Creare o aggiornare più utenti alla volta - Funzione Utenti in più gruppi abilitata

Nota:

Clienti che gestiscono le autorizzazioni in Adobe Admin Console devono aggiungere nuovi utenti al proprio account utilizzando tale interfaccia. Una volta autorizzati ad accedere al servizio tramite il profilo di prodotto, gli utenti vengono creati automaticamente in Adobe Acrobat Sign.

Una volta creato un utente nel sistema Acrobat Sign, l’aggiornamento degli utenti tramite il metodo CSV risulta comunque utile, in particolare per gestire l’appartenenza a un gruppo o le autorizzazioni di un gruppo.

Aggiungere o aggiornare più utenti alla volta

Gli amministratori di Adobe Acrobat Sign possono aggiungere utenti al proprio account e/o aggiornare le proprietà degli utenti esistenti (singolarmente o in blocco) mediante il caricamento di un file CSV.

Il file CSV (con valori separati da virgole) è un tipo di tabella in cui le righe rappresentano gli utenti nel sistema Acrobat Sign e le colonne corrispondono alle varie proprietà che è possibile aggiungere o aggiornare.

Questo processo è utile per operazioni quali:

  • Creazione o disattivazione degli utenti
  • Modifica dell’indirizzo e-mail degli utenti
  • Aggiornamento degli utenti per l’accesso a più gruppi
  • Aggiornamento dei valori dei profili utente, ad esempio il nome dell’azienda o la lingua dell’interfaccia utente

Il file CSV deve essere in un formato strutturato, per il quale viene fornito in modello nell’interfaccia utente.

Di seguito è riportato un modello simile con alcuni contenuti di esempio:

Scarica

Nota:

I file CSV vengono aperti in un’applicazione per fogli di calcolo (ad esempio, Microsoft Excel):

 

Se desideri salvare il modello, assicurati di salvarlo in formato CSV.

 

Tutti gli amministratori degli account con più licenze possono accedere agli strumenti che consentono di creare o aggiornare più utenti alla volta con un file CSV.

Per i pacchetti di servizi che non supportano più gruppi, è comunque possibile utilizzare questo processo per cambiare i valori dei profili utente non correlati ai gruppi. In questo caso, vengono ignorati eventuali valori relativi ai gruppi.

L’autorizzazione di amministratore a livello di gruppo per aggiungere utenti è soggetta all’impostazione a livello di account, e potrebbe quindi non essere abilitata nel tuo account.


Come creare o aggiornare più utenti alla volta

  1. Accedi al servizio Acrobat Sign come amministratore.

  2. Passa alla scheda di amministrazione Utenti.

    • Se sei un amministratore a livello di gruppo, passa a Il mio gruppo di utenti > Utenti nel gruppo
  3. Fai clic sull’icona Crea un nuovo utente (cerchio con segno più):

    Aggiungi utente

    • Viene visualizzata una finestra in sovrapposizione con le opzioni per creare un nuovo utente.
  4. Fai clic sula scheda Crea o aggiorna più utenti per accedere alle opzioni CSV.

  5. Per caricare il file CSV, fai clic su Sfoglia e seleziona il file salvato sul tuo sistema.

    • Per rimuovere il file caricato, fai clic su Cancella.
    Nota:

    Nell’interfaccia è disponibile un collegamento per scaricare un file CSV di esempio. Se non disponi di un file CSV già creato, puoi utilizzare il modello per assicurarti che le intestazioni di colonna siano corrette.

    La colonna Nuovo indirizzo e-mail non è inclusa nel file CSV di esempio. Se devi aggiornare i valori e-mail, aggiungi manualmente la colonna Nuovo indirizzo e-mail.

  6. Per impostazione predefinita sono attivate tutte le opzioni.

    A seconda delle tue esigenze, deseleziona le opzioni che non ti servono:

    • Abilita la funzione Crea utenti: se deselezioni questa opzione, il processo di aggiornamento degli utenti esistenti verrà limitato. Se viene fornito un indirizzo e-mail non incluso nell’account, non verrà intrapresa alcuna azione.
    • Abilita la funzione Aggiorna utenti: se deselezioni questa opzione, il processo di creazione di nuovi utenti verrà limitato. Se viene fornito un indirizzo e-mail di un utente esistente nell’account, non verrà intrapresa alcuna azione.
    • Abilita la funzione Crea gruppi: se deselezioni questa opzione, non sarà possibile creare nuovi gruppi. Se per un utente viene fornito un nome di gruppo non esistente, tale gruppo non verrà creato.
    Creare più utenti alla volta

  7. Una volta caricato il file e configurate correttamente le opzioni, fai clic su Importa.

    • Un messaggio di conferma (o di errore) indica quanti record sono stati creati o aggiornati:
    Messaggio di operazione completata


Configurare il file CSV

Per questo processo è importante configurare correttamente il file CSV, in modo che il sistema possa leggerlo, e in particolare utilizzare le intestazioni di colonna corrette. Per questo motivo, in genere si consiglia di iniziare a creare il file CSV utilizzando l’esempio collegato nell’interfaccia.

Le intestazioni di colonna descrivono i valori disponibili per definire o modificare il profilo di un utente.

  • Il file CSV di esempio include tutte le intestazioni di colonna, eccetto Nuovo indirizzo e-mail.
    • Se desideri modificare i valori e-mail, aggiungi manualmente la colonna con il valore di intestazione letterale Nuovo indirizzo e-mail.
  • Per aggiornare un utente è necessaria solo la colonna Indirizzo e-mail.
    • Quando crei un nuovo utente, devono essere presenti anche le colonne Nome e Cognome.
  • Non tutte le colonne sono obbligatorie; l’omissione di colonne non ha un impatto negativo.
    • Eventuali celle vuote nel file CSV vengono ignorate dal sistema; se non viene fornito alcun valore di aggiornamento, non viene eseguita alcuna azione di aggiornamento.

Di seguito sono riportate le intestazioni di colonna disponibili. Espandi ogni sezione per informazioni sui valori dei campi accettabili e dove questi sono rappresentati nel profilo dell’utente:

L’indirizzo e-mail dell’utente che desideri creare o aggiornare è obbligatorio.

L'indirizzo e-mail funge da identificatore univoco nel sistema Acrobat Sign e identifica l’ID utente effettivo da aggiornare (o creare, se non viene trovato un valore corrispondente).

Aggiorna

Questa colonna viene utilizzata per aggiornare il valore e-mail di un ID utente esistente.

Quando si aggiornano i valori e-mail, si consiglia di disattivare Abilita la funzione Crea utenti per evitare che vengano accidentalmente creati nuovi utenti.

Aggiorna

Definisce il valore Nome dell’utente, nel profilo utente.

Il valore Nome viene concatenato con il valore Cognome per formare il nome completo, che a sua volta determina il valore Firma:

Aggiorna

Definisce il valore Cognome dell’utente, nel profilo utente.

Il valore Nome viene concatenato con il valore Cognome per formare il nome completo, che a sua volta determina il valore Firma:

Aggiorna

Questo valore definisce il campo Iniziali nel profilo dell’utente.

Si consiglia di immettere un massimo di quattro caratteri.

  • Durante la firma, in un campo Iniziali può contenere solo quattro caratteri.
    • Nel campo è possibile immettere fino a 20 caratteri (alfanumerici e speciali).

Le Iniziali vengono suggerite automaticamente quando l’utente accede come destinatario a un campo Iniziali:

Aggiorna

Questo valore definisce il campo Azienda nel profilo dell’utente.

Sono ammessi fino a 255 caratteri.

Il valore viene inserito automaticamente in qualsiasi campo Azienda assegnato all’utente durante un processo di firma:

Aggiorna

Definisce il valore Titolo nel profilo utente.

Sono ammessi fino a 255 caratteri.

Il valore viene inserito automaticamente in qualsiasi campo Titolo assegnato all’utente durante un processo di firma:

Aggiorna

Un numero di telefono. Preferibilmente specifico per l’utente.

È possibile inserire tra 7 e 255 caratteri.

  • L’unico carattere speciale consentito è il trattino.
  • Non sono consentiti caratteri alfabetici.

Questo valore non viene compilato in alcuna posizione specifica, eccetto nel profilo dell’utente:

Aggiorna

Determina il prefisso associato all’utente, allo scopo di suggerire prefissi fax a cui restituire il documento firmato.

È possibile utilizzare tre cifre.

Questo valore non viene compilato in alcuna posizione specifica, poiché le firme basate su fax sono ora obsolete.

Questo valore definisce il fuso orario dell’utente.

Il fuso orario determina la differenza oraria applicata quando il destinatario visualizza l’attività dell’accordo nella pagina Gestisci.

Aggiorna

Di seguito sono riportati i valori accettabili per il campo Fuso orario. 

Immetti solo il testo in GRASSETTO delle opzioni seguenti. Il valore di differenza oraria GMT è fornito solo come riferimento.

Le opzioni valide sono:

US_SAMOA (GMT-11:00) AMERICA_MONTEVIDEO_DST (GMT-02:00)   ASIA_CALCUTTA (GMT+05:30)
PACIFIC_HONOLULU (GMT-10:00) ATLANTIC_AZORES (GMT-01:00) ASIA_KATMANDU (GMT+05:45) 
US_ALASKA (GMT-09:00) ATLANTIC_CAPE_VERDE (GMT-01:00)  ASIA_DACCA (GMT+06:00) 
US_PACIFIC (GMT-08:00) EUROPE_LONDON (GMT)  ASIA_RANGOON (GMT+06:30) 
US_ARIZONA (GMT-07:00)  GMT (GMT)  ASIA_JAKARTA (GMT+07:00) 
US_MOUNTAIN (GMT-07:00)  AFRICA_LAGOS (GMT+01:00)  ASIA_BRUNEI (GMT+08:00) 
AMERICA_MAZATLAN (GMT-07:00) CET (GMT+01:00)  ASIA_SHANGHAI (GMT+08:00) 
US_CENTRAL (GMT-06:00)  EET (GMT+02:00)  AUSTRALIA_WEST (GMT+08:00) 
CANADA_SASKATCHEWAN (GMT-06:00)  ASIA_ISTANBUL (GMT+02:00) ASIA_JAYAPURA (GMT+09:00) 
AMERICA_BELIZE (GMT-06:00) CAT (GMT+02:00)  ASIA_SEOUL (GMT+09:00
US_EASTERN (GMT-05:00) AFRICA_DJIBOUTI (GMT+03:00)  ASIA_TOKYO (GMT+09:00)
AMERICA_BOGOTA (GMT-05:00) EUROPE_MOSCOW (GMT+03:00)  ACT (GMT+09:30)
AMERICA_CARACAS (GMT-04:30)  MIDEAST_RIYADH89 (GMT+03:07) AET_QUEENSLAND (GMT+10:00)
AMERICA_HALIFAX (GMT-04:00)  ASIA_TEHRAN (GMT+03:30) AET (GMT+10:00)
AMERICA_LA_PAZ (GMT-04:00) ASIA_DUBAI (GMT+04:00)  PACIFIC_GUADALCANAL (GMT+11:00) 
AMERICA_MANAUS (GMT-04:00) ASIA_YEREVAN (GMT+04:00)  PACIFIC_NORFOLK (GMT+11:30)
AMERICA_SCORESBYSUND (GMT-03:00)  ASIA_KABUL (GMT+04:30) PACIFIC_AUCKLAND (GMT+12:00)
AMERICA_MONTEVIDEO (GMT-03:00)  ASIA_KARACHI (GMT+05:00)  

Questo valore definisce la lingua utilizzata nell’ambiente dell’utente per autenticarsi al servizio Acrobat Sign, nonché in tutte le e-mail in entrata dal servizio.

Aggiorna

Per specificare un valore della lingua, immetti solo il codice della lingua (ad esempio: en_US per Inglese - USA)

Le opzioni valide sono:

Basco:  eu_ES Tedesco:  de_DE Portoghese:  pt_PT
Catalano:  ca_ES Ungherese: hu_HU Portoghese - brasiliano:  pt_BR
Cinese (semplificato):  zh_CN Islandese:  is_IS Rumeno:  ro_RO
Cinese (tradizionale):  zh_TW Indonesiano:  in_ID Russo:  ru_RU
Croato: hr_HR Italiano: it_IT Slovacco:  sk_SK
Ceco: cs_CZ Giapponese:  ja_JP Sloveno:  sl_SI
Danese:  da_DK Coreano: ko_KR Spagnolo:  es_ES
Olandese:  nl_NL Malese:  ms_MY Svedese: sv_SE
Inglese - Regno Unito:  en_GB Norvegese: no_NO Thailandese: th_TH
Inglese - USA: en_US Norvegese - Bokmål: nb_NO Turco: tr_TR
Finlandese: fi_FI Norvegese - Nynorsk:  nn_NO Ucraino: uk_UA
Francese:  fr_FR Polacco:  pl_PL Vietnamita: vi_VN

Questa impostazione definisce se l’utente deve disporre di autorizzazioni di amministrazione a livello di account.

  • I valori sono validi sono True o False.
    • Il valore True imposta l’utente come amministratore dell’account.
  • Gli amministratori a livello di gruppo sono definiti nella colonna Gruppi.
Aggiorna

  • Definisce se l’utente è autorizzato a firmare accordi.
    • I valori validi sono True o False.
      • Se questo valore è impostato su False, l’utente non potrà firmare gli accordi Acrobat Sign.
        • Tuttavia, se l’opzione “Può inviare” è attivata, potrà inviare gli accordi.
    • Gli utenti firmano sempre in base alle impostazioni del loro gruppo principale.
Aggiorna

  • Definisce lo stato dell’utente.
    • I valori validi sono Active o Inactive.
    • Gli utenti Inactive (inattivi) non possono utilizzare il servizio in alcun modo, nemmeno per firmare.
Aggiorna

Questo campo determina i gruppi a cui l’utente appartiene e le sue autorizzazioni (per gruppo) all’interno di ciascun gruppo:

Aggiorna

Attenzione:

Gli amministratori a livello di gruppo non possono modificare gli utenti mediante la colonna Gruppi.

  • Solo gli amministratori a livello di account possono usare le proprietà e l’accesso per più gruppi tramite la funzionalità Crea/Carica utenti in blocco.

Quando un amministratore a livello di gruppo crea nuovi utenti tramite caricamento in blocco:

  • Ogni utente viene creato nel gruppo da cui l’amministratore ha avviato il processo.
    • Per impostazione predefinita, il gruppo principale è il gruppo in cui è stato creato l’utente.
  • A ogni utente è consentito firmare, indipendentemente dalle impostazioni a livello di gruppo per il valore predefinito.

La colonna Gruppi contiene una o più Definizioni gruppo. Ogni Definizione gruppo contiene il nome di un gruppo seguito da uno o più valori di stato racchiusi tra parentesi quadre. Esempio: Nome gruppo[Stato]

  • Il Nome gruppo corrisponde esattamente a un nome di gruppo effettivo, spazi inclusi. Esempio: Gruppo predefinito
  • Una Definizione gruppo può includere più valori di stato, ad esempio: Nome gruppo[Stato1 Stato2].
    • I valori di stato sono racchiusi tra parentesi quadre.
      • Non vi sono spazi tra il nome del gruppo e la parentesi quadra aperta.
    • I valori di stato sono delimitati da un singolo spazio tra valori adiacenti.
  • È possibile includere più Definizioni gruppo separandole con un punto e virgola (senza spazi).
    • Esempio: Nome gruppo[Stato];Altro gruppo[Stato1 Stato2 Stato3];Ultimo gruppo[StatoA StatoB]
  • I valori di stato disponibili per una definizione di gruppo sono:
    • Primary: definisce il gruppo principale per l’utente.
    • Send: consente all’utente di inviare accordi dal gruppo.
    • NoSend: impedisce all’utente di inviare accordi dal gruppo.
    • Admin: definisce l’utente come amministratore a livello di gruppo per il gruppo.
    • Remove: rimuove l’utente dal gruppo.
      • Se un utente viene rimosso da tutti i gruppi, viene inserito nel gruppo Predefinito.
Nuovo formato CSV per caricamento in blocco

Nell’esempio precedente:

  • John@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
    • Default Group è il suo gruppo principale, è un amministratore a livello di gruppo e gli è consentito inviare accordi.
    • Nel gruppo Engineering è definito come amministratore a livello di gruppo e può inviare accordi.
  • Anche Fred@here.com è configurato con due Definizioni gruppo:
    • Nel gruppo Procurement è definito come amministratore a livello di gruppo ma è stata disabilita la capacità di inviare accordi.
    • Inoltre Fred viene rimosso dal gruppo Sales.


Aspetti da considerare

  • Disattiva Abilita la funzione Crea utenti durante l’aggiornamento degli indirizzi e-mail, per evitare di creare accidentalmente nuovi utenti.
  • Quando si crea un nuovo utente, le colonne Nome e Cognome sono obbligatorie.
  • Le colonne facoltative possono essere rimosse senza problemi dal file CSV.
  • I valori di colonna vuoti vengono ignorati; i valori esistenti rimangono invariati.

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