ライブラリテンプレートを作成するには、「ホーム」タブに移動し、「再利用可能なテンプレートを作成」を選択します。
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概要
ライブラリテンプレートを使用すると、再利用可能でインタラクティブな文書を作成できます。署名フィールドが 1 つの簡単な文書(秘密保持契約書など)、または非常に複雑な書類(税金/オンボーディング文書など)も可能です。
同じファイルを使用して契約書を定義すれば、迅速にテンプレートを作成して署名者に配信できるため、署名済みの最終契約書の一貫性を確保し、チームが常に最新バージョンの文書を使用していることを自動的に確認できます。
テンプレートは、「フォームフィールドレイヤー」と「文書」の 2 つの方法で定義できます。
- フォームフィールドレイヤーは、アップロードしたファイルに適用されるフィールドです。カスタムコンテンツを使用して、契約書を標準化された形式で動的に作成する企業に最適です。ファイルをアップロードし、数回クリックするだけで、フィールドレイヤーをすべてのフィールドに適用できます。
- 文書には、フィールドに加えてベースファイルが含まれます。所得税申告書、申請書、秘密保持契約書などの動的なコンテンツを含まないボイラープレート文書に適しています。
テンプレートを作成するユーザーがオブジェクトの所有者となります。
テンプレートがグループまたは組織と共有されている場合を除き、所有者のみがテンプレートを編集したり権限レベルを調整したりできます。
- テンプレートが組織と共有されている場合、アカウントレベルの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集できます。
- テンプレートがグループと共有されている場合、そのグループの管理者は、管理者メニューの「共有ライブラリ」セクションでテンプレートを編集できます。
- アカウントレベルの管理者は、グループと共有されているすべての文書にもアクセスできます。
テンプレートの所有権は、他のユーザーに譲渡できます。これを実行できるのは、元の作成者に対するアカウントレベルの管理者、またはグループレベルの管理者です。
ライブラリテンプレートの作成
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「ライブラリテンプレートを作成」設定ページが読み込まれます。
「テンプレート名」フィールドにテンプレートの名前を入力します。
テンプレートの名前を明示的に入力しなかった場合は、最初に追加した文書の名前が使用されます。
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ファイルを「ファイル」セクションにドラッグ&ドロップするか、「ファイル」フィールドの右上隅にある「ファイルを追加」リンクを選択して、システム上のファイルを参照します。
必要に応じて、複数のファイルを添付して、1 つの大きなテンプレートを作成できます。
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「テンプレートタイプ」を設定します。
- 再利用可能な文書 - このオプションを選択すると、文書全体、コンテンツおよびフォームフィールドが保存されます。
- 再利用可能なフォームフィールドレイヤー - このオプションを選択すると、様々な文書(同じレイアウトで異なるコンテンツの文書)に適用するフォームフィールドレイヤーのみが保存されます。
- 両方 - 両方の種類のテンプレートを利用できます。
注意:テンプレートタイプは、テンプレートプロパティを編集していつでも変更できます。
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このテンプレートを使用できるユーザーを設定します。
この設定により、テンプレートへのアクセス権を、そのテンプレートをアップロードするユーザーに基づいて制御できます。
- 自分のみ - このオプションを選択すると、アップロードするユーザーのみがテンプレートを利用できます。
- 選択したグループ(エンタープライズのみ) - エンタープライズアカウントには、テンプレートを複数のグループに関連付けるオプションがあります。このオプションが使用できない場合は、管理者に連絡して、オプションの有効化を要求してください。
- グループ内の任意のユーザー - グループレベルのテンプレートを設定し、このテンプレートと、そのテンプレートをアップロードするユーザーが現在所属しているグループとを論理的に関連付けます。グループのすべてのメンバーがテンプレートにアクセスできます。
- テンプレートをアップロードしたユーザーを別のグループに移動しても、このテンプレートとグループとの関連付けは破棄されません。
- ユーザーのグループの、アカウントレベルの管理者およびグループレベルの管理者は、共有ライブラリメニューでテンプレートを編集できるようになります。
- テンプレートのグループ関係を変更すると、以前のグループのテンプレートにアクセスできなくなりますが、テンプレートを使用して既に送信されている契約書には影響しません。
- 「複数のグループユーザー」が有効になっているアカウントでは、送信時にテンプレートを関連付けるグループを選択するためのドロップダウンフィールドが表示されます。
- 組織内の任意のユーザー - アカウントのすべてのユーザーがテンプレートを使用できます。
注意:テンプレートの所有者であるユーザーは、常にテンプレートを削除できます。
所有者であるユーザー、およびグループ/アカウント管理者が、テンプレートを編集できます。
他のユーザーは、テンプレートが契約書に適用された後、送信プロセス中に表示される「プレビューおよびフィールドを追加」を選択して、テンプレートを編集できます。この操作では、個別の契約書のテンプレートのプロパティを編集するだけで、ルートテンプレートは変更されません。
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「プレビューおよび署名フィールドを追加」を選択して、テンプレートをオーサリング環境に送信します。
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ドラッグ&ドロップオーサリング環境が開きます。右側のレールから、フィールドを文書上の希望する場所にドラッグします。
注意:配置したすべてのフィールドは、デフォルトで 1 番目の受信者に割り当てられます。「受信者」ドロップダウンリストで受信者の選択を変更することにより、配置したフィールドの割り当て先を変更できます。
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終了したらテンプレートを保存します。