概要
署名済み契約書の PDF コピーは、署名プロセスが正常に完了した時点で、契約書の関係者に配信される最終的な電子メール通知に添付できます。
署名済み PDF の配信先は、契約書の送信元のグループで定義された設定に基づいており、内部受信者のみ、外部受信者のみ、内部および外部受信者のみに配信を限定したり、誰にも送信しないように設定したりすることもできます。
配信された PDF は電子メールに直接添付され、Adobe Acrobat Sign CDS 署名証明書によって検証されます。これにより、文書が Acrobat Sign サーバー上の正式に署名されたオリジナルの証明済みコピーであることが保証されます。
管理者は、文書で収集されるコンテンツの種類を検討し、その文書の添付されたコピーを電子メール形式で配信することのメリットとリスクを評価する必要があります。コピーが受信者に配信されない場合は、外部署名者に署名済み文書のコピーを提供するシステムを確立する必要があります。
署名済み文書の PDF コピーを添付することは、文書で収集されたデータの監査レポートまたは CSV を添付する機能を有効にするための前提条件です。
ベストプラクティス
管理者は、送信される契約書の性質を理解し、署名済み文書を署名者に配信する利便性が、PDF の添付で避けられないリスクを上回るかどうかを理解している必要があります。
客観的には、署名済み PDF を電子メールで配信しないほうが安全です。これについては、署名済み文書を署名者に配信する要件（存在する場合）とのバランスを保つ必要があります。自動配信されない場合、管理者は、署名済み文書を要求に応じて取得して署名者に配信するためのプロセスを作成する必要があります。
契約書の数や様々な契約書の機密性に応じて様々なグループを設定し、より厳格なセキュリティオプションを使用して非常に機密性の高い契約書を配信できるようにしておくとよいでしょう。
設定
利用対象：
最終的な電子メールに PDF を添付するオプションは、グループ版およびエンタープライズ版のライセンスプランで使用できます。
設定スコープ：
この機能は、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。
この機能のコントロールは、グローバル設定／署名済み文書の PDF コピーを電子メールに添付
に移動して評価できます。
これらのコントロールを使用すると、配信オーディエンスを制限できます。
- すべての受信者：契約書プロセスに関与するすべての関係者が文書のコピーを取得します。
- 内部受信者：Acrobat Sign アカウントの内部参加者にのみに文書が送信されます。
- 内部受信者は、Acrobat Sign アカウントの管理ページで、オリジナルの契約書のコピーを直接ダウンロードすることができます。
- 外部受信者：Acrobat Sign アカウントの外部参加者にのみに文書が送信されます。
- 通常、外部受信者は、Acrobat Sign システム上の契約書に直接アクセスすることはできません。文書のコピーを必要とする外部受信者は、組織に連絡してコピーを要求する必要があります。
- 添付しない：PDFは最終電子メールに添付されなません。
