Adobe Sign per Salesforce: Connettore CPQ

Il connettore CPQ di Adobe Sign per Salesforce inserisce un pulsante nei preventivi CPQ che genera un accordo e allega automaticamente a questo il preventivo, pronto per essere inviato per la firma.

Prerequisiti

È necessario disporre di:

Nota: Salesforce CPQ v 234.4.1 e versioni successive includono un aggiornamento che supporta funzioni avanzate di generazione degli accordi utilizzando variabili di runtime.

installed-packages

Installazione

  1. Vai al Pacchetto di componenti del connettore CPQ di Adobe Sign per Salesforce sull’AppExchange Salesforce.
  2. Seleziona Scarica adesso.
  3. Seleziona l’opzione di accesso appropriata, come indicato di seguito:
    1. Se disponi già di un account Salesforce, seleziona Accesso e immetti le credenziali quando richiesto.
    2. Se non disponi di un account, seleziona Continua come ospite. Ti viene richiesto di creare un account Salesforce. Al termine, ripeti i passaggi 1 e 2 per accedere con le tue credenziali.
log_in

4. Quando richiesto, seleziona l’ambiente di installazione: Produzione o Sandbox.

5. Rivedi le informazioni e i termini e le condizioni di installazione:

  • Seleziona la casella dei termini e delle condizioni per confermare di aver letto e accettato le condizioni.
  • Seleziona Conferma e installa.
confirm-install

6. Quando viene richiesto di effettuare l’accesso all’organizzazione Salesforce, immetti il nome utente e la password, quindi seleziona Accedi a Salesforce.

7. Nella pagina visualizzata, seleziona Installa per tutti gli utenti quindi seleziona Installatutti.


Oggetti accordo e preventivo di riferimento

Configurare CPQ per esporre l’azione “Genera Adobe Sign”

Una volta installato Adobe Sign per Salesforce CPQ versione 1.4 o successiva, segui i passaggi riportati di seguito per installare il pulsante per generare il preventivo e allegarlo automaticamente a un accordo:

  1. Passa a Configurazione > Oggetti e campi > Gestore oggetti.

  2. Nella colonna di sinistra, seleziona Preventivo.

  3. Nel pannello a sinistra, seleziona Layout di pagina.

  4. Da Nome layout di pagina, seleziona Layout preventivo.

  5. Nella casella Tipo di oggetto in alto, seleziona Pulsanti.

  6. Trascina l’oggetto Genera Adobe Sign nella sezione Dettagli del preventivo.

    Aggiungere il pulsante Genera Adobe Sign alla sezione Dettagli preventivo

  7. Seleziona Salva.

    In questo modo viene configurato il plug-in.

  1. Al termine dell’installazione, passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Applicazioni > Pacchetti installati

  2. Per il pacchetto Salesforce CPQ, seleziona Configura.

  3. Seleziona la scheda Plug-in.

  4. Nel campo Plug-in firma elettronica, immetti il valore: ASSFCPQ.AdobeSignElectronicSignaturePlugin

  5. Seleziona Salva.

Creare modelli predefiniti (consigliato)

Per allegare automaticamente un preventivo a un accordo pronto per l’invio, è necessario creare un modello predefinito per l’accordo e il preventivo.

La configurazione seguente è un modello di base per allegare il preventivo e preparare l’accordo. È possibile trovare ulteriori opzioni nella sezione Modelli.

Nota:

quando si utilizza l’opzione Genera con Adobe Sign, il modello di accordo deve essere configurato solo con la variabile del modello di accordo.

La configurazione di un modello di accordo mediante le variabili di runtime offre maggiore efficienza nella creazione degli accordi. Quando si creano accordi, all’accordo viene automaticamente associato il PDF documento preventivo generato. Inoltre, consente agli utenti di utilizzare i documenti della libreria Adobe Sign nei modelli di accordo, oltre al documento preventivo.

  1. Passa al Modulo di avvio app e apri Adobe Sign per Salesforce.

  2. Apri la scheda Modelli di accordo e seleziona Nuovo.

  3. Assegna un nome al modello e seleziona Salva.

  4. Nella pagina di configurazione del modello di accordo visualizzata:

    1. Fornisci un valore predefinito Nome accordo.
    2. Definisci la proprietà Oggetto Salesforce come Documento preventivo.
    3. Seleziona Esegui la mappatura dei dati nei campi dell’accordo.
      1. Seleziona il campo Tipo di origine per l’opportunità di preventivo e mappalo al campo Opportunità accordo di destinazione.   
    Collegare i campi opportunità

    La pagina risultante viene visualizzata come illustrato di seguito:

    Dettagli modello

  5. Sotto la scheda Allegato:

    1. Per aggiungere un documento standard a ogni preventivo, seleziona Carica file oppure trascina il file nel campo Carica.
    2. Per allegare il preventivo, seleziona Scegli origine documento.
    cpq-choose-doc-source

  6. Nella finestra di dialogo Scegli origine documento che viene visualizzata, seleziona l’opzione Variabile di runtime. Nel campo Aggiungi un nome di variabile di runtime, assegna il nome della variabile come QuoteDocumentSeleziona Aggiungi al termine.

    choose-doc-source

    Il preventivo allegato viene visualizzato come di seguito:

    documents-added

  7. Sotto la scheda Destinatari, elimina il record predefinito del destinatario facendo clic sulla X a destra. Quindi, seleziona Aggiungi destinatario da un oggetto o una variabile di runtime.

    Aggiungere un oggetto modulo destinatario

  8. Per configurare il destinatario:

    1. Scegli oggetto o variabile di runtime: Ricerca basata sul campo Oggetto principale
    2. Tipo destinatario: Contatto
    3. Campo origine da oggetto principale: ID contatto principale
    4. Seleziona Salva.
    Destinatario configurato

    Il destinatario risultante viene visualizzato come illustrato di seguito:

    Destinatario configurato

  9. Seleziona la scheda Regole, quindi seleziona l’opzione Imposta come modello predefinito per tutti gli accordi.

    Impostare come modello predefinito

  10. Assicurati che il modello sia impostato su Attivo e Salva il modello di accordo.

    Nota:

    Puoi configurare in modo sicuro altri elementi del modello in base alle esigenze, ad esempio il messaggio dell’accordo, i promemoria o i controfirmatari.

  1. Passa al modulo di avvio app e apri Salesforce CPQ.

  2. Seleziona la scheda Modelli di preventivo, quindi seleziona Nuovo.

    Nuovo modello di preventivo

  3. Configura il modello con le seguenti specifiche:

    • Immetti un nome per Nome modello.
    • Seleziona l’opzione Impostazione predefinita.
    • Seleziona Stato distribuzione come Distribuito.
    • Per il campo Modello di accordo, seleziona il modello di accordo creato sopra.
    Modello di preventivo CPQ

  4. Salva il modello di preventivo.


Confermare la funzionalità

Una volta completata l’installazione, verifica che gli oggetti funzionino correttamente.

Il processo seguente descrive la funzionalità predefinita, in cui il preventivo generato viene allegato automaticamente all’accordo e il destinatario dell’accordo è il contatto di fatturazione nel preventivo CPQ.

Per esplorare e utilizzare i vantaggi dell’integrazione tra Adobe Acrobat Sign e CPQ, consulta Modelli Adobe Sign.

  1. Avvia CPQ dal Modulo di avvio app.

  2. Per creare un nuovo modello di preventivo, seleziona la scheda Modelli di preventivo

    Il modello di preventivo definisce il layout e lo stile globali della pagina del preventivo (dimensioni pagina, margini, dimensioni font, famiglia e colore, ecc.).

  3. Seleziona la scheda Preventivi e crea un nuovo preventivo con i seguenti dettagli:

    • Definisci la relazione del preventivo con l’account o l’opportunità di Salesforce.
    • Fornisci altri dettagli: termini di pagamento, metodo di consegna, sconto e informazioni di fatturazione/spedizione.
    • Seleziona Salva.

  4. Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni () > Modifica linee.

    Apre la pagina Modifica preventivo senza elementi riga.

  5. Per avviare l’elenco dei prodotti, seleziona Aggiungi prodotti.

  6. Dall’elenco, seleziona i prodotti da includere nel preventivo, quindi fai clic su Seleziona.

    La pagina Modifica preventivo viene caricata di nuovo, questa volta mostrando gli elementi riga selezionati.

    Questa pagina consente di modificare ogni elemento riga per modificare i campi della quantità o degli sconti aggiuntivi.

  7. Seleziona Salva quando gli elementi riga sono pronti.

  8. Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni () > Genera Adobe Sign.

    Pulsante Genera Adobe Sign

  9. Per produrre il documento preventivo, seleziona Genera.

    Nota: prima di generare il documento preventivo, assicurati che il formato di output sia PDF.

    Documento preventivo generato

    Dopo il processo di generazione, l’accordo si apre in stato di Bozza. Per aggiungere altri documenti, seleziona Aggiungi file oppure trascina un file dal desktop al campo File.

    Nota:

    se utilizzi la ricerca del modello di accordo, puoi configurare il modello in Invio automatico e il preventivo verrà inviato automaticamente una volta generato.

    Accordo associato all’oggetto SFDC

  10. Per inviare il preventivo al destinatario, seleziona Invia.

    Inviare l’accordo

    Una volta inviato correttamente l’accordo, viene visualizzato un messaggio come illustrato di seguito.

    Durante il ciclo di firma dell’accordo, lo stato dell’accordo aggiorna automaticamente lo stato del preventivo:

    • Inviato: quando lo stato dell’accordo è Inviato per firma.
    • Firmato: quando lo stato dell’accordo è Firmato.
    • Approvato: quando lo stato dell’accordo è Approvato.
    • Annullato: quando lo stato dell’accordo è Annullato.
    • Scaduto: quando lo stato dell’accordo è Scaduto.
  1. Avvia CPQ dal Modulo di avvio app.

  2. Per creare un nuovo modello di preventivo, seleziona la scheda Modelli di preventivo

    Il modello di preventivo definisce il layout e lo stile globali della pagina del preventivo (dimensioni pagina, margini, dimensioni font, famiglia e colore, ecc.).

  3. Seleziona la scheda Preventivi e crea un nuovo preventivo con i seguenti dettagli:

    • Definisci la relazione del preventivo con l’account o l’opportunità di Salesforce.
    • Fornisci altri dettagli: termini di pagamento, metodo di consegna, sconto e informazioni di fatturazione/spedizione.
    • Seleziona Salva.

  4. Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni () > Modifica linee.

    Apre la pagina Modifica preventivo senza elementi riga.

  5. Per avviare l’elenco dei prodotti, seleziona Aggiungi prodotti.

  6. Seleziona i prodotti da includere nel preventivo dall’elenco, quindi fai clic su Seleziona.

    La pagina Modifica preventivo viene caricata di nuovo, questa volta mostrando gli elementi riga selezionati.

    Questa pagina consente di modificare ogni elemento riga per modificare i campi della quantità o degli sconti aggiuntivi.

  7. Seleziona Salva.

  8. Per aggiungere uno o più documenti al preventivo:

    1. Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni () > Includi documento.
    2. Seleziona Scegli file e cerca nel sistema locale il file da includere.
    3. Dopo aver allegato il file, seleziona Salva.

  9. Dall’angolo superiore destro, seleziona dal menu a discesa Altre azioni () >Genera documento.

  10. Il preventivo viene generato come documento e la pagina visualizza il preventivo e gli altri documenti inclusi. Ora puoi aggiungere i file disponibili e riordinarli. Al termine, seleziona Invia ad Adobe Sign.

    Associa automaticamente il preventivo e i file Contenuti inclusi all’accordo. Il contatto di fatturazione sul record del preventivo CPQ viene importato come Destinatario sull’accordo.

    Quando l’accordo è stato creato, potrai visualizzarlo associato all’account e all’opportunità di Salesforce correlati (tramite la configurazione del preventivo) nello stato di Bozza (presumendo che l’oggetto accordo sia stato aggiunto ai layout di pagina Account e Opportunità).

    Nota:

    se utilizzi la ricerca del modello di accordo, puoi configurare tale modello in Invio automatico e il preventivo verrà inviato una volta generato.

    Accordo associato all’oggetto SFDC

    Per modificare e inviare l’accordo:

    1. Seleziona il collegamento dell’accordo per aprirlo.
    2. Esamina l’elenco dei destinatari e i file allegati e apporta le modifiche necessarie.
    3. Seleziona Invia.
    Inviare l’accordo

    Una volta inviato l’accordo, viene visualizzato un messaggio di conferma come illustrato di seguito.


Punti forti del modello Adobe Sign

I modelli di Adobe Sign sono potenti e consentono di automatizzare in modo esteso la configurazione dei processi degli accordi, nonché la popolazione dei dati da e verso i moduli degli accordi.  Per una revisione completa di queste abilità, fai riferimento a Guida alla mappatura dei campi e ai modelli.

Di seguito è riportata una configurazione di esempio con alcune opzioni che funzionano perfettamente con Salesforce CPQ.

Precompilare i campi dell’accordo con i valori dei campi preventivo

Puoi personalizzare un accordo aggiungendo valori dal documento preventivo. Per eseguire questa operazione:

  1. Vai al Modulo di avvio app e apri Adobe Sign.
  2. Seleziona la scheda Modelli di accordo, quindi seleziona Nuovo.
  3. Imposta la proprietà Tipo di oggetto principaleSBQQ__QuoteDocument__c
    per consentire di mappare i valori dei campi del documento preventivo nell’accordo. Ad esempio, viene mappato il Nome documento preventivo sul Nome accordo.
  4. Seleziona Salva.
  5. Seleziona la scheda Correlati.
  6. Per la sezione Mappa dati nei campi dell’accordo seleziona Nuovo.
    Apre la pagina Aggiungere una nuova mappatura campi.
  7. Nell’elenco di selezione Metodo di mappatura, seleziona Campo Oggetto principale.
  8. Seleziona Avanti.
Nuovo modello di accordo per preventivi

Mappa nuovi campi

Selezionare il metodo di mappatura

9. Per specificare il valore del campo e il campo di destinazione:

  1. L’elenco di selezione Seleziona campo origine da oggetto principale presenta tutte le opzioni dei campi che puoi utilizzare come origine del valore del campo che desideri importare nel campo Accordo. In questo esempio, seleziona Nome documento (stringa).
  2. Il campo Accordo di destinazione è il campo in cui si desidera inserire il valore. Per questo esempio, utilizza Nome accordo (stringa).
  3. Seleziona Salva.

    Quando aggiungi delle mappature al modello, queste creano un elenco nella scheda Correlati del modello.

10. Per eliminare o modificare un record, puoi aprire il menu a discesa e selezionare Elimina o Modifica.

Elenco di mappature


Aggiungere file allegati

Puoi aggiungere un documento preventivo agli accordi seguendo un processo simile a quello per aggiungere qualsiasi allegato di file a un accordo. Quando crei un accordo e aggiungi un allegato, all’accordo viene automaticamente associato il PDF QuoteDocument generato.

Segui i passaggi riportati di seguito per aggiungere un documento preventivo a un accordo:

  1. Apri il Modello di accordo e seleziona la scheda Correlati.

  2. Seleziona Aggiungi file allegati.

    Aggiungere file allegati

  3. Seleziona Nuovo.

  4. Nella finestra di dialogo visualizzata, seleziona Variabile di runtime nel campo Tipo allegato, quindi seleziona Avanti.

    Nota: puoi anche allegare file dalla libreria Adobe Sign (EchoSign), dal Contenuto Salesforce, dalla libreria o dall’oggetto principale.

    Seleziona il tipo di allegato file

  5. Nella finestra di dialogo visualizzata, immetti Documento preventivo nel campo Nome variabile, quindi seleziona Salva.

    Nota: è necessario un nome di variabile perché per Tipo allegato è stata selezionata una variabile di runtime. Se selezioni una libreria come Tipo allegato, viene visualizzato un elenco dei documenti disponibili in tale libreria.

    Identificare il documento

    Come per le Mappature dei campi, viene creato un elenco di file allegati per il modello sulla scheda Correlati del modello.

    Allegati di file elencati

Aggiungere destinatari

È possibile aggiungere destinatari al Modello di accordo per definire un flusso di firma in base alle tue pratiche interne. È sufficiente inviare l’accordo con il cliente/firmatario oppure includere procedure interne di approvazione e controfirme. Quando un PDF di documenti preventivo è associato a un accordo, esso richiama automaticamente il contatto principale per il quale è stato generato il documento preventivo.

Segui i passaggi riportati di seguito per aggiungere il contatto principale sul preventivo come firmatario utilizzando una variabile di runtime:

  1. Apri il Modello di accordo e seleziona la scheda Correlati.

  2. Seleziona Aggiungi destinatari.

    Aggiungere destinatari

  3. Seleziona Nuovo.

  4. Nella finestra di dialogo visualizzata, fornisci i dettagli seguenti:

    • Nel campo Origine del destinatario, seleziona Variabile di runtime.
    • Assicurati che Tipo destinatario sia Contatto.
    • Mansione destinatario determina se il referente applicherà una firma. Seleziona Approva Delega.
    • Verifica firmatario determina se il destinatario deve utilizzare un’autenticazione a due fattori.
      • E-mail: nessun secondo fattore, l’e-mail è l’unica convalida dell’identità del destinatario
      • Password: applica una password alla firma del documento, forzando l’inserimento della password prima che il documento sia visualizzabile
      • KBA: l’autenticazione basata su conoscenza può essere utilizzata solo negli Stati Uniti e utilizza il numero di previdenza sociale del destinatario per porre diverse domande a cui è necessario rispondere prima che il documento sia visualizzabile
      • Social: l’autenticazione social richiede al firmatario di autenticarsi in un’altra applicazione social (LinkedIn, Facebook, ecc.) prima di presentare il documento
      • Telefono: un SMS viene inviato al telefono del destinatario, che deve immettere il numero di sei cifre per visualizzare il documento
    • Messaggio destinatario fornisce un messaggio privato al destinatario nel momento in cui apre il documento per la firma.
    • Indice è l’ordine di firma del destinatario.
    • Al termine, seleziona Avanti.

  5. Nella finestra di dialogo che si apre, per il campo Nome variabile, immetti PrimaryContact e seleziona Salva.

    L’elenco dei destinatari viene visualizzato nella scheda Correlati del modello di accordo, come illustrato di seguito.

    Elenco dei destinatari

Collegare il modello di preventivo al modello di accordo

Puoi collegare il Modello di accordo al Modello di preventivo per automatizzare l’accordo al momento della generazione del preventivo.

Nota: quando utilizzi l’opzione Genera con Adobe Sign, il modello di accordo deve essere configurato solo con la variabile di modello di accordo.

Per collegare gli oggetti:

  1. Verifica che il campo Accordo è disponibile nel layout di pagina del modello di preventivo.
  2. Apri Salesforce CPQ dal Modulo di avvio app.
  3. Seleziona la scheda Modelli di preventivo.
  4. Modifica il Modello di preventivo che desideri associare al modello di accordo.
  5. Nel campo Modello di accordo, seleziona il modello di accordo corretto.
  6. Seleziona Salva.
Seleziona il modello di accordo da collegare al modello di preventivo

Prima di utilizzare un modello di accordo,assicurati che:

  • Il Modello di accordo sia Attivo.
  • Il Modello di preventivo abbia uno stato di Distribuito.
Logo Adobe

Accedi al tuo account