirizzi e-mail può avere più ID utente distinti nel sistema. Tutti i controlli GDPR di Acrobat Sign si basano sull’utilizzo dell’indirizzo e-mail per trovare e gestire le informazioni personali. Non esiste alcuna connessione tra gli specifici indirizzi e-mail e un amministratore troverà solo i dati relativi all’indirizzo e-mail fornito.

Funzionalità che supportano i requisiti GDPR

Acrobat Sign offre funzionalità che aiutano i clienti a rispettare i requisiti GDPR. Per ulteriori informazioni su come Adobe protegge la tua privacy, visita www.adobe.com/it/privacy.

Il regolamento RGPD rafforza il diritto delle persone a richiedere l’accesso ai propri dati personali, nonché la loro correzione ed eliminazione.

• Accesso: un utente o firmatario può accedere direttamente alla maggior parte delle sue informazioni personali tramite l’interfaccia utente di Acrobat Sign. Una piccola quantità di informazioni sulle attività non è attualmente disponibile in forma diretta. Il titolare di un account per utente singolo dovrà contattare l’ufficio Privacy di Adobe all’indirizzo Adobe.com/it/privacy per richiedere l’accesso a tali informazioni. Più avanti in questo articolo viene fornito un esempio di questo tipo di report.
• Correzione: tutte le informazioni personali raccolte su utenti o firmatari sono disponibili tramite l’interfaccia utente. Se sono richieste delle modifiche, l’utente o il firmatario può apportarle direttamente senza contattare Adobe o il suo amministratore.
• Eliminazione: esistono azioni diverse a seconda del ruolo rivestito nel processo di firma. Un utente che invia accordi deve inoltrare la richiesta alla società di cui è dipendente. Adobe non può partecipare a questa interazione e non controlla i dati raccolti dal datore di lavoro nel corso delle attività aziendali.  Durante il processo di firma, viene raccolta una quantità minima di informazioni su un firmatario. I dati raccolti includono nome, indirizzo e-mail, indirizzo IP e, facoltativamente, numero di telefono e codice monouso. Tali informazioni vengono archiviate con l’accordo e la firma e sono gestite dall’azienda che ha inviato l’accordo. Se un firmatario richiede informazioni in merito ai dati personali raccolti con un accordo, deve contattare il mittente dell’accordo. Adobe, in qualità di responsabile del trattamento, non può fornire informazioni al firmatario in merito all’accordo o all’azienda che lo ha inviato. Poiché le sole informazioni salvate sul firmatario si trovano nell’accordo, eliminando l’accordo vengono eliminati anche i dati personali del firmatario. Se il mittente accetta di eliminare le informazioni del firmatario, potrà usare il menu Privacy per trovare ed eliminare gli accordi a cui ha partecipato il firmatario.

Per quanto riguarda i set di strumenti di Acrobat Sign, sono disponibili tre funzionalità:

• Registri a livello di utente: un registro dei vari eventi (che includono informazioni personali) attivati nell’ambiente Acrobat Sign.
• Eliminazione degli accordi: gli amministratori privacy possono visualizzare ed eliminare qualsiasi accordo creato da qualsiasi utente all’interno del proprio account.
• Eliminazione degli utenti: gli amministratori privacy possono eliminare qualsiasi utente dal proprio account.

Registri a livello di utente

Qualsiasi utente può richiedere al centro privacy di Adobe di fornirgli il registro delle sue attività nel sistema Acrobat Sign, in cui sono inclusi i suoi dati privati.

Tali informazioni vengono restituite sotto forma di file CSV contenente:

• Data dell’evento
• Tipo di evento
• Indirizzo IP da cui è stato attivato l’evento

Eliminazione degli accordi

Applicabile solo agli accordi inviati dagli utenti gestiti dall’amministratore privacy.

Quando un firmatario richiede la rimozione delle sue informazioni dal sistema Acrobat Sign, l’amministratore privacy dell’account può eseguire ricerche in base all’indirizzo e-mail dell’utente e restituire tutti gli accordi a cui ha partecipato tale indirizzo e-mail e che sono stati creati nell’account dell’amministratore.

Se l’amministratore privacy determina che l’accordo non è più necessario, può eliminarlo dal servizio in modo completo e irrevocabile.

I destinatari che contattano Acrobat Sign saranno indirizzati a rivedere la propria scheda Gestisci e a contattare l’azienda che ha originariamente creato la transazione allo scopo di eliminare l’accordo.

Acrobat Sign, come responsabile del trattamento del cliente, non eliminerà mai un accordo su richiesta di un destinatario.

Eliminazione utenti

Applicabile solo agli utenti gestiti dall’amministratore privacy.

Quando un dipendente richiede l’eliminazione dei suoi dati dai tuoi sistemi, questo strumento consente di eliminare completamente tutti i dati dell’utente dai server Acrobat Sign. 

Gli utenti devono inoltrare questa richiesta direttamente all’amministratore privacy dell’account. Solo l’amministratore privacy può eliminare gli utenti.

Il servizio di assistenza di Acrobat Sign non può eliminare gli utenti da un account e, se riceve una richiesta in tal senso, inviterà l’utente a rivolgersi all’amministratore dell’account.

Come richiedere la rimozione dei propri dati da Acrobat Sign

Affinché i dati personali di un utente possano essere eliminati dal sistema Acrobat Sign, le risorse dell’utente devono essere risolte correttamente. Questo processo varia a seconda del tipo di utente o account coinvolto, che può essere raggruppato in quattro categorie:

Eliminare le informazioni di un utente

Per eliminare un utente dal server di Acrobat Sign è necessario innanzitutto disporre di autorizzazioni di sistema per tale ID utente. Se l’utente non è nel tuo account, non puoi eliminarlo.

Per determinare se disponi delle autorizzazioni necessarie per un utente:

Eliminare gli accordi di un utente

Verifica che l’indirizzo e-mail sia corretto e che verrà eliminato l’ID utente corretto. 

L’eliminazione dell’ID utente è un’operazione irrevocabile.

Eliminare gli accordi di un utente

Il regolamento GDPR conferisce agli utenti (in questo caso, si tratta solitamente dei firmatari) il diritto di esigere che tutti i record che contengono i loro dati personali, e per i quali non sussiste più un motivo di business che ne giustifichi la conservazione, di essere eliminati dai sistemi.

Nel contesto di Acrobat Sign, questo significa che l’utente deve contattare l’azienda con cui ha firmato dei documenti per richiedere che i documenti presenti nel sistema vengano valutati e, se appropriato, eliminati.

Un amministratore privacy deve essere nominato dagli amministratori dell’account, che lo autorizzano a visualizzare tutti gli accordi ed eliminarli in base alle esigenze.

Il processo di conformità RGPD è semplice e la decisione di eliminare o conservare gli accordi spetta esclusivamente all’amministratore privacy dell’account.

Per esaminare ed eliminare i contenuti di un utente:

Abilitare un amministratore come amministratore privacy

L’accesso alla pagina Privacy è riservato agli amministratori privacy. 

Solo gli utenti contrassegnati come Amministratore privacy possono accedervi.

Per abilitare un amministratore privacy:

Centro per la privacy di Adobe

Eventuali richieste che non sono supportate dagli strumenti disponibili nell’interfaccia utente e domande sulla conformità al regolamento RGPD devono essere inviate al Centro per la privacy di Adobe.

Gli addetti all’assistenza e i Success Agent non hanno accesso agli strumenti che consnetono di eliminare i contenuti dai server.