Salesforce 用 Adobe Sign 電子メールコンポーネントは、Chrome ブラウザーと Gmail for Business アカウントの使用を前提として設計されています。

概要

まず Salesforce 管理者が、Salesforce 側でコンポーネントを設定する必要があります。この設定後にエンドユーザーがすることは、ブラウザーの拡張機能を有効にし、Salesforce に対する認証をおこない、電子メールをクリックすることだけです。

Salesforce 用 Adobe Sign コンポーネントを使用すると、ユーザーは電子メールクライアント内の任意の電子メールをクリックして、選択した電子メールに関連する電子メールアドレスに基づき、関連のある契約書の一覧を生成できます。

また、ユーザーは、電子メールクライアントから、新規契約書の送信、リマインダーの送信、契約書のキャンセルなどを直接おこなうこともできます。


Chrome ブラウザー拡張機能の有効化

Salesforce 拡張機能は Chrome ブラウザーにのみ追加できるので、この機能は Chrome の使用を前提とします。

 

1. Chrome ブラウザーを開き、https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha に移動します。

  • 拡張機能のページが表示されます。

 

2. ウィンドウの右上にある「CHROME に追加」ボタンをクリックします。

  • 追加を確認するポップアップウィンドウが表示されます。
Click add to Chrome

 

3. 「拡張機能を追加」をクリックします。

  • ポップアップが更新され、拡張機能がインストールされたことを確認するメッセージが表示されます。
Add Extension
Extension verification

4. Chrome ブラウザーで、Gmail ユーザーアカウントを開きます。

  • 右側に、アプリケーションパネルが表示されます。上部に、アプリケーションパネルを閉じたり開いたりできる矢印が表示されます。

 

5. 「Log in to Salesforce」ボタンをクリックします。

  • Salesforce に対する認証をおこなうよう求めるポップアップが表示されます。 
Installed app

 

6. Salesforce の資格情報を使用してログインします。

  • 認証ウィンドウが更新され、Gmail に Salesforce へのアクセス権を付与することを確認するメッセージが表示されます。
Authentication

 

7. 「Continue」をクリックします。

  • パネルが更新され、Salesforce をリンクする Gmail ユーザーを選択するように求められます。
Give Access
8. ユーザーを選択します(通常は、表示されているユーザーをそのまま選択します)。
  • 別のアカウントを使用」を選択すると、新しい Gmail アカウントで認証して続行するように指示が表示されます。
  • 選択した Gmail ユーザーが、先ほど認証した Salesforce ユーザーに論理的に関連付けられます。
  • ポップアップが更新され、Salesforce にアクセス権を付与することを確認するウィンドウが表示されます。 
Pick a user

 

9. 「許可」をクリックします。

  • パネルが更新されて、Gmail アカウントを Salesforce アカウントにリンクすることを確認するパネルが表示されます。 
Grant access to Salesforce

10. 「Link Account」をクリックします。

  • ポップアップが更新されて、アカウントが正常にリンクされたというメッセージが表示されます。
Link Account

 

11. 「Go to Salesforce」をクリックすると、ポップアップが非表示になり、Gmail に戻ります。

Verification of linked account

左側の Salesforce パネルには、「Send New Agreement」ボタンと、選択した電子メールに関連する契約書の一覧が表示されます。 


アプリケーションウィンドウでの契約書の管理

アドインを有効にすると、任意の電子メールをクリックして、その電子メールスレッドの参加者に関連する契約書を確認できます。

注意:

Adobe Sign コンポーネントには、電子メールで特定されたすべての電子メールアドレスの契約書が含まれています。これには、電子メールの To や CC の宛先となっているすべての関係者が含まれます。

ウィンドウの右上にある矢印アイコンをクリックすると、アドインパネルが開き、契約書が表示されます。

Enabled App-rebranded

 

パネルの上部には、見つかった契約書(電子メールに追加された電子メールアドレスに関連する契約書)の数が表示されます(Agreements(7)など)。

デフォルトで最大 5 件の契約書が表示されます。6 件以上ある場合は、リストの下部に「View All」リンクが表示されます。「View All」リンクをクリックすると、ウィンドウをスクロールしてすべての契約書の一覧を確認できます。

Listed pair-rebranded

契約書の一覧は、契約書のステータスに基づいて並べ替えられています。以下の順で並べ替えられています。

  • 送信前/ドラフト
  • 署名用に送信/承認用に送信/副署、承認待ち
  • 承認済み/署名済み
  • 取り消し済み/拒否済み/期限切れ

それぞれのセクション内では、契約書は送信日時で並べ替えられ、新しいものが上に表示されます。

契約書名をクリックすると、Salesforce の新しいタブが開き、契約書全体が表示されます。


可能な操作

アドインパネルでは、契約書を一覧表示できるだけではありません。メニュー方式のインターフェイスを使用することで、新規契約書の作成をはじめ、よく使うタスクを実行できます。

Send New Agreement」ボタンに目がいきますが、契約書名の右側にある矢印をクリックするとメニューリストが表示され、その他の操作をおこなうことができます。

Full Menu List-rebranded

警告:

「よろしいですか?」という確認は表示されません。メニューリストで選択した操作はすぐに実行されます。

メニューリストには、使用できるメニュー項目のみが表示されます。例えば、ドラフトステータスの契約書には、オプションとして「Edit」と「Delete」のみが表示されます。

Limited menu options-rebranded

Send New Agreement

Send New Agreement」ボタンをクリックすると、Salesforce の新しいタブが表示され、新規の契約が開始されます。電子メール送信者のアドレスが契約テンプレートに自動的に取り込まれます。

普段どおりに契約書を設定して送信します。

メニューオプション:Edit

メニューリストの「Edit」オプションをクリックすると、新しいタブが開き、Salesforce で契約書が表示されます。

メニューオプション:Delete

メニューリストの「Delete」オプションをクリックすると、以下の 2 つのタスクが実行されます。

  • Adobe Sign で契約書が取り消されます。
  • Salesforce から契約書レコードが削除されます。

メニューオプション:Sign

Sign」オプションは、契約書に署名する順番が回ってきたときにのみ表示されます。

Sign」をクリックすると、契約書が表示されるので、確認して署名できます。

メニューオプション:Remind

メニューリストの「Remind」をクリックすると、即時に現在の署名者にリマインダーが送信されます。

メニューオプション:Cancel

メニューリストの「Cancel」オプションをクリックすると、Adobe Sign および Salesforce でトランザクションが取り消されます。

Delete」とは異なり、Salesforce レコードは、Salesforce 契約書リストに「取り消し済み」のステータスでそのまま残ります。

メニューオプション:View

View」オプションをクリックすると、新しいウィンドウが開き、現在の状態の契約書が表示されます。

 

Salesforce ウィンドウに移動しないすべてのメニュー方式のオプションでは、実行した操作が成功したかどうかが契約書リストの上部に表示されます。

Menu Success message-rebranded

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