レポートまたはデータのエクスポートをスケジュール

概要

新しいレポート環境を使用するお客様は、定期的なスケジュールで更新するようにレポート/書き出しを設定し、更新されたコンテンツを自分自身と、オプションの他のユーザーのリストに電子メールで送信できます。

毎日、毎週、または毎月実行するスケジュールを設定できます。また、「今すぐ送信」オプションを選択すると、レポート/書き出しがすぐに更新され、受信者のアドホックリストに配信されます。

スケジュールを定義するユーザーには、Acrobat Sign アカウント内の任意のユーザーを含めることができます。含められたユーザーは、レポートを開くかデータの書き出しをダウンロードするためのリンクを含む電子メールが Acrobat Sign から配信されます。受信者は、データを受信する前に Acrobat Sign アカウントで認証する必要があります。

レポートのスケジュールと「今すぐ送信」オプション

警告:

レポートスケジュールは、所有者の権限で生成されます。つまり、アカウントレベルのユーザーは、すべてのアカウントデータを含むレポートを作成してから、そのレポートを管理者以外のユーザーと共有できます。

すべてのユーザーは、レポートおよび書き出しのスケジュールを作成できます。ただし、次の制限があります。

  • 1 つのレポート/書き出しに対して定義できるスケジュールは 1 つのみです。
  • 契約書レポートでは、過去 60 か月のデータのみがサポートされます。

新規スケジュールを作成するには:

  1. 省略記号を選択してアクションメニューを開くか、契約書レコードにポインターを合わせ、「スケジュール」アイコンをクリックして、スケジュールインターフェイスを開きます。

    新規スケジュールを作成

  2. 次のように、スケジュールを設定します。

    • スケジュールの頻度 - 選択した頻度繰り返しに応じて、次のような追加のオプションがあります。
      • 毎日 - レポートが作成されると同時に、レポート/書き出しが実行されます。毎日.
      • 毎週 - 選択すると、曜日のオプションが表示されます。選択した曜日に、レポートが作成されると同時に実行されます。
      • 毎月 - 選択すると、日を選択するためのオプションが表示されます。選択したカレンダー日にスケジュールが作成されると同時にレポートが実行されます。
    • 送信先 - レポート/書き出しの受信者のリスト。
      • + 自分を追加」を選択して、自身をリストに追加します。
      • Acrobat Sign アカウント内のその他のユーザーの電子メールアドレスを入力します。
        • アカウント内でない電子メールアドレスを追加しようとすると、エラーが表示されます。
    • メッセージを含める - すべての受信者への電子メールに含まれる、オプションのメッセージを指定します。

    完了したら保存します。

    スケジュールインターフェイス

    スケジュールが配置されると、「スケジュール」アイコンが青色で使用され、レポート/書き出しのリストに永続的に表示されます。

    スケジュールされたレポートのアイコン

    スケジュールが実行されると、書き出しデータをダウンロードするかレポートグラフを開くためのリンクを含むシンプルな電子メールテンプレートがすべての受信者に配信されます。

    受信者は、コンテンツを受信するために Acrobat Sign アカウントで認証する必要があります。

     

    スケジュールされたレポートの電子メールの例

スケジュールを編集できるのは、元の作成者のみです。これには、ユーザーの追加と削除が含まれます。

既存のスケジュールを編集するには、レポート/書き出しの青いアイコンを選択するか、省略記号を選択してアクションメニューを開き、スケジュールを編集します。

レポートスケジュールを編集

スケジュールインターフェイスが開き、すべての要素を編集できます。

設定が完了したら、保存します。

スケジュールを編集して保存

スケジュールを削除できるのは、元の作成者のみです。

スケジュールを削除するには、レポート/書き出しの青いアイコンを選択するか、省略記号を選択してアクションメニューを開き、スケジュールを編集します。

レポートスケジュールを編集

スケジュールインターフェイスが開きます。「削除」ボタンは、パネルの左下隅にあります。

レポートをスケジュール

削除」を選択すると、スケジュールを実際に削除するかどうかの確認を求められます。

削除」をクリックして削除を完了します。

レポートをスケジュール

今すぐ送信」は、レポート/書き出しを更新し、(スケジュールされたレポートが存在する場合)スケジュールされたレポートに含まれる場合もあれば含まれない場合もある定義済み受信者のリストに配信するためのアドホックリクエストです。

今すぐ送信」オプションにアクセスするには、省略記号を選択してアクションメニューを開き、今すぐ送信を選択します。

メニューの「今すぐ送信」オプションを選択

今すぐ送信を選択すると、設定ウィンドウが開きます。

次のように、「今すぐ送信」オプションを設定します。

  • 送信先 - レポート/書き出しの受信者のリスト。
    • + 自分を追加」を選択して、自身をリストに追加します。
    • Acrobat Sign アカウント内のその他のユーザーの電子メールアドレスを入力します。
      • アカウント内でない電子メールアドレスを追加しようとすると、エラーが表示されます。
  • メッセージを含める - すべての受信者への電子メールに含まれる、オプションのメッセージを指定します。

完了したら、「送信」を選択します。

「今すぐ送信」の設定

注意事項...

  • レポート/書き出しごとに設定できるスケジュールは 1 つのみです。
  • レポート/書き出しスケジュールは、作成者のみが作成、保存、編集、一時停止、キャンセルできます。
  • レポート/書き出しは、レポート/書き出しを作成したユーザーの権限で生成されます。レポートを管理者以外のユーザーと共有するアカウント管理者には、アカウントレベルの管理者データが表示されます。
  • レポート/書き出しは、毎日、毎週、または毎月でスケジュールできます。ランタイムは、スケジュールが保存されると同時に実行されます。
  • スケジュールされたレポート/書き出しは、1 ユーザーにつき 1 日 100 件の通知メールまでに制限されています。
  • スケジュールの電子メール配信に含めることができるのは、同じ Acrobat Sign アカウント内のユーザーのみです。
  • レポート/書き出しコンテンツの表示は、電子メール通知リストのユーザーにのみ許可されます。
  • 電子メールリンクにアクセスする際、ユーザーは Acrobat Sign システムへの認証が求められます。
  • 電子メールで送信されたリンクは、電子メールが配信されたときから 7 日後に無効になります。

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