Adobe Sign para Salesforce: Simple Sign

Simple Sign es un componente de fábrica sencillo que permite que los usuarios del portal de la comunidad firmen acuerdos de autoservicio. Añada este componente a cualquier portal de Salesforce Experience Cloud (cliente, socio, empleado, etc.) o inserte el componente en otros componentes Lightning.

Requisitos previos

Para obtener acceso a la función de Simple Sign, debe tener instalada la versión 21.0 o posterior del paquete de Adobe Sign para Salesforce.

Las instalaciones nuevas deben tener en cuenta el hecho de Generar plantillas de acuerdo de muestra al vincular Salesforce con Adobe Sign.

Paso 1: Vincular su cuenta

Si no se generaron las plantillas durante la instalación, o si ha actualizado una versión anterior del paquete a v19, puede generar las plantillas en la pestaña Administración de Adobe Sign.

Verifique que la pestaña Plantillas del acuerdo tenga la plantilla Acuerdo de la comunidad de prueba.

Plantillas de acuerdo: Comunidad de prueba

Si aún no lo ha hecho, active Lightning

Lightning debe estar activado dentro de la organización de Salesforce para que el portal funcione.

En caso de que no tenga Lightning activado:

  • Haga clic en el vínculo Cambiar a Lightning en la barra superior de opciones
  • Haga clic en su nombre y seleccione Cambiar a Lightning Experience en el submenú
Cambiar a Lightning


Activar Chatter

Chatter debe activarse en la organización de SFDC.

Si todavía no tiene activado Chatter:

  • Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Chatter > Configuración de Chatter.
  • Haga clic en el botón Editar.
  • Marque la casilla Activar.
  • Haga clic en Guardar.


Activar experiencias digitales

Las experiencias digitales deberán activarse si no se ha hecho aún.

  • Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de la función > Experiencias digitales > Configuración.
  • Marque la casilla Activar experiencias digitales
  • Proporcione un nombre de dominio para las experiencias
    • Si su cuenta ya tiene un dominio establecido, puede utilizar el mismo valor para las experiencias
  • Haga clic en Guardar.
    • Haga clic en Aceptar cuando se le advierta que el Dominio no se puede cambiar una vez establecido.
Activar experiencias digitales


Activar dos sitios de confianza CSP

Se deben configurar dos Sitios de confianza de la directiva de seguridad de contenido para permitir de forma explícita las direcciones URL base para su cuenta Adobe Sign.

1. Busque el fragmento de la URL de Adobe Sign:

  • Inicie sesión en Adobe Sign y observe la URL
  • Copie el parámetro justo antes de la parte de echosign.com (posiblemente adobesign.com) (el valor fragmento)
    • . na1 en este caso: https://caseyjones.na1.echosign.com
  • Cierre la pestaña

 

2. Vaya a Configuración > Ajustes > Seguridad > Sitios CSP de confianza

3. Haga clic en Nuevo sitio de confianza

 

4. Establezca los campos de esta forma:

  • Nombre del sitio de confianza: AdobeSign
  • URL del sitio de confianza: https://secure.<shard>.adobesign.com
    • (por ejemplo: https://secure.na1.adobesign.com)
    • Si su cuenta no se ha actualizado al dominio adobesign.com, puede utilizar echosign.com en su lugar
  • Activo: Mantener marcado
  • Contexto: Sitios de Experience Builder

5. Haga clic en Guardar.

Definición de sitios de confianza de CSP

 

6. Vuelva a Configuración > Ajustes > Seguridad > Sitios CSP de confianza

7. Haga clic en Nuevo sitio de confianza

8. Establezca los campos de esta forma:

  • Nombre del sitio de confianza: AdobeSign2
  • URL del sitio de confianza: https://secure.adobesign.com
  • Activo: Mantener marcado
  • Contexto: Sitios de Experience Builder

9. Haga clic en Guardar.

Segundo sitio de confianza de CSP

 

Hecho esto, los sitios CSP deberían tener el siguiente aspecto:

Sitios de confianza CSP


Crear un usuario en el portal de la comunidad

Clonar el perfil de usuario de la comunidad

Para configurar sus perfiles de usuario para utilizar el portal de autoservicio de Adobe Sign, es necesario editar el perfil y, por lo tanto, clonar uno de los perfiles estándar.

  • Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Perfiles.
  • Haga clic en el vínculo Clonar al lado de uno de los perfiles estándar de la Comunidad del cliente.
    • Existen cuatro perfiles de la Comunidad del cliente y se puede utilizar cualquiera de ellos.
    • Tenga en cuenta el tipo de Licencia de usuario del perfil que va a clonar.
  • Proporcione un nombre intuitivo para su perfil clonado y Guardar


Crear una cuenta, un contacto y un usuario para la comunidad

Se deben crear una cuenta, un contacto y un usuario.

Nota:

El propietario de la cuenta debe tener una función asociada para activar usuarios del portal. Asegúrese de que su usuario de Salesforce tenga una función asociada (puede ser cualquier función).

Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios > {haga clic en el vínculo Editar a la izquierda de su nombre completo}

Para crear la cuenta:

  • Inicie la aplicación Ventas desde el Iniciador de aplicaciones.
  • Haga clic en la flecha que señala hacia abajo en la ficha Cuenta y seleccione la opción de menú + Nueva cuenta.

Cuando aparezca la superposición Nueva cuenta, introduzca un valor de Nombre de cuenta que identifique claramente esta cuenta como cuenta del Portal de Adobe Sign.

  • Es el único valor necesario.
  • Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.

A continuación, se deben crear un contacto y un usuario en la cuenta:

  • Haga clic en el icono Crear en la parte superior derecha de la ventana.
  • Seleccione Nuevo contacto en el menú.

Cuando aparezca la superposición Nuevo contacto:

  • Introduzca un valor identificativo para el Nombre.
  • Introduzca un valor de Correo electrónico para el contacto. Preferentemente, el correo electrónico de un administrador que gestione el contenido del portal de la comunidad.
  • Asocie el Contacto a la cuenta del portal de la Comunidad de Adobe Sign que creó en el paso anterior.
  • Haga clic en Guardar.
Configurar el contacto de la comunidad

  • Abra la página del nuevo Contacto que acaba de crear
  • Haga clic en el icono del engranaje de Configuración en la parte superior derecha de la ventana
  • Seleccione Editar objeto en el menú
Editar el objeto Contacto

 

  • Seleccione la opción Diseño de página del panel izquierdo
  • Edite el Diseño del contact 

 

  • Seleccione Acciones móviles y Lightning entre las opciones de objetos
  • Arrastre el botón Activar usuario cliente a la sección Acciones de Salesforce Mobile y Lightning
  • Arrastre el botón Iniciar sesión en la experiencia como usuario en la sección Acciones de experiencia móvil y Lightning de personal de ventas
  • Guarde el diseño de página

  • Vuelva al contacto de su comunidad y haga clic en el botón Activar usuario cliente
Habilitar el usuario cliente

Se abre una página de Nuevo usuario con la información del contacto importada.

Configure el usuario:

  • Establezca la Licencia del usuario para que coincida con la licencia de perfil que clonó anteriormente.
  • Establezca el Perfil en el perfil clonado.
  • Haga clic en Guardar cuando haya finalizado.

 

La página se actualiza para mostrar al usuario nuevo.

Pase el cursor sobre el vínculo Asignaciones de conjuntos de permisos y haga clic en el botón Editar asignaciones

 

Añada el conjunto de permisos de Usuario de la comunidad de Adobe Sign para el usuario y pulse Guardar


Configurar la página de la comunidad de SFDC


Iniciar una nueva comunidad

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de funciones > Experiencias digitales > Todos los sitios
  • Haga clic en el botón Nuevo
Experiencias digitales: Todos los sitios

 

  • Seleccione la experiencia del Servicio de atención al cliente.
    • La experiencia Servicio de atención al cliente es necesaria para los componentes de autoservicio

 

  • Cuando se cargue la página Servicio de atención al cliente, haga clic en Empezar

 

  • Escriba un Nombre para la comunidad.
    • Opcionalmente, puede agregar un nombre específico del sitio a la URL, lo que resulta útil si tiene varias Comunidades.
  • Haga clic en Crear cuando se configure el Nombre.

Aparece un hermoso espectáculo gráfico mientras se crea la Comunidad. Una vez que haya terminado, se muestra la página de la Comunidad.

►El nombre de la Comunidad se muestra en la parte superior de la ventana, resaltado en amarillo.

►La cadena específica del sitio en la URL se puede ver en la barra de direcciones, resaltada en verde azulado.


Configurar el espacio de trabajo de Experience para activar usuarios

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de funciones > Experiencias digitales > Todos los sitios
  • Haga clic en el vínculo Espacios de trabajo. de su comunidad
Haga clic en Espacios de trabajo

Se carga la página Mis espacios de trabajo:

  • Haga clic en la opción Administración

Se abre la página Administración para su comunidad.

Con la Configuración seleccionada en el raíl izquierdo:

  • Haga clic en el botón Activar situado a la derecha del indicador de estado

 

Seleccione Miembros en el raíl izquierdo.

  • Seleccione Todos en la lista desplegable de búsqueda.
  • Seleccione en la lista de Perfiles disponibles el perfil personalizado que creó.
  • Haga clic en el botón Agregar para mover el perfil a la lista Perfiles seleccionados
  • Haga clic en el botón Guardar


Establecer como pública la visibilidad de perfil para la configuración de correo electrónico del usuario de la comunidad

La dirección de correo electrónico en la sección Visibilidad de perfiles de la comunidad debe establecerse como Pública:

  • Abra la página Contacto del usuario que está utilizando para enviar en su nombre
  • Seleccione Iniciar sesión en Experience como usuario
Inicie sesión para experimentar como usuario

Se abre la interfaz del portal:

  • Haga clic en el nombre de usuario en la parte superior derecha de la ventana de la página de la comunidad para abrir la ventana desplegable.
  • Seleccione Mi configuración.

Se abre la página Mi configuración correspondiente al usuario:

  • En la sección Visibilidad de perfil, establezca el valor de Correo electrónico como Público.
  • Haga clic en Guardar.

Añada el componente Adobe Simple Sign al espacio de trabajo

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Configuración de funciones > Experiencias digitales > Todos los sitios
  • Haga clic en el vínculo Espacios de trabajo de su comunidad
  • Haga clic en la opción Generador en la sección Mis espacios de trabajo de la página.
  • Haga clic en el icono Componentes en la parte superior izquierda de la página, desplácese a la parte inferior del menú y haga clic en la opción Simple Sign de Adobe y arrástrela al diseño de página.
    • Arrastre el componente hacia donde desee que queden expuestos los acuerdos de Adobe Sign.
Arrastre Simple Sign a la plantilla del portal

 

La página se actualiza para mostrar el componente agregado en el diseño de página y expone el panel de administración para el componente en la esquina superior derecha.

El panel administración en la esquina superior derecha de la ventana solo tiene una opción configurable:

Plantilla del acuerdo: Cuál es la plantilla que controla los acuerdos enumerados en el componente

 

Seleccione la plantilla y, a continuación, haga clic en el botón Publicar para que el portal esté disponible.

  • Cada vez que realice un cambio en el portal o cualquier opción de configuración, debe volver a publicar el portal.

Incruste el código de Simple Sign en sus componentes de Lightning

El componente Simple Sign se puede incorporar en otro componente Lightning.

Código de ejemplo del componente:

<echosign_dev1:SimpleSign templateId="a0L190000019xUrEAI" />

 

Cuando el componente está integrado mediante programación en otro componente, se pueden identificar los siguientes parámetros adicionales:

  • agreementId: El ID de Salesforce del acuerdo que está en proceso o como borrador 
    • Los acuerdos en estado borrador deben tener send-on-behalf (enviar en nombre de) configurado
  • templateId: El ID de Salesforce de la plantilla que rige los acuerdos generados
  • pollingInterval: El valor es un número en milisegundos
    • Esto indica el tiempo que pasa antes de cada intento de aplicar la URL de firma
      • El valor mínimo es 500
      • El valor máximo es 50 000
      • El valor predeterminado es 1000
  • showSigningModal
    • Si se establece en “false”, solo devolverá signingURL sin cargar la página de firma electrónica en una superposición modal
    • Si se establece en “true”, devolverá signingURL y también cargará la página de firma electrónica en la superposición modal
    • El valor predeterminado es “true”

 

Los parámetros siguen estas normas:

  • Debe especificarse agreementID o templateID
    • Si se especifican ambos, se utilizará el agreementID
    • Si no se especifica ninguno, se devolverá un error
  • Cuando se utiliza un agreementID, el acuerdo debe tener como estado borrador o mandado para su firma, donde al menos haya un destinatario restante por firmar
    • Si el acuerdo se encuentra en el estado borrador, envíelo como está, seleccione la URL de firma y muéstrela
    • Si el acuerdo está en proceso, seleccione la URL de firma y muéstrela
    • Si el acuerdo está en estado completado, muestre y notifique un error
  • Si se utiliza un templateID, el Envío automático está activado de todas formas
    • Cuando se utiliza un agreementID, la configuración de Envío automático se respeta en la plantilla
  • Las plantillas de acuerdo de Simple Sign deben tener un objeto maestro como Contacto
  • Se recomienda utilizar Enviar en nombre de porque la mayor parte de los usuarios de la comunidad no suelen estar autorizados para realizar envíos

 

El componente puede publicar eventos a los consumidores.  A continuación se muestra un ejemplo de controlador de eventos:

<aura:handler name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"/>

Los eventos disponibles son:

Acuerdo enviado

name="notifyAgreementSent" event="echosign_dev1:AgreementSentEvent" action="{!c.onAgreementSent}"

Acuerdo cargado desde una plantilla

name="notifyAgreementLoaded" event="echosign_dev1:AgreementLoadedEvent" action="{!c.onAgreementLoaded}"

Página de firma abierta

name="notifySigningLoaded" event="echosign_dev1:SigningLoadedEvent" action="{!c.onSigningLoaded}"

Firmados

name="notifyRecipientCompleted" event="echosign_dev1:RecipientCompletedEvent" action="{!c.onRecipientCompleted}"

No firmado

name="notifyRecipientNotCompleted" event="echosign_dev1:RecipientNotCompletedEvent" action="{!c.onRecipientNotCompleted}"

Error durante cualquier acción

name="notifyError" event="echosign_dev1:ErrorEvent" action="{!c.onError}"


Requisitos de la plantilla de acuerdo para Simple Sign

Las plantillas en el entorno de Simple Sign se deben configurar para asignar al destinatario en función de una búsqueda de Objeto maestro, y ese objeto debe ser un contacto.

En la pestaña Detalles de plantilla:

  • Haga clic en el desplegable de Objeto de Salesforce
  • Seleccione Elegir entre otros objetos
    • aparece un nuevo campo desplegable
  • Seleccione Contacto en el segundo campo desplegable

  • Haga clic en la pestaña Destinatario
  • Elimine un destinatario que ya esté en la plantilla
  • Haga clic en el vínculo Agregar destinatario desde la variable de objeto o de tiempo de ejecución
    • Aparece la superposición Añadir destinatario
  • En el campo Elegir objeto o posición variable, seleccione Búsqueda basada en el campo de objeto principal
    • El primer destinatario debe establecerse como Objeto principal (Contacto) y el Campo de origen del objeto maestro debe ser el ID de contacto.
  • Haga clic en Guardar.

Un archivo de un tipo determinado debe asociarse a la plantilla para que Simple Sign funcione.  No existe la posibilidad de que “el emisor adjunte el documento” como un proceso de envío activo.

  • Haga clic en la pestaña Archivos adjuntos
  • Suba un documento de su sistema local
    • O seleccione el entorno en el que reside el documento (en la sección Seleccionar para añadir documentos).
      • Haga clic en el campo de búsqueda para ver todos los documentos disponibles en dicha sección
      • Seleccione uno cada vez para adjuntarlo a la plantilla

Haga clic en Guardar cuando todos los documentos estén adjuntos

Nota:

Cualquier archivo que suba se almacena en Salesforce (en la opción Salesforce CRM y Archivos)

Si tiene usuarios de portal que no tienen licencia en Adobe Sign, deberá evitar las licencias de usuario aprovechando la función “Enviar en nombre de” incorporada en el paquete.  Esto permite que un usuario de la comunidad genere un acuerdo con la licencia de otro usuario.

Esta modalidad requiere tres configuraciones:

  • Active la opción Permitir envío en nombre de otros en la configuración personalizada.
  • Configure un usuario autorizado para Permitir el envío en nombre de su usuario
  • Configure la Plantilla de acuerdo con el ID de Salesforce del usuario anterior 


Activar la configuración

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados
    • Se cargará la página de Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
    • Se cargará la página Configuración de Adobe Sign.

 3. Haga clic en el botón Gestionar.

 4. Haga clic en Nuevo (o en Editar si ya ha configurado antes las opciones).

  • Se cargará la página Configuración de Adobe Sign.

5. Busque Permitir envío en nombre de otros.

  • Active la configuración marcando la casilla.
  • Haga clic en Guardar.

Configure al Usuario para enviar acuerdos en su nombre

Para permitir que un Usuario pueda usar la función Enviar en nombre de, deben agregarse dos campos al diseño de registro de usuario:

  • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Administrador de objetos.
  • Seleccione Usuario en el Gestor de objetos.
  • Seleccione Diseños de página de usuario en el raíl izquierdo de la página del objeto Usuario.
  • Haga clic en el vínculo Diseño de usuario.
  • Con Campos seleccionados, haga clic y arrastre los dos campos a continuación hasta la sección del diseño “Información adicional (encabezado visible solo en la edición)”
    • Permitir el envío como otro usuario (Adobe Sign)
    • Correo de Adobe Sign verificado 
  • Haga clic en Guardar

Con el campo en su lugar, active el usuario específico:

  • Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
  • Haga clic en la acción Editar para el usuario “contacto de la comunidad”
  • En la página Editar usuario, sección de Información adicional
    • Marque la opción Permitir envío como otro usuario de Adobe Sign
    • Active la opción Verificar correo electrónico de Adobe Sign

Con la página Edición de usuario abierta, copie el ID de usuario de la URL en la barra del explorador.

El ID de usuario se encuentra en la URL de la página (resaltado en amarillo a continuación):

La URL anterior es (con el ID en negrita):

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N%3F

Asegúrese de no incluir %2F al principio ni %3 al final

  • Copie y guarde el ID de usuario para el siguiente paso

 

Haga clic en el botón Guardar cuando termine para guardar la configuración.


Actualice la plantilla con el ID de usuario

  • Vaya a Iniciador de aplicaciones > Adobe Sign > Plantillas de acuerdo
  • Haga clic en el Nombre de plantilla del acuerdo que desee editar
Vaya a la plantilla del acuerdo.

Haga clic en la pestaña Destinatarios y edite el campo Enviar en nombre de

  • Pegue el ID de usuario de Salesforce en el campo (hay un ID de marcador de posición que puede eliminar sin problemas)
  • Haga clic en Guardar
Editar Envío en nombre de


Limitaciones del componente

Hay algunas limitaciones para el componente de Simple Sign que debe tener en cuenta:

 

1. La plantilla no se puede configurar con Solo firma el remitente habilitado

○ En este caso, los usuarios de la comunidad verán un error que dice que no hay ninguna URL de firma para el usuario actual

2. La plantilla puede no tener la opción Activar campos de posición y vista previa activada

○ En este caso, el acuerdo se quedará en un estado previo al envío y no se cargará ninguna URL de firma

3. La plantilla puede no tener la opción Activar la firma alojada activada

4. Simple Sign no admite delegaciones

○ En este caso, el otro destinatario no podrá acceder a la URL de firma

5. Simple Sign no admite Sustituir al firmante (que es una forma de delegación)

○ En este caso, el nuevo firmante no podrá acceder a la URL de firma

6. Para acceder a las notas y archivos adjuntos de cualquier objeto de Salesforce, los administradores deben activar Permitir a los usuarios acceder a las notas y adjuntos en los Ajustes de Communities

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