Adobe Self Service Sign est un composant d’origine permettant aux utilisateurs du portail communautaire de signer des accords en libre-service. Ajoutez ce composant à n’importe quel portail communautaire cloud Salesforce (client, partenaire, employé, etc.) afin que les utilisateurs puissent se lancer et signer leurs accords directement depuis le portail.

Conditions préalables

Pour accéder à la fonctionnalité de libre-service d’Adobe Sign, la version 19.0 ou ultérieure du package Adobe Sign pour Salesforce doit être installée.

Les nouvelles installations ne doivent pas oublier de Générez des examples de modèle d’accord au moment de lier Salesforce à Adobe Sign

1_step_1_-_link_youraccount

Si les modèles n’ont pas été générés lors de l’installation, ou si vous avez effectué une mise à niveau à partir d’une version précédente du package vers v19, vous pouvez générer les modèles depuis l’onglet Administrateur Adobe Sign.

2_generate_templatesfromadmintab

Vérifiez les éléments suivants :

  • L’onglet Types d’accord doit être de type NDA
  • L’onglet Modèles d’accord doit contenir le modèle Tester l’accord de communauté
3_agreement_type-nda
4_agreement_templates-testcommunity

Activer la version Lightning

La version Lightning doit être activée dans votre organisation Salesforce pour que le portail fonctionne.

Si la version Lightning n’est pas activée :

  • Accédez à : Configuration > Expérience Lightning
  • Sélectionnez l’onglet L’activer
  • Cliquez sur le bouton Activer pour afficher Activé
6_enable_lightning


Activer Chatter

Chatter doit être activé dans votre organisation SFDC.

Si vous n’avez pas encore activé Chatter :

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Chatter > Paramètres Chatter
  • Cliquez sur le bouton Modifier
  • Cochez la case Activer
  • Cliquez sur Enregistrer.
5_enable_chatter


Activer Communautés

Communautés devra être activé, si ce n’est pas déjà fait.

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Communautés > Paramètres des communautés
  • Cochez la case Activer
  • Fournissez un nom de domaine pour vos communautés
    • Si votre compte possède déjà un domaine établi, vous pouvez utiliser la même valeur pour les communautés
  • Cliquez sur Enregistrer.
    • Cliquez sur OK lorsque vous êtes averti que votre Domaine ne peut plus être modifié une fois créé
7_enabel_communities


Configuration de la page de la Communauté SFDC


Créer une nouvelle communauté

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Communautés > Paramètres Communautés
  • Cliquez sur le bouton Nouvelle communauté.
8_start_new_community

 

  • Sélectionnez l’expérience Service client (Napili)
    • Napili est requis pour les composants de libre-service
9_select_the_napiliexperience

 

  • Lorsque la page de lancement Napili charge, cliquez sur Premiers pas
10_click_get_started

 

  • Saisissez le nom de la communauté.
    • Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un nom spécifique au site à l’URL, ce qui est utile si vous avez plusieurs communautés
  • Cliquez sur Créer après avoir configuré le nom
11_enter_a_name_forthecommunity

Un magnifique diaporama composé de graphiques s’exécute après la création de la communauté. Une fois que vous avez terminé, la page Communauté s’affiche.

►Le nom de la communauté s’affiche en haut de la fenêtre et est surligné en jaune

►La chaîne spécifique au site dans l’URL se trouve dans la barre d’adresse et est surligné en turquoise

 

  • Cliquez sur l’option Générateur dans la section Mes workspaces de la page
12_completed_communitypage

 

  • Cliquez sur l’icône des composants en haut à gauche de la page, faites défiler jusqu’en bas du menu, cliquez sur l’option Adobe Self Service Sign, puis glissez-la sur la mise en page.
    • Faites glisser le composant à l’endroit où vous souhaitez que les accords Adobe Sign apparaissent
13_add_the_adobeselfservicesigncomponent

 

La page s’actualise pour afficher le composant supplémentaire sur la mise en page et place le panneau gestion relatif au composant dans le coin supérieur droit.

14_the_adobe_selfservicesignobjectonthecommunitypage

Le panneau de gestion dans le coin supérieur droit de la fenêtre régit les paramètres du portail. Les paramètres de tous les accords qui apparaissent dans le composant sont appliqués.

Aucun des paramètres n’est nécessaire. Ils doivent uniquement être utilisés lorsque vous prévoyez d’appliquer ce paramètre dans le monde entier.

Voici les contrôles individuels :

► Modèle de l’accord : le modèle qui gère les accords répertoriés dans le portail.

► Portée de l’accord : ce paramètre détermine quel niveau d’engagement est requis pour le signataire. Deux paramètres sont possibles :

○ Utilisateur : le paramètre Utilisateur met l’accord à disposition de tous les utilisateurs dans le compte, et chaque utilisateur doit le signer. 

○ Compte : le paramètre Compte met l’accord à disposition de tous les utilisateurs dans le compte, mais seul un utilisateur doit le signer. Une fois signé, l’accord n’est plus disponible pour les autres utilisateurs du compte.

► Échéance de signature : un champ de date statique qui limite la durée pendant laquelle l’accord peut être signé. Une fois l’échéance passée, le bouton Signer qui se situe à côté de l’accord est supprimé, empêchant les utilisateurs de finaliser l’accord.

► Jours de renouvellement : une valeur numérique à la forme libre qui détermine quand l’accord est mis à nouveau à disposition après avoir été signé. Si votre accord qui doit être signé tous les 90 jours, vous pouvez republier automatiquement l’accord 90 jours après la signature de l’accord précédent.

► Titre de l’en-tête : le titre situé le plus en haut dans le composant Self Service, juste à droite de l’espace de connexion à Adobe Sign sur l’image ci-dessus.

► Logo pour masquer l’en-tête : il masque le logo Adobe Sign à droite ou le titre de l’en-tête. En cochant cette case, le logo sera masqué

 

Cliquez sur le bouton Publier pour rendre le portail disponible.

  • Chaque fois que vous modifiez le portail ou un des paramètres, vous devez publier à nouveau le portail
14a_click_publishtopublishtheportalpage


Création de l’utilisateur du portail communautaire

Cloner le profil utilisateur de la communauté

Pour configurer vos profils d’utilisateurs afin d’utiliser le portail en libre-service Adobe Sign, vous devez modifier le profil, ce qui signifie que vous devez cloner l’un des profils standard.

  • Accédez à : Configuration > Administration > Utilisateurs > Profils.
  • Cliquez sur le lien Cloner à côté de l’un des profils de communauté client standard
    • Il existe quatre profils de communauté client, et tous les quatre peuvent être utilisés
    • Examinez le type de licence utilisateur du profil que vous clonez
15_clone_a_profile

 

La page de profil copiée s’affiche automatiquement

  • Cliquez sur le bouton Modifier pour ouvrir le profil personnalisé afin de le modifier
16_edit_the_customprofile

 

Faites défiler l’écran Personnaliser les permissions d’objet et activez tous les objets Adobe Sign, soit en cochant la case Tout modifier, soit en sélectionnant un paramètre de sécurité plus strict en cochant uniquement les permissions que vous souhaitez définir (lire, créer, modifier) :

  • Ajouter des pièces jointes
  • Ajouter les modèles de champs de formulaire
  • Ajouter des destinataires
  • Accords
  • Evénements d’accord
  • Modèles d’accord
  • Types d’accord
  • Mappages de données
  • Mutex
  • Mappages de champs
  • Mappages de fichiers
  • Mappages enfants des champs de formulaire
  • Entrées de mappages enfants des champs de formulaire

 

Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé

  • Importations de champs de formulaire
  • Mappages de champs de formulaire
  • Entrées de mappage des champs de formulaire
  • Mappages de groupes
  • Modèles de bibliothèque
  • Mappez les données dans les champs de l’accord.
  • Mappages de fusion
  • Mappages d’objets
  • Destinataires
  • Accords signés
  • Déclencheurs
  • Résultats de synchronisation des utilisateurs

17_enable_all_customobjectsfortheadobesignpackage


Créez un compte, un contact et un utilisateur pour la communauté

Il est nécessaire de créer un compte, un contact et un utilisateur.

Remarque :

Le propriétaire du compte doit être associé à un rôle pour activer les utilisateurs du portail.  Veuillez vérifier que votre utilisateur Salesforce est associé à un rôle (n’importe quel rôle fonctionne).

Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs > {cliquez sur le lien Modifier situé à gauche de votre nom complet}

Pour créer le compte :

  • Lancez l’application Ventes depuis le Lanceur d’application
  • Cliquez sur la flèche pointant vers le bas dans l’onglet Compte, puis sélectionnez l’option de menu + Cré compte
21_click_the_accounttabandselectnewaccountformthedropdownmenu

Lorsque la superposition Nouveau compte s’affiche, saisissez une valeur dans le champ Nom de compte qui identifie clairement ce compte en tant que compte du portail de connexion Adobe Sign.

  • Il s’agit de la seule valeur requise
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé
22_name_the_account

Ensuite, vous devez créer un contact et un utilisateur dans le compte :

  • Cliquez sur l’icône Créer située en haut à droite de la fenêtre
  • Sélectionnez Nouveau contact depuis le menu
23_select_new_contactfromthecreatemenu

Lorsque la superposition Nouveau contact s’affiche :

  • Saisissez une valeur pertinente dans le champ Nom
  • Saisissez une valeur dans le champ E-mail pour le contact, de préférence l’e-mail d’un administrateur qui gère le contenu du portail communautaire
  • Associez le Contact au compte du portail communautaire Adobe Sign que vous avez créé lors de l’étape précédente
24_configure_thecontact

Ouvrez la page Nouveau contact

  • Cliquez sur le bouton Activer l’utilisateur client (vous devrez peut-être ajouter ce bouton à votre mise en page Contact s’il n’apparaît pas)
25_enable_customeruser

Une page Nouvel utilisateur s’affiche et contient les informations de contact importées.

Configurer l’utilisateur :

  • Définissez la licence utilisateur pour la faire correspondre à la licence du profil que vous avez cloné précédemment
  • Définissez le profil sur le profil cloné
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé
26_set_the_user_licenseandprofile


Configurer l’espace de travail de la communauté pour autoriser les utilisateurs

  • Accédez à : Configuration > Outils de la plate-forme > Paramètres de fonctionnalité > Communautés > Toutes les communautés
  • Cliquez sur le lien Espaces de travail.
29_navigate_to_allcommunities

La page Mes workspaces charge :

  • Cliquez sur l’option Administration
30_click_administration

La page Administration s’ouvre pour votre communauté.

Lorsque les paramètres sont sélectionnés sur le rail de gauche :

  • Cliquez sur le bouton Activer la communauté à gauche de l’indicateur d’état
30a_activate_theportal

 

Sélectionnez Membres depuis le rail de gauche

  • Sélectionnez Portail dans la liste déroulante de recherche
  • Sélectionnez le profil personnalisé que vous avez créé dans la liste Profils disponibles
  • Cliquez sur le bouton Ajouter, puis déplacez le profil vers la liste Profils sélectionnés
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer.
31_add_the_customprofiletotheselectedprofileslist


Paramètre « Autoriser envoi au nom d’autres utilis. » pour autoriser les utilisateurs qui ne possèdent pas de licence Adobe Sign

Si certains utilisateurs du portail n’ont pas de licence Adobe Sign, vous devrez contourner la licence utilisateur à l’aide de la fonction « Envoyer au nom de » intégrée dans le package.  Cela permet à un utilisateur de la communauté de générer un accord à l’aide de la licence d’un autre utilisateur.

Cette configuration nécessite quatre configurations :

  • Activez la fonction Autoriser envoi au nom d’autres utilis. dans les paramètres personnalisés
  • Activez Autoriser envoi au nom de l’utilisateur pour l’utilisateur possédant une licence
  • Configurez le modèle de l’accord avec l’ID Salesforce d’un utilisateur de la communauté et une licence Adobe Sign
  • Définissez les paramètres Visibilité du profil pour le paramètre E-mail de l’utilisateur de la communauté ci-dessus sur Public

 

Première partie - activer le paramètre :

  1. Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Code personnalisé > Paramètres personnalisés.
    • La page Paramètres personnalisés se charge alors.
  2. Cliquez sur l’étiquette Paramètres Adobe Sign.
    • La page Paramètres Adobe Sign se charge.
32_navigate_to_customsettings

    3. Cliquez sur le bouton Manage.

33_adobe_sign_settingmanage

    4. Cliquez sur Nouveau (ou Modifier, si vous avez configuré les paramètres avant).

  • La page Paramètres Adobe Sign se charge.
34_adobe_sign_settings-edit

5. Recherchez le paramètre Autoriser envoi au nom d’autres utilis

  • Activez le paramètre en cochant la case
  • Cliquez sur Enregistrer
35_enable_sendingonbehalfofothers

Autoriser l’utilisateur à accéder à la fonction permettant à d’autres personnes d’envoyer des accords en son nom

Pour activer l’utilisateur qui prend en charge la fonction Envoyer au nom de, ajoutez le champ Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. à la mise en page des enregistrements d’utilisateur en procédant comme suit :

  • Accédez à Configuration > Outils de la plate-forme > Objets et champs > Gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Utilisateur dans le gestionnaire d’objets.
  • Sélectionnez Présentations de page Utilisateur dans le rail gauche de la page d’objet Utilisateur.
  • Cliquez sur le lien Mise en page utilisateur.
  • Sélectionnez Champspuis cliquez sur Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util. et faites-le glisser vers la section Informations supplémentaires (en-tête visible uniquement lors de la modification) de la mise en page
  • Cliquez sur Enregistrer.
35a_add_field_touserpagelayout

Lorsque le champ est défini, activez l’utilisateur spécifié :

  • Accédez à : Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’action Modifier pour l’utilisateur spécifique.
  • Dans la section Informations supplémentaires de la page Modification de l’utilisateur, activez l’option Adobe Sign–Envoi permis cmme autre util.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer.
35b_enable_the_user


Configurez le modèle de l’accord avec l’ID utilisateur de l’administrateur

Chaque modèle d’accord peut avoir un seul utilisateur au nom duquel les accords sont envoyés. L’utilisateur sélectionné doit être en mesure d’envoyer les accords via Adobe Sign, mais aucune autre restriction n’est en place.

L’exemple ci-dessous utilise l’utilisateur de la communauté configuré précédemment.

 

Tout d’abord, recherchez et enregistrez l’ID utilisateur pour l’utilisateur Salesforce :

  • Accédez à : Configuration > Administration > Utilisateurs > Utilisateurs.
  • Cliquez sur le lien Nom de l’utilisateur pour
36_navigate_to_theuser

La page de configuration des utilisateurs s’ouvre.

L’ID utilisateur se trouve dans L’URL de la page (mis en surbrillance en jaune ci-dessous) :

37_sfdc_userid

L’URL ci-dessus indique (avec l’ID en gras) :

https://adobedocwinter18test-dev-ed.lightning.force.com/one/one.app?source=aloha#/setup/page?nodeId=ManageUsers&address=%2F0051I000000TA5N

Faites attention à ne pas inclure le %2F

  • Copiez et enregistrez l’ID utilisateur

 

Ensuite, appliquez l’ID utilisateur au modèle :

  • Accédez à : Lanceur d’application > Adobe Sign > Modèles d’accord
  • Cliquez sur le nom du modèle d’accord que vous souhaitez modifier
38_navigate_to_theagreementtemplate

Faites défiler la page jusqu’à la section Options de l’accord, puis modifiez le champ Envoyer au nom de

  • Collez l’ID utilisateur Salesforce dans le champ (il y a un caractère de remplacement pour l’ID que vous pouvez facilement supprimer)
  • Cliquez sur Enregistrer.
39_edit_the_template


Définissez les paramètres Visibilité du profil pour le paramètre E-mail de l’utilisateur de la communauté sur Public

La valeur Profil pour l’adresse électronique de l’utilisateur au nom duquel vous effectuerez des envois doit être définie sur Public :

  • Ouvrez la page Contact pour l’utilisateur que vous utilisez pour la fonction Envoyer au nom de
  • Cliquez sur l’icône Plus d’options (▼) dans le coin supérieur droit de la fenêtre de contact, puis sélectionnez Se connecter à une communauté en tant qu’utilisateur
    • Vous devrez peut-être ajouter ce bouton à votre mise en page Contact s’il n’apparaît pas
40_log_in_as_communityuser

L’interface du portail s’ouvre :

  • Cliquez sur le nom d’utilisateur dans la partie supérieure droite de la fenêtre de la page de la communauté pour ouvrir la liste déroulante
  • Sélectionnez Mes paramètres
41_select_settings

La page Mes paramètres de l’utilisateur s’ouvre :

  • Dans la section Visibilité du profil, définissez la valeur E-mail sur Public
  • Cliquez sur Enregistrer.
42_edit_the_emailsetting


Remplir le portail avec des accords

Il existe deux méthodes pour fournir des accords aux utilisateurs dans le portail communautaire :

  • Envoi direct : si vous envoyez un accord à un contact Salesforce, cet utilisateur peut consulter les accords répertoriés dans l’affichage de son portail personnel.
  • Modèle de compte : lorsque vous avez besoin d’obtenir des signatures d’un compte, vous pouvez créer un modèle, puis mettre ce modèle à disposition des utilisateurs. Du point de vue de l’utilisateur, rien ne change, mais cette méthode génère un nouvel accord uniquement lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Signer/Approuver. Consultez la section Modèle d’accord pour plus de détails.

 

Pour les deux méthodes, vous devez effectuer les opérations suivantes :

  • Configurez correctement le portail
    • Il doit être actif
    • Il doit autoriser le profil approprié, afin que l’utilisateur puisse y accéder
    • Un composant Adobe Sign doit y être installé
  • Configurez les utilisateurs de la communauté
    • Activés dans la communauté
    • Configurés avec la licence utilisateur et le profil appropriés
44_contact_setup

Pour envoyer un accord directement à un utilisateur :

  • Le destinataire doit être un contact
    •  Si vous utilisez une valeur E-mail, l’accord ne sera pas renseigné dans le portail
45_configured_agreement

Création d’un modèle de niveau compte  

  • Est créé avec un modèle d’accord qui recherche correctement un type d’accord
  • Possède un type d’objet principal défini sur Contact
  • Contient un fichier en pièce jointe
  • Possède éventuellement la fonction Envoyer au nom de configurée
43_template_requirements


Affichage des utilisateurs de la communauté

Si les utilisateurs et le portail sont correctement configurés, les accords envoyés au contact sont renseignés sur le portail afin que les utilisateurs puissent y accéder et le signer à leur propre discrétion.

Les accords en attente de la signature de l’utilisateur sont répertoriés en premier. Le bouton à droite du nom de l’accord indique si une signature ou une approbation est requise.

  • Chaque fois qu’un utilisateur signe ou approuve avec succès un accord, un message de réussite s’affiche en haut du panneau des composants

Les accords déjà signés par l’utilisateur, mais pour lesquels des actions supplémentaires doivent être réalisées par d’autres destinataires, sont répertoriés juste après.

Les accords finalisés se trouvent en bas du panneau des composants et contiennent l’adresse électronique du signataire / de l’approbateur et la date d’exécution.

example_portal

Modèle de l’accord

Un modèle d’accord peut être inséré dans le portail communautaire via le panneau de gestion des composants pour la communauté.

management_panel

Une fois ajouté, le modèle apparaît dans la section Action requise de votre part et ressemble à un accord envoyé directement à l’utilisateur.

La différence, c’est que le bouton Envoyer/Approuver déclenche le modèle pour générer un nouvel accord à chaque clic, puis héberge l’accord sur le portail.  La liste des accords contient donc ces accords potentiels seulement après que l’utilisateur lance le processus de signature.

Un seul modèle peut être utilisé à un moment donné, et ce modèle est contrôlé par les autres paramètres dans le panneau de gestion (décrit ci-dessous).


Portée de l’accord

La portée de l’accord définit les individus qui peuvent déclencher le modèle en termes de volume :

  • Lorsque la portée de l’accord est définie sur Utilisateur, le modèle est disponible pour tous les utilisateurs ayant accès au portail. Chaque utilisateur peut signer sa propre copie de l’accord
    • Lorsque l’option Utilisateur est sélectionnée, chaque copie signée du modèle est visible depuis le portail sous la section Accords finalisés
  • L’option Compte permet à un seul utilisateur de signer (le premier utilisateur qui clique sur le bouton et génère l’accord). Après que le premier signataire a finalisé l’accord, le lien est supprimé de l’affichage de tous les autres utilisateurs


Échéance de signature

Si une échéance de signature est précisée dans le panneau de gestion des composants, les accords doivent être signés pour cette date. L’échéance est clairement indiquée sous le nom de l’accord.

deadline_defined

Lorsque la date définie est dépassée, le bouton Signer est supprimé et un texte sur l’échéance s’affiche dans une police rouge.

expired_agreement


Jours de renouvellement

La valeur Jours de renouvellement n’est pas explicitement visible du côté client, mais permet de rendre à nouveau visible le lien vers le modèle une fois le nombre de jours passé.

Exemple : si la valeur est 360, le lien vers le modèle de l’accord réapparaîtra 360 jours après la dernière fois où le modèle a été signé.

Le titre de l’en-tête est un champ de texte libre. Il peut afficher la valeur que vous souhaitez.

Le logo de l’en-tête est une option d’activation / de désactivation qui affiche le logo Adobe Sign ou le supprime.

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