Einen Bericht oder Datenexport planen

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Zuletzt aktualisiert am 20. Dezember 2022

Übersicht

Kund*innen, die die neue Berichtsumgebung verwenden, könnenihre Berichte/Exporte so konfigurieren, dass sie regelmäßig aktualisiert werden und dass die aktualisierten Inhalte per E-Mail an sie selbst und eine optionale Liste anderer Benutzenden gesendet werden.

Der Zeitplan kann so konfiguriert werden, dass er täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt wird. Darüber hinaus löst die Option Jetzt senden eine sofortige Aktualisierung und Übermittlung des Berichts/Exports an eine Ad-hoc-Liste von Empfangenden aus.

Die benutzende Partei, die den Zeitplan definiert, kann jede Partei aus ihrem Acrobat Sign-Konto aufnehmen. Aufgenommene Benutzende erhalten eine E-Mail von Acrobat Sign mit einem Link entweder zum Öffnen eines Berichts oder zum Herunterladen eines Datenexports. Die empfangende Partei muss sich bei ihrem Acrobat Sign-Konto authentifizieren, bevor sie die Daten erhält.

Optionen zum Planen und sofortigen Senden von Berichten

Vorsicht:

Berichtszeitpläne werden mit der Berechtigung der innehabenden Partei generiert. Dies bedeutet, dass Benutzende auf Kontoebene einen Bericht erstellen können, der alle Kontodaten enthält, und diesen Bericht dann für Benutzende ohne Administrationsrechte freigeben können.

Alle Benutzenden können mit den folgenden Einschränkungen Zeitpläne für ihre Berichte und Exporte erstellen:

Für einen Bericht/Export kann nur ein Zeitplan definiert werden.
Vereinbarungsberichte unterstützen nur die Daten der letzten 60 Monate.

So erstellen Sie einen neuen Zeitplan:

Wählen Sie die Auslassungspunkte aus, um das Aktionsmenü zu öffnen, oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Vereinbarungsdatensatz und wählen Sie das Symbol für den Zeitplan aus, um die Zeitplanoberfläche zu öffnen.
Konfigurieren Sie den Zeitplan:
- Häufigkeit planen: Je nach ausgewählter Häufigkeitsiteration können zusätzliche Optionen verfügbar sein:
  
  Täglich: Der Bericht/Export wird gleichzeitig mit der Erstellung des Berichts ausgeführt. Jeden Tag.
  
  Wöchentlich: Bei Auswahl dieser Option wird die Option für den Wochentag angezeigt. Der Bericht wird am ausgewählten Tag gleichzeitig mit der Erstellung des Berichts ausgeführt.
  
  Monatlich: Bei Auswahl dieser Option wird die Option für den Tag des Monats angezeigt. Der Bericht wird am ausgewählten Kalendertag gleichzeitig mit der Erstellung des Zeitplans ausgeführt.
- An wen möchten Sie ihn senden?: Die Liste der Empfangenden für den Bericht/Export.
  
  Wählen Sie +Mich hinzufügen aus, um sich selbst der Liste hinzuzufügen.
  
  Geben Sie die E-Mail-Adressen jeglicher anderer Benutzender in Ihrem Acrobat Sign-Konto ein.
  
  Wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, die nicht im Konto enthalten ist, wird ein Fehler angezeigt.
- Nachricht hinzufügen: Geben Sie eine optionale Nachricht ein, die in der E-Mail an alle Empfangenden angezeigt wird.
Speichern Sie, wenn Sie fertig sind.
Wenn der Zeitplan festgelegt wurde, nimmt das Symbol für den Zeitplan eine blaue Farbe an und ist in der Liste der Berichte/Exporte dauerhaft sichtbar.

Wenn der Zeitplan ausgeführt wird, wird allen Empfangenden eine einfache E-Mail-Vorlage mit einem Link zum Herunterladen von Exportdaten oder Öffnen eines Berichtsdiagramms zugestellt.

Die empfangende Partei muss sich bei ihrem Acrobat Sign-Konto authentifizieren, um die Inhalte zu empfangen.

Nur die ursprünglich erstellende Partei eines Zeitplans kann diesen bearbeiten. Dazu gehört auch das Hinzufügen und Entfernen von Benutzenden.

Um einen vorhandenen Zeitplan zu bearbeiten, wählen Sie entweder das blaue Symbol für den Bericht/Export aus oder wählen Sie die Auslassungspunkte aus, um das Menü Aktionen zu öffnen und Zeitplan bearbeiten auszuwählen.

Die Benutzeroberfläche für den Zeitplan wird geöffnet und ermöglicht das Bearbeiten aller Elemente.

Speichern Sie die Konfiguration, wenn Sie fertig sind.

Nur die ursprünglich erstellende Partei eines Zeitplans kann diesen auch löschen.

Um einen Zeitplan zu löschen, wählen Sie entweder das blaue Symbol für den Bericht/Export aus oder wählen Sie die Auslassungspunkte aus, um das Menü Aktionen zu öffnen und Zeitplan bearbeiten auszuwählen.

Die Benutzeroberfläche für den Zeitplan wird geöffnet. Die Schaltfläche Löschen befindet sich in der linken unteren Ecke des Bedienfelds.

Bei der Auswahl von Löschen werden Sie aufgefordert, zu bestätigen, dass Sie den Zeitplan tatsächlich löschen möchten.

Wählen Sie Löschen aus, um den Löschvorgang abzuschließen.

Jetzt senden ist eine Ad-hoc-Anforderung zum Aktualisieren des Berichts/Exports und zum Übermitteln an eine Liste definierter Empfangender, die Teil des geplanten Berichts sein können (sofern ein geplanter Bericht vorhanden ist).

Die Option Jetzt senden ist durch Auswahl der Auslassungspunkte zugänglich; dadurch wird das Menü Aktionen geöffnet und Sie können Jetzt senden auswählen.

Im Menü die Option „Jetzt senden“ auswählen

Bei Auswahl von Jetzt senden wird das Konfigurationsfenster geöffnet.

Konfigurieren Sie die Optionen für Jetzt senden:

An wen möchten Sie ihn senden?: Die Liste der Empfangenden für den Bericht/Export.
- Wählen Sie +Mich hinzufügen aus, um sich selbst der Liste hinzuzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen jeglicher anderer Benutzender in Ihrem Acrobat Sign-Konto ein.
  - Wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen, die nicht im Konto enthalten ist, wird ein Fehler angezeigt.
Nachricht hinzufügen: Geben Sie eine optionale Nachricht ein, die in der E-Mail an alle Empfangenden angezeigt wird.

Wählen Sie Senden aus, wenn Sie fertig sind.

Zu berücksichtigende Punkte...

Pro Bericht/Export kann nur ein Zeitplan konfiguriert werden.
Berichts-/Exportpläne können nur von der ausstellenden Partei erstellt, bearbeitet und abgebrochen werden.
Berichte/Exporte werden mit der Berechtigung jener nutzenden Partei generiert, die den Bericht/Export erstellt. Kontoadmins, die einen Bericht für Nicht-Administrationsbenutzende freigeben, zeigen die Administrationsdaten auf Kontoebene an.
Berichte/Exporte können täglich, wöchentlich oder monatlich geplant werden. Die Laufzeit wird gleichzeitig mit dem Speichern des Zeitplans ausgeführt.
Geplante Berichte/Exporte sind auf 100 Benachrichtigungs-E-Mails pro Tag für jede nutzende Partei beschränkt.
Nur Nutzende innerhalb desselben Acrobat Sign-Kontos können in die E-Mail-Verteilerliste des Zeitplans aufgenommen werden.
Nur Nutzende in der E-Mail-Benachrichtigungsliste sind berechtigt, den Berichts-/Exportinhalt anzuzeigen.
Beim Zugriff auf den E-Mail-Link müssen sich die Nutzenden beim Acrobat Sign-System authentifizieren.
E-Mail-Links werden sieben Tage nach Zustellung der E-Mail deaktiviert.