사용자 지정 전송 워크플로우 자동화

개요

자동 워크플로우 감지 기능을 사용하면 관리자가 PDF의 첫 페이지에 고유한 문자열을 삽입하여 파일 수준에서 계약 버전 관리를 제어할 수 있습니다. 그런 다음 이 고유한 문자열을 사용자 지정 워크플로우에 추가하여 전송자가 파일을 업로드할 때 Acrobat Sign에서 업로드된 파일과 워크플로우를 논리적으로 연결할 수 있도록 합니다.

이를 통해 상용구 템플릿에서 사용자 지정 문서를 생산하는 조직은 계약 구조를 자동화하고 템플릿을 통해 양식 필드를 배치함으로써 전송자가 개별 계약을 구성하고 작성하는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

전송자가 자동화된 워크플로우를 사용하는 방법

사용자가 페이지의 라이브러리에서 시작 > 내 컴퓨터에서 파일 선택 버튼을 통해 PDF 파일을 업로드하면 자동 워크플로우 감지가 트리거됩니다.

  • 라이브러리에서 시작 > 내 컴퓨터에서 파일 선택 버튼이 아니라 다른 방법을 사용하여 파일을 업로드하면 자동 감지 프로세스를 완전히 우회합니다.
  • PDF 파일만 워크플로우 감지를 트리거합니다. 
    • PDF 형식이 아닌 문서를 업로드하려고 하면 잘못된 문서 오류가 발생합니다.
"내 컴퓨터에서 파일 선택" 옵션이 강조 표시된 확장된 파일 선택기를 표시하는 홈 페이지

파일이 업로드되면 Acrobat Sign에서 업로드된 파일의 첫 페이지를 평가하고 잠재적인 일치 텍스트 문자열을 찾습니다.

일치 텍스트 매개변수를 준수하는 모든 문자열은 전송자가 그룹 멤버십을 통해 액세스할 수 있는 모든 워크플로우에서 사용하는 일치 텍스트 문자열과 비교됩니다.

파일의 일치 텍스트 문자열이 워크플로우 일치 텍스트와 일치하면 전송자는 관련 워크플로우의 사용자 지정 작성 페이지로 라우팅됩니다.

  • 업로드된 파일은 자동으로 첨부되며 제거할 수 없습니다.
  • 조직 수준에서 워크플로우를 사용할 수 있는 경우 전송자는 계약을 전송할 그룹을 선택할 수 있습니다.
  • 워크플로우가 한 개 그룹과 관련된 경우 그룹 선택기가 자동으로 워크플로우가 연결된 값으로 설정되며 변경할 수 없습니다. 
  • 다른 모든 워크플로우 옵션은 수동으로 선택한 워크플로우에서 예상한 대로 사용할 수 있습니다.
팁:

워크플로우는 양식 필드 레이어를 적용하도록 구성할 수 있어 전송자가 서명 필드를 미리 보고 추가할 필요가 없습니다.

첨부 파일 및 기타 구성된 요소를 보여 주는 "사용자 지정 구성" 페이지

전송자는 계약의 최종 구성을 확인한 후 계약을 전송합니다.

워크플로우 자동화 구성 방법

일치 텍스트 정의

일치 텍스트 문자열을 구축하는 방법을 계획하는 것이 좋습니다. 수백 개의 워크플로우가 있거나 계정에서 유사한 양식을 사용하는 여러 개의 그룹을 사용하는 경우 일치 텍스트 문자열 명명 규칙이 필요하다는 것을 알게 됩니다. 

일치 텍스트 문자열의 요구 사항은 다음과 같습니다.

  • 각 일치 텍스트 문자열은 고객의 Acrobat Sign 계정 내에서 고유해야 합니다.
  • 코드는 20자에서 30자 사이의 연속된 문자열이어야 합니다. 
  • 이 문자열에는 영숫자, 대시 "-", 밑줄 " _" 문자만 사용할 수 있습니다. 마침표나 공백은 사용할 수 없습니다.

일치 텍스트 규칙을 정할 때 다음과 같은 사항을 고려해야 합니다.

  • 양식에 통합할 수 있는 기존 문서 ID가 있는지(예: W-4 또는 NDA)
  • 양식에 쉽게 이해할 수 있는 명확한 버전이 있는지(예: W-4_2024 또는 NDA_Q1-2024)
  • 워크플로우와 관련된 그룹 이름을 포함해야 하는지(예: HR-W-4_2024 또는 Lgl_NDA_Q1-2024)
  • 다른 문서 작성자가 어떤 유형의 합리적인 버전 문자열을 사용하고 이해할 수 있는지(예: HR-W-4_2024_ver1_1 또는 Lgl_NDA_Q1-2024_interns)

문자열은 20~30자 사이여야 하므로 나중에 쉽게 유지 관리할 수 있는 의미 있는 내용으로 채워야 한다는 점을 기억하세요.

문서 PDF에 일치 텍스트 추가

일치 텍스트 문자열은 업로드된 파일의 첫 페이지에 있어야 합니다.

텍스트의 색상과 크기는 임의로 선택할 수 있습니다.

일반적으로 버전 관리 번호는 문서의 모서리에 있지만, 문자열은 첫 페이지의 아무 곳에나 배치할 수 있습니다.

일치 텍스트가 표시된 PDF 꼬리말

일치 텍스트를 워크플로우의 워크플로우 정보 탭에 추가

새 워크플로우를 만들거나 기존 워크플로우를 편집하여 워크플로우 정보 탭에 일치 텍스트 문자열 추가:

일치하는 텍스트 필드가 강조 표시된 워크플로우 디자이너 "워크플로우 정보" 탭

참고:

일치 텍스트 문자열을 워크플로우에 추가해도 워크플로우 수동 사용을 방지할 수는 없습니다.

문서 탭에 업로드된 PDF가 포함되도록 구성

워크플로우는 문서 탭에 업로드된 파일을 수락하도록 구성해야 합니다. 해당 문서를 구성하려면 다음을 수행합니다.

  1. 문서 추가 링크를 선택하여 한 문서(파일)에 행을 추가합니다.
  2. 문서 제목을 입력합니다. 이 값은 계약을 만들 때 전송자의 작성 페이지에 표시됩니다. 문서 제목은 전송자가 혼동하지 않도록 문서가 업로드된 파일과 동일한 파일임을 반영하는 것이 좋습니다.
  3. 파일문서 이름 필드를 비워 둡니다.
  4. 일반적으로 사용자 인터페이스에 필수 요소로 표시되고 사용자가 이를 바꿀 수 없는 이유에 의문을 덜 갖도록 필수 상자를 선택하는 것이 좋습니다. 그러나 필수 확인란은 확인란이 어떻게 구성되어 있든 업로드된 파일이 자동으로 첨부되고 전송자는 이를 제거할 수 없기 때문에 기계적인 영향을 미치지 않습니다.

프로세스에서 전송자가 계약에 추가/지원 콘텐츠를 추가할 수 있는 경우 템플릿에 문서를 더 추가할 수 있습니다.

업로드된 PDF에 대해 구성된 추가 파일이 있는 파일 추가 링크가 강조 표시된 문서 탭

계약에 양식 필드를 적용하는 방법 고려하기

템플릿 프로세스를 통해 양식 필드를 추가하면 전송자가 자신의 필드에서 작성하는 시간을 줄여주며 최종 보고에서 필드의 배치와 이름이 올바르게 지정되도록 할 수 있습니다.

자동화된 워크플로우 감지는 텍스트 태그가 포함되거나 AcroForms로 디자인된 PDF에서 작동합니다. 

또는 문서 탭에서 양식 필드 레이어를 워크플로우에 추가하여 모든 서명 관련 및 데이터 수집 필드를 적용할 수 있습니다. 이를 위해서는 사전에 템플릿을 작성해야 합니다.

  1. 일치 텍스트를 포함하여 디자인하고 있는 동일한 PDF를 사용하여 템플릿을 만듭니다.
    • 템플릿 이름에 일치 텍스트 문자열을 포함하면 빠르게 찾을 수 있습니다.
    • 문서 및 양식 필드 레이어가 될 템플릿을 모두 구성합니다.
    • 이 템플릿을 사용할 수 있는 사람의 범위가 워크플로우에 정의된 범위와 일치하는지 확인합니다.
  2. 템플릿에 필드를 작성합니다.
  3. 템플릿 저장

워크플로우에 양식 필드 레이어를 추가하려면 다음을 수행하세요.

  1. 워크플로우를 열고 문서 탭으로 이동합니다.
  2. 양식 필드 레이어 섹션의 문서 추가 아이콘을 선택합니다.
    • 선택 패널에 그룹 선택을 통해 사용할 수 있는 모든 양식 필드 레이어가 표시됩니다.
  3. 올바른 양식 필드 레이어를 선택합니다.
  4. 첨부를 완료하려면 확인을 선택합니다.
양식 필드 레이어 필드가 강조 표시되고 양식 필드 선택기가 삽입된 문서 탭.

참고:

양식 필드 레이어는 PDF에 포함된 모든 필드에 더해 적용됩니다(텍스트 태그 또는 AcroForm).

일치 텍스트 값은 워크플로우 목록에 표시됩니다.

일치 텍스트 값이 있는 워크플로우는 사용자 지정 워크플로우 목록에 해당 값을 표시합니다.

일치 텍스트 열이 강조 표시된 워크플로우 목록.

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