Workday 環境で Adobe Sign を使用するお客様向けのクイックスタートガイドです。

概要

このドキュメントでは、Workday の管理者向けに、署名の入手が必要な場合に Workday ビジネスプロセスをカスタマイズして Adobe Sign を組み込む手順について説明します。このドキュメントは設定ガイドであり、Workday の包括的なトレーニングマニュアルではありません。

Workday 内で Adobe Sign を使用するには、ビジネスプロセスフレームワーク、テナントのセットアップと設定、レポートと Workday Studio の統合などの Workday アイテムの作成および変更方法について理解しておく必要があります。 

 

Workday 内で Adobe Sign にアクセスする

Adobe Sign 電子サイン機能は、ビジネスプロセスフレームワーク(BPF)内の「Review Document(文書を確認)」ステップアクション、および「Distribute Documents(文書を配布)」タスクとして現れます。

 

「Review Document(文書を確認)」ステップ

Adobe Sign for Workday は、Review Document(文書を確認) ステップを通じて公開されます。このステップは、Workday 内の 400 を超えるビジネスプロセスに追加できます。「Offer(オファー)」、「Distribute Documents and Tasks(文書およびタスクを配布)」、「Propose Compensation(報酬を提案)」などのビジネスプロセスがあります。

詳しくは、Review Document(文書を確認)ステップに関する次の包括的な Workday コミュニティドキュメントを参照してください。https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

機能する「Review Document(文書を確認)」ステップの定義:

  1. Review Document(文書を確認)ステップを挿入します。
  2. 「Review Document(文書を確認)」ステップを実行できるグループ(役割)を指定します。

ビジネスプロセスのステップ

文書確認の設定のステップ:

  1. eSignature Integration type(電子サイン統合タイプ)」を「eSign by Adobe(Adobe による電子サイン)」と指定します。
  2. 署名グリッドに行を追加します。
    • 署名グリッドには、署名するために文書を送る順序を指定します。各行には、1 つ以上の役割が含まれており、各行は署名プロセスの 1 つのステップを表しています。
    • 特定のステップ内の役割のすべてのメンバーには、署名イベントが保留中になっていることが通知されます。
    • その役割のいずれかのメンバーが署名すると、その行のステップは完了となり、文書は次の行のステップに移行します。
    • すべての行に署名すると、「Review Document(文書を確認)」ステップが完了します。
  3. 署名する文書を指定します。「Offer(オファー)」BP の場合は、「Generate Document(文書を生成)」ステップの文書を使用できます。それ以外の場合は、既存の文書またはレポートを選択します。
    • 必要な数の文書に対して手順 3 を繰り返します。
「Review Document(文書を確認)」ステップの設定

4.(オプション)「署名を拒否」アクションをキャプチャする「ユーザーをリダイレクト」を追加します。ユーザーが却下すると、Workday は、文書をレビューするためにルートを変更して設定済みのセキュリティグループに文書を転送します。 

Review Document(文書を確認)ステップの関連アクションメニューから、Business Process/Maintain Redirect(ビジネスプロセス/リダイレクトを維持)を選択します。次に、以下を選択します。

  • Send Back(戻す):セキュリティグループメンバーが、ステップをビジネスプロセスの前のステップに戻せるようにします。ビジネスプロセスはそのステップから再開します。
  • Move to Next Step(次のステップへ進む):セキュリティグループのメンバーが、ステップをビジネスステップの次のステップへ進められるようにします。
  • Security Groups(セキュリティグループ):ビジネスプロセスフロー内のステップをリダイレクトするセキュリティグループを選択します。このプロンプトを表示するセキュリティグループは、Redirect(リダイレクト)セクションのビジネスプロセスセキュリティポリシーで選択します。

ビジネスプロセスのステップについての注意

ビジネスプロセスフレームワークは非常に強力な機能なので、ここですべてを説明することはできません。ただし、いくつか注意すべき事項があります。

  • すべてのビジネスプロセスには、完了のステップが必要です。
    • ビジネスプロセスの最後に完了のステップがあることが理想です。
  • 完了ステップの設定は、検索アイコンの関連するアクションメニューからおこないます。
    • BP を「表示」しているときにのみ設定できます。「編集」中には設定できません。
  • ビジネスプロセスの各ステップは、順番に実行されます。
    • 「Order」の値を変更することで、ステップの順序を変更できます。
    • 「c」と「d」の項目の間にステップを挿入するには、新しいアイテムに「ca」という値を指定します。

例:オファー

「Offer(オファー)」BP は、「Job Application Dynamic(求職動態)」BP のサブプロセスです。Offer(オファー)BP を実行するには、この BP を設定する必要があります。求職の状態が「Offer(オファー)」または「Make Offer(オファーする)」に移行すると、トリガーされます。

この例では、「Review Document(文書を確認)」ステップで、北米と日本の両方において「Dynamic Document(動的な文書)」ステップを使用しています。

Workday ビジネスプロセスの例

この BP では、以下の処理をおこないます。

  • BP の開始者は、候補者の報酬を提案するように求められます(ステップ b)。
  • ステップ条件を使用して、現在の国が日本ではないかどうかをテストします。
    • 真の場合は、英語の文書を使用するステップ「ba」を実行します。
    • 偽の場合は、日本語の文書を使用するステップ「bb」を実行します。
  • ステップ「bc」は、文書確認のステップです。
    • 署名プロセスはここに定義します。
  • ステップ「d」は、オファーをおこなう決定ポイントです。
    • これは、完了ステップであり、必須です。

ステップ「ba」で生成される動的な文書は「Offer Letter(オファーレター)」と呼ばれ、「Rapid Offer(迅速なオファー)」という名前の単一のテキストブロックを含んでいます。ヘッダー、挨拶、報酬、株式、結び、条件などの複数のテキストブロックを必要に応じて追加できます。

Workday の「View Document(文書を表示)」ページ

以下の動的なオファーレターは、Workday のリッチテキストエディターで作成されています。

灰色でハイライトされた項目は、コンテキストデータを参照する、Workday が提供するオブジェクトです。

{{括弧内}} の項目は、アドビのテキストタグです。

動的なフォームの例

Review Document(文書を確認)」ステップ内で、前のステップの動的な文書が参照され、2 つの署名グループによる順次署名プロセスが定義されます。

以下に示す動作では、動的に生成された文書をまず採用担当者に送り、その後候補者に送っています。

 

定義される Workday 署名グループ

例:文書の配布

Workday 30 で導入された「Mass Distribute Documents or Tasks(文書またはタスクの一括配布)」タスクを使用して、1 つの文書を大きな個人署名者グループ(< 20K)に送信できます。文書 1 件あたり署名 1 件に制限されます。配布の作成は、検索バーから「Create Distribute Documents or Tasks(配布文書またはタスクを作成)」アクションにアクセスして実行します。

例: グローバルモダンサービスを使用して、すべてのマネージャーに従業員ストックオプションフォームを送信します。必要であれば、個々のマネージャーへとさらに絞り込むことができます。

また、View Distribute Documents or Tasks(配布文書またはタスクを表示)レポートにアクセスして、配布の進行状況を追跡することもできます。

create_distributedocumentsortasks

例:レポート

Workday は、優れたレポートインフラストラクチャを備えています。Adobe Sign プロセスの詳細を確認するには、「Review Document Event(文書イベントを確認)」の要素を調査します。

以下に、Adobe Sign トランザクションおよびそのステータスを必要とするすべての BP に対して実行できる、シンプルなカスタムレポートを示します。

 

Workday カスタムレポートの例

以下のレポートは、実装テナント内の「Offer(オファー)」、「Onboarding(オンボーディング)」および「Propose Compensation(報酬を提案)」の各 BP を参照して生成されています。

以下の内容を確認できます。

  • 署名用に送信される文書
  • 関連する BP ステップ
  • 署名を待っている次のユーザー
3 つのオブジェクトを使用した Workday レポートの例

署名済み文書

Workday 署名サイクルでは、Adobe Sign によるすべての電子メール通知が抑制されます。ユーザーは、Workday の受信ボックス内で、保留中のアクションの通知を受信します。

文書がすべての署名グループによって完全に署名されたら、署名済み文書のコピーが署名グループのすべてのメンバーに電子メールで配布されます。

この動作は、必要に応じて抑制できます(Adobe Sign サクセスマネージャーまたは Adobe Sign サポートチームに連絡してください)。

Workday 内では、署名済み文書はプロセス全体のレコードでアクセスされます。

  • 従業員の文書は、従業員プロファイルにあります。
  • 候補者の文書(オファーレター)は候補者プロファイルにあります。

以下に、候補者 Chris Foxx の署名済みのオファーレターを示します。 

Workday のオファーレターの例

サポート

Workday のサポート

この統合の所有者は Workday です。したがって、統合の範囲、機能の要求、日常的処理の問題に関して疑問点が出てきた場合は、まず Workday に問い合わせることになります。

Workday コミュニティでは、統合のトラブルシューティングや文書の生成方法に関する有益な記事がいくつか公開されています。

電子サイン統合のトラブルシューティング

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

「Review Document(文書を確認)」ステップ
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

動的な文書の生成

https://community.workday.com/node/176443

オファー文書生成の設定のヒント

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign サポート

Adobe Sign は統合パートナーです。この統合で署名を取得できない場合や、保留中の署名の通知が適切に実行されない場合は、Adobe Sign に問い合わせてください。

Adobe Sign のユーザーは、カスタマーサクセスマネージャー(CSM)に連絡してサポートを受ける必要があります。または、アドビテクニカルサポートに連絡していただくこともできます。その場合は、1-866-318-4100 に電話し、製品リストが読み上げられるのを待って、指示に従って 4、2 の順番に番号を入力します。

文書へのアドビのテキストタグの追加

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

ダウンロード

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