DICHIARAZIONE DI NON RESPONSABILITÀ: questa guida intende fornire delle linee guida e NON rappresenta consulenza legale. Per essere certo di soddisfare i requisiti in vigore nelle aree in cui operi, rivolgiti al consulente legale della tua azienda.
Adobe Acrobat Sign supporta integralmente il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) per tutti gli utenti.
In base al requisito del RGPD di ottenere il consenso degli utenti prima di archiviare i dati su dispositivo degli utenti, alcuni utenti possono ricevere una o più richieste relative all’abilitazione dei cookie:
DICHIARAZIONE DI NON RESPONSABILITÀ: questa guida intende fornire delle linee guida e NON rappresenta consulenza legale. Per essere certo di soddisfare i requisiti in vigore nelle aree in cui operi, rivolgiti al consulente legale della tua azienda. |
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) è la nuova legge sulla privacy dell’Unione Europea che armonizza e modernizza i requisiti di protezione dei dati. Anche se esistono molti requisiti nuovi o migliorati, i principi di base fondamentali rimangono invariati. Le nuove disposizioni si basano su una definizione di dati personali più ampia e con portata maggiore, e sono applicabili a tutte le aziende che raccolgono informazioni personali su singoli cittadini nell’UE. Il regolamento prevede che le singole persone abbiano il diritto di comprendere quali dati personali sono stati raccolti e di richiederne la cancellazione, quando appropriato.
Ai fini di questo articolo, il termine Utente si riferisce a un membro di un’azienda che invia accordi per la firma. Il termine Firmatario si riferisce a un utente che riceve e firma o rifiuta l’accordo. Un amministratore privacy è un amministratore dell’account Acrobat Sign autorizzato a usare specifici controlli per rimuovere le informazioni personali dal servizio, su richiesta di un mittente o di un firmatario.
L’univocità dell’utente si basa sull’indirizzo e-mail utilizzato per identificare tale persona. Una persona che dispone di più indirizzi e-mail può avere più ID utente distinti nel sistema. Tutti i controlli GDPR di Acrobat Sign si basano sull’utilizzo dell’indirizzo e-mail per trovare e gestire le informazioni personali. Non esiste alcuna connessione tra gli specifici indirizzi e-mail e un amministratore troverà solo i dati relativi all’indirizzo e-mail fornito.
Acrobat Sign offre funzionalità che aiutano i clienti a rispettare i requisiti GDPR. Per ulteriori informazioni su come Adobe protegge la tua privacy, visita www.adobe.com/it/privacy.
Il regolamento RGPD rafforza il diritto delle persone a richiedere l’accesso ai propri dati personali, nonché la loro correzione ed eliminazione.
Per quanto riguarda i set di strumenti di Acrobat Sign, sono disponibili tre funzionalità:
Qualsiasi utente può richiedere al centro privacy di Adobe di fornirgli il registro delle sue attività nel sistema Acrobat Sign, in cui sono inclusi i suoi dati privati.
Tali informazioni vengono restituite sotto forma di file CSV contenente:
Applicabile solo agli accordi inviati dagli utenti gestiti dall’amministratore privacy.
Quando un firmatario richiede la rimozione delle sue informazioni dal sistema Acrobat Sign, l’amministratore privacy dell’account può eseguire ricerche in base all’indirizzo e-mail dell’utente e restituire tutti gli accordi a cui ha partecipato tale indirizzo e-mail e che sono stati creati nell’account dell’amministratore.
Se l’amministratore privacy determina che l’accordo non è più necessario, può eliminarlo dal servizio in modo completo e irrevocabile.
I destinatari che contattano Acrobat Sign saranno indirizzati a rivedere la propria scheda Gestisci e a contattare l’azienda che ha originariamente creato la transazione allo scopo di eliminare l’accordo.
Acrobat Sign, come responsabile del trattamento del cliente, non eliminerà mai un accordo su richiesta di un destinatario.
Applicabile solo agli utenti gestiti dall’amministratore privacy.
Quando un dipendente richiede l’eliminazione dei suoi dati dai tuoi sistemi, questo strumento consente di eliminare completamente tutti i dati dell’utente dai server Acrobat Sign.
Gli utenti devono inoltrare questa richiesta direttamente all’amministratore privacy dell’account. Solo l’amministratore privacy può eliminare gli utenti.
Il servizio di assistenza di Acrobat Sign non può eliminare gli utenti da un account e, se riceve una richiesta in tal senso, inviterà l’utente a rivolgersi all’amministratore dell’account.
Account individuale e gratuito
Gli utenti che sono di fatto l’unica persona di un account o che dispongono solo di un account gratuito non potranno eliminare se stessi. In questo caso, l’utente dovrà contattare il Centro per la privacy di Adobe.
L’utente deve fornire il proprio indirizzo e-mail e richiedere esplicitamente che l’utente associato all’indirizzo e-mail venga eliminato dai sistemi Acrobat Sign. Il Centro per la privacy di Adobe intraprenderà le azioni necessarie affinché l’utente venga eliminato.
Affinché i dati personali di un utente possano essere eliminati dal sistema Acrobat Sign, le risorse dell’utente devono essere risolte correttamente. Questo processo varia a seconda del tipo di utente o account coinvolto, che può essere raggruppato in quattro categorie:
I firmatari sono univoci in quanto tutti i loro accordi sono stati creati da altri utenti.
Il primo passaggio da eseguire per eliminare i propri contenuti dal sistema Acrobat Sign consiste nel registrare il proprio indirizzo e-mail e verificare quali contenuti sono associati a tale indirizzo e-mail.
Puoi registrare il tuo indirizzo e-mail qui
Una volta registrato l’indirizzo e-mail:
Se questa pagina non contiene nulla, contatta il Centro per la privacy di Adobe e richiedi che il tuo utente (indirizzo e-mail) venga eliminato dal sistema Acrobat Sign.
Per eliminare i contenuti degli accordi, dovrai contattare il mittente originale degli accordi in questione.
Solo l’account del mittente originale è autorizzato a rivedere l’accordo ed eliminarlo.
Nota: l’amministratore privacy dell’account del mittente originale determina quando un contratto può essere eliminato.
Per determinare chi è il mittente originale:
Ripeti questa procedura per tutti gli accordi elencati nella pagina Gestisci per le categorie Completato e In corso.
Tutti gli accordi nella sezione In attesa del tuo intervento dovrebbero essere rifiutati:
Una volta che avrai rifiutato tutti gli accordi aperti e contattato i mittenti degli accordi completati , contatta il Centro per la privacy di Adobe e richiedi che il tuo utente (indirizzo e-mail) venga eliminato dal sistema Acrobat Sign.
Gli utenti che hanno aderito a un piano di servizio gratuito o Individual dispongono di un indirizzo e-mail registrato, e possono accedere liberamente al proprio account per rivederne i contenuti.
In caso di problemi di accesso, fai clic sul collegamento Ho dimenticato la password, appena sotto i campi di accesso, e ripristina il valore della password.
Una volta effettuato l’accesso al servizio:
Fai clic sulla scheda Gestisci nella parte superiore della finestra.
In questa pagina sono riportati tutti i restanti contenuti Acrobat Sign in cui è incluso il tuo indirizzo e-mail.
Per richiedere l’eliminazione degli accordi inviati da altri utenti, devi contattare il mittente originale dell’accordo.
Solo l’account del mittente originale è autorizzato a rivedere l’accordo ed eliminarlo.
Nota: i requisiti RGPD non impongono l’eliminazione degli accordi che sono ancora in corso di validità. Spetta all’amministratore privacy dell’account del mittente originale determinare se sia possibile eliminarli.
Per determinare chi è il mittente originale:
Ripeti questa procedura per tutti gli accordi elencati nella pagina Gestisci per le categorie Completato e In corso.
Una volta eliminati tutti gli accordi firmati, contatta il Centro per la privacy di Adobe e richiedi che la tua utenza (indirizzo e-mail) sia eliminata dal sistema Acrobat Sign.
Gli utenti che sono gestiti da un amministratore dell’account o un amministratore privacy devono rivolgersi al proprio amministratore e richiedere di essere rimossi dal sistema.
L’amministratore privacy è autorizzato a esaminare i contenuti o l’ utente e a eliminare tutti i contenuti appropriati.
Per eliminare un utente dal server di Acrobat Sign è necessario innanzitutto disporre di autorizzazioni di sistema per tale ID utente. Se l’utente non è nel tuo account, non puoi eliminarlo.
Per determinare se disponi delle autorizzazioni necessarie per un utente:
Passa all’interfaccia utente: Account > Utenti.
Fai clic sull’icona Opzioni (le tre linee a destra).
Seleziona Mostra tutti gli utenti.
Cerca l’indirizzo e-mail dell’utente.
Se l’indirizzo e-mail non viene trovato nell’account, viene visualizzato il messaggio Nessun utente rilevato dal filtro corrente.
Se l’utente è presente nell’account, viene visualizzato un solo record (perché gli indirizzi e-mail sono univoci).
Verifica che l’indirizzo e-mail sia corretto e che verrà eliminato l’ID utente corretto.
L’eliminazione dell’ID utente è un’operazione irrevocabile.
Fai un solo clic sul record dell’utente per evidenziarlo. Appena sopra il record dell’utente vengono visualizzati i link delle azioni disponibili.
Se lo stato dell’utente è diverso da Inattivo, fai clic sul link Disattiva utente.
Fai clic sul link Elimina informazioni utente.
Viene aperta la finestra di avviso Elimina utente, in cui vengono indicate le conseguenze dell’azione che si sta per eseguire.
Quando si elimina un utente:
Immediatamente sotto questi avvisi, sono disponibili tre opzioni.
Seleziona l’opzione adatta alla situazione e fai clic su Elimina informazioni utente (o su Annulla, in caso di ripensamento).
Quando si seleziona l’opzione Mantieni gli accordi:
Viene visualizzata un’ultima finestra di avviso:
Viene visualizzato un messaggio di operazione riuscita, a indicare che l’ID utente è stato eliminato dal database.
Il regolamento GDPR conferisce agli utenti (in questo caso, si tratta solitamente dei firmatari) il diritto di esigere che tutti i record che contengono i loro dati personali, e per i quali non sussiste più un motivo di business che ne giustifichi la conservazione, di essere eliminati dai sistemi.
Nel contesto di Acrobat Sign, questo significa che l’utente deve contattare l’azienda con cui ha firmato dei documenti per richiedere che i documenti presenti nel sistema vengano valutati e, se appropriato, eliminati.
Un amministratore privacy deve essere nominato dagli amministratori dell’account, che lo autorizzano a visualizzare tutti gli accordi ed eliminarli in base alle esigenze.
Il processo di conformità RGPD è semplice e la decisione di eliminare o conservare gli accordi spetta esclusivamente all’amministratore privacy dell’account.
Per esaminare ed eliminare i contenuti di un utente:
Accedi al tuo account come amministratore privacy.
Passa ad Account > Privacy.
Digita l’indirizzo e-mail del richiedente nel campo superiore e premi Invio.
Vengono restituiti tutti gli accordi che sono stati creati dagli utenti del tuo account e che includono l’indirizzo e-mail specificato.
Fai un solo clic su ciascun record, quindi fai clic sul collegamento Scarica accordo sopra all’elenco degli accordi.
Il regolamento RGPD non richiede che vengano eliminati gli accordi ancora in essere.
Viene richiesto di confermare l’eliminazione dell’accordo.
Viene visualizzato un messaggio di Operazione completata che indica che l’eliminazione è in corso.
Tutti gli endpoint /agreement che dispongono di un percorso ID accordo in API REST v6 ora restituiscono il codice di errore 404 AGREEMENT_DESTROYED se l’accordo è stato eliminato tramite gli strumenti GDPR.
L’accesso alla pagina Privacy è riservato agli amministratori privacy.
Solo gli utenti contrassegnati come Amministratore privacy possono accedervi.
Per abilitare un amministratore privacy:
Esegui l’accesso come Amministratore dell’account.
Accedi ad Account > Utenti.
Fai un solo clic sull’utente da promuovere ad Amministratore privacy.
Seleziona Modifica nel menu sopra all’elenco degli utenti.
Quando si apre il pannello per l’utente:
Eventuali richieste che non sono supportate dagli strumenti disponibili nell’interfaccia utente e domande sulla conformità al regolamento RGPD devono essere inviate al Centro per la privacy di Adobe.
Gli addetti all’assistenza e i Success Agent non hanno accesso agli strumenti che consnetono di eliminare i contenuti dai server.
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