Salesforce 用 Adobe Sign - 電子メールコンポーネントユーザーガイド

Salesforce 用 Adobe Sign の電子メールコンポーネントは、Microsoft Outlook Web App(OWA)、Outlook 2016、Outlook for Mac 2016 および Chrome ブラウザーを使用したビジネス向け Gmail アカウントと互換性があります。

概要

まず Salesforce 管理者が、Salesforce 側でコンポーネントを設定する必要があります。この設定後にエンドユーザーがすることは、電子メールアドインを有効にし、Salesforce に対する認証をおこない、電子メールをクリックすることだけです。

Salesforce 用 Adobe Sign アドインを使用すると、ユーザーは電子メールクライアント内の任意の電子メールをクリックして、選択した電子メールに関連する電子メールアドレスに基づき、関連のある契約書の一覧を生成できます。

また、ユーザーは、電子メールクライアントから、新規契約書の送信、リマインダーの送信、契約書のキャンセルなどを直接おこなうこともできます。


Outlook の電子メールクライアントの有効化

1. 365 Outlook アカウントにログインして、「メール」オプションを選択します。

2. 画面の右上隅にある歯車アイコンをクリックします。

3. 「統合の管理」オプションを選択して、Outlook 用アドインページを読み込みます。

 

4. 左上の検索ボックスに「Salesforce」と入力して、検索アイコンをクリックします。

5. 「Salesforce Lightning for Outlook」オプションの右側で、ボタンをクリックして、統合を「オン」にします。

  • 完了すると、統合の下に「正常に追加されました」と表示されます。

 

6. アドインページを閉じます。

7. 任意の電子メールをクリックすると、電子メール本文上部に小さい Salesforce のアイコンが表示されます。

 

8. Salesforce のアイコンをクリックしてアドインパネルを開くと、「Log in to Salesforce」ボタンが表示されます。

 

9. 「Log in to Salesforce」ボタンをクリックします。

  • Salesforce の資格情報の入力を求める認証のポップアップが表示されます。

10. Salesforce の認証資格情報を入力して、「Log In」をクリックします。

 

11. ポップアップが更新され、確認ウィンドウが表示されます。「Confirm」をクリックして、統合を完了します。

設定が終わると、電子メール本文上部の Salesforce アイコンをクリックして Salesforce パネルを開くことができます。

1. デスクトップ Outlook アプリケーションを開きます。

2. 「ストア」アイコンをクリックして、Outlook 用アドインページを表示します。

 

3. 左上の検索ボックスに「Salesforce」と入力して、検索アイコンをクリックします。

4. 「Salesforce Lightning for Outlook」オプションの右側で、ボタンをクリックして、統合を「オン」にします。

  • 完了すると、統合の下に「正常に追加されました」と表示されます。
  • Salesforce アドインのリボンに、新しく「View」アイコンが追加されます。

 

5. アドインページを閉じます。

6. Outlook のリボンの「Salesforce」グループの「View」アイコンをクリックします。

 

7. 「Log in to Salesforce」ボタンをクリックします。

  • Salesforce の資格情報の入力を求めるポップアップが表示されます。

8. Salesforce に対して認証をおこないます。

  • ポップアップが更新されて、確認を求める画面が表示されます。

9. 「Confirm」をクリックして、統合を完了します。

設定が終わったら、Outlook のリボンの「Salesforce」グループの「View」アイコンをクリックして、Salesforce パネルを開くことができます。


Outlook アドインウィンドウでの契約書の管理

アドインを有効にすると、任意の電子メールをクリックして、その電子メールスレッドの参加者に関連する契約書を確認できます。

注意:

アドインには、電子メールで特定されたすべての電子メールアドレスの契約書が含まれています。これには、電子メールの To や CC の宛先となっているすべての関係者が含まれます。

(電子メール本文上部または Outlook リボンにある)Salesforce アイコンをクリックすると、アドインのパネルが開き、契約書が表示されます。

Outlook の SFDC パネル

 

パネルの上部に、見つかった契約書の数が表示されます(Agreements(6)など)。

デフォルトで最大 5 件の契約書が表示されます。6 件以上ある場合は、リストの下部に「View All」リンクが表示されます。  「View All」リンクをクリックすると、ウィンドウをスクロールしてすべての契約書の一覧を確認できます。

すべてのリンクを表示

契約書の一覧は、契約書のステータスに基づいて並べ替えられています。以下の順で並べ替えられています。

  • 送信前/ドラフト
  • 署名用に送信/承認用に送信/副署、承認待ち
  • 承認済み/署名済み
  • 取り消し済み/拒否済み/期限切れ

それぞれのセクション内では、契約書は送信日時で並べ替えられ、新しいものが上に表示されます。

契約書名をクリックすると、Salesforce の新しいタブが開き、契約書全体が表示されます。


可能な操作

アドインパネルでは、契約書を一覧表示できるだけではありません。メニュー方式のインターフェイスを使用することで、新規契約書の作成をはじめ、よく使うタスクを実行できます。

Send New Agreement」ボタンに目がいきますが、契約書名の右側にある矢印をクリックするとメニューリストが表示され、その他の操作をおこなうことができます。

メニューリストには、使用できるメニュー項目のみが表示されます。例えば、ドラフトステータスの契約書には、オプションとして「Edit」と「Delete」のみが表示されます。

警告:

「よろしいですか?」という確認は表示されません。メニューリストで選択した操作はすぐに実行されます。

Outlook のメニュー項目

Send New Agreement

Send New Agreement」ボタンをクリックすると、Salesforce の新しいタブが表示され、新規の契約が開始されます。  電子メール送信者のアドレスが契約テンプレートに自動的に取り込まれます。

普段どおりに契約書を設定します。

メニューオプション:Edit

メニューリストの「Edit」オプションをクリックすると、新しいタブが開き、Salesforce で契約書が表示されます。

メニューオプション:Delete

メニューリストの「Delete」オプションをクリックすると、以下の 2 つのタスクが実行されます。

  • Adobe Sign で契約書が取り消されます。
  • Salesforce から契約書レコードが削除されます。

メニューオプション:Sign

Sign」オプションは、契約書に署名する順番が回ってきたときにのみ表示されます。

Sign」をクリックすると、契約書が表示されるので、確認して署名できます。

メニューオプション:Remind

メニューリストの「Remind」をクリックすると、即時に現在の署名者にリマインダーが送信されます。

メニューオプション:Cancel

メニューリストの「Cancel」オプションをクリックすると、Adobe Sign および Salesforce でトランザクションが取り消されます。

Delete」とは異なり、Salesforce レコードは、Salesforce 契約書リストに「取り消し済み」のステータスでそのまま残ります。

メニューオプション:View

View」オプションをクリックすると、新しいウィンドウが開き、現在の状態の契約書が表示されます。

注意:

Salesforce ウィンドウに移動しないすべてのメニュー方式のオプションでは、実行した操作が成功したかどうかが契約書リストの上部に表示されます。

Outlook の操作確認


Gmail の電子メールクライアントの有効化

Salesforce 拡張機能は Chrome ブラウザーにのみ追加できるので、この機能は Chrome の使用を前提とします。

  1. Chrome ブラウザーを開き、https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce-lightning-for/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha に移動します。

    • 拡張機能のページが表示されます。
  2. ウィンドウの右上にある「CHROME に追加」ボタンをクリックします。

    • 追加を確認するポップアップウィンドウが表示されます。

  3. 拡張機能を追加」をクリックします。

    • ポップアップが更新され、拡張機能がインストールされたことを確認するメッセージが表示されます。

  4. Chrome ブラウザーで、Gmail ユーザーアカウントを開きます。

    • 右側に、アプリケーションパネルが表示されます。上部に、アプリケーションパネルを閉じたり開いたりできる矢印が表示されます。
  5. Log in to Salesforce」ボタンをクリックします。

    • Salesforce に対する認証をおこなうよう求めるポップアップが表示されます。 

  6. Salesforce の資格情報を使用してログインします。

    • 認証ウィンドウが更新され、Gmail に Salesforce へのアクセス権を付与することを確認するメッセージが表示されます。
  7. Continue」をクリックします。

    • パネルが更新され、Salesforce をリンクする Gmail ユーザーを選択するように求められます。
  8. ユーザーを選択します(通常は、表示されているユーザーをそのまま選択します)。

    • 別のアカウントを使用」を選択すると、新しい Gmail アカウントで認証して続行するように指示が表示されます。
    • 選択した Gmail ユーザーが、先ほど認証した Salesforce ユーザーに論理的に関連付けられます。
    • ポップアップが更新され、Salesforce にアクセス権を付与することを確認するウィンドウが表示されます。  
  9. 許可」をクリックします。

    • パネルが更新されて、Gmail アカウントを Salesforce アカウントにリンクすることを確認するパネルが表示されます。  
  10. Link Account」をクリックします。

    • ポップアップが更新されて、アカウントが正常にリンクされたというメッセージが表示されます。
  11. Go to Salesforce」をクリックすると、ポップアップが非表示になり、Gmail に戻ります。

    左側の Salesforce パネルには、「Send New Agreement」ボタンと、選択した電子メールに関連する契約書の一覧が表示されます。 


Chrome ウィンドウでの契約書の管理

アドインを有効にすると、任意の電子メールをクリックして、その電子メールスレッドの参加者に関連する契約書を確認できます。

注意:

Adobe Sign コンポーネントには、電子メールで特定されたすべての電子メールアドレスの契約書が含まれています。これには、電子メールの To や CC の宛先となっているすべての関係者が含まれます。

ウィンドウの右上にある矢印アイコンをクリックすると、アドインパネルが開き、契約書が表示されます。

有効になったアプリ

パネルの上部には、見つかった契約書(電子メールに追加された電子メールアドレスに関連する契約書)の数が表示されます(Agreements(7)など)。

デフォルトで最大 5 件の契約書が表示されます。6 件以上ある場合は、リストの下部に「View All」リンクが表示されます。  「View All」リンクをクリックすると、ウィンドウをスクロールしてすべての契約書の一覧を確認できます。

一覧表示されたペア

契約書の一覧は、契約書のステータスに基づいて並べ替えられています。以下の順で並べ替えられています。

  • 送信前/ドラフト
  • 署名用に送信/承認用に送信/副署、承認待ち
  • 承認済み/署名済み
  • 取り消し済み/拒否済み/期限切れ

それぞれのセクション内では、契約書は送信日時で並べ替えられ、新しいものが上に表示されます。

契約書名をクリックすると、Salesforce の新しいタブが開き、契約書全体が表示されます。


可能な操作

アドインパネルでは、契約書を一覧表示できるだけではありません。メニュー方式のインターフェイスを使用することで、新規契約書の作成をはじめ、よく使うタスクを実行できます。

Send New Agreement」ボタンに目がいきますが、契約書名の右側にある矢印をクリックするとメニューリストが表示され、その他の操作をおこなうことができます。

完全なメニュー一覧

警告:

「よろしいですか?」という確認は表示されません。メニューリストで選択した操作はすぐに実行されます。

メニューリストには、使用できるメニュー項目のみが表示されます。例えば、ドラフトステータスの契約書には、オプションとして「Edit」と「Delete」のみが表示されます。

制限されたメニューオプション

Send New Agreement

Send New Agreement」ボタンをクリックすると、Salesforce の新しいタブが表示され、新規の契約が開始されます。  電子メール送信者のアドレスが契約テンプレートに自動的に取り込まれます。

普段どおりに契約書を設定して送信します。

メニューオプション:Edit

メニューリストの「Edit」オプションをクリックすると、新しいタブが開き、Salesforce で契約書が表示されます。

メニューオプション:Delete

メニューリストの「Delete」オプションをクリックすると、以下の 2 つのタスクが実行されます。

  • Adobe Sign で契約書が取り消されます。
  • Salesforce から契約書レコードが削除されます。

メニューオプション:Sign

Sign」オプションは、契約書に署名する順番が回ってきたときにのみ表示されます。

Sign」をクリックすると、契約書が表示されるので、確認して署名できます。

メニューオプション:Remind

メニューリストの「Remind」をクリックすると、即時に現在の署名者にリマインダーが送信されます。

メニューオプション:Cancel

メニューリストの「Cancel」オプションをクリックすると、Adobe Sign および Salesforce でトランザクションが取り消されます。

Delete」とは異なり、Salesforce レコードは、Salesforce 契約書リストに「取り消し済み」のステータスでそのまま残ります。

メニューオプション:View

View」オプションをクリックすると、新しいウィンドウが開き、現在の状態の契約書が表示されます。

 

Salesforce ウィンドウに移動しないすべてのメニュー方式のオプションでは、実行した操作が成功したかどうかが契約書リストの上部に表示されます。

メニューの成功メッセージ

アドビのロゴ

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