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Adobe Acrobat Sign 入門ガイド

 

Adobe Acrobat Sign ガイド

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契約書の送信、署名、および管理

高度な契約書機能とワークフロー

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Acrobat Sign 開発者

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Adobe Acrobat Sign へようこそ

Adobe Acrobat Sign を使い始める前に、基本情報を一通り紹介します。このガイドの目的は、Acrobat Sign およびユーザーとして利用可能な機能に精通することです。

このガイドでは、Acrobat Sign のすべての重要なプロセスについて説明しており、ユーザーインターフェイスに習熟できます。Acrobat Sign ヘルプシステムは、必要に応じて、より詳細な情報を提供します。
インターネットに接続している場合は、「追加情報」という語句を含むグレーのボックス内にあるリンクをクリックすると、関連するヘルプトピックを表示できます。 

注意:

該当する場合は、法人または大規模法人レベルのサービスに固有の機能が記載されています。このガイドには、使用許諾契約の最高レベルである、Acrobat Sign エンタープライズ版で使用できる機能について記載されています。ライセンスの種類を調べるには、プロファイルに移動します。ご利用のライセンスで使用可能な機能に関する質問がある場合は、クライアントサクセスマネージャーまたは Adobe Acrobat Sign サポートにお問い合わせください。

Acrobat Sign は、お客様のビジネスに適用できる以外の機能も備えている、高度なカスタマイズが可能なアプリケーションです。  アカウント管理者またはグループ管理者は、記載されているオプションの一部を無効にしている場合があります。使用したい機能が見つからない場合、グループまたはアカウント管理者にお問い合わせください。アドビのサービスは、様々なグループの様々な設定をサポートし、あるグループにとって機能を無効にすることが最適な場合でも、別のグループに対して有効にすることができます。

 

このガイドの終わりまでに、Acrobat Sign のすべての標準的な「送信」ワークフロー、契約書の管理方法、および完了したものと保留中のものを完全に把握できるレポートの生成方法に習熟することになります。

アカウントのパーソナライズ

Acrobat Sign に初めてログインする場合、時間を取って、ユーザーの個人情報を確認します。この情報は、いくつかのテンプレートで使用されるため、正確である必要があります。

  • 右上隅にある名前の上にマウスポインターを置いてメニューを開き、プロファイルをクリックします。

プロファイルページには、いずれかのトランザクションをパーソナライズする際に Acrobat Sign が使用する特定の値が表示されます。特に重要なものを次に示します。

  • 氏名 - 電子メール通信およびデフォルトの活字組みの署名に使用されます。
  • 役職名 - 「役職」フィールドに入力したことがある場合、自動的に設定されます。
  • 会社名 - 電子メール通信に反映される。登録された完全な会社名である必要があります。
  • タイムゾーン - レポート実行時には、より明快にするために、日時スタンプにタイムゾーンが適用されます。

いずれかの内容を調整する必要がある場合は、「プロファイルを編集」ボタンをクリックして、必要な変更をおこなってから、編集内容を「保存」します。

マイプロファイルの編集

個人情報を設定したら、画面の左側に表示される他の個人環境設定にさっと目を通します。  これらのオプションは、ユーザーとしてのお客様に特有のもので、自動化に役立ちます。

  • プロファイル - 個人識別情報
  • アクセストークン - 開発者の場合、これが、API トークンが定義され、リストされる場所です。
  • Twitter との連携 - 契約書が完成するたびに、ツイートを送信します。
  • 電子メールフッター - 新しい契約書を送信する際に、カスタム(プレーンテキスト)フッターを電子メールテンプレートの下部に追加します。
  • 自動委任 - 署名用に送信された Acrobat Sign 契約書を指名した関係者に自動的に委任します。Acrobat Sign 契約書の「外出中」の転送処理に似ています。
  • 自分の通知 - Acrobat Sign に通知させたいイベント/警告のタイプおよび通知方法を設定します。電子メールをリアルタイムに取得したり、イベントをログに記録して日次または週次のレポートを設定したりできます。(イベントは、何かが起こった場合にトリガーされます。警告は、ある期間が経過して何も起こらなかった場合にトリガーされます)。
  • 共有されている通知 - 別のユーザーのアカウントを共有している場合、どのイベントおよび警告を通知するかをカスタマイズできます。
  • 署名 - 署名およびイニシャルの画像をアップロードします。PNG ファイルが最適です。
  • 言語の環境設定 - この見出しの下に考慮すべき設定が 2 つあります。
    • 言語の環境設定
      - この設定を使用すると、Acrobat Sign web アプリケーション内で使用する言語を定義できます。
    • 署名言語 - この設定は、電子メール通知および受信者のガイド付き署名処理に使用されるデフォルト言語を定義します。
  • その他のアカウントを表示 - 別のユーザーのアカウントの契約書を表示する必要がある場合、ここでリクエストできます。すべての表示されたアカウントのリストが列挙されます。これは「読み取り専用」の場合です。
  • アカウントを共有 - アカウントを他のユーザーと共有する必要がある場合、誰が契約書を表示できるかをここで指定できます。アカウントの共有は、表示のみです。閲覧者は、署名、キャンセルまたは委任することはできません。

ページごとの概要

契約書の送信

文書の送信と署名および承認の収集が、Acrobat Sign のすべてです。顧客ごとに、文書をやり取りする必要がある人物や優先順位に関する様々な要件があるので、送信ページインターフェイスで使用可能な多数のワークフロー機能について知っている必要があります。 

送信ページ

署名環境

署名プロセスを体験することは、送信者が行った設定の最終結果を理解するのに役立ちます。

契約書の管理

契約書の管理は、Acrobat Sign の操作の重要な部分です。管理ページを使用して、契約書をトラッキング、処理、カスタマイズします。契約書をキャンセルする場合であれ署名者を置き換える場合であれ、これらの処理はシステムのトランザクションの処理に影響する可能性があります。

レポート(法人およびエンタープライズサービスレベルのみ)

レポート機能を使用すると、アカウントでの Acrobat Sign の使用方法を確認できます。独自のレポートを作成して、文書署名プロセス全体を可視化すると同時に、個々のグループまたはユーザーの行動を確認します。

プレビューとオーサリングエクスペリエンス

オーサリング環境では、Acrobat Sign のフォーム作成機能を利用できます。署名フィールドの配置だけでなく、日付または署名者の署名の値(既知の場合)などのコンテンツを自動設定するフィールド、またはコンテンツの検証や複雑な計算を行うテキストフィールドを含めることができます。ドロップダウンボックス、ラジオボタン、チェックボックスなど、その他の共通のフィールドタイプも使用できます。

ライブラリテンプレート

ライブラリテンプレートは、再利用可能なオブジェクトです。Acrobat Sign は、文書テンプレートとフォームフィールドテンプレートの 2 種類のライブラリテンプレートをサポートします。

  • 文書テンプレート - 文書テンプレートは、再利用可能な文書です。文書テンプレートは、アカウントの他のユーザーと共有できます。変更を加える必要なく、複数のユーザーが同じ文書を送信できます。
  • フォームフィールドテンプレート - フォームフィールドテンプレートは、任意の文書に適用できる、再利用可能なフィールドレイヤーです。また、フォームフィールドテンプレートは、アカウントの他のユーザーと共有できます。フォームフィールドテンプレートは、次の場合に理想的です。
    • 複数の文書で機能する 1 つのフィールドレイアウトがある。
    • 多数の異なる方法で送信できる文書がある。
    • 文書のコンテンツを改訂する必要があるが、フィールドは同じ場所に維持する。

文書が更新されるたびに新しいライブラリ文書を作成する代わりに、同じフォームフィールドレイヤーを適用できます。フォームフィールドテンプレートは、フィールドの配置またはフィールドプロパティを簡単に変更できるように編集できます。さらに、フォームフィールドテンプレートを作成する際には、オーサリング環境のすべてのツールを使用できます。

 

ベストプラクティスとして、1 人のユーザー(文書管理者)がテンプレートの作成および管理の責任者になる必要があります。Doc Admin ユーザーログインの作成は、どのテンプレートを使用するかに関する混乱を排除し、再利用可能な文書のバージョン管理を提供します。

Doc Admin ユーザーログインには、配布リストまたは機能する電子メールの使用をお勧めします。これにより、この Doc Admin ログインへのアクセスを制御すると同時に、必要に応じて責任を共有することができます。

オーサリングツールを使用したテンプレートの作成について詳しくは、こちらを参照してください。

署名の代替ワークフロー

次のように、署名用に文書を送信したり、署名を収集したり、署名済み文書を送信したりするために使用できる、多数のワークフローがあります。

  • 「入力と署名」を使用した送信
  • 一括送信を使用した送信
  • Web フォームを使用した署名の収集

次に、これらの各プロセスの詳細について説明します。

契約書の送信について詳しくは、こちらを参照してください。

モバイルデバイス

署名は、Acrobat Sign の重要な機能です。コンピューターの web ブラウザーやモバイルデバイスを使用して、誰でも電子メールリンクから署名できます。Acrobat Sign アカウントを持っている場合、iOS または Android のネイティブアプリの「Acrobat Sign マネージャー」を使用して署名することもできます。また、管理ページから署名を開始することもできます。署名は、「入力と署名」プロセスにも組み込まれています。

モバイルアプリ機能について詳しくは、こちらを参照してください。

Acrobat Sign は、iOS または Android オペレーティングシステムを実行するスマートフォンおよびタブレットの最新の web ブラウザーをサポートしています。

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