Richiedere più firme con Invia in modalità collettiva

Invia in modalità collettiva consente di caricare un modulo e utilizzarlo come modello per creare e inviare numerosi accordi univoci (anche centinaia), ciascuno dedicato a un firmatario esterno.

Ogni accordo è isolato dagli altri e contiene il proprio report di audit. Ogni destinatario non è a conoscenza di tutti gli altri destinatari.

Il mittente ha accesso agli accordi tramite la scheda Documenti o attraverso il modello Invia in modalità collettiva, che contiene un rapporto di Accordi che tiene traccia dello stato complessivo degli accordi secondari creati dal modello. Inoltre, il mittente può esportare in formato CSV i dati a livello di campo di tutti gli accordi completati, utilizzando l’azione Scarica dati campo modulo.

Per accedere a Invia in modalità collettiva utilizza uno dei seguenti metodi:

  • Seleziona la voce di menu Firma elettronica nella barra di navigazione superiore, quindi seleziona Invia in modalità collettiva nell’elenco a comparsa delle funzioni.
  • Seleziona Strumenti e scegli Invia in modalità collettiva dal selettore degli strumenti.
Opzioni dello strumento Invia in modalità collettiva

Passaggi per inviare in modalità collettiva

  1. Seleziona la proprietà Invia in modalità collettiva come spiegato in precedenza. Viene visualizzata la pagina di caricamento file Invia in modalità collettiva.

  2. Aggiungi un file:

    Carica (mediante ricerca o trascinamento) i file di base da utilizzare per creare il modello di accordo.

    Il selettore a destra del pulsante Seleziona un file consente di scegliere dall’origine in cui risiede il file. L’impostazione predefinita è il sistema locale.

    Aggiungi file

    Una volta selezionato un file, viene caricata la pagina di configurazione.

  3. Aggiungi i partecipanti:

    1. Elenca i partecipanti richiesti.

    • L’azione Firma viene assegnata per impostazione predefinita.
    • L’azione Firma consente al partecipante di immettere i dati nei campi e firmare l’accordo.
    • Sono supportati fino a 50 partecipanti.
    • Ciascun partecipante elencato riceve il proprio accordo.    

    2. Nel campo E-mail, immetti gli indirizzi e-mail dei destinatari separandoli con una virgola oppure copia e incolla un elenco di indirizzi.

    3. Configura il metodo di autenticazione facendo clic sull’icona a forma di chiave a destra del partecipante.

    • E-mail è il metodo di autenticazione predefinito con cui si conferma l’identità di ogni partecipante; nella maggior parte dei casi questo metodo è sufficiente per ottenere una firma valida.
    • È possibile aggiungere l’autenticazione tramite Password per aumentare la sicurezza. Se configurata, il partecipante deve immettere la password prima di poter interagire con l’accordo.
    • È necessario condividere questa password con i partecipanti fuori banda.

    3. (Facoltativo) Aggiungiti e/o aggiungi le parti CC

    • Fai clic su Aggiungimi per aggiungerti come controfirmatario.
    • Fai clic su Aggiungi Cc per aggiungere le persone da mettere in copia al momento dell’invio e del completamento del contratto.
    Partecipanti configurati

  4. (Facoltativo) Se necessario, aggiungi altri file.

    Il file iniziale selezionato per avviare il modello di accordo è già allegato.

    Carica tutti i file aggiuntivi necessari.

    • È possibile caricare più file.
    • Tutti i file caricati vengono concatenati in un unico file per l’accordo finale.
    • L’ordine in cui sono elencati i file determina come si presenterà l’accordo finale.
      • Puoi trascinare i file per riordinarli.
    Aggiungere i file in base alle esigenze

  5. Aggiungi dettagli accordo:

    • Dai un nome all’accordo. Tutti gli accordi generati dal modello di Invia in modalità collettiva avranno lo stesso nome di accordo.
    • Cambia il testo predefinito nel campo Messaggio secondo la necessità.
  6. Modifica le impostazioni dell’accordo (facoltativo):

    Per impostazione predefinita, gli accordi completati non richiedono una password per la visualizzazione né dispongono di promemoria impostati per i partecipanti.

    • Seleziona Aggiungi password di accesso se desideri che i destinatari debbano immettere una password per aprire e visualizzare il file PDF firmato.
    • Seleziona Imposta promemoria per impostare la frequenza con cui i promemoria verranno inviati fino al completamento dell’accordo.
    Invia in modalità collettiva

  7. Fai clic su Avanti in alto a destra.

    Il documento è pronto per l’aggiunta dei campi che dovranno essere compilati o firmati.

    Configurazione completata della transazione di invio in blocco

    Nota:

    Se hai aggiunto più documenti, questi vengono convertiti in PDF e combinati in un singolo file. Il file combinato viene aperto ed è possibile aggiungervi altri campi.

  8. Prepara l’accordo e aggiungi i campi:

    Ora puoi aggiungere all’accordo tutti i campi necessari. Ricorda che per ogni firmatario (compresi i controfirmatari interni) deve essere inserito un campo Firma.

    Sono disponibili due metodi per applicare i campi:

    1. Authoring semplice: viene caricato per impostazione predefinita nella maggior parte delle istanze. Authoring semplice:

    • Si limita ai tipi di campi più comuni:
    • Inserimento testo (tutti i campi di testo sono contrassegnati come obbligatori)
    • Firma
    • Nome del firmatario (in stampatello)
    • E-mail del firmatario
    • Data della firma (sola lettura; inserita dal sistema)
    • Casella di controllo
    • Posiziona i campi in qualsiasi punto del documento, nella posizione del clic.
    • Consente di ridimensionare i campi facendo clic sull’angolo inferiore destro del campo (triangolo blu) e trascinando il campo fino a ottenere le dimensioni desiderate.
    Authoring semplice

     

    2. Authoring avanzato: può essere attivato selezionando l’interruttore nell’angolo in alto a destra. Authoring avanzato:

    Authoring avanzato

    Nota:

    È possibile passare dalla modalità Semplice a quella Avanzata selezionando l’interruttore Modifica avanzata (on||off) in alto a destra.

  9. Dopo aver inserito tutti i campi, seleziona Avanti (in alto a destra).

  10. Revisione e invio

    Esamina le informazioni sul contratto e, se è tutto corretto, Invia.

    Revisione e invio

  11. Conferma

    Viene visualizzato un messaggio che conferma il corretto invio dell’accordo.  

    Dalla pagina visualizzata dopo l’invio sono disponibili tre opzioni:

    • Gestisci accordi: apre la pagina Invia in modalità colelttiva con tutti gli accordi, per verificarne lo stato, accedere alle tracce di controllo, e inviare promemoria.
    • Invia un altro documento in modalità collettiva: prepara un altro documento da inviare a più persone.
    • Fai clic su Chiudi per tornare alla home page di Acrobat online.
    Invia in modalità collettiva

Gestire gli invii in modalità collettiva

È possibile gestire gli invii in blocco dalla scheda Documenti.

  1. Passa alla scheda Documenti.
  2. Seleziona Invia in modalità colelttiva nell’elenco I tuoi documenti, a sinistra.
  3. Fai un solo clic su Invia in modalità collettiva per accedere, aprendo il menu contestuale a destra. Il menu contestuale a destra contiene cinque sezioni distinte:
  • Metadati (quadrato rosso): nella parte superiore del menu sono presenti i metadati per il modello Invia in modalità collettiva:
  • Immagine della prima pagina dell’invio in modalità collettiva
  • Titolo dell’invio in modalità collettiva
  • Data dell’invio in modalità collettiva ai partecipanti
  • Indirizzo e-mail dell’ID utente che ha creato l’invio in modalità collettiva
  • Stato corrente dell’intero invio in modalità collettiva
  • Messaggio inserito nell’e-mail iniziale
  • Tutte le parti in Cc (elencate per indirizzo e-mail)
Menu di scelta rapida Invia blocco

  • Menu Azioni (quadrato blu): questa sezione contiene tutte le azioni che possono essere intraprese sul modulo Invia in modalità collettiva (modello principale). Per vedere tutti i valori, potrebbe essere necessario fare clic sul collegamento Vedi altro, in basso a destra nella sezione:
  • Apri invio in modalità collettiva: apre il documento del modello Invia in modalità collettiva per la sola visualizzazione. Nessun campo disponibile
  • Promemoria: aggiungi un promemoria per te o per tutti coloro che devono ancora firmare.
  • Annulla: annulla l’invio in modalità collettiva.
  • Scarica PDF: consente di scaricare l’intero PDF (non compilato).
  • Scarica dati campo modulo: consente di scaricare un file CSV del contenuto a livello di campo per tutti gli accordi secondari completati che sono stati generati da questo modulo Invia in blocco principale.
  • Scarica singoli file: consente di scaricare i singoli file PDF, qualora il modulo web sia stato creato da più file.
  • Nascondi/Mostra invio in modalità collettiva: rimuove (o aggiunge) semplicemente il contenuto dell’invio in modalità collettiva dalla normale visualizzazione della pagina Gestisci.
  • Condividi: consente di condividere l’invio in modalità collettiva e il relativo stato con l’utente di cui si specifica l’indirizzo e-mail. I moduli web condivisi possono essere visualizzati nella pagina Gestisci, ma non possono essere modificati.
  • Una copia PDF del documento principale usato per Invia in modalità collettiva (senza campi aggiunti) viene inviata tramite e-mail all’utente con cui viene condiviso.
  • Visualizza report attività
  • Visualizza lo stato corrente di tutti gli accordi secondari creati dal modello Invia in blocco principale.
  • Aggiungi note: consente all’utente di creare delle note personali per l’invio in modalità collettiva.
  • Riepilogo/Filtra accordi (quadrato verde): nella sezione Accordi vengono visualizzati fino a cinque valori che riflettono il numero di accordi secondari in ogni stato. Se nessun accordo secondario è in uno stato specifico, lo stato non è esposto, pertanto potrebbero essere presenti meno di cinque voci. Se si fa clic su uno stato, viene creato un elenco di filtri per tali accordi secondari:
  • Tutti: mostra tutti gli accordi (secondari) generati da Invia in modalità collettiva (modello principale).
  • In corso: indica che l’accordo secondario è in attesa di essere firmato dal partecipante.
  • Annullato: indica che il mittente ha esplicitamente annullato l’accordo secondario oppure che il partecipante ha rifiutato di firmare.
  • Completato: gli accordi completati hanno ottenuto tutte le firme da tutti i partecipanti.
  • In attesa del tuo intervento: indica che l’accordo deve ancora essere controfirmato dal mittente.
  • Attività per il modello principale per l’Invio in modalità collettiva: il collegamento Attività > nella parte inferiore del pannello contestuale apre un elenco cronologico delle azioni di abilitazione eseguite sul modulo Invia in modalità collettiva (principale) (ad esempio, gli eventi Creazione, Completato).

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