Adobe Sign の「署名の理由」機能は、Enterprise レベルのサービスでのみ利用できます。

機能の説明

署名の理由機能は、署名者が契約書に署名する理由を入力できる機能です。このタイプの情報は一部のワークプロセス(Title 21 CFR part 11 など)で必須となっていますが、実装を希望するすべての Enterprise アカウントで利用可能です。

理由の入力は必須にすることも任意にすることもできます。

「理由」フィールドは電子署名フィールドまたはデジタル署名フィールドに適用できます。イニシャルフィールドは含まれません。

理由は、Adobe Sign 管理者が作成した事前定義済みリストから選択するか、自由形式のテキストフィールドに入力できます。 

注意:

署名の理由機能はバイオ医薬業界標準対応ページでのみ利用可能です。このページはサポートまたはカスタマーサクセスマネージャーによる有効化が必要です。


使用方法

署名の理由機能が有効になると、署名者は署名の入力、手書き、または署名画像のアップロード直後に署名適用の理由を入力するよう求められます。署名は新しいパネル内で以下のいずれかの場所に表示されます。

  • 署名者が任意の理由を入力できるオープンテキストフィールド
custom_reason_capture
  • (Adobe Sign で定義された)許容可能な理由のドロップダウンリスト
reason_pick-list

注意:

どちらのオプションも有効な場合は、(上の図に示すように)任意の理由を入力できる項目が選択リストに表示されます

 

理由を入力した後、署名者が「OK」をクリックすると、フォーム入力プロセスまたは署名プロセスが通常どおり続行されます。

いずれの場合も署名ブロックが表示され、署名と理由(右側)が表示されます。

custom_reason_signatureblock
signer_signatureblock

 

また、いずれの場合も契約書のレポート CSV に理由が表示されます。

custom_signatureexportdatalinkandcontent


設定オプション

署名の理由を収集するために選択できるオプションは 4 つあります。

最初の 2 つは、署名プロセスで理由の入力を許可するかどうかを指定するオプションです。電子署名とデジタル署名で理由の入力を有効にするかどうかの指定は個別におこなう必要があります。

  • 電子署名ワークフローで署名者に署名理由の入力を許可:理由フィールドを電子署名フィールドに適用します
  • 署名者がクラウドベースの電子署名ワークフローで署名の理由を入力することを許可:理由フィールドをデジタル署名フィールドに適用します

 

署名の許容には署名者の理由を必要としません。

ただし、署名理由の入力を許可する場合は、理由のリストを定義するか、任意の理由の入力を許可する必要があります。

 

次の 2 つの設定は、適用される理由を制御するためのオプションです。

  • 署名者に署名理由の入力を求める:このオプションを有効にした場合は、すべての署名者(社内外の署名者)が理由を入力する必要があります
  • 署名者に任意の署名理由の入力を許可:署名者は独自の理由をテキストフィールドに入力できます
    • 理由の事前定義済みリストを作成していない場合、署名理由の入力を許可する際には、必ずこの設定を有効にしてください
feature_options

 

これらの選択可能オプションの下には、定義済みの理由の一覧が表示されます。

任意の理由の入力を許可しない場合は、このリストに 1 つ以上のエントリが必要です。

 

新しい理由を追加するには、プラスのアイコンをクリックします

create_new_reason

 

表示された作成ダイアログボックスで理由を設定できます。  理由には次の 3 つの要素があります。

  • 署名の理由の名前:理由レコードの名目上の名前。
    • これは、さまざまな言語にわたって理由の並べ替えを容易にするためのものです
  • 署名の理由のテキスト:署名および監査レポートに実際に挿入されるテキスト。
    • 理由テキストは 128 文字以内に制限されています
    • 署名者は選択ウィンドウでテキスト全文を見ることができます
  • 言語:署名者の環境と一致する言語で記載された理由のみが選択肢として表示されます。フランス語ロケールを使って契約書を送信した場合、フランス語のフラグが設定された理由のみが選択可能となります
    • 署名者が事前定義済みの理由に一致しないロケールを使用している場合は、任意の理由の入力が許可されます

 

理由を適切に設定したら、「保存」をクリックします。

すべての署名者がただちにその理由を使用できるようになります。

configure_reason

 

リストに表示されている理由を編集または削除するには、該当する理由を一度クリックして選択します。

セクションの左上に編集または削除のオプションが表示されます。

edit_or_delete_areason


有効/無効にする方法

FEATURE 機能は、Adobe Sign アカウント管理者がアカウントレベルで有効にすることができます。

グループレベルの設定も可能で、その場合は、アカウントレベルの値よりも優先されます。

 

これらのオプションにアクセスするには、アカウント/アカウント設定/バイオ医薬業界標準対応の順に移動します。

navigate_to_reasonsforsigningsettings


注意事項:

  • 署名の理由はデジタル署名フィールドおよび電子署名フィールドで使用できます
    • 各署名者は 1 つのデジタル署名フィールドと複数の電子署名フィールドを持つことができます
  • スタンプのみが署名として使用されている場合、署名の理由は適用されません

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