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ライブラリテンプレートの作成

 

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概要

ライブラリテンプレートを使用すると、再利用可能でインタラクティブな文書を作成できます。署名フィールドが 1 つの簡単な文書(秘密保持契約書など)、または非常に複雑な書類(税金/オンボーディング文書など)も可能です。

同じファイルを使用して契約書を定義すれば、迅速にテンプレートを作成して署名者に配信できるため、署名済みの最終契約書の一貫性を確保し、チームが常に最新バージョンの文書を使用していることを自動的に確認できます。

テンプレートは、「フォームフィールドレイヤー」と「文書」の 2 つの方法で定義できます。

  • フォームフィールドレイヤーは、アップロードしたファイルに適用されるフィールドです。カスタムコンテンツを使用して、契約書を標準化された形式で動的に作成する企業に最適です。ファイルをアップロードし、数回クリックするだけで、フィールドレイヤーをすべてのフィールドに適用できます。
  • 文書には、フィールドに加えてベースファイルが含まれます。所得税申告書、申請書、秘密保持契約書などの動的なコンテンツを含まないボイラープレート文書に適しています。
注意:

テンプレートを作成するユーザーがオブジェクトの所有者となります。

テンプレートがグループまたは組織と共有されている場合を除き、所有者のみがテンプレートを編集したり権限レベルを調整したりできます。

  • テンプレートが組織と共有されている場合、アカウントレベルの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集できます。
  • テンプレートがグループと共有されている場合、そのグループの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集できます。
    • アカウントレベルの管理者は、グループと共有されているすべての文書にもアクセスできます。

テンプレートの所有権は、他のユーザーに譲渡できます。これを実行できるのは、元の作成者に対するアカウントレベルの管理者、またはグループレベルの管理者です。

ライブラリテンプレートの作成

  1. ライブラリテンプレートを作成するには、「ホーム」タブに移動し、「再利用可能なテンプレートを作成」を選択します。

    「再利用可能なテンプレートを作成」タイルがハイライト表示されたホームページ。

  2. 「ライブラリテンプレートを作成」設定ページが読み込まれます。

    テンプレート名」フィールドにテンプレートの名前を入力します。

    テンプレートの名前を明示的に入力しなかった場合は、最初に追加した文書の名前が使用されます。

  3. ファイルを「ファイル」セクションにドラッグ&ドロップするか、「ファイル」フィールドの右上隅にある「ファイルを追加」リンクを選択して、システム上のファイルを参照します。

    必要に応じて、複数のファイルを添付して、1 つの大きなテンプレートを作成できます。

  4. テンプレートタイプ」を設定します。

    • 再利用可能な文書 - このオプションを選択すると、文書全体、コンテンツおよびフォームフィールドが保存されます。
    • 再利用可能なフォームフィールドレイヤー - このオプションを選択すると、様々な文書(同じレイアウトで異なるコンテンツの文書)に適用するフォームフィールドレイヤーのみが保存されます。
    • 両方 - 両方の種類のテンプレートを利用できます。
    注意:

    テンプレートタイプは、テンプレートプロパティを編集していつでも変更できます。

  5. このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。

    この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。

    • 自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
    • 選択したグループ(エンタープライズのみ) - エンタープライズアカウントには、テンプレートを複数のグループに関連付けるオプションがあります。このオプションが使用できない場合は、管理者に連絡して、オプションの有効化を要求してください。
    • グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、このテンプレートと、そのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
      • テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません
      • ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
      • テンプレートのグループ関係を変更すると、以前のグループのテンプレートにアクセスできなくなりますが、テンプレートを使用して既に送信されている契約書には影響しません。
      • 複数のグループユーザー」が有効になっているアカウントでは、送信時にテンプレートを関連付けるグループを選択するためのドロップダウンフィールドが表示されます。
    • 組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
      • アカウントレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
    注意:

    テンプレートの所有者であるユーザーは、常にテンプレートを削除できます。

    所有者であるユーザー、およびグループ/アカウント管理者が、テンプレートを編集できます。

    他のユーザーは、テンプレートが契約書に適用された後、送信プロセス中に表示される「プレビューおよびフィールドを追加」を選択して、テンプレートを編集できます。この操作では、個別の契約書のテンプレートのプロパティを編集するだけで、ルートテンプレートは変更されません。

  6. プレビューおよび署名フィールドを追加」を選択して、テンプレートをオーサリング環境に送信します。

    「ライブラリテンプレートの作成」ページでテンプレートプロパティが展開されています。

  7. ドラッグ&ドロップオーサリング環境が開きます。右側のレールから、フィールドを文書上の希望する場所にドラッグします。

    注意:

    配置したすべてのフィールドは、デフォルトで 1 番目の受信者に割り当てられます。「受信者」ドロップダウンリストで受信者の選択を変更することにより、配置したフィールドの割り当て先を変更できます。

    署名フィールドがハイライトされてフォーム上に配置されたテンプレートオーサリング環境。

  8. 終了したらテンプレートを保存します。

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