一括送信機能による契約書の一括署名依頼

一括送信」を使用すると、ユーザーはフォームをアップロードして、テンプレートとして使用し、個々の外部署名者向けの一意の契約書を多数(数百件)作成して送信できます。

各契約書は、個別の契約書であり、独自の監査レポートを含んでいます。各受信者は、他のすべての受信者を認識することはありません。

送信者は、「文書」タブから、または「一括送信」テンプレートから契約書にアクセスできます。このテンプレートには、契約書レポートが含まれており、テンプレートから作成された子契約書の全体的なステータスを追跡できます。さらに、送信者は「フォームフィールドデータをダウンロード」アクションを使用して、完了したすべての契約書のフィールドレベルのデータを CSV 形式で書き出しできます。

一括送信」は次の方法で検索できます。

  • 上部ナビゲーションバーで「電子サイン」メニューアイテムを選択し、機能のドロップダウンリストで「一括送信」をクリックします。
  • ツールを選択して、ツールのカルーセルから「一括送信」を選択します。
一括送信ツールオプション

一括送信の手順

  1. 前述したように、「一括送信」ツールを選択します。一括送信ファイルアップロードページが表示されます。

  2. ファイルを追加

    契約書テンプレートの作成に使用しているプライマリファイルを(検索またはドラッグ&ドロップして)アップロードします。

    ファイルを選択」ボタンの右側のセレクターを使用すると、ファイルが存在するソースから選択できます。デフォルトはローカルシステムです。

    ファイルを追加

    ファイルを選択すると、設定ページが読み込まれます。

  3. 参加者を追加します:

    1. 必要な参加者をリストします。

    • 署名アクションがデフォルトで割り当てられます。
    • 署名アクションを使用すると、参加者はフィールドデータを入力し、契約書に署名することができます。
    • 最大 50 人の参加者がサポートされます。
    • リストされた各参加者は、それぞれの契約書を受信します。    

    2. 受信者の電子メールアドレスを入力し、続けてカンマを入力するか、電子メールアドレスのリストを「電子メール」フィールドにコピーして貼り付けます。

    3. 参加者の右側にあるキーアイコンをクリックして、参加者認証を設定します。

    • 電子メールは、各参加者の身元を確認するためのデフォルトの認証方法であり、多くの場合、法的署名を取得するのに十分です。
    • パスワード認証を追加して、セキュリティを強化できます。設定した場合、参加者は契約書を操作する前に、パスワードを入力する必要があります。
    • このパスワードは、帯域外で参加者と共有する必要があります。

    3.(オプション)自分および/または CC する関係者を追加します。

    • 自分自身を副署名者として追加するには、「自分を追加」をクリックします。
    • CC を追加」をクリックして、契約書の送信と完了時にコピー送信するユーザーを追加します。
    参加者の設定

  4. (オプション)必要に応じてファイルを追加します。

    契約書テンプレートを開始するために選択した初期ファイルは、既に添付されています。

    必要な追加ファイルをアップロードします。

    • 複数のファイルをアップロードできます。
    • アップロードされたすべてのファイルは、最終的な契約書用の 1 つのファイルに連結されます。
    • ファイルがリストされている順序によって、契約書の最終的な外観が決まります。
      • ファイルをクリックしてドラッグすると、並べ替えることができます。
    必要に応じてファイルを追加

  5. 契約書の詳細を追加:

    • 契約書に名前を付けます。一括送信テンプレートから生成されたすべての契約書の契約書名は同じになります。
    • 必要に応じて、メッセージフィールド内のデフォルトテキストを変更します。
  6. 契約書の設定を編集(オプション):

    デフォルトでは、完了した契約書を表示するためのパスワードは不要で、参加者への通知も設定されません。

    • 受信者が署名した PDF ファイルを開いて表示する際、パスワードの入力を要求するには、「アクセスパスワードを追加」を選択します。
    • 契約書が完了するまでに、リマインダーが送信される頻度を設定するには、「リマインダーを設定」を選択します。
    一括送信

  7. ウィンドウの右上隅にある「次へ」をクリックします。

    これで、署名者に入力または署名してもらうフィールドを文書に追加する準備ができました。

    一括送信トランザクションの設定の完了

    注意:

    複数のファイルを追加した場合、ファイルは PDF に変換され、1 つの文書として結合されます。結合された文書が開き、フィールドを追加できます。

  8. 契約書の準備とフィールドの追加:

    次に、必要なフィールドを契約書に追加できます。署名者ごとに「署名」フィールドを配置する必要があります(内部副署名者を含む)。

    フィールドを適用するには、次の 2 つの方法があります。

    1. ほとんどのインスタンスで、シンプルオーサリングがデフォルトでロードされます。シンプルオーサリングは:

    • 最も一般的なフィールドタイプに制限されています。
    • テキスト入力(すべてのテキストフィールドに「必須」としてフラグが付けられます)
    • 署名
    • 署名者の氏名(活字体)
    • 署名者の電子メール
    • 署名日(読み取り専用、システムにより提供される)
    • チェックボックス
    • 文書上の任意の場所をクリックして、フィールドを配置します。
    • フィールドの右下隅(青い三角形)をクリックし、フィールドを適切なサイズにドラッグして、フィールドのサイズを変更できます。
    シンプルオーサリング

     

    2. 詳細なオーサリングは、右上隅のトグルを選択して有効にできます。詳細なオーサリングは:

    詳細なオーサリング

    注意:

    右上隅の高度な編集(オン || オフ)トグルを選択して、シンプルモードと詳細モードを切り替えることができます。

  9. すべてのフィールドを配置したら、右上隅の「次へ」を選択します。

  10. 確認して送信

    契約書情報を確認して、すべてが正しい場合は送信します。

    確認して送信

  11. 確認

    契約書が正常に送信されたことを確認する確認メッセージが表示されます。 

    送信後のページから先に進むには、次の 3 つのオプションがあります。

    • 契約書を管理 - すべての契約書を含む一括送信ページが開き、ステータスの追跡、監査証跡へのアクセス、リマインダーの送信などを実行できます
    • 別の文書を一括送信 - 別の文書を準備して、複数のユーザーに送信します
    • 閉じる」をクリックして、Acrobat オンラインのホームページに戻ります
    一括送信

一括送信の管理

一括送信は、「文書」タブから管理できます。

  1. 文書」タブに移動します。
  2. ウィンドウの左側にある文書のリストから、「一括送信」を選択します。
  3. アクセスする一括送信を 1 回クリックすると、ウィンドウの右側にコンテキストメニューが開きます。右側のコンテキストメニューには、次の 5 つのセクションがあります。
  • メタデータ(赤の四角形):メニューの上部には、一括送信テンプレートのメタデータが表示されます。
  • 一括送信の最初のページの画像
  • 一括送信のタイトル
  • 一括送信が参加者に送信された日付
  • 一括送信を作成したユーザー ID の電子メール値
  • 一括送信全体の現在のステータス
  • 最初の電子メールで提供されたメッセージ
  • すべての CCD 関係者(電子メールの値で表示)
一括送信のコンテキストメニュー

  • アクションメニュー(青の四角形) - このセクションには、一括送信(親テンプレート)に関して実行できるすべてのアクションが含まれます。すべての値を表示するには、セクションの右下にある「詳細を表示」リンクをクリックします。
  • 一括送信を開く - 一括送信テンプレート文書を表示専用で開きます。入力できるフィールドはありません。
  • リマインダー – 署名する必要がある自分または他のすべてのユーザーのためにリマインダーを追加します。
  • キャンセル:一括送信をキャンセルします。
  • PDF をダウンロード - PDF 全体(空白)をダウンロードします。
  • フォームフィールドデータをダウンロード - 完了済みのこの親一括送信から生成されたすべての子契約書のフィールドレベルコンテンツの CSV ファイルをダウンロードします。
  • 個別ファイルをダウンロード - Web フォームの作成に複数のファイルが使用された場合に、個別の PDF ファイルをダウンロードするオプションが表示されます。
  • 一括送信を非表示/再表示 - 一括送信を非表示/再表示すると、通常の管理ページ表示から一括送信を削除(または追加)できます。
  • 共有 - 一括送信のステータスと、指定したユーザーの電子メールを共有します。共有 Web フォームは管理ページで表示できますが、編集はできません。
  • 一括送信親文書の PDF コピー(追加フィールドを含まない)が、共有相手に電子メールで送信されます。
  • アクティビティレポートを表示
  • 一括送信親テンプレートから作成されたすべての子契約書の現在のステータスを表示します。
  • メモを追加 - ユーザーは、一括送信の個人メモを作成できます。
  • 契約書の概要/フィルター(緑の四角形) - 「契約書」セクションには、各ステータスの子契約書の数を反映した最大 5 つの値が表示されます。特定のステータスの子契約書がない場合、ステータスは公開されないため、表示される行項目が 5 つ未満になる場合があります。いずれかのステータスをクリックすると、以下の子契約書のフィルターリストが表示されます。
  • すべての契約書 - 一括送信(親テンプレート)から生成されたすべての(子)契約書が表示されます。
  • 処理中 - 参加者が署名を完了するまで、子契約書が待機していることを示します。
  • キャンセル済み - 送信者が子契約を明示的にキャンセルしたか、参加者が署名を拒否したことを示します。
  • 完了 - 完了した契約書には、すべての参加者からの必要なすべての署名がされています。
  • あなたの処理待ち - 送信者が契約書に副署するまで待機していることを示します。
  • アクティビティ(一括送信の親テンプレート用、オレンジの四角形) - コンテキストパネルの下部にある「 >アクティビティ」リンクをクリックすると、(親)一括送信テンプレートに対して実行された有効化アクションの日付順のリストが表示されます(例:作成、完了済みイベント)。

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