Adobe Self Service Sign は、コミュニティポータルのユーザーがセルフサービスの契約書に署名できるようにするコンポーネントで、すばやく簡単に使用できます。このコンポーネントを任意の Salesforce Community Cloud ポータル(顧客、パートナー、従業員など)に追加すると、ユーザーはポータル内で契約書の作成を開始し、署名することができます。

前提条件

Adobe Sign のセルフサービス機能を利用するには、バージョン 19.0 以降の Salesforce 用 Adobe Sign パッケージがインストールされている必要があります。

Salesforce を Adobe Sign にリンクする場合は、新規インストールで忘れずに「サンプル契約書テンプレートを生成します」をオンにする必要があります。

1_step_1_-_link_youraccount

インストール時にテンプレートを生成しなかった場合や、以前のバージョンのパッケージから v19 にアップグレードした場合は、「Adobe Sign 管理者」タブでテンプレートを生成できます。

2_generate_templatesfromadmintab

次のことを確認してください。

  • 契約タイプ」タブに「NDA」タイプが表示されている
  • 契約テンプレート」タブに「テストコミュニティ契約」テンプレートが表示されている
3_agreement_type-nda
4_agreement_templates-testcommunity

Lightning の有効化

ポータルが機能するには、Salesforce 組織内で Lightning を有効にする必要があります。

Lightning が有効になっていない可能性がある場合は、次の操作を実行します。

  • Setup/Lightning Experience に移動します。
  • Turn It On」タブを選択します。
  • Enable ボタンをクリックすると、「Enabled」と表示されます。
6_enable_lightning


Chatter の有効化

SFDC 組織内で Chatter を有効にする必要があります。

Chatter がまだ有効になっていない場合は、次の操作を実行します。

  • Setup/Platform Tools/Feature Settings/Chatter/Chatter Settings に移動します。
  • Edit」ボタンをクリックします。
  • Enable」チェックボックスをオンにします。
  • Save」をクリックします。
5_enable_chatter


コミュニティの有効化

コミュニティがまだ有効になっていない場合は、有効にする必要があります。

  • Setup/Platform Tools/Feature Settings/Communities/Communities Settings に移動します。
  • Enable」チェックボックスをオンにします。
  • コミュニティのドメイン名を指定します。
    • アカウントに既に設定済みのドメインがある場合は、同じ値をコミュニティに使用できます。
  • Save」をクリックします。
    • 設定後はドメインを変更できないという警告が表示されたら、「OK」をクリックします。
7_enabel_communities


SFDC コミュニティページの設定


新規コミュニティの開始

  • Setup/Platform Tools/Feature Settings/Communities/Communities Settings に移動します。
  • New Community」ボタンをクリックします。
8_start_new_community

 

  • Customer Service (Napili) エクスペリエンスを選択します。
    • Napili は Self Service コンポーネントに必須です。
9_select_the_napiliexperience

 

  • Napili の起動ページが読み込まれたら、「Get Started」をクリックします。
10_click_get_started

 

  • コミュニティの名前を入力します。
    • オプションで、サイト固有の名前を URL に追加できます。これは、複数のコミュニティがある場合に役立ちます。
  • 名前を設定したら、「Create」をクリックします。
11_enter_a_name_forthecommunity

コミュニティの作成中は、美しいグラフィックが次々と表示されます。完了すると、コミュニティページが表示されます。

► ウィンドウ上部に黄色でハイライトされているのがコミュニティ名です。

► アドレスバーに青緑色でハイライトされているのが URL に含まれるサイト固有の文字列です。

 

  • ページの「My Workspaces」セクションにある「Builder」オプションをクリックします。
12_completed_communitypage

 

  • ページ左上にあるコンポーネントアイコンをクリックし、メニュー下部までスクロールして「Adobe Self Service Sign」オプションをクリックし、ページレイアウト上にドラッグします。
    • Adobe Sign の契約書を表示したい場所にコンポーネントをドロップします。
13_add_the_adobeselfservicesigncomponent

 

ページが更新されて、追加したコンポーネントがページレイアウト上に表示されます。また、コンポーネントの管理パネルが右上隅に表示されます。

14_the_adobe_selfservicesignobjectonthecommunitypage

ウィンドウ右上の管理パネルは、ポータルの設定に影響を与えます。この設定は、コンポーネント内に表示されるすべての契約書に適用されます。

必須の設定はありません。設定をグローバルに適用する場合にのみ使用してください。

次のようなコントロールがあります。

► 契約テンプレート - ポータルに一覧表示される契約書を決定するテンプレートです。

► 契約範囲 - この設定によって、必要な署名者エンゲージメントレベルが決まります。次の 2 つの設定があります。

○ ユーザー - 「ユーザー」を設定すると、アカウント内のすべてのユーザーが契約書を使用でき、各ユーザーが署名する必要があります。

○ アカウント - 「アカウント」を設定すると、アカウント内のすべてのユーザーが契約書を使用できますが、署名する必要があるユーザーは 1 人だけです。契約書に署名されると、他のアカウントユーザーはその契約書を使用できなくなります。

► 署名の期限 - 契約書に署名できる期間を制限する静的な日付フィールドです。期限を過ぎると、契約書の横の「署名」ボタンが削除され、ユーザーが契約書を完了できなくなります。

► 更新日数 - 署名後、契約書が再度使用可能になるのはいつかを決定する自由形式の数値。90 日ごとに再署名する必要がある契約書の場合、前の契約書に署名してから 90 日後に契約書を自動的に再公開することができます。

► ヘッダータイトル - Self Service コンポーネントの最上位のタイトルで、上の画像の Adobe Sign ロゴの右側に表示されています。

► ヘッダーロゴを非表示 - ヘッダータイトルの左側の Adobe Sign ロゴを非表示にします。このボックスをオンにすると、ロゴが非表示になります。

 

公開ボタンをクリックして、ポータルを使用可能にします。

  • ポータルまたはいずれかの設定を変更するたびに、ポータルを再公開する必要があります。
14a_click_publishtopublishtheportalpage


コミュニティポータルユーザーの作成

コミュニティユーザープロファイルをクローンする

Adobe Sign のセルフサービスポータルを使用できるようにユーザープロファイルを設定するには、プロファイルを編集する、つまり標準プロファイルのいずれかをクローンする必要があります。

  • Setup/Administration/Users/Profiles に移動します。
  • いずれかの標準の Customer Community プロファイルの横にある「Clone」リンクをクリックします。
    • 4 つの Customer Community プロファイルがあり、どれでも使用できます。
    • クローンしたプロファイルのユーザーライセンスのタイプを書き留めます。
15_clone_a_profile

 

クローンしたプロファイルのページが自動的に表示されます。

  • 編集」ボタンをクリックして、編集するカスタムプロファイルを開きます。
16_edit_the_customprofile

 

カスタムオブジェクトの権限」までスクロールし、「すべて変更」チェックボックスをオンにするか、設定したい権限(読み取り、作成、編集)のみをオンにして厳しいセキュリティ設定を選択し、すべての Adobe Sign オブジェクトを有効にします。

  • 添付ファイルを追加
  • フォームフィールドテンプレートを追加
  • 受信者を追加
  • 契約
  • 契約イベント
  • 契約テンプレート
  • 契約タイプ
  • データマッピング
  • mutex
  • フィールドマッピング
  • ファイルマッピング
  • フォームフィールド子マッピング
  • フォームフィールド子マッピングのエントリ

 

完了したら、「保存」をクリックします。

  • フォームフィールドの読み込み
  • フォームフィールドマッピング
  • フォームフィールドマッピングのエントリ
  • グループマッピング
  • ライブラリテンプレート
  • データを契約フィールドにマッピング
  • 結合マッピング
  • オブジェクトマッピング
  • 受信者
  • 署名済み契約書
  • トリガー
  • ユーザー同期結果

17_enable_all_customobjectsfortheadobesignpackage


コミュニティのアカウント、取引先責任者、ユーザーの作成

アカウント、取引先責任者、ユーザーを作成する必要があります。

注意:

ポータルユーザーを有効にするには、アカウント所有者が役割に関連付けられている必要があります。Salesforce ユーザーに役割が関連付けられていることを確認してください(どの役割でも構いません)。

Setup/Administration/Users/Users/{氏名の左側の「Edit」リンクをクリック}

アカウントを作成するには、次の操作を実行します。

  • アプリランチャーから Sales アプリを起動します。
  • Account」タブの下向き矢印をクリックし、「+ New Account」を選択します。
21_click_the_accounttabandselectnewaccountformthedropdownmenu

New Account ページが表示されたら、このアカウントが Adobe Sign ポータルアカウントであることがはっきりとわかるアカウント名の値を入力します。

  • 入力する必要があるのはこの値だけです。
  • 完了したら、「Save」をクリックします。
22_name_the_account

次に、アカウントに取引先責任者とユーザーを作成する必要があります。

  • ウィンドウ右上にある作成アイコンをクリックします。
  • メニューから「New Contact」を選択します。
23_select_new_contactfromthecreatemenu

New Contact ページが表示されたら、次の操作を実行します。

  • わかりやすい名前を入力します。
  • 取引先責任者の電子メールを入力します。できれば、コミュニティポータルのコンテンツを管理する担当者の電子メールを入力してください。
  • この取引先責任者を、前のステップで作成した Adobe Sign コミュニティポータルアカウントに関連付けます。
24_configure_thecontact

New Contact ページが表示されます。

  • Enable Customer User」ボタンをクリックします(このボタンが表示されていない場合は、取引先責任者ページレイアウトに追加する必要があります)。
25_enable_customeruser

取引先責任者情報が読み込まれた状態で、New User ページが表示されます。

次のようにユーザーを設定します。

  • 前にクローンしたプロファイルのライセンスに合わせて「User License」を設定します。
  • Profile」をクローンしたプロファイルに設定します。
  • 完了したら、「Save」をクリックします。
26_set_the_user_licenseandprofile


ユーザーを有効化するためにコミュニティワークスペースを設定する

  • Setup/Platform Tools/Feature Settings/Communities/All Communities に移動します。
  • Workspaces」リンクをクリックします。
29_navigate_to_allcommunities

My Workspaces ページが読み込まれます。

  • Administration」オプションをクリックします。
30_click_administration

コミュニティの管理ページが表示されます。

左側のレールの「Settings」を選択した状態で、次の操作を実行します。

  • ステータスインジケーターの左側の「Activate Community」ボタンをクリックします。
30a_activate_theportal

 

左側のレールから「Members」を選択します。

  • Search ドロップダウンから「Portal」を選択します。
  • Available Profiles」リストから作成したカスタムプロファイルを選択します。
  • Add」ボタンをクリックして、プロファイルを「Selected Profiles」リストに移動します。
  • Save」ボタンをクリックします。
31_add_the_customprofiletotheselectedprofileslist


Adobe Sign ライセンスを持たないユーザーを有効にするために他ユーザの代理送信を許可する

Adobe Sign のライセンスを持たないポータルユーザーがいる場合は、パッケージに組み込まれている「代理送信」機能を利用して、ユーザーライセンスを回避する必要があります。この方法によって、コミュニティユーザーは別ユーザーのライセンスを使用して契約書を生成できます。

この手順には、次の 4 つの設定が必要です。

  • カスタム設定で「他ユーザの代理送信を許可する」機能を有効にする
  • ライセンスを持つユーザーの「他ユーザの代理送信を許可する」を有効にする
  • Adobe Sign ライセンスを持つコミュニティユーザーの Salesforce ID を使用して契約テンプレートを設定する
  • 上記のコミュニティユーザーの「プロファイル表示」設定の「電子メール」を「公開」に設定する

 

パート 1 - 設定の有効化:

  1. Setup/Platform Tools/Custom Code/Custom Settings に移動します。
    • これにより、Custom Settings ページが読み込まれます。
  2. Adobe Sign Settings」ラベルをクリックします。
    • Adobe Sign Settings ページが読み込まれます。
32_navigate_to_customsettings

    3.「Manage」ボタンをクリックします。

33_adobe_sign_settingmanage

    4.「New」(または前に設定済みの場合は「Edit」)をクリックします。

  • Adobe Sign Settings ページが読み込まれます。
34_adobe_sign_settings-edit

5. 「他ユーザの代理送信を許可する」を探します。

  • チェックボックスをオンにして、設定を有効にします。
  • Save」をクリックします。
35_enable_sendingonbehalfofothers

ユーザーが契約書を代理送信できるようにする

代理送信機能をサポートしているユーザーを有効にするには、次の操作を実行して、ユーザーレコードレイアウトに「別ユーザーとしての送信を許可」フィールドを追加します。

  • Setup/Platform Tools/Objects and Fields/Object Manager に移動します。
  • Object Manager から「User」を選択します。
  • ユーザーオブジェクトページの左側のレールから「User Page Layouts」を選択します。
  • User Layout」リンクをクリックします。
  • Fields」を選択した状態で、Adobe Sign で別ユーザーとしての送信を許可」をクリックして、レイアウトの「Additional Information (Header visible on edit only)」セクションにドラッグします。
  • Save」をクリックします。
35a_add_field_touserpagelayout

フィールドを配置した状態で、次の操作を実行して特定のユーザーを有効にします。

  • Setup/Administration/Users/Users に移動します。
  • 特定のユーザーの「Edit」アクションをクリックします。
  • User Edit ページの「Additional Information」セクションで、「Adobe Sign で別ユーザーとしての送信を許可」オプションを有効にします。
  • Save」ボタンをクリックします。
35b_enable_the_user


管理者の userID を使用して契約テンプレートを設定する

契約テンプレートごとに、契約書を代理送信できるユーザーは 1 人だけです。選択されたユーザーは、Adobe Sign から契約書を送信できる必要がありますが、それ以外の制約はありません。

以下の例では、前に設定したコミュニティユーザーを使用しています。

 

まず、Salesforce ユーザーの userID を探して保存します。

  • Setup/Administration/Users/Users に移動します。
  • ユーザーの「Full Name」リンクをクリックします。
36_navigate_to_theuser

Setup Users ページが開きます。

UserID がページの URL に表示されています(下図では黄色でハイライトされています)。

37_sfdc_userid

上図の URL は次のとおりです(ID は太字)。

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

%2F の部分は除外してください。

  • UserID をコピーして保存します。

 

次に、UserID をテンプレートに適用します。

  • アプリランチャー/Adobe Sign/契約テンプレートに移動します。
  • 編集する契約テンプレート名をクリックします。
38_navigate_to_theagreementtemplate

契約オプション」セクションまでスクロールして、「代理送信」フィールドを編集します。

  • Salesforce UserID をフィールドに貼り付けます(プレースホルダー ID が表示されますが、削除して問題ありません)。
  • 保存」をクリックします。
39_edit_the_template


コミュニティユーザーの「プロファイル表示」設定の「電子メール」を「公開」に設定する

次の操作を実行して、代理送信するユーザーのプロファイルで「電子メール」の値を「公開」に設定する必要があります。

  • 代理送信に使用するユーザーの取引先責任者ページを開きます。
  • 取引先責任者ウィンドウの右上にあるその他のオプション(▼)アイコンをクリックし、「Log in to Community as User」を選択します。
    • このボタンが表示されていない場合は、取引先責任者ページレイアウトに追加する必要があります。
40_log_in_as_communityuser

ポータルのインターフェイスが表示されます。

  • コミュニティページウィンドウの右上にあるユーザー名をクリックして、ドロップダウンウィンドウを表示します。
  • 設定」を選択します。
41_select_settings

ユーザーの設定ページが表示されます。

  • プロファイル表示」セクションで、「電子メール」の値を「公開」に設定します。
  • 保存」をクリックします。
42_edit_the_emailsetting


ポータルへの契約書の表示

コミュニティポータルで契約書をユーザーに配信するには、次の 2 つの方法があります。

  • 直接送信 - 契約書を Salesforce の取引先責任者に送信した場合は、契約書がそのユーザー個人のポータルビューに一覧表示されます。
  • アカウントテンプレート - あるアカウントから署名を取得する必要がある場合は、テンプレートを作成し、そのテンプレートをユーザーに公開します。ユーザーの側からは同じように見えますが、この方法で新しい契約書が生成されるのは、ユーザーが「署名」ボタンまたは「承認」ボタンをクリックしたときのみです。詳細については、契約テンプレートセクションを参照してください。

 

どちらの方法でも、以下を実行する必要があります。

  • ポータルを正しく設定する
    • アクティブにする
    • 正しいプロファイルを許可して、ユーザーがアクセスできるようにする
    • Adobe Sign コンポーネントをインストールしておく
  • コミュニティのユーザーを設定する
    • コミュニティ内で有効にする
    • 正しいユーザーライセンスとプロファイルを使用して設定する
44_contact_setup

契約書をユーザーに直接送信するには:

  • 受信者取引先責任者である必要がある
    • 電子メールの値を使用する場合、契約書はポータルに表示されません。
45_configured_agreement

アカウントレベルテンプレートの作成

  • 契約タイプを正しく参照する契約テンプレートを使用して作成する
  • マスターオプジェクトタイプが「取引先責任者」に設定されている
  • ファイルが添付されている
  • オプションで代理送信が設定されている
43_template_requirements


コミュニティユーザービュー

ユーザーとポータルを正しく設定すると、取引先責任者に送信する契約書がポータルに表示され、ユーザーが自身で判断でアクセスし、署名できるようになります。

一番上に、ユーザーの署名待ちの契約書が表示されます。契約書名の右側のボタンは、署名または承認が必要かどうかを示します。

  • ユーザーが契約書に正しく署名または承認するたびに、コンポーネントパネルの上部に成功を示すメッセージが表示されます。

その下に、ユーザーによる署名が完了して他の受信者のアクションを待っている契約書が表示されます。

コンポーネントパネルの一番下には、完了した契約書が署名者または承認者の電子メールアドレスおよび実行日と共に表示されます。

example_portal

契約テンプレート

コミュニティのコンポーネント管理パネルから、コミュニティポータルに契約テンプレートを挿入できます。

management_panel

追加したテンプレートは、「あなたの処理待ち」セクションに表示されます。外観上は、ユーザーに直接送信される契約書とほぼ同じです。

違いは、「送信」ボタンまたは「承認」ボタンをクリックすると、そのテンプレートから新しい契約書が生成されて、ポータル内にホスティングされる点です。したがって、ユーザーが署名プロセスを開始するまで、これらの潜在的な契約書は契約書リストに表示されません。

使用できるテンプレートは常に 1 つだけで、そのテンプレートは管理パネルの他の設定によって制御されます(詳しくは後述)。


契約範囲

契約範囲は、テンプレートをトリガーするユーザーの数を制限します。

  • 契約範囲を「ユーザー」に設定すると、ポータルへのアクセス権を持つすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。各ユーザーは、各自の契約書のコピーに署名できます。
    • ユーザー」を選択すると、テンプレートの各署名済みコピーがポータルの「完了した契約書」セクションに表示されます。
  • アカウント」オプションを選択すると、1 人のユーザーのみが署名できます(最初のユーザーがボタンをクリックすると契約書が生成されます)。最初の署名者が契約書を完了すると、その他のユーザー全員のビューから該当リンクが削除されます。


署名の期限

コンポーネント管理パネルに署名の期限を入力した場合は、その日までに契約書に署名する必要があります。期限は、契約書名の下に明示されます。

deadline_defined

定義した日付を過ぎると、「署名」ボタンが削除され、期限のテキストが赤いフォントで表示されます。

expired_agreement


更新日数

更新日数の値は、顧客側からは明示的に見えませんが、この日数が経過すると、テンプレートリンクが再度使用可能になります。

例えば、値を 360 にした場合は、テンプレートが最後に署名されてから 360 日後に契約テンプレートリンクが再度表示されます。


ヘッダータイトルとヘッダーロゴ

ヘッダータイトルはオープンテキストフィールドで、任意の値に変更できます。

ヘッダーロゴは、Adobe Sign ロゴを表示または非表示にするオンとオフのオプションです。

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