Adobe Acrobat Sign 入門ガイド


Adobe Acrobat Sign へようこそ

Adobe Acrobat Sign を使い始める前に、基本情報を一通り紹介します。このガイドの目的は、Acrobat Sign およびユーザーとして利用可能な機能に精通することです。

このガイドでは、Acrobat Sign のすべての重要なプロセスについて説明しており、ユーザーインターフェイスに習熟できます。Acrobat Sign ヘルプシステムは、必要に応じて、より詳細な情報を提供します。
インターネットに接続している場合は、「追加情報」という語句を含むグレーのボックス内にあるリンクをクリックすると、関連するヘルプトピックを表示できます。 

注意:

該当する場合は、法人または大規模法人レベルのサービスに固有の機能が記載されています。このガイドには、使用許諾契約の最高レベルである、Acrobat Sign エンタープライズ版で使用できる機能について記載されています。ライセンスの種類を調べるには、プロファイルに移動します。ご利用のライセンスで使用可能な機能に関する質問がある場合は、クライアントサクセスマネージャーまたは Adobe Acrobat Sign サポートにお問い合わせください。

Acrobat Sign は、お客様のビジネスに適用できる以外の機能も備えている、高度なカスタマイズが可能なアプリケーションです。  アカウント管理者またはグループ管理者は、記載されているオプションの一部を無効にしている場合があります。使用したい機能が見つからない場合、グループまたはアカウント管理者にお問い合わせください。アドビのサービスは、様々なグループの様々な設定をサポートし、あるグループにとって機能を無効にすることが最適な場合でも、別のグループに対して有効にすることができます。

 

このガイドの終わりまでに、Acrobat Sign のすべての標準的な「送信」ワークフロー、契約書の管理方法、および完了したものと保留中のものを完全に把握できるレポートの生成方法に習熟することになります。

アカウントのパーソナライズ

Acrobat Sign に初めてログインする場合、時間を取って、ユーザーの個人情報を確認します。この情報は、いくつかのテンプレートで使用されるため、正確である必要があります。

  • 右上隅にある名前の上にマウスポインターを置いてメニューを開き、プロファイルをクリックします。

プロファイルページには、いずれかのトランザクションをパーソナライズする際に Acrobat Sign が使用する特定の値が表示されます。特に重要なものを次に示します。

  • 氏名 - 電子メール通信およびデフォルトの活字組みの署名に使用されます。
  • 役職名 - 「役職」フィールドに入力したことがある場合、自動的に設定されます。
  • 会社名 - 電子メール通信に反映される。登録された完全な会社名である必要があります。
  • タイムゾーン - レポート実行時には、より明快にするために、日時スタンプにタイムゾーンが適用されます。

いずれかの内容を調整する必要がある場合は、「プロファイルを編集」ボタンをクリックして、必要な変更をおこなってから、編集内容を「保存」します。

マイプロファイルの編集

個人情報を設定したら、画面の左側に表示される他の個人環境設定にさっと目を通します。  これらのオプションは、ユーザーとしてのお客様に特有のもので、自動化に役立ちます。

  • プロファイル - 個人識別情報
  • アクセストークン - 開発者の場合、これが、API トークンが定義され、リストされる場所です。
  • Twitter との連携 - 契約書が完成するたびに、ツイートを送信します。
  • 電子メールフッター - 新しい契約書を送信する際に、カスタム(プレーンテキスト)フッターを電子メールテンプレートの下部に追加します。
  • 自動委任 - 署名用に送信された Acrobat Sign 契約書を指名した関係者に自動的に委任します。Acrobat Sign 契約書の「外出中」の転送処理に似ています。
  • 自分の通知 - Acrobat Sign に通知させたいイベント/警告のタイプおよび通知方法を設定します。電子メールをリアルタイムに取得したり、イベントをログに記録して日次または週次のレポートを設定したりできます。(イベントは、何かが起こった場合にトリガーされます。警告は、ある期間が経過して何も起こらなかった場合にトリガーされます)。
  • 共有されている通知 - 別のユーザーのアカウントを共有している場合、どのイベントおよび警告を通知するかをカスタマイズできます。
  • 署名 - 署名およびイニシャルの画像をアップロードします。PNG ファイルが最適です。
  • 言語の環境設定 - この見出しの下に考慮すべき設定が 2 つあります。
    • 言語の環境設定
      - この設定を使用すると、Acrobat Sign web アプリケーション内で使用する言語を定義できます。
    • 署名言語 - この設定は、電子メール通知および受信者のガイド付き署名処理に使用されるデフォルト言語を定義します。
  • その他のアカウントを表示 - 別のユーザーのアカウントの契約書を表示する必要がある場合、ここでリクエストできます。すべての表示されたアカウントのリストが列挙されます。これは「読み取り専用」の場合です。
  • アカウントを共有 - アカウントを他のユーザーと共有する必要がある場合、誰が契約書を表示できるかをここで指定できます。アカウントの共有は、表示のみです。閲覧者は、署名、キャンセルまたは委任することはできません。

ページごとの概要

ホームページは、ほとんどのユーザーがログインする最初のページです。  (送信ページは別のオプションで、アカウント管理者によって設定されます。)

ホームページ

ホームページは、次のセクションから構成される表示です。Acrobat Sign のほとんどの機能に対して、表示やアクセスがすばやくおこなえます。

  • 処理中 - 作成して処理中の契約書のカウンター
    • カウンターをクリックすると、処理中の契約書でフィルタ処理された管理ページが開きます。
    • 処理中のカウンターには、未返答の契約書は含まれません
  • あなたの処理待ち - 現在自分のアクションを待機しているすべての契約書を示すカウンター
    • カウンターをクリックすると、自分の処理待ちの契約書でフィルタ処理された管理ページが開きます。
  • イベントおよび警告 - カウンターをクリックすると通知ページが開き、イベントタブに開きます。
  • 署名を依頼 - 追加のオプションを含む送信ページへのクイックリンク。ライブラリ文書を添付したり、カスタムワークフロー(アカウントで有効な場合)を開始したりすることで処理を開始できます。
  • ライブラリから開始 - これにより、新しい契約書のワークフローを開始するためのライブラリテンプレートまたはワークフローを選択できます。
  • 他にできること - その他の一般的な操作のリスト
    • 文書に入力して署名 - 署名を文書に適用し、その署名済み文書を別の関係者に送信する必要がある場合に使用します。(例:所得税申告書や許可書)。
    • Web フォームを公開 - web フォームは、顧客が署名済み文書を生成できる web サイトにリンクしたり埋め込んだりできる文書/フォームです。(例:web サイトの入会申込書や登録フォーム)
    • 一括送信 - 個々の署名用の文書を何百もの人々に送信することを可能にするワークフロー。各人は、自身の署名が必要な契約書のみを受け取ります。(例:毎年の行為規範の合意)
    • 再利用可能なテンプレートを作成 - 繰り返し使用する文書またはフィールドテンプレートを作成できます。テンプレートは、個人用、グループ用またはアカウント全体で使用できるように保存できます。
    • すべての契約書を管理およびトラック - 管理ページが表示されます。
    • アカウントの強化 -  アカウントの強化」ボタンでは、小さなダイアログボックスが開きます。ユーザーの最高レベルの権限に基づいて異なります。
      • ユーザーには署名を作成する自分の署名ページが表示されます。
      • グループレベル管理者には、グループのロゴをアップロードするアカウントセットアップページが表示されます。
      • アカウントレベル管理者には、会社名、ホスト名、ロゴを構成するアカウントレベルのセットアップページが表示されます。
    • ヘルプを表示 - Acrobat Sign ウィンドウの右上隅にあるクエスチョンマークをクリックすると、セルフサービスのヘルプコンテンツにアクセスできます。  クエスチョンマークをクリックすると、次のオプションを含むサブメニューが開きます。
      • ユーザーガイド - Adobe Acrobat Sign ユーザーガイドを表示する新しいタブが開きます。
      • チュートリアル - Adobe Acrobat Sign ビデオチュートリアルを表示する新しいタブが開きます。
      • サポートへのお問い合わせ - サポートへのお問い合わせポータルが開き、電子メール、チャット、電話のサポートにアクセスできます。
        • サポートオプションは、お客様アカウントのサービスレベルによって異なります.
        • 設定の変更、アカウントの変更、または特定のトランザクション(または他のユーザーのコンテンツ)の調査を依頼する場合は、Acrobat Sign アカウントのアカウント管理者がおこなう必要があります。
      • リリースノート - 現在のリリースノートへのリンク
ヘルプを表示メニュー

送信ページでは、新しいアドホック契約書を設定して送信します。設定する機能セクションは 5 つあります。

  1. グループから送信UMG が有効になっているアカウントのみ)- グループセレクターでは、契約書に対して設定可能なオプションと使用可能なテンプレートを定義します。グループをリセットするとページが更新され、以前の設定が削除されるため、この設定を最初におこないます。
  2. 受信者 - 受信者は、契約書をやり取りする必要がある人です。「受信者」には複数のタイプがあります。利用可能なオプションは、アカウント管理者によって指定されます。
  3. メッセージ - 契約書の名前および受信者に配信したいメッセージを定義する場所。
  4. オプション - これらのオプションは、契約書を制御するのに役立ちます。
  5. ファイル - これは、署名用に送信している実際の文書を選択する場所です。
送信ページ

送信者、受信者、さらに CC された関係者として、Acrobat Sign 契約書の参加者だった場合、管理ページを使用できます。  このページは、ユーザーに結び付けられたすべての契約書のポータルとして、2 つの目標を念頭に置いて設計されています。調べたい契約書を検索することと、その契約書の管理タスクを実行することです。

このページの本文は契約書のリストで、左側のレールの契約書のステータス(「処理中」、「あなたの処理待ち」、「完了」、「キャンセル済み」、「期限切れ」、「下書き」)でフィルタリングされます。契約書フィルターのすぐ下にテンプレートフィルターも表示されます(「テンプレート」、「Web フォーム」、「一括送信」)。

ページの上部にある入力テキストフィルタ-を使用すると、電子メール、契約書名、受信者の名前(システムで認識されている場合)、日付、メモなどを使用して、個々の文書を検索できます。

管理ページ

定期的にスケジュールされたレポートは、文書の進捗および注意が必要な点をすばやく評価するのに役立ちます。レポートは、任意の日時にトリガーして、すべての契約書のうち、特定の名前を持つ文書のみを含めるようにカスタム設計できます。

レポートページのインターフェイス

返されたレポートのダイヤル

契約書の送信

文書の送信と署名および承認の収集が、Acrobat Sign のすべてです。顧客ごとに、文書をやり取りする必要がある人物や優先順位に関する様々な要件があるので、送信ページインターフェイスで使用可能な多数のワークフロー機能について知っている必要があります。 

送信ページ

アカウントでユーザーの複数グループ所属(UMG)を有効にしている場合は、設定する前に契約書を送信するグループを選択します。

  • グループの値を設定すると、グループに関連するプロパティとテンプレートが読み込まれ、選択できるようになります。
  • グループを変更すると、ページが更新されます。入力したコンテンツは、この更新時に消去されます。

ページの上部に「送信元」ドロップダウンが表示されない場合、アカウントには UMG が有効になっていません。

グループセレクター

文書を操作するためのアクセス権を取得する受信者と順序を定義します。

  • 複数の署名者を含む契約書の設定は、署名者が 1 名のみの場合と同じプロセスで、受信者が複数名いるというだけです。必要に応じて、それぞれを追加および設定します。
  • 同じ電子メールアドレスを複数回追加することもできます(プロセスの異なるステージでアクションを実行している場合など)。

受信者」セクションでは、一番上のスイッチで基本的な署名の順序を選択することが求められます。

  • (上図のように)「入力した順序で署名」が選択されている場合、順次署名プロセスは、1 つの署名手順から次の手順へと順序良く処理されます。また、受信者は番号付けされ、実際の参加順序が示されます。
    • ハイブリッド署名フローは、順次(入力した順序で署名)ワークフローとして開始されます。
  • 任意の順序で署名」が有効になっている場合、並行署名が行われ、受信者は番号付けされず、特定の参加順序がないことが示されます。

署名順序スイッチの右側には、次の 2 つのリンクがあります。

  • 自分を追加 - このリンクをクリックすると、参加順序に次の受信者として自分を含めます。
  • 受信者グループを追加 - このリンクをクリックすると、グループ全体を代表して参加する受信者が属するグループを作成します。例えば、HR チームのグループを作成します。このグループでは、HR の 1 人だけが実際に契約書に署名する必要があります。
注意:

受信者の順序を変更するには、受信者をクリックして、正しいスタック順序にドラッグするか、番号を直接編集すると、それに応じてスタックが調整されます。

 

各受信者は、5 つの要素で作成されます。

A. 参加順序 - 「入力した順序で署名」が選択されている場合、参加順序は、各受信者がいつ契約書をやり取りするかを明確に示します。

B. 役割 - 受信者の最大の特徴を示します

C. 電子メールアドレス - これは、受信者を識別する電子メールアドレスで、署名のリクエストを含め、この受信者とのすべての電子メール通信に使用されます。

D. 認証方法 - 受信者をどのように審査するかを示します。2 要素認証方式を使用するかどうかを指定します

E. プライベートメッセージ(オプション) - 送信者は、受信者が契約書を表示している際に表示される個別の指示を各受信者に与えることができます。

 

受信者リストの下の「CC を表示」リンクは、署名/承認権限を付与することなく、契約書を表示する電子メールアドレスをカーボンコピー(CC)できるフィールドを表示します。

「ハイブリッド」ワークフローは、1 つ以上の手順に、文書に同時にアクセスする 2 人以上の受信者が含まれる、順次参加順序のインスタンスです。「並行」手順のすべての署名者/承認者は、順次処理が次の手順に移る前に自分のパートを完了させる必要があります。

受信者グループは、チームや組織からログオフする必要があるが、そのグループの特定の個人からはログオフしない場合に便利です。グループの任意のメンバーは、グループ全体を代表して署名または承認できます。 

「メッセージ」セクションには、成功を大幅に向上させる 2 つのフィールドが含まれています。

契約」フィールドを使用すると、契約書を識別する任意の文字列を入力できます。  この文字列は、受信者の電子メールの件名に設定され(下図では黄色でハイライト表示)、管理ページの名前の値にも設定されています。一意で意味がわかる契約名を指定すると、受信者が、より簡単に電子メールを識別するのに役立ち、必要に応じて契約書の検索機能を向上できます。

注意:

文書が添付される前に契約名が入力されていない場合、契約書名には、最初に添付されたファイルのファイル名が採用されます。この値は、契約書が送信されるまでは編集できます。

 

契約書メッセージは、任意の指示や必要な注釈を入力できるプレーンテキストフィールドです(下図では緑色でハイライト表示)。このメッセージは、すべての受信者に送信される「署名してください」電子メールに表示されます(設定された受信者にのみ表示されるプライベートメッセージとは異なります)。

「名前とメッセージを確認して署名」電子メール

メッセージテンプレート

エンタープライズレベルのお客様は、管理者によって設定されたメッセージテンプレートにアクセスできます。メッセージテンプレートは、「オプション」の「受信者の言語」機能に直接結び付けられているので、言語ドロップダウンからスペイン語を選択すると、すべてのスペイン語テンプレートが使用できるようになります。

注意:

テンプレートが結び付けられていない言語を選択した場合、「メッセージテンプレート」オプションは送信ページに表示されません。

「オプション」セクションを使用すると、送信後に契約書をより制御できます。

  • パスワード保護 - 受信者が署名された PDF ファイルを開いて表示する際に、パスワードの入力を要求します。  このパスワードは、送信者によって定義され、アウトオブバンドで伝えられます。Acrobat Sign は、このパスワードを記録しないので、忘れないようにしてください。
  • 文書の有効期限 - 契約が期限切れになって完成できなくなるまでの日数を設定します。
  • リマインダーを設定 - 契約書が完成されるまでの、リマインダーが送信される頻度(毎日または毎週)を設定します。現在の受信者のみ通知されます。
  • 受信者の言語 - 受信者に送信される電子メールと署名処理中に使用する言語を選択します。
    • また、この設定は、アカウントで使用するように設定されている場合、表示可能なメッセージテンプレートを定義します。

「ファイル」セクションは、文書をトランザクションに添付する場所です。

Acrobat Sign は、署名プロセスに関してすべての文書を 1 つの包括的な PDF 契約書に組み合わせて、文書がリストされた順序に基づいてその PDF を作成します。ある文書をクリックしてリストの新しい場所にドラッグすることで、文書を並べ替えることができます。

ファイルは、Acrobat Sign ライブラリ、Google ドキュメント、Box.net、Dropbox、OneDrive から添付したり、ファイル検索を使用してローカルシステムからアップロードしたり、ファイルボックスにドラッグ&ドロップしたりできます。

使用できるファイルタイプは、Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML です。

ファイル


プレビューおよび署名フィールドを追加

ファイルリストのすぐ下には、プレビューおよび署名フィールドを追加チェックボックスが表示されます。  このオプションを使用すると、アップロードする文書を開いたり、必要に応じてその文書にフォームフィールドを配置したりできます。

少なくとも署名フィールドを配置する必要がありますが、その他にも多数のフィールドがあり、必要に応じて複雑なフォームを構築するのに使用できます。

注意:

署名フィールドが配置されていない場合、Acrobat Sign は、新しいページを自動的に追加して、文書の最後に署名を提供します。

1 人の受信者のみへの文書の送信は、最も一般的な契約書ワークフローの 1 つで、基本プロセスの習得に適しています。必要なのは、次のものだけです。

  • 受信者の電子メールアドレス
    • この電子メールは、ログインに使用した電子メールとは別のものである必要があります(自分自身には送信できません)
  • 署名が必要な文書またはファイル
署名を依頼


複数の受信者への送信

複数の受信者への契約書の送信は、2 つの顕著な違いを除いて、まったく同じ手順に従います。

  • 各受信者を「受信者」セクションの受信者ごとの行に署名する順序で含める必要があります。
  • フィールドを配置する際に、フィールドをダブルクリックして、受信者の値を設定することで、そのフィールドにアクセスする必要がある受信者を宣言する必要があります。

署名環境

署名プロセスを体験することは、送信者が行った設定の最終結果を理解するのに役立ちます。

1. 電子メールは、受信者の電子メールボックスに配信されます。

○ 件名は、「{文書名} で署名を要求されています」で始まります。

2. 契約書は、「確認して署名」ボタンをクリックすると開きます。

「確認して署名」電子メール

3. 契約書は、新しいブラウザーウィンドウに開きます。

次に、ページの他のオプションを示します。

A. オプション - このリストには、受信者の役割に基づくオプションが含まれます。

○ 契約書を読む - 契約書を表示専用形式で開きます。

○ 署名を他のユーザーに委任 - このオプションを使用すると、受信者は自分の権限を別の個人に委任できます。(例:同僚または上司)

○ 署名を辞退 - このアクションは契約書を終了します。

○ 印刷、署名およびアップロード - 署名者は、ワークフローを電子サインから物理的な署名に変換できます。その後、署名者は署名済みの文書をアップロードします。

○ 文書データを消去 - このオプションは、すべてのフィールドコンテンツを消去します。

履歴を表示 - 現在の監査レポートを表示用に開きます。

PDF をダウンロード - 契約書の現在のバージョンを PDF 形式にダウンロードします。

B. メッセージ - 吹き出しアイコンはメッセージをもう一度表示します。

C. 必須フィールドカウンター - このカウンターは、まだ入力されていない文書の必須フィールドの数を表示します。このフィールドをクリックすると、署名者が使用できる必須(オプションでない)フィールドに移動します。

D. 次のフィールドタブ - この黄色の矢印は、長い文書をスクロールする場合に、次のフィールドを見つけるのに役立ちます。  このタブは、必須のものだけでなく、すべてのフィールドを循環します。

署名オプション

この文書のみ、1 つの署名フィールドがあり、必須です(赤いアスタリスクで示されます)。複数の入力可能なフィールドがある文書の場合、タブで移動できます。

 

4. 署名を適用するには、フィールドをダブルクリックして署名パネルを開きます。

5. 署名パネルの上部のフィールドに名前を入力します。

署名の最終処理は、4 つの方法のいずれかで行うことができます。

○ Typeset フォント(デフォルト) - Acrobat Sign は、入力した名前に手書きのようなフォントを適用します。

○ 物理的に描く - マウス、スタイラスまたはその他のポインターデバイスを使用して、署名を物理的に描きます。タブレットで指を使用すると、非常に良好な結果が得られます。

○ 画像 - 署名のスタンプ画像がある場合、それをアップロードできます。

モバイル -「 モバイル」オプションを使用すると、デスクトップからモバイルデバイスに署名パネルをキャストできるため、デバイスで簡単に署名を物理的に描画できます。

署名パネル

6. 「適用」をクリックして、署名を署名フィールドに配置し、文書に戻ります。

7. すべての必須フィールドに入力したら、ウィンドウの下部にある「署名を送信」ボタン(すぐに分かります)をクリックします。

契約書の署名について詳しくは、こちらを参照してください。

注意:

Acrobat Sign ページの下部には、契約書の移動、ズームイン/ズームアウト、文書のダウンロードのためのツールを含むツールバーがあります。右下隅にある X をクリックすると、このツールバーを非表示にできます。非表示のツールバーを一時的に再表示するには、マウスポインターをウィンドウの下部に置くと、コントロールが再表示されます。 

ズームコントロールの使用について詳しくは、こちらを参照してください。

契約書の管理

契約書の管理は、Acrobat Sign の操作の重要な部分です。管理ページを使用して、契約書をトラッキング、処理、カスタマイズします。契約書をキャンセルする場合であれ署名者を置き換える場合であれ、これらの処理はシステムのトランザクションの処理に影響する可能性があります。

管理ページには、学ぶべき多くの埋め込み機能があります。わかりやすくするために、3 つの機能領域に分割されています。

A. フィルター

B. 契約書リスト

C. 契約書ツール

「管理ページ」セクション


契約書フィルター

クラシックページの複数のステータス「フォルダー」は、所定のステータスタイプの契約書を返す、より実用的なフィルターに統合されました。  上部のセクションには、契約書フィルターがあり、契約書の現在のステータスに基づいて契約書を返します。

2 つの「アクティブ」なステータスがあります。各ステータスでは、コンテンツのボリュームがステータス名の後に補足的に表示されます。

  • 処理中(N) - 処理中ステータスで返された契約書は、参加者がアクションを完了するのを待っています。ログインユーザーを待っている契約書は、返されません
  • あなたの処理待ち(M) - ログインユーザーを待っている契約書は、「あなたの処理待ち」フィルターに返されます。

 

3 つの「ターミナル」ステータスがあります。

  • 完了 - 正常かつ完全に解決済みの契約書。
  • キャンセル済み - 何らかの理由で破棄された契約書。これには以下が含まれます。
    • 送信者によってキャンセルされた契約書
    • 参加者によって拒否された契約書
    • 認証が繰り返し失敗したことにより終了された契約書
    • 契約書が実行できなくなる原因となるシステムエラーの影響を受けている契約書
  • 期限切れ - 有効期限に達して自動的に終了した契約書.

 

すべての作成途中の契約書を含むドラフトステータスがあります。

 

下部のセクションは、「親」オブジェクトのテンプレート専用です。  これらのテンプレートから作成される「子」契約書は、上にある契約書ステータスフィルターでフィルタリングされます。

親オブジェクトは、契約書自体ではありませんが、大量の個別の契約書を作成するために使用されます。親オブジェクトには、以下が含まれます。

  • (ライブラリ)テンプレート - 文書ライブラリで使用できるすべての文書およびフィールドテンプレート。
  • Web フォーム - 以前のウィジェット。Web フォームは、リンクとして配信したり、web ページに埋め込んだりできる契約書テンプレート。  Web フォームは、署名者が開始し、記入するすべての参加者用の子契約書を生成します。
  • 一括送信 - 一括送信テンプレートは、「通常の」契約書のように送信および署名される、大量の個別の契約書を作成するために設計されています。
注意:

他のユーザーアカウントから共有されているコンテンツがある場合は、「自分の契約書」の隣にある下向き矢印をクリックして、コンテンツをフィルタ処理できます。

ポップダウンメニューには、コンテンツを自分と共有しているすべてのユーザー(および高度な共有が有効な場合はグループ)のリストが表示されます。  ユーザーを選択すると、管理ページに選択したユーザーのコンテンツがリロードされます。


契約書リスト

ページの本文には、次に関連する契約書のリストが含まれています。  あなたの電子メールアドレスを含むすべての契約書は、リストのどこかに反映されます。自分で開始した契約書だけでなく、署名/承認するためにあなたに送信された契約書、さらに CC された契約書が含まれます。

契約書リストは、左側で選択した文書のステータスで常にフィルタリングされています。

リストの上部に沿ったヘッダーをクリックすると、各セクションのコンテンツを並べ替えます。もう一度クリックすると、逆順に並べ替えます。

個々のレコードには、次の情報が含まれています。

契約書リスト

  • 受信者 - 名前の値は、送信者でない最初の受信者の名前または電子メールアドレスが反映されます.
    • 受信者が Acrobat Sign システムを使用して文書に署名したことがない場合、電子メールアドレスが使用されます。
    • 署名プロセス中に名前の値が入力されると、電子メールが名前に置き換えられます。
  • 会社名 - 署名フィールドを使用して、またはログインしてプロファイルを更新することで、最初の受信者が会社名を入力すると、その会社名の値が反映されます。
    • 契約書に会社名フィールドが含まれていない場合、この列はほとんど空のままです。
  • 文書のタイトル - これは、契約書名です。
  • ステータス - 「処理中」フィルターを選択した場合、2 列目が「ステータス」となり、常に「署名用に送信」(または「承認」、「同意」など)になります。
  • アクション - 「あなたの処理待ち」フィルターを表示した場合、2 列目には保留中のアクション(その契約書を開くためのリンクを含む)が表示されます。
  • 送信者 - 3 つの最終ステータス(「完了」、「キャンセル済み」、および「期限切れ」)を表示した場合、2 列目には契約書の元の送信者が表示されます。
  • 変更日 - この日付は最終変更日を表し、イベントの送信またはイベントの署名/承認の際に最後に契約書が更新された日付を意味します。

契約書ツールパネルを使用すると、管理を強化したり契約書を理解したりするためのいくつかのコントロールにアクセスできます。

契約書ツール

レポート(法人およびエンタープライズサービスレベルのみ)

レポート機能を使用すると、アカウントでの Acrobat Sign の使用方法を確認できます。独自のレポートを作成して、文書署名プロセス全体を可視化すると同時に、個々のグループまたはユーザーの行動を確認します。

新規レポートを作成するには、「レポート」タブをクリックしてレポートページに移動し、「新規レポートを作成」リンクをクリックします。

 

新規レポートを作成ページは次のように表示されます。

新規レポートを作成

レポートの作成について詳しくは、こちらを参照してください。


レポートのパラメーター

レポートを設定する際に、複数のパラメーターを設定して、結果をカスタマイズできます。次に説明するすべてのパラメーターを使用できます。 

作成日

作成日は、レポートに含める期間です。これは、4 つの事前定義済みの期間(今週、先週、今月、先月)のうちのいずれかにすることも、カスタム日付範囲を入力することもできます。

ユーザーとグループ

このパラメーターを使用すると、特定のユーザーまたはグループに関するレポートを実行できます。どちらかについて 1 つまたは複数を選択したり、アカウントのすべてのユーザーに対するレポートを実行したりできます。

ワークフローと文書

特定の文書を選択して、このオプションでレポートに含めることができます。このフィールドにリストされる文書は、アカウント全体で使用されるライブラリ文書です。個々の 1 回限りの文書は、ここにはリストされません。

文書名

このパラメーターは、指定された変数を含むまたは含まない文書を含めたり除外したりするために使用されます。入力した文字列を含めるまたは含めないことを選択できます。

一括送信

このパラメーターを有効にすると、結果のレポートに一括送信契約書が含まれます。

一括送信

パフォーマンスの目標

パフォーマンスの目標表示を使用して、パフォーマンスのしきい値を設定できます。パフォーマンスを反映するゲージが、結果のレポートに表示されます。

ベンチマーク

デフォルトでは、ベンチマークパラメーターがレポートに表示されます。有効にするには、レポート設定リンクをクリックします。

ベンチマークは、契約書の進捗および署名率をトラッキングするための拡張手段を提供します。

契約書グラフ作成基準

有効にした各オプション(日付、送信者、グループ、フォーム、ワークフロー、署名タイプごと)は、様々なタイプのグラフをレポートに提供します。

その他

このセクションのパラメーターは、結果のレポートのグラフィックを変更するためのものです。デフォルトのパラメーターからこれらを変更すると、レポート処理を速くすることができます。

レポートを実行」ボタンをクリックすると、パラメーターに基づいてレポートが生成されます。レポートで実行できる複数のアクションがあります。

最新データでレポートを更新

このリンクをクリックすることは、ページを更新するのに似ています。新規レポートには、最近のトランザクションおよびアクティビティが含まれます。

レポートを保存

レポートを保存すると、将来、もう一度このレポートを実行できます。

レポートを共有

共有を使用すると、レポート結果を別の人に送信できます。必要なのは、電子メールアドレスとメッセージを入力することだけです。

レポートをスケジュール

このレポートのスケジュールを設定すると、定義した頻度で同じパラメーターを使用して実行します。

レポートデータを書き出し

このリンクをクリックすると、.CSV ファイルを開くか保存することを求めるメッセージが表示されます。CSV ファイルは、Excel で開くことができ、レポートでの契約書のすべてのトランザクション情報は、異なる列に分類されます。

プリンター対応バージョン

このリンクをクリックすると、レポートのプリンター対応バージョンが開きます。

プレビューおよびオーサリング機能

オーサリング環境では、Acrobat Sign のフォーム作成機能を利用できます。 署名フィールドの配置だけでなく、日付または署名者の署名の値(わかっている場合)などのコンテンツを自動設定するフィールド、またはコンテンツの検証や複雑な計算を行うテキストフィールドを含めることができます。ドロップダウンボックス、ラジオボタン、チェックボックスなど、その他の共通のフィールドタイプも使用できます。

オーサリング環境へのアクセスは、次の方法で行います。

  • 新規文書を送信し、送信ページの「プレビューおよび署名フィールドを追加」オプションを有効化する

 

  • 管理ページでドラフト文書を編集する
ドラフト契約書の編集

 

  • ホームページからの新しいテンプレートまたは web フォームを作成する
Web フォームとテンプレートを作成する

 

 

  • 管理ページから既存のライブラリ文書または web フォームを編集する

○ アップロードしたテンプレートのみ編集できます。次の画像では、2 番目のテンプレートは、他のユーザーと共有されており、その結果、編集できないことがわかります。

 

テンプレートを編集

オーサリング環境が起動したら、時間をとって 5 つの主要な領域を確認します。

A. フォームフィールドテンプレート - このオプションは、少なくとも 1 つのフォームフィールドライブラリテンプレートを作成した場合にのみ表示されます。

B. フィールドレイアウトおよび整列 - これは、フォームフィールドのサイズ/整列ツールバーを表示します。

C. 受信者(役割)を選択 - このドロップダウンは、契約書の受信者をリストします。

D. フォームフィールドタブ - これらのタブからフィールドを選択して、文書に追加できます。

E. 戻る/リセット/テンプレートを保存/進行状況を保存

►戻る - 戻るボタンをクリックすると、ユーザーは送信ページに戻って、契約書の名前とメッセージ、受信者の電子メールアドレス、契約書の添付ファイルを編集できます。

リセットでは、テンプレートが読み込まれた、または最後に保存された後に行われたすべての変更が削除されます。

テンプレートとして保存 - オンにすると、契約書が送信された後、テンプレートが個別のライブラリオブジェクトとして保存されます。  送信をクリックすると、新しいテンプレートの名前を入力するように求められます。

進行状況を保存 - このリンクをクリックすると、テンプレートの現在のステータスが保存されます

オーサリング環境

フォームフィールドテンプレート

文書用にフォームフィールドテンプレートを作成した場合、このツールのセットを使用して、テンプレートを選択および適用できます。

ドロップダウンには、使用可能なフォームフィールドテンプレートがリストされ、テンプレートを開始するページを選択できます。  複数のテンプレートを適用できます。

Fiueld テンプレート

フォームフィールドテンプレートの使用について詳しくは、ここをクリックして、Acrobat Sign ヘルプを参照してください。

フィールドレイアウトおよび整列

このメニューオプションは、お互いのフィールドを相対的に整列およびリサイズするためのツールを表示します。Ctrl キーを押しながら複数のフィールドをクリックするか、Shift キーを押したままマウスポインターで領域を選択して、グループとして調整します。

左側の 6 つのアイコンは、(左から順に)フィールドを上揃え、水平方向の中央揃え、下揃え、左揃え、垂直方向の中央揃え、右揃えします。 

次の 3 つのアイコンは、すべてのフィールドを同じ幅、高さ、または両方にスナップします。 

整列およびサイズ変更は、最初に選択するフィールドに基づきます。

受信者(役割)を選択

おそらく、フォーム作成で最も重要な要素は、設定される必要があるフィールドに様々な受信者を関連付けることです。最初に受信者リストから受信者を選択すると、その後にフォームに配置したフィールドは、自動的にその受信者に関連付けられます。受信者を変更すると、新しく配置したフィールドは、新しい受信者に関連付けられます。

注意:

特定の受信者が選択されると、その受信者に割り当てられたフィールドが文書上でハイライト表示され、どのフィールドが選択した受信者に関連付けられているかを示す優れたビジュアルインジケーターとなります。

 

フィールドが文書に配置されたら、フィールドをダブルクリックしてフィールドメニューを開き、受信者ドロップダウンを変更することで、フィールドが割り当てられた受信者を変更できます。

参加者の役割について詳しくは、こちらを参照してください。

事前入力の具体的な役割について詳しくは、こちらを参照してください。

フォームフィールドメニュー

Acrobat Sign で使用可能なすべてのフィールドは、ウィンドウの右側のレールにあるメニューにあります。これらのフィールドは、用途およびフィールドタイプ別に分類されており、ほとんどは、フォームで要求される高さと幅に操作できます。

フォームフィールドの種類について詳しくは、フィールドタイプの記事を参照してください。

テンプレートとして保存

新しいフォームフィールドを契約書に追加したら、署名用に契約書を送信する前に、ライブラリにコピーを保存できます。

送信」ボタンをクリックする前に、オーサリングウィンドウの右下隅にある「テンプレートとして保存」チェックボックスをクリックして、変更した契約書をライブラリに追加します。

テンプレートとして保存

 

最初に、文書がライブラリに保存されます。

 

次に、契約書が署名用に送信されます。

ズーム、リセット、保存/送信

残りのオプションでは、文書のズームインおよびズームアウト、配置したすべてのフィールドのリセットまたは削除、現在の状態の文書の保存/送信が可能です。

テンプレートとして保存を選択すると、契約書が送信された後、フォームが新しいライブラリテンプレートとして保存されます。送信ボタンをクリックすると、送信者はテンプレートに名前を付けることが可能になります。

ベストプラクティスとして、頻繁に進行状況を保存する必要があります。ただし、オーサリング環境から移動すると、文書は自動的に保存されます。下書きセクションの管理ページからアクセスできます。

オーサリングの送信および保存ツール

ライブラリテンプレート

ライブラリテンプレートは、再利用可能なオブジェクトです。Acrobat Sign は、文書テンプレートとフォームフィールドテンプレートの 2 種類のライブラリテンプレートをサポートします。

  • 文書テンプレート - 文書テンプレートは、再利用可能な文書です。文書テンプレートは、アカウントの他のユーザーと共有できます。変更を加える必要なく、複数のユーザーが同じ文書を送信できます。
  • フォームフィールドテンプレート - フォームフィールドテンプレートは、任意の文書に適用できる、再利用可能なフィールドレイヤーです。また、フォームフィールドテンプレートは、アカウントの他のユーザーと共有できます。フォームフィールドテンプレートは、次の場合に理想的です。
    • 複数の文書で機能する 1 つのフィールドレイアウトがある。
    • 多数の異なる方法で送信できる文書がある。
    • 文書のコンテンツを改訂する必要があるが、フィールドは同じ場所に維持する。

文書が更新されるたびに新しいライブラリ文書を作成する代わりに、同じフォームフィールドレイヤーを適用できます。フォームフィールドテンプレートは、フィールドの配置またはフィールドプロパティを簡単に変更できるように編集できます。さらに、フォームフィールドテンプレートを作成する際には、オーサリング環境のすべてのツールを使用できます。

 

ベストプラクティスとして、1 人のユーザー(文書管理者)がテンプレートの作成および管理の責任者になる必要があります。Doc Admin ユーザーログインの作成は、どのテンプレートを使用するかに関する混乱を排除し、再利用可能な文書のバージョン管理を提供します。

Doc Admin ユーザーログインには、配布リストまたは機能する電子メールの使用をお勧めします。これにより、この Doc Admin ログインへのアクセスを制御すると同時に、必要に応じて責任を共有することができます。

オーサリングツールを使用したテンプレートの作成について詳しくは、こちらを参照してください。

1. 「ホーム」タブをクリックします。「再利用可能なテンプレートを作成」をクリックします。

ドキュメントテンプレートの作成

 

ライブラリテンプレートを作成ページが表示されます。

 

2. 「テンプレート名」フィールドに、テンプレートの名前を入力します。これは、必要に応じて後で変更できます。

3. 「参照」ボタンをクリックして、再利用可能なテンプレートの作成に使用するローカルシステム上のファイルに移動します。再利用可能な文書を作成している場合、このファイルおよびそのコンテンツが使用されます。再利用可能なフォームフィールドレイヤーを作成している場合、ファイルのコンテンツはテンプレートには含まれません。

4. 再利用可能な文書として作成再利用可能なフォームフィールドレイヤーとして作成のどちらか、または両方から、適切なテンプレートオプションを選択します。

 

5. テンプレート共有のための適切な権限オプションを選択します。

注意:

グループ権限は、現在所属しているグループに対してのみ付与できます。他のグループには権限を付与できません。

 

6. 「プレビューまたはフィールドを追加」ボタンをクリックします。オーサリング機能が表示されます。

フィールドを配置

 

 

7. 「フォームフィールド」タブからドラッグして文書にドロップすることで、対象とする参加者に必須のフィールドを配置します。

8. フィールドの追加が終了したら、「保存」ボタンをクリックします。

テンプレートが、管理ページの「テンプレート」セクションに表示されます。権限を付与することでテンプレートをグループまたは組織のユーザーと共有している場合、テンプレートも管理ページの「テンプレート」セクションに表示され、何度でも送信に使用できます。

 

ライブラリテンプレート

注意:

ライブラリテンプレートを編集または削除できるのは、作成したユーザーだけです(高度な共有を有効にした場合を除く)。

署名の代替ワークフロー

次のように、署名用に文書を送信したり、署名を収集したり、署名済み文書を送信したりするために使用できる、多数のワークフローがあります。

  • 「入力と署名」を使用した送信
  • 一括送信を使用した送信
  • Web フォームを使用した署名の収集

次に、これらの各プロセスの詳細について説明します。

契約書の送信について詳しくは、こちらを参照してください。

ビジネス要件に応じて、複数の受信者が契約書に関与する必要がある場合があります。例えば、2 人に契約書への署名を、もう 1 人に承認または他の署名者への委任を依頼する必要があることがあります。複数の受信者への送信の際に、契約書の送信方法に関する追加のオプション(連続して、並行して、またはハイブリッドのルートで)もあります。 

複数の署名者への契約書の送信について詳しくは、こちらを参照してください。

このプロセスは、その名前が表すとおりです。これは、自分だけが文書に署名し、1 人または複数人に送信する必要がある状況で使用されます。例えば、署名済み W-9 か秘密保持契約書、またはその両方を 1 人か複数人に送信する必要がある場合です。ログインに使用したのと同じ電子メールアドレスを使用していない限り、自分自身に署名済み文書を送信できます。これは、署名済み文書のコピーが保存され、「管理」タブからアクセスできるためです。「入力と署名」機能はホームページにしかない点に注意してください。

「入力と署名」の使用について詳しくは、こちらを参照してください。

1. ホームページの「文書に入力して署名」をクリックします。

ホームページから入力して署名

 

3. 契約書名を入力します。

4. 署名するファイルをドラッグ&ドロップするか、「ファイルを追加」リンクをクリックして、ローカルシステムまたはネットワークドライブから文書を検索して添付します。

5. 「次へ」をクリックします。

ファイルの追加

6. 入力と署名ページが読み込まれます。

                必要に応じて、コンテンツ(テキスト、チェックマーク、署名)を配置します。

7. 完了したら、「完了」をクリックします。

8. 署名後ページに、文書の送信、コピーのダウンロード、管理ページでの文書の表示、または別の文書への署名をおこなうオプションが表示されます。

署名後

この一括送信プロセスを使用すると、文書を数百の個人に一度に送信できます。各署名者は、独自の文書のコピーに署名し、それらの個々の契約書が返されます。このプロセスは、NDA、HR 文書または許可書の収集に使用できます。一括送信するためのリンクは、ホームページ上にあります。

一括送信の受信者は、電子メールアドレスを「To:」フィールドに追加するか、受信者の情報を含むコンマ区切り値(.CSV)ファイルをアップロードすることで、入力することができます。.CSV プロセスを使用すると、各署名者のデータを事前入力でき、その結果、各人のフィールド情報をカスタマイズする機会が得られます。例えば、各署名者に送信する「...に署名してください」電子メールのメッセージをカスタマイズできます。

一括送信の使用について詳しくは、こちらを参照してください。

Web フォームとは、アクセス権のある人は誰でも署名できる、ホストされた文書です。登録用紙、権利放棄証書または多くの人がオンラインでアクセスして署名する必要がある任意の文書への署名に最適です。

Web フォームは、2 つの異なるフォームを JavaScript または URL として生成できます。JavaScript オプションは、web フォームを web サイトに埋め込むために必要なコードを提供します。URL オプションは、送信者が文書に署名するために使用できる Acrobat Sign がホストする web アクセスを提供します。Web フォームを作成するためのリンクはホームページ上にあります。

Web フォームの署名エクスペリエンスは Acrobat Sign を介した通常のトランザクションと同じですが、web フォームでは、1 人の署名者による署名と、指定した人による副署名のみを行うことができます。 

モバイルデバイス

署名は、Acrobat Sign の重要な機能です。コンピューターの web ブラウザーやモバイルデバイスを使用して、誰でも電子メールリンクから署名できます。Acrobat Sign アカウントを持っている場合、iOS または Android のネイティブアプリの「Acrobat Sign マネージャー」を使用して署名することもできます。また、管理ページから署名を開始することもできます。署名は、「入力と署名」プロセスにも組み込まれています。

アプリを使用した文書の署名について詳しくは、こちらを参照してください。

Acrobat Sign は、iOS または Android オペレーティングシステムを実行するスマートフォンおよびタブレットの最新の web ブラウザーをサポートしています。

Acrobat Sign マネージャーの直感的なダッシュボードを使用して、契約書の送信および署名のためにモバイルデバイスから文書にアクセスします。新しいダッシュボードは、iOS 9 および iPad Pro でも適切に動作します。強化された送信機能により、署名用に文書を送信する方法がシンプルになりました。 

ここからアプリをダウンロードしてください

Android 用 Acrobat Sign マネージャーは、Acrobat モバイルに合わせて、19 の言語にローカライズされています。

ここからアプリをダウンロードしてください。

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