Création d’un document de bibliothèque (version classique)

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Dernière mise à jour le 28 oct. 2025

Remarque :

Remarque importante : la version classique est progressivement supprimée.

Le contenu de cette page fait référence à la version « classique » de cette fonctionnalité et de cette interface, qui est progressivement supprimée. Adobe encourage vivement les utilisateurs et les administrateurs à examiner la version moderne et à l’adopter.

Les commandes permettant de configurer l’accès à la nouvelle expérience sont disponibles ici >

Les mises à jour futures seront axées sur l’interface moderne, et l’expérience classique sera à terme supprimée. L’avis du planning de retrait sera publié sur la page Notifications techniques.

Organisez-vous en conséquence pour garantir une transition fluide.

Utilisez des modèles de document pour simplifier les workflows, réduire les erreurs et permettre à votre équipe de travailler avec la dernière version de chaque formulaire.

Les modèles de bibliothèque permettent aux utilisateurs de créer des documents interactifs réutilisables. Ces modèles peuvent varier de simples accords dotés d’un champ de signature unique, notamment les accords de non-divulgation, à des formulaires complexes dédiés aux déclarations fiscales ou à l’intégration de collaborateurs et collaboratrices.

Si vous recourez fréquemment au même fichier pour définir un accord, un modèle peut simplifier le processus en accélérant la diffusion des documents, en garantissant la cohérence du contrat final signé et en veillant à ce votre équipe utilise la dernière version.

Types de modèles

Les modèles de bibliothèque peuvent être créés de deux manières :

Modèles de calque de champs de formulaire : ces modèles ne contiennent que les champs appliqués à un fichier chargé. Ils sont idéaux pour les organisations qui génèrent des contrats de manière dynamique avec du contenu personnalisé, mais qui suivent un format standardisé. Chargez le fichier et appliquez le calque de champ pour positionner tous les champs.
Modèles de document : ces modèles incluent à la fois le fichier de base et les champs prédéfinis. Ils sont mieux adaptés aux documents statiques et standard qui ne nécessitent pas de contenu dynamique, tels que les formulaires fiscaux, les candidatures et les accords de non-divulgation.

Remarque :

La personne qui crée un modèle en est le propriétaire.

Seul le propriétaire peut modifier le modèle ou changer son niveau d’autorisation, sauf s’il partage le modèle avec son groupe ou son entreprise :

Les administrateurs au niveau du compte peuvent modifier le modèle à partir de la section Bibliothèques partagées du menu d’administration, si le modèle est partagé avec l’entreprise.
Les administrateurs au niveau du groupe peuvent modifier le modèle à partir de la section Bibliothèques partagées du menu d’administration, si le modèle est partagé avec un groupe dans lequel ils ou elles disposent de l’autorité d’administration.
- Les administrateurs au niveau du compte ont également accès à tous les documents partagés avec un groupe, quel qu’il soit.

Les administrateurs au niveau du compte ou la personne administrant le groupe, qui supervise le créateur d’origine peuvent transférer la propriété du modèle à une autre personne utilisatrice.

Création d’un modèle de bibliothèque

Pour créer un modèle de bibliothèque, accédez à l’onglet Accueil, puis sélectionnez Créer un modèle réutilisable.
La page de configuration Créer un modèle de bibliothèque se charge.

Saisissez le nom de votre modèle dans le champ Nom du modèle.

Si vous ne nommez pas le modèle de manière explicite, le nom du premier document ajouté s’affiche dans ce champ.
Faites glisser et déposez les fichiers dans la section Fichiers ou sélectionnez le lien Ajouter des fichiers en haut à droite du champ Fichiers pour parcourir votre système.

Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour créer un modèle plus grand.
Configurez le type de modèle :
- Document réutilisable : cette option enregistre le document complet, avec son contenu et ses champs de formulaire.
- Calque de champs de formulaire réutilisable : cette option enregistre uniquement le calque de champs de formulaire à appliquer à un autre document (contenu différent avec la même mise en forme).
- Les deux : les deux types de modèles sont proposés.
Remarque :

Vous pouvez à tout moment changer le type d’un modèle en modifiant ses propriétés.
Configurez l’option Qui peut utiliser ce modèle.

Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :
- Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
- Groupes sélectionnés (Grands comptes uniquement) : les Grands comptes ont la possibilité d’associer un modèle à plusieurs groupes. Si vous n’avez pas accès à l’option, contactez votre administrateur pour demander son activation.
- Tous les utilisateurs de mon groupe : si cette option est activée au niveau du groupe, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
  
  Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
  
  Le modèle est disponible pour modification par l’administrateur de compte et l’administrateur du groupe de l’utilisateur dans le menu Bibliothèques partagées.
  
  Si vous modifiez la relation de groupe du modèle, vous supprimez son accès pour le groupe précédent sans affecter les accords qui ont déjà été envoyés à l’aide du modèle.
  
  Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée disposent d’un champ de liste déroulante permettant de sélectionner le groupe auquel le modèle doit être associé lors de l’envoi.
- Tous les utilisateurs de mon entreprise : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.
  
  Le modèle est disponible pour modification par l’administrateur du compte dans le menu Bibliothèques partagées.
Remarque :

L’utilisateur propriétaire d’un modèle peut toujours supprimer le modèle.

L’utilisateur propriétaire et les administrateurs de groupe/compte peuvent modifier le modèle.

Les autres utilisateurs pourront manipuler le modèle une fois qu’il aura été appliqué à un accord, en sélectionnant l’option Aperçu et ajout de champs durant le processus d’envoi. Les propriétés du modèle sont alors modifiées pour cet accord particulier, mais le modèle racine reste inchangé.
Sélectionnez Aperçu et ajout de champs pour envoyer le modèle vers l’environnement de création.
L’environnement de création par glisser-déposer s’ouvre. Faites glisser les champs du rail de droite jusqu’aux emplacements de votre choix dans le document.

Remarque :

Par défaut, tous les champs importés sont attribués au premier destinataire. Vous pouvez modifier l’attribution des champs en changeant le destinataire sélectionné dans la liste déroulante Destinataires.
Enregistrez le modèle lorsque vous avez terminé.